Gebruik deze sjabloon
Een geweldige softwaregebruikershandleiding verandert twijfelende gebruikers in zelfverzekerde gebruikers. Met Trupeer kun je uren besparen op het schrijven van softwaredocumentatie door te beginnen met een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding, dit aan te passen met je brand guidelines en onze AI manual creator te gebruiken om product walkthroughs om te zetten in verzorgde videohandleidingen.
Wat is een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding?
Een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding is een herbruikbare structuur voor een complete, versiegebonden documentatie waarin staat hoe je een stuk software gebruikt. Het wordt opgeleverd als document, niet als een levende website.
Dat onderscheid is de reden dat dit document nog steeds bestaat in een wereld vol help-sites. Handleidingen worden gemaakt wanneer de documentatie compleet, vastgelegd en volledig op zichzelf moet staan: software die on premise wordt geleverd, producten die worden verkocht in gereguleerde omgevingen, systemen die in netwerken draaien zonder externe toegang en contracten waarin een handleiding een benoemde deliverable is.
Als je software een gehost product is en je gebruikers documentatie vinden via een zoekmachine of via een help-link in de productinterface, wil je een help-site in plaats van een handleiding. De software user guide-pagina legt uit hoe dat gestructureerd moet worden.
Het sjabloon is niet de handleiding. Sectielijsten voor handleidingen worden breed gepubliceerd en zijn grotendeels uitwisselbaar. Wat bepaalt of een handleiding in de praktijk werkt, is hoe het omgaat met het probleem hieronder. Help-sites krijgen daar nooit mee te maken en bijna geen enkel sjabloon adresseert het.
De opmaak volgt de oplevering. Een Word-bestand van een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding is waar deze dingen worden geschreven en beoordeeld. Een PDF van een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding is wat wordt verzonden, omdat een handleiding een vastgelegde registratie is en een PDF het enige gangbare formaat is dat zich gedraagt als zo’n registratie. Een PPT-indeling van een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding past bij training die is afgeleid van de handleiding. Een Excel-bestand van een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding past bij de contentinventaris erachter, niet bij het document zelf.
Een handleiding is een momentopname, een help-site is een stroom
Een help-site heeft één versie: de huidige. Wanneer de software verandert, verandert de pagina en elke lezer ziet de nieuwe pagina. Oude versies blijven niet bestaan, omdat er altijd maar één kopie is.
Een handleiding werkt juist anders. Je maakt hem, je verstuurt hem en vanaf dat moment bestaan kopieën onafhankelijk van jou. Ze staan op klantbestandsservers, in gedrukte mappen, bij oude e-mails en in inkoopdossiers. Je kunt ze niet bijwerken en je kunt vaak ook niet achterhalen wie welke kopie heeft.
Ondertussen gaat de software door. Binnen een paar jaar heb je een klantenbestand dat verspreid is over veel releases, waarbij iedereen documenten leest die op verschillende momenten zijn geproduceerd. Er is geen betrouwbare manier om te weten welk document een specifieke lezer in handen heeft.
Dit is het bepalende probleem van een softwarehandleiding en het ontbreekt volledig bij een help-site. Elke ontwerpkeuze hieronder volgt daaruit.
Zo pas je dit sjabloon aan in Trupeer
Stap 1: Open de sectie Templates
Ga in het hoofdmenu naar de sectie Templates.
Stap 2: Selecteer en open een template
Klik op een template waarmee je wilt werken om deze te openen.
Stap 3: Breid de templateweergave uit
Indien nodig, breid de templateweergave uit om de volledige indeling en details duidelijk te zien.
Stap 4: Bewerk de template
Klik op Edit om te beginnen met het aanpassen van de geselecteerde template.
In de editor kun je:
Nieuwe secties toevoegen
Opmaakregels definiëren of bijwerken
Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen
Stap 5: Sla je aangepaste template op
Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Save om de bijgewerkte template op te slaan als je eigen template.
Stap 6: Bekijk en verfijn de template
Wanneer je wilt zien hoe je aangepaste template eruitziet, open je de Preview.
Vanaf het preview-scherm kun je indien nodig direct doorgaan met het maken van aanpassingen. Zo weet je zeker dat de template precies verschijnt zoals jij wilt.
Met een software user manual template kun je:
Uren besparen op schrijven: Sla de lege pagina over met een structuur die is gebouwd voor softwaredocumentatie.
Supporttickets verminderen: Duidelijke handleidingen helpen gebruikers zichzelf te bedienen - waardoor tickets aanzienlijk afnemen.
In lijn blijven met je merk: Pas je logo, lettertypen en kleuren toe met Trupeer's brand kit.
Adoptie verbeteren: Gebruikers die begrijpen hoe je software werkt, gebruiken het meer - en blijven langer.
Videowalkthroughs toevoegen: Voeg video in voor stappen die lastig uit te leggen zijn in tekst.
Wereldwijde gebruikers bereiken: Vertaal softwaregebruikershandleidingen naar 65+ talen met één klik.
Het versieprobleem en wat je eraan kunt doen
Er komen drie tekortkomingen steeds terug, en alle drie kun je goedkoop voorkomen op het moment dat je schrijft.
De lezer weet niet welke versie hun handleiding beschrijft. Bijna elke handleiding vermeldt de versie op de cover en nergens anders. Een lezer die een PDF opent en binnenin zoekt (wat mensen doen), belandt op pagina negenennegentig en ziet de cover nooit. Zet de softwareversie in de voettekst van elke pagina. Het kost één veld in een template en het verwijdert de meest voorkomende vorm van het probleem.
De lezer weet niet welke versie ze draaien. Leg in de eerste pagina’s uit hoe ze het kunnen controleren, in één regel. De meeste handleidingen gaan ervan uit dat de lezer het weet en veel gebruikers weten het niet.
De handleiding zegt niet wanneer een functie is verschenen. Een lezer op een oudere release volgt een instructie voor iets dat nog niet bestaat, concludeert dat de software kapot is en neemt contact op met support. Markeer functies met de versie waarin ze zijn geïntroduceerd en markeer alles waarvan het gedrag is veranderd met de versie waarin dat is gebeurd. Dit is meer werk dan de andere twee, maar het voorkomt de dure fouten.
Voeg nog één ding toe, dat niet over de lezer gaat maar over jou. Zorg dat elke gepubliceerde versie van de handleiding beschikbaar blijft op je supportsite, in plaats van alleen de nieuwste. Een klant op een oudere release heeft de handleiding voor die release nodig. Alleen de huidige hosten garandeert dat ze het verkeerde document gebruiken.
Wat een softwaregebruikershandleiding moet bevatten
Tien onderdelen. De eerste twee en de laatste twee zijn wat een handleiding onderscheidt van een help-site.
Component | Wat het doet |
|---|---|
Versie en toepasbaarheid | Softwareversie, revisie van de handleiding, publicatiedatum. Op de cover en in elke voettekst van een pagina. |
Hoe je je versie controleert | Eén alinea, dicht bij het begin, zodat een lezer kan bevestigen dat ze de juiste handleiding hebben. |
Wat er is veranderd in deze revisie | Een korte lijst, zodat een terugkerende lezer de verschillen kan vinden zonder alles opnieuw te lezen. |
Beoogd publiek en veronderstelde kennis | Vermeld, omdat een handleiding wordt gelezen door mensen die geen manier hebben om jou een vraag te stellen. |
Aan de slag | De kortste route naar één werkend resultaat. |
Taakhofdstukken | Georganiseerd op basis van wat gebruikers doen, niet op basis van de menustructuur van het product. |
Referentie-secties | Instellingen, velden, foutmeldingen, sneltoetsen. Opzoeken in plaats van lezen. |
Problemen oplossen | Echte problemen uit supporttickets, inclusief hun oplossingen. |
Volledige inhoud en index | Een handleiding wordt gebruikt via zoeken en indexeren. Daarom moeten beide echt zijn, niet decoratief. |
Support- en contactroutes | Hoe je hulp krijgt, aangezien een verzonden handleiding vaak het enige is dat een gebruiker heeft. |
De eis voor volledigheid is het vermelden waard. Een handleiding kan niet linken naar live content voor iets dat een lezer echt nodig heeft, omdat het mogelijk wordt gelezen in een omgeving zonder netwerktoegang of nadat de gelinkte pagina is verplaatst. Alles wat essentieel is, staat in het document.
Gratis softwaregebruikershandleiding-sjabloon: de structuur om over te nemen
Gevuld met een echt voorbeeld in plaats van placeholders. De software is een laboratoriuminformatiesysteem dat on premise wordt geleverd.
Kopieer vanaf hier.
Cover. Productnaam. Softwareversie 11.2. Revisie van handleiding C. Gepubliceerd 14 maart. Alleen van toepassing op versies 11.0 tot en met 11.2.
Voettekst, op elke pagina. Productnaam, softwareversie 11.2, revisie C, paginanummer. Dit is de meest bruikbare regel in het document.
Hoe je je versie controleert. Selecteer Help en vervolgens About. De versie verschijnt als een nummer zoals 11.2.4. Als je eerste twee cijfers niet 11.2 zijn, beschrijft deze handleiding je systeem niet en staat de juiste handleiding voor je versie op de supportsite onder Documentation Archive.
Wat er is veranderd in revisie C. Archiveren werd omkeerbaar in versie 11.0. In eerdere versies is archiveren permanent en kan het niet ongedaan worden gemaakt vanuit de applicatie. Zie hoofdstuk negen. Herlabelen van proefmonsters kreeg een tweede bevestigingsstap in 10.4.
Beoogd publiek. Laboratoriumpersoneel dat routinematige monsterverwerking en rapportage uitvoert. Je wordt geacht een gebruikersaccount te hebben gekregen en lokale onboarding te hebben afgerond. Dit dekt geen systeemadministratie, want dat staat in de beheerdershandleiding.
Aan de slag. Inloggen, het hoofdscherm en het afronden van één monsterregistratie end-to-end.
Taakhofdstukken. Georganiseerd op basis van wat mensen doen. Monsters registreren. Resultaten vastleggen. Rapporteren. Historische records zoeken. Archiveren. Elke taakpagina vermeldt wat het aanneemt en bevat de versie-toepasbaarheid in de voettekst.
Markeringen voor beschikbaarheid van functies. Overal gebruikt, in de vorm: Beschikbaar vanaf versie 10.4. Gedrag gewijzigd in versie 11.0. Deze verschijnen naast de relevante instructie, niet in een appendix.
Referentie. Velddefinities, statuscodes, foutmeldingen met betekenissen, sneltoetsen.
Problemen oplossen. Twaalf items uit de supportqueue, elk met symptoom, waarschijnlijke oorzaak en oplossing.
Index. Echte index, die de termen dekt die gebruikers gebruiken én de termen die de interface gebruikt. Zo vindt een lezer die zoekt op refund de pagina met de creditnota.
Support. Telefoon, portal, openingstijden en welke informatie je klaar moet hebben. Inbegrepen omdat een gebruiker die dit leest mogelijk geen andere route heeft.
Kopieer naar hier.
Voorbeeld van softwaregebruikershandleiding: eenentzestig procent op een andere versie
Denholm Clinical Systems, een bedrijf met ongeveer honderdtwintig medewerkers, levert een laboratoriuminformatiesysteem aan ziekenhuizen en particuliere laboratoria. De software wordt geïnstalleerd op locatie bij de klant en klanten upgraden op hun eigen planning.
De handleiding liep tot tweehonderdveertig pagina’s, werd als PDF geproduceerd en bij elke release uitgegeven. Hij was goed geschreven en compleet.
De supportsite hostte één handleiding: de nieuwste.
Eenentwintig procent van de geïnstalleerde basis draaide een versie die ouder was dan de versie die de huidige handleiding beschreef. Meerdere sites liepen twee grote versies achter, wat in die sector niet ongebruikelijk is, waar upgrades validatie vereisen.
Een laboratorium dat versie 8.4 draaide, moest veertien maanden aan historische records archiveren. Ze openden de huidige handleiding, revisie voor versie 11.2, en lazen het hoofdstuk over archiveren. Daarin stond dat gearchiveerde records op elk moment hersteld konden worden vanuit het tabblad Archive.
Dat was waar vanaf versie 11.0. Op 8.4 was archiveren permanent.
Ze archiveerden veertien maanden aan records. Er was geen herstel. Herstel vereiste het terugzetten vanuit een back-up, wat drie dagen stilstand van het laboratorium betekende en een engineer van de leverancier op locatie. De kosten lagen rond de zesendertigduizend pond tussen het herstelwerk en de verstoring. Er volgde een formele klacht en die werd onderbouwd.
Niets in de handleiding was onjuist. Elke uitspraak was waar voor versie 11.2. Op de cover stond 11.2. De lezer had de PDF doorzocht, beland op pagina honderdeenenveertig en las een correcte instructie voor software die ze niet draaiden.
Er volgden drie wijzigingen en geen daarvan was duur.
De versie werd in de voettekst van elke pagina gezet. Een instructie van één regel over hoe je je eigen versie controleert, kwam dicht bij het begin. Functies en gedragingen kregen markeringen voor beschikbaarheid. Daardoor leest het hoofdstuk over archiveren nu dat herstel beschikbaar is vanaf versie 11.0 en dat archiveren permanent is op eerdere releases.
De vierde wijziging was hosting. Elke gepubliceerde revisie van de handleiding kwam op de supportsite onder een documentation archive, zodat een klant op 8.4 de 8.4-handleiding kon vinden.
Supporttickets die toe te schrijven waren aan verwarring over versies gingen van ongeveer drieëntwintig per maand naar vier.
De lezer had niets verkeerd gedaan. Ze hadden de enige handleiding gebruikt die de leverancier beschikbaar had gemaakt.
Zo schrijf je een softwaregebruikershandleiding in zes stappen
Bepaal of je echt een handleiding nodig hebt. Als je gebruikers netwerktoegang hebben en documentatie vinden via zoeken, helpt een help-site beter. Handleidingen zijn bedoeld voor verzonden, vaste, complete documenten.
Repareer eerst het versieschema. Welke softwareversies deze handleiding dekt en hoe de revisienummering van de handleiding zelf is. Beide komen in de voettekst.
Structuur op basis van taken, niet op basis van menu. De menustructuur van het product beschrijft hoe het is gebouwd. Gebruikers komen binnen met iets waar ze mee bezig zijn.
Markeer beschikbaarheid terwijl je schrijft. Noteren dat een functie in een bepaalde versie is aangekomen is triviaal tijdens het schrijven en bijna onmogelijk om achteraf te reconstrueren.
Haal problemen oplossen uit de supportqueue. Je meest voorkomende tickets zijn het hoofdstuk, dat al is geprioriteerd.
Bouw een echte index. Inclusief de woorden die gebruikers zeggen, niet alleen de woorden die de interface gebruikt. In een verzonden document is de index de zoekfunctie.
Stap vier is degene die wordt uitgesteld en degene die de fouten voorkomt die geld kosten.
Wanneer je een handleiding nodig hebt in plaats van een help-site
Vijf situaties waarin een handleiding het juiste antwoord is. Buiten die situaties wint een help-site meestal.
Software geleverd on premise, geüpgraded volgens de planning van de klant. Je gebruikers zijn verspreid over versies en je kunt ze niet allemaal bedienen met één huidige pagina.
Omgevingen zonder externe netwerktoegang. Beveiligde faciliteiten, industriële controlesystemen, medische apparaten, defensie. De documentatie moet lokaal aanwezig zijn en compleet zijn.
Gereguleerde producten. Waar documentatie onderdeel is van wat is beoordeeld of gecertificeerd, moet het vastgelegd, versiegebonden en terug te vinden zijn. Gevalideerde omgevingen vereisen vaak specifiek de handleiding voor de gevalideerde versie. Elke handleiding die onderdeel is van een regulatoire indiening of een gecertificeerd product moet door een gekwalificeerd persoon worden beoordeeld tegen de toepasselijke standaard. Niets op deze pagina vervangt dat.
Contractuele deliverables. Waar een handleiding een benoemd item is in een contract of een inkoopplanning, bepalen de contractvereisten het formaat en de inhoud.
Producten waarbij de gebruiker geen supportroute heeft. Fysieke distributie, eenmalige verkopen, langlevende apparatuur. De handleiding is alles wat ze ooit zullen hebben.
De beste gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding voor elk van deze situaties is degene die het overleeft om vier keer per jaar opnieuw te worden uitgegeven. Als geen van deze situaties van toepassing is, is het eerlijke antwoord dat je een handleiding maakt uit gewoonte. Een help-site helpt je gebruikers beter en kost je minder om te onderhouden.
Softwaregebruikershandleiding, gebruikershandleiding of instructiehandleiding?
Drie termen met overlappend gebruik, en de verschillen die je wilt kennen bij het kiezen van een structuur.
Een softwaregebruikershandleiding is compleet, versiegebonden en geleverd. Ze gaat ervan uit dat de lezer mogelijk geen andere bron heeft en geen manier om een vraag te stellen.
Een software user guide is dezelfde content in de online traditie, continu bijgewerkt. Je komt erin via zoeken en je onderhoudt hem pagina voor pagina. Er gelden andere structurele regels, die worden behandeld op de software user guide-pagina.
Een instructiehandleiding gaat meestal samen met fysieke apparatuur, waar veiligheidscontent, plaatsing van waarschuwingen en wettelijke verplichtingen gelden die softwaredocumentatie niet draagt. De instructiehandleiding-pagina behandelt die traditie.
In de praktijk hebben teams vaak zowel een handleiding als een help-site nodig, waarbij de handleiding wordt gegenereerd uit dezelfde broncontent bij release. Dat is de opzet waar je naar wilt, omdat het onderhouden van twee onafhankelijke sets documentatie twee sets oplevert die niet met elkaar overeenkomen.
Wat een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding niet kan oplossen
Één handleiding voor veel versies. Geen enkele structuur lost dit op. Alleen een handleiding per versie publiceren en het archief bewaren.
Een handleiding die niemand kan vinden. Alleen de nieuwste revisie hosten garandeert dat klanten op oudere versies het verkeerde document lezen.
Schermafbeeldingen uit een eerdere release. Elke afbeelding in een handleiding is gekoppeld aan een versie. Dat is een argument om ze te markeren en voor de productiebenadering hieronder.
Versie-informatie waar een sjabloon nooit om vroeg. Geen enkele gratis download van een sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding en geen enkele gratis download van een sjabloon voor een gebruikershandleiding bevat een veld voor versie-toepasbaarheid, omdat handleidingsjablonen zijn ontworpen voor producten die niet veranderen.
Een document samengesteld uit een help-site zonder aanpassing. Online pagina’s gaan ervan uit dat links werken en dat de content actueel is. Als je dat exporteert naar een vast document, falen beide aannames. Het resultaat leest als een website die is uitgeprint, omdat het dat is.
Laat de software zien in plaats van haar te beschrijven
Handleidingen leggen een zwaardere visuele last op dan elk ander documentatieformaat, om een reden die specifiek is voor de manier waarop ze worden geleverd.
Een help-pagina kan linken naar een video. Een handleiding kan dat vaak niet, omdat ze offline gelezen kan worden, in een beveiligde omgeving, of jaren nadat de link niet meer werkt. Daarom moet alles wat de lezer nodig heeft in het document staan. Dat betekent afbeeldingen in plaats van links. En een handleiding van tweehonderd pagina’s kan er meerdere honderden bevatten.
Daarna vermenigvuldigt het versieprobleem dit. Elke afbeelding is gekoppeld aan de release waarop ze zijn vastgelegd. Een nieuwe major version betekent dus dat je de set opnieuw moet opnemen. Daarom worden handleidingen zo vaak geleverd met afbeeldingen die twee releases achterlopen, en daarom stoppen lezers met erop vertrouwen.
Trupeer AI verandert de rekenkunde. Iemand voert de taak één keer uit op de versie die wordt gedocumenteerd, terwijl er wordt opgenomen. De output is een geschreven walkthrough stap voor stap met afbeeldingen die al zijn vastgelegd, geannoteerd en geplaatst. Naast een video, in je eigen branding. Het maken van de afbeeldingsset voor een nieuwe release betekent opnieuw opnemen in plaats van honderden schermen opnieuw te schieten.
Leg het vast. Branded het. Vertaal het. Trupeer het.
Twee extra punten zijn specifiek belangrijk voor handleidingen. De videoversie kan de handleiding vergezellen op de supportsite voor klanten die wel netwerktoegang hebben. Zo dient dezelfde productie beide routes zonder het werk te verdubbelen. En wanneer een product internationaal wordt geleverd, produceert dezelfde opname dezelfde handleidingcontent in elke taal. Dat is hier belangrijker dan bij een help-site, omdat een verzonden handleiding in de verkeerde taal niet stilletjes later kan worden gecorrigeerd.
Het materiaal staat in je knowledge base en verdubbelt als training voor supportmedewerkers en implementatieteams. Operationele procedures voor iedereen die de software draait, horen in de runbook. Consistentie over je documenten is een kwestie van één keer de brand kit instellen. De setup wordt behandeld in de document template setup guide.
Veelgestelde vragen
Is er een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding in Word?
Word is waar handleidingen worden geschreven, beoordeeld en herzien. Het behandelt ook de dingen die handleidingen nodig hebben: een echte tabel met inhoud, een index, cross-references, paginanummering en voetteksten.
De voettekst is de instelling die je goed wilt zetten. Zet de softwareversie en de revisie van de handleiding erin voordat je iets schrijft, zodat elke pagina ze bevat. Een gratis Word-bestand van een sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding zonder versie-informatie in de voettekst veroorzaakt het probleem dat op deze pagina wordt beschreven.
Is er een Word-versie van een gebruikershandleiding-sjabloon voor algemeen gebruik?
Ja, en sjablonen voor algemeen gebruik zijn breed beschikbaar. Een Word-bestand met een gebruikershandleiding-sjabloon geeft je doorgaans een cover, inhoud, hoofdstukken, problemen oplossen en een index. Dat is een redelijk skelet.
Voor software zijn twee aanvullingen nodig. Versie-toepasbaarheid in de voettekst van de pagina en een manier om te markeren wanneer een functie is verschenen. Geen van beide staat in algemene sjablonen, omdat geen van beide relevant is voor een document dat iets beschrijft dat niet verandert.
Is er een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding in PDF?
PDF is wat wordt verzonden. Schrijf in een document en exporteer vervolgens een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding in PDF voor levering. Daarbij zijn de versie en revisie zichtbaar op elke pagina, niet alleen op de cover.
Twee productiedetails. Genereer echte bladwijzers vanuit je koppen, zodat lezers lange PDF’s zo kunnen navigeren. En zorg dat de tekst doorzoekbaar is in plaats van een afbeelding. Dat gebeurt af en toe wanneer handleidingen worden samengesteld uit design tools.
Waar kan ik een gratis download van een gebruikershandleiding-sjabloon krijgen?
Breed beschikbaar, ook via standaardenorganisaties en publieke instanties. Hun versies zijn doorgaans beter gestructureerd dan commerciële templates, omdat ze zijn geschreven om te worden gebruikt.
Welke gratis download van een gebruikershandleiding-sjabloon je ook start, de eerste bewerking is de voettekst. De tweede is het toevoegen van een korte sectie dicht bij het begin waarin je de lezer vertelt hoe ze kunnen controleren welke versie van de software ze draaien. Dat bevat bijna geen enkel sjabloon en het voorkomt de meest voorkomende categorie van supportcontact dat gerelateerd is aan handleidingen.
Is er een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding in PPT?
Slides passen bij training die is opgebouwd uit een handleiding, niet bij de handleiding zelf. Een gratis PPT-deck van een softwaregebruikershandleiding-sjabloon werkt voor een onboarding-sessie of een dag met klanttraining.
Het is geen vervanging voor het document. Een handleiding bestaat om compleet en doorzoekbaar te zijn voor iemand die geen andere bron heeft. Een slide deck is dat niet.
Is er een gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding in Excel?
Excel past bij de inventaris achter de handleiding, niet bij de handleiding zelf. Een gratis Excel-bestand van een softwaregebruikershandleiding-sjabloon werkt goed als contentregister: één rij per sectie, met de eigenaar, de versie waarmee het voor het laatst is geverifieerd, of de afbeeldingen actueel zijn en op welke productversies het van toepassing is.
Dat register maakt release-updates beheersbaar. Zonder dat betekent het bijwerken van een handleiding van tweehonderd pagina’s voor een nieuwe versie dat je alles opnieuw moet lezen.
Is er een gratis download van een softwaregebruikershandleiding-sjabloon die het waard is om te gebruiken?
De sectielijst kost een half uur om op te bouwen en de meeste gepubliceerde templates zijn bijna identiek. Daarom bespaart een gratis download van een softwaregebruikershandleiding-sjabloon niet veel.
Beoordeel ze op één vraag. Heeft het een plek voor versie-toepasbaarheid in de voettekst van de pagina, en niet alleen op de cover? In essentie doet geen enkel sjabloon dat. De meeste handleidingsjablonen zijn ontworpen voor producten die niet veranderen, en software doet dat wel.
Wat is het beste gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding?
Het beste gratis sjabloon voor een softwaregebruikershandleiding is degene waarin je een voettekst met versie kunt zetten en die je kunt onderhouden over releases heen. In de praktijk betekent dat: een eenvoudig document in plaats van een ontworpen document.
Zwaar ontworpen templates zien er beter uit, maar zijn aanzienlijk moeilijker bij te werken. En een handleiding die pijnlijk is om bij te werken, is een handleiding die wordt geleverd met beschrijving van de vorige release. Voor een document dat meerdere keren per jaar opnieuw wordt uitgegeven, wint onderhoudbaarheid van uitstraling.
