SOP’s exporteren naar SharePoint

Een Trupeer-video insluiten in SharePoint

Open in Trupeer de video die je wilt insluiten.

1. Klik op Delen en selecteer Insluiten.

2. Kopieer de insluitlink of -code.

3. Open je SharePoint-site en bewerk de pagina.

4. Voeg een Insluiten of Web part toe en plak vervolgens de insluitcode waar je de video wilt.

De video verschijnt direct binnen je SharePoint-content, zodat kijkers er toegang toe hebben.

Raadpleeg Hoe publiceer ik mijn video? voor details over het inschakelen van videodelen in Trupeer.

Exporteer SOP’s naar SharePoint zodat je procedures leven waar je organisatie al werkt: neem één keer een proces op in Trupeer en publiceer vervolgens de SOP naar SharePoint als een ingesloten handleiding en video, een link of een Word- of PDF-bestand.

Veel organisaties bewaren hun beleid en procedures in SharePoint. Het is het intranet dat mensen kennen, het is waar documentbibliotheken, machtigingen en bewaartermijnen al zijn ingesteld, en het is waar auditors verwachten gecontroleerde documenten te vinden. Het probleem is om goede SOP’s erin te krijgen. Procedures handmatig uitschrijven kost weken, screenshots raken verouderd en bijgewerkte versies belanden verspreid over sites en bibliotheken. Trupeer maakt de SOP op basis van een opname en biedt je meerdere manieren om die in SharePoint te plaatsen, zodat de procedure die mensen op het intranet vinden duidelijk, visueel en actueel is.

Manieren om SOP’s naar SharePoint te exporteren

Veel teams combineren ze: een ingesloten walkthrough op de teampagina voor dagelijks gebruik en een PDF in de bibliotheek met gecontroleerde documenten voor de audit.

Zo exporteer je een SOP naar SharePoint

1. Maak de SOP in Trupeer door het proces één keer op te nemen of door een opname te uploaden die je al hebt; zie hoe je een schermopname omzet naar een SOP.

2. Review en keur de SOP goed, door zakelijke regels, uitzonderingen en eigenaarsdetails toe te voegen.

3. Kies hoe je publiceert: kopieer de insluitcode of link, of exporteer de SOP als een Word- of PDF-bestand.

4. Voeg het toe aan SharePoint: plak de insluitcode in een Embed-web part op een moderne pagina, voeg de link toe aan een pagina of Quick Links, of upload het bestand naar een documentbibliotheek.

5. Stel machtigingen en metadata in in SharePoint zoals je dat doet voor elk gecontroleerd document.

Exporteer een SOP als bestand voor een SharePoint-bibliotheek

1. Open in Trupeer de SOP en exporteer deze als een Word- of PDF-bestand.

2. Open in SharePoint de documentbibliotheek waar je procedures worden bewaard.

3. Upload het bestand en voeg je gebruikelijke metadata toe, zoals eigenaar, versie en beoordelingsdatum.

SharePoint-SOP’s actueel houden

Het grootste risico met SOP’s op een intranet is dat de kopie die mensen vinden verouderd is. Twee gewoonten helpen:

• Kies bij werkprocedures liever voor insluitingen en links, zodat de pagina altijd de huidige versie uit Trupeer toont.

• Exporteer bestanden opnieuw na elke goedgekeurde wijziging, en vervang het oude bestand in de documentbibliotheek zodat de versiegeschiedenis op één plek blijft.

Lees voor meer over het beheren van versies SOP version control best practices.

Om procedures te herkennen die niet langer overeenkomen met de applicatie, zie stale SOP detection.

Waarom teams Trupeer-SOP’s publiceren naar SharePoint

• Mensen vinden SOP’s waar ze al kijken, op het intranet en in teamsites.

• Elke SOP wordt geleverd met een korte video, zodat procedures makkelijker te volgen zijn dan alleen tekst.

• Gecontroleerde kopieën passen binnen het bestaande governance-model, met SharePoint-machtigingen, metadata en bewaartermijnen.

• Één bron voor elke taal: vertaal de SOP in Trupeer en publiceer elke taalversie naar de juiste site; zie de SOP translator.

• Updates gaan sneller, omdat je de SOP in Trupeer bewerkt in plaats van een document opnieuw te schrijven.

Wie exporteert SOP’s naar SharePoint?

• Operations- en proces-eigenaren die procedures publiceren voor hun teams.

• Quality- en compliance-teams die gecontroleerde documenten in documentbibliotheken bijhouden.

• HR- en onboardingteams die onboarding hubs bouwen op het intranet.

• IT- en shared services-teams die kennisplatformen draaien voor medewerkers.

Voor het beheren van de volledige SOP-bibliotheek naast SharePoint, zie Trupeer’s SOP management software.

Bewijs: procedures en training op enterprise-schaal

Genpact gebruikte Trupeer voor een bedrijf-brede Workday-uitrol en zette opgenomen processesessies om in meer dan 500 trainingsmaterialen over 20 workstreams in vijf talen, voor 140.000 medewerkers in 40 landen, in 3 maanden in plaats van 12. Lees de Genpact customer story.

Veelgestelde vragen

Kan ik SOP’s exporteren naar SharePoint?

Ja. Je kunt de video en handleiding van een Trupeer-SOP insluiten op een SharePoint-pagina, linken naar de live SOP, of de SOP exporteren als een Word- of PDF-bestand en uploaden naar een documentbibliotheek.

Wat is beter: insluiten of een bestand uploaden?

Insluiten of linken zorgt ervoor dat de pagina automatisch de huidige versie toont. Een Word- of PDF-bestand uploaden is geschikt voor gecontroleerde documenten, auditbestanden en bewaarbeleid. Veel teams gebruiken beide.

Hoe sluit ik een Trupeer-SOP in op SharePoint?

Kopieer de insluitcode uit het Share-menu van Trupeer, bewerk je SharePoint-pagina, voeg een Embed-web part toe en plak de code.

Zijn SharePoint-machtigingen van toepassing op Trupeer-SOP’s?

Bestanden die je uploadt volgen de machtigingen van je SharePoint-bibliotheek. Voor ingesloten of gelinkte SOP’s stel je ook delen en zichtbaarheid in Trupeer in, zodat alleen de juiste mensen ze kunnen openen.

Kan ik SOP’s in meerdere talen publiceren naar SharePoint?

Ja. Vertaal de SOP in Trupeer en publiceer elke taalversie naar de relevante SharePoint-site of bibliotheek.

Werkt Trupeer ook met Microsoft Teams?

Ja. SharePoint en Teams delen dezelfde bestanden, en je kunt ook Teams-opnames omzetten naar SOP’s; zie Teams recording to SOP.

Bekijk het met je eigen SharePoint

Wil je zien hoe je procedures eruit zouden zien op je intranet? Boek een demo.