Of het nu een medewerker, klant of partner is: onboarding is waar elke langdurige relatie begint. Met Trupeer kun je uren besparen op je onboardingplanning door te starten met een gratis onboarding checklist en een plansjabloon, dit aan te passen met je brand guidelines en checklists om te zetten in video-walkthroughs die onboarding tot leven brengen.

Wat is een onboarding checklist en wat moet erin staan?

Een onboarding checklist is de operationele lijst met alles wat moet gebeuren zodat een nieuwe medewerker juridisch in dienst kan worden genomen, is uitgerust en in staat is om te werken. Het is een document aan werkgeverszijde, dat eigendom is van meerdere functies, en waarvan de taak is om ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten bij tientallen aanstellingen per jaar.

De plannen die er meestal naast staan, zijn andere documenten. Een plan beschrijft wat de persoon zal bereiken of leren gedurende een bepaalde periode. De checklist beschrijft wat er vóór en rond hun aankomst voor en met hen moet worden gedaan.

Beide zijn nuttig en ze horen bij verschillende eigenaren. De checklist is een controle. Het plan is een overeenkomst. Ze in één document stoppen is gebruikelijk en leidt er vaak toe dat het iets wordt dat noch het één noch het ander is, omdat de doelgroepen en de beoordelingsritmes niet overeenkomen.

Waarom onboarding checklists falen zonder dat iemand het merkt

De meeste operationele processen kondigen hun eigen falen aan. Een gemiste stap in een deployment breekt de build. Een gemiste stap bij verzending levert een boze klant op. Er gaat iets mis.

Onboarding geeft helemaal geen signaal. Als niemand de toegang van de nieuwe medewerker tot het tweede systeem op hun lijst inricht, gebeurt er niets. Geen alarm, geen ticket, geen klacht. De persoon komt er in week drie achter, vraagt het stil aan een buddy en werkt eromheen. Vaak hoort de manager het nooit.

Daarom rapporteren onboarding checklists voltooiingspercentages in de hoge negentig en voelt onboarding toch nog steeds kapot. Elk item is echt gedaan door iemand die het echt deed. De vink is geen leugen.

De vink beantwoordt alleen een andere vraag dan degene die jij belangrijk vindt. Het zegt dat er een actie is uitgevoerd. Het zegt niet dat de beoogde situatie nu bestaat, en in een proces met vier eigenaren en een dozijn overdrachten komen die twee voortdurend uit elkaar.

Zo pas je dit sjabloon aan in Trupeer

Stap 1: Open het gedeelte Templates

Ga naar het gedeelte Templates in het hoofdmenu.

Stap 2: Selecteer en open een template

Klik op een template waarmee je wilt werken om deze te openen.

Stap 3: Breid de templateweergave uit

Als dat nodig is, breid je de templateweergave uit om de volledige lay-out en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk de template

Klik op Edit om te beginnen met het aanpassen van de geselecteerde template.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste template op

Klik na het doorvoeren van alle noodzakelijke wijzigingen op Save om de bijgewerkte template als je eigen template op te slaan.

Stap 6: Bekijk en verfijn de template

Als je wilt zien hoe je aangepaste template eruitziet, open je de Preview.

Vanaf het preview-scherm kun je indien nodig direct verder aanpassingen doen, zodat de template precies verschijnt zoals jij wilt.

Met een onboarding checklist template kun je:

• Uren besparen op planning: Sla de lege pagina over met een structuur die is gebouwd voor onboarding.

• Elke stap afdekken: Ingebouwde velden zorgen ervoor dat geen enkele setup, training of goedkeuring wordt gemist.

• In lijn blijven met je merk: Pas je logo, fonts en kleuren toe met de brand kit van Trupeer.

• Sneller opschalen: Combineer checklists met video-walkthroughs om de tijd tot productiviteit te versnellen.

• Standaardiseren voor verschillende onboarding-types: Gebruik dezelfde template voor medewerkers, klanten en partners.

• Werken met globale teams: Vertaal onboardingplannen naar 65+ talen met één klik.

Zo leg je vast wat waar is, niet wat is gedaan

Voeg een tweede kolom voor voltooiing toe en geef die aan de persoon voor wie het werk is gedaan.

De kolom van de eigenaar blijft zoals die is. IT vinkt accounts aangemaakt. Facilities vinkt bureau toegewezen. HR vinkt contract retour. Dat zijn claims over acties, gedaan door de mensen die ze uitvoerden, en ze zijn nuttig.

De tweede kolom is een bevestiging, gemaakt door de nieuwe medewerker, dat de resulterende situatie bestaat. Ik kan inloggen op alle systemen op mijn lijst. Ik heb ergens om aan te zitten. Ik weet wanneer ik betaald krijg. Ik heb werk toegewezen gekregen.

Er verandert niets anders aan de checklist. Maar je hebt nu twee cijfers in plaats van één, en het verschil ertussen is je echte faalpercentage. De meeste organisaties hebben het nooit gezien en zijn verrast door de omvang.

Het mechanisme werkt omdat het verandert wie er wordt gevraagd. Een eigenaar die rapporteert over zijn eigen actie heeft alle reden om te geloven dat het werkte. De persoon aan de ontvangende kant is de enige die kan weten of dat zo is.

De dag vijf-bevestiging die de nieuwe medewerker voltooit

Houd het bij ongeveer negen statements, geformuleerd zodat ze alleen eerlijk beantwoord kunnen worden, en stuur ze op dag vijf in plaats van dag één, zodat dingen die stil mislukken de tijd hebben om te mislukken.

Ik kan inloggen op mijn e-mail en op elk systeem op de lijst die ik heb gekregen. Ik heb werkende apparatuur. Ik weet wie mijn manager is en ik heb hen ontmoet. Ik weet wanneer en hoe ik betaald krijg. Ik heb ergens om te werken. Ik heb een introductie gehad voor deze locatie of dit team. Ik heb echt werk toegewezen gekregen. Ik weet wie ik moet vragen als ik vastloop. Ik weet wat er van mij wordt verwacht dat ik heb bereikt aan het einde van mijn eerste maand.

Twee ontwerpkeuzes zorgen dat het werkt in plaats van een ander formulier te worden. Elke regel die niet is bevestigd moet automatisch een ticket aanmaken bij degene die het bijbehorende checklistitem beheert, zodat bevestigen een route is om het probleem op te lossen in plaats van een klacht erover. En het moet duidelijk zijn dat een negatief antwoord reflecteert op het proces en niet op de persoon die antwoordt; in de praktijk betekent dat dat de manager wordt geïnformeerd en dat de nieuwe medewerker niet wordt gevraagd om achteraan te gaan.

Stuur dezelfde negen statements opnieuw op dag dertig voor alles wat op dag vijf niet was bevestigd. Items die twee keer falen zijn structureel, niet toevallig.

Gratis onboarding checklist en plansjabloon: de structuur om te kopiëren

Kopieer vanaf hier. Eén rij per item, met de velden die de meeste templates weglaten, gemarkeerd.

Checklist header. Naam van de starter, rol, locatie, startdatum, manager en de datum van acceptatie van het aanbod, omdat dat is wat het proces daadwerkelijk activeert.

Checklistrijen. Item. Eigenaar, een benoemde rol en niet een afdeling. Doorlooptijd in werkdagen. Vervaldatum, berekend vanaf de startdatum minus de doorlooptijd. Eigenaar voltooid, ja of nee. Starter bevestigd, ja of nee. Notities.

Groepering. Op fase in plaats van op afdeling: bij acceptatie, twee weken vooraf, één week vooraf, dag één, eerste week, eerste maand. Groepering per afdeling is hoe deze documenten worden geschreven en het verbergt de volgorde van afhankelijkheden.

Overdrachten. Waar een item één functie nodig heeft om iets te leveren voordat een andere functie kan handelen, benoem je beide kanten en de deadline voor de eerste. De manager die specificeert welke systemen, voordat IT ze kan inrichten, is het meest voorkomende voorbeeld en ook de meest voorkomende oorzaak van falen.

Bevestigingsblok. De negen statements hierboven, met datums voor dag vijf en dag dertig.

Planssectie. Drie benoemde documenten in plaats van content: de onboarding guide die de starter ontvangt, het trainingsplan en het plan voor dertig, zestig en negentig dagen. Verwijs ernaar in plaats van ze in te sluiten, omdat ze verschillende eigenaren hebben en met verschillende snelheden veranderen.

Uitzonderingen. Welke variant van toepassing is op deze aanstelling, uit de lijst verderop.

Kopieer naar hier. Houd het bij ongeveer vijfendertig items. Boven ongeveer veertig beginnen mensen over te slaan, en zodra overslaan normaal is, is de checklist gestopt met functioneren als controle.

Zo bouw je de checklist achterstevoren op basis van doorlooptijden

De reden dat zoveel fouten op dag één gebeuren, is dat checklists vervaldata vastleggen en niet doorlooptijden, waardoor niemand weet wanneer een item eigenlijk had moeten starten.

Ga door je lijst en zet bij elk item een doorlooptijd in werkdagen. Aanschaf van apparatuur. Inrichten van accounts. Checks op achtergrond of recht om te werken. Toegangspassen bouwen. Payroll cutoff. Softwarelicenties die moeten worden aangeschaft. Alles waarbij een derde partij betrokken is.

Sommige van die getallen zullen ongemakkelijk zijn. Background checks gemeten in weken, hardware gemeten in een veertien dagen, payroll met een harde maandelijkse cutoff die bepaalt of iemand op tijd betaald krijgt.

Werk nu achterstevoren vanaf de startdatum. De trigger voor het hele proces is acceptatie van het aanbod, niet de startdatum, en het verschil ertussen is je beschikbare speelruimte. Als je langste doorlooptijd je gebruikelijke opzegtermijn overschrijdt, heb je een structureel probleem dat geen enkele vorm van achtervolgen oplost. Het eerlijke antwoord is dan óf de doorlooptijd verkorten óf accepteren dat dit item laat aankomt en je planning daaromheen aanpassen.

Recruiters en hiring managers moeten deze rekensom zien, omdat dit is wat het argument ondersteunt om een startdatum vroeg te bevestigen in plaats van flexibel te laten.

Het bedrijf met 97% voltooiing en 61% readiness

Ardenmoor Group heeft ongeveer negenhonderd medewerkers op elf locaties en werft ongeveer tweehonderd mensen per jaar. Hun onboarding checklist liep tot achtendertig items over vier eigenaren: HR, IT, facilities en de lijnmanager. Het gerapporteerde voltooiingspercentage stond op zevenennegentig procent en was al twee jaar zo.

Ze voegden de dag vijf-bevestiging toe, negen statements, ingevuld door de starter.

In het eerste kwartaal voltooiden zevenenveertig nieuwe starters dit. Negenentwintig van hen, zesenzestig procent, konden alle negen bevestigen.

Negentien van de zevenenveertig konden ten minste één kernsysteem niet benaderen. Elf hadden geen introductie gehad voor hun specifieke locatie. Negen hadden op dag vijf geen werk toegewezen gekregen. Zes wisten niet wie ze moesten vragen als ze vastliepen.

Het falen van systeemtoegang bleek terug te voeren op één structurele fout. Managers moesten de benodigde systemen op een pre-start formulier zetten. Ongeveer veertig procent liet dat veld leeg. IT richtte vervolgens de standaardset in, vinkt accounts aangemaakt, en dat was volledig correct om te doen. HR had aangevinkt dat het pre-start formulier was verstuurd, ook correct. Twee items voltooid, geen enkel falen ergens op de checklist, en de nieuwe starter kon hun werk niet doen.

Geraamd op ongeveer twee en een derde dag verloren productiviteit per getroffen starter, is dat grofweg vierenveertig dagen per kwartaal voor het hele bedrijf, of iets van honderdzeventig dagen per jaar.

Drie wijzigingen volgden. De twee kolommen voor voltooiing. Het pre-start formulier maakte het onmogelijk om in te dienen met het systemenveld leeg. En elke niet-bevestigde regel op dag vijf maakte automatisch een ticket aan bij de eigenaar van het item.

In de volgende twee kwartalen steeg de bevestigde readiness naar negenenneachtig procent en daalden systeemtoegangsfouten van veertig procent naar zeven.

Het gerapporteerde voltooiingspercentage van de checklist daalde naar negenennegentig procent, precies het punt. De fouten waren er altijd al. Ze waren alleen nergens vastgelegd.

Varianten van onboarding checklist templates voor remote en contractaanstellingen

Eén lijst voor de mediane aanstelling levert items op die niet van toepassing zijn, en items die niet van toepassing zijn leren mensen om over te slaan.

Gebruik één core checklist plus benoemde varianten en leg in de header vast welke variant van toepassing is.

Remote of hybride. Apparatuur wordt verzonden in plaats van uitgereikt, met een leverbevestiging. Beoordeling voor thuiswerken. Een expliciet schema voor de eerste week, omdat een remote starter geen gang heeft om dingen op te vangen. Buddy-toewijzing is hier belangrijker dan waar dan ook.

Aannemer of tijdelijk. Andere checks op recht om te werken en status, geen payroll setup, standaard beperkte toegang en een gedefinieerde einddatum die bij onboarding een offboarding-trigger zou moeten genereren op het moment van onboarding.

Interne overplaatsing. De meeste apparatuur- en toegang-items vallen weg en worden vervangen door het intrekken van de oude, wat het item is dat bijna altijd wordt gemist. Voeg een overdracht toe van de vorige manager.

Her-aanstelling. Controleer wat er nog bestaat in plaats van het opnieuw aan te maken. Slapende accounts, bewaarde records en eerder uitgereikte apparatuur moeten allemaal worden gecontroleerd in plaats van opnieuw uit te geven.

Executive. Minder apparatuur-items, aanzienlijk meer introductie- en contextitems, en een stakeholder map in plaats van een teamintroductie.

Multi-site of field-based. Locatie-specifieke introductie voor elke locatie waar ze zullen werken, wat het item was waarop Ardenmoor faalde.

Zo maak je een onboardingprogramma, stap voor stap

Maak één lijst van alles wat er nu gebeurt, vanuit elke functie, op één plek. De meeste organisaties hebben de volledige lijst nooit gezien, omdat elke functie zijn eigen lijst beheert.

Zet bij elk item een eigenaar en een doorlooptijd, en sorteer vervolgens op fase in plaats van op afdeling.

Zoek de overdrachten, dus elk item waarbij één functie iets moet leveren voordat een andere functie kan handelen. Maak elke overdracht expliciet met een benoemde deadline aan de leverende kant.

Schrijf de negen bevestigingsstatements op basis van de uitkomsten die ertoe doen, niet op basis van de items. De statements beschrijven de situatie die je wilt, niet de taken die dat produceren.

Draai het één kwartaal, bekijk dan het verschil tussen voltooiing door de eigenaar en bevestiging door de starter, en los de grootste oorzaak op. Er is bijna altijd één oorzaak die het grootste deel van het verschil produceert, zoals in het voorbeeld hierboven.

Bekijk daarna het aantal items. Alles wat vier opeenvolgende kwartalen is aangevinkt als voltooid zonder ooit te falen, is een kandidaat voor verwijdering of automatisering.

Customer- en client-onboarding zijn iets anders

Het woord dekt twee niet-gerelateerde processen en zoekresultaten voor onboarding templates mengen ze vrij door elkaar, dus het is de moeite waard om het expliciet te maken.

Employee onboarding is waar deze pagina over gaat. De beperkingen zijn juridische indienstneming, apparatuur, toegang en integratie in een team.

Client- of customer onboarding is een commercieel proces: een nieuw account instellen, configureren, trainen en waarde bereiken. De beperkingen zijn contractueel, technisch en gaan over tijd tot eerste waarde. De documenten delen bijna niets behalve de naam, en een client onboarding-formulier is een artefact voor gegevensverzameling in plaats van een checklist van interne taken.

Als je hier bent gekomen op zoek naar de commerciële versie, zijn de structuren echt anders en zal de employee checklist hierboven niet goed aanpassen.

Veelvoorkomende onboarding-uitdagingen en wat ze echt oplost

Het patroon bij de meeste van deze problemen is hetzelfde. De gebruikelijke verklaring legt de schuld bij een persoon, en de oplossing is bijna altijd een ontbrekend veld, een ontbrekende deadline of een ontbrekende eigenaar.

Welke onboarding-succesmetrics zijn het waard om te volgen?

Bevestigde readiness op dag vijf, dus het aandeel starters dat alle statements kan bevestigen. Dit is de operationele maatstaf en degene die het snelst beweegt wanneer je iets oplost.

Tijd tot eerste betekenisvolle bijdrage, gedefinieerd per rol. Die varieert enorm en is alleen vergelijkbaar binnen een rol, wat prima is, omdat je naar de trend kijkt en niet naar het absolute.

Negentig dagen en twaalf maanden retentie, gesplitst naar manager en naar locatie. Patronen van vroege vertrekkers concentreren zich, en die concentratie is de bevinding.

Tijd van managers besteed aan rework, per kwartaal gevraagd in plaats van bijgehouden, omdat een schatting die je daadwerkelijk verzamelt beter is dan een precies getal dat je niet hebt.

Tevredenheidsscores zijn het waard om te verzamelen en zorgvuldig mee om te gaan. Een hoge score naast een lage bevestigde readiness betekent meestal dat de ervaring warm was en de logistiek faalde, en dat mensen de ontvangst beoordelen in plaats van de uitkomst.

Nog één compliance-opmerking. Checks op recht om te werken, screening op achtergrond, introductie op het gebied van gezondheid en veiligheid en verplichtingen rond gegevensbescherming zijn wettelijke vereisten en geen checklist-gemak, en de checklist is niet het compliance-dossier. Bewaar het bewijs waar je HR- en juridische functies dat vereisen, en laat hen bevestigen wat van toepassing is in jouw jurisdictie en sector.

Kan ik een onboarding checklist template krijgen in Excel of Word?

Excel voor de checklist, en dat is geen moeilijke keuze. De bruikbare versie berekent de eigen vervaldata op basis van de startdatum minus de doorlooptijd van elk item, en je hebt twee kolommen voor voltooiing nodig die je kunt vergelijken. Voorwaardelijke opmaak op rijen die door de eigenaar zijn aangevinkt maar niet door de starter zijn bevestigd, doet meer voor het proces dan welke herontwerp dan ook.

Word voor de plans die ernaast staan: de guide die de nieuwe starter leest en de overeenkomst voor dertig, zestig en negentig dagen. Dat zijn teksten; ze worden besproken in plaats van bijgehouden, en ze horen in een document.

PDF voor het afgesloten record aan het einde van de onboardingperiode, geëxporteerd vanuit de live versie. Wat niet werkt, is de checklist zelf vanuit een PDF of een geprinte sheet draaien, omdat de volledige waarde zit in het vergelijken van twee kolommen binnen een cohort.

Zo stop je met het herschrijven van dezelfde onboardingcontent

Het grootste deel van de content die een nieuwe starter nodig heeft, is een walkthrough van een systeem dat iemand al kent. Het schrijven daarvan is waar niemand tijd voor heeft, daarom eindigt de checklist met het verwijzen naar een map met links in plaats van naar iets dat direct bruikbaar is.

Trupeer AI zet een schermopname om in een geschreven guide en een video in één keer, zodat de persoon die de tool al kent het één keer vastlegt en elke toekomstige starter hetzelfde krijgt. De systemenintroductie stopt met een meeting die voor elke aanstelling opnieuw ingepland moet worden.

Leg het vast. Branded het. Vertaal het. Trupeer het.

Dezelfde opnames vullen je knowledge base met consistente branding, waar de guide naar zou moeten linken in plaats van content te dupliceren. Onze new hire onboarding guide template behandelt het document dat de starter leest, onze new hire training template behandelt de volgorde van capabilities, en de 30-60-90 day template behandelt de outcome-overeenkomst. Training videos behandelen de levering, en setup-instructies staan in de document template setup guide.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis onboarding checklist template in Excel?

Excel is de juiste container voor de checklist. Eén rij per item met kolommen voor item, eigenaar, doorlooptijd in werkdagen, berekende vervaldatum, eigenaar voltooid, starter bevestigd en notities. Voeg een formule toe die de vervaldatum afleidt uit de startdatum en de doorlooptijd, en voorwaardelijke opmaak die alles markeert wat door de eigenaar is aangevinkt maar niet door de starter is bevestigd.

Is er een gratis onboarding checklist template in Word?

Word past bij de plans en niet bij de checklist, dus de guide die de starter leest en de overeenkomst voor dertig, zestig en negentig dagen. Als je de checklist toch in Word wilt, houd hem dan als tabel en accepteer dat de doorlooptijdberekening handmatig wordt, wat de belangrijkste reden is dat de meeste teams hem uiteindelijk naar een spreadsheet verplaatsen.

Is er een gratis onboarding checklist template in PDF?

Exporteer aan het einde van de onboardingperiode als het record van wat is voltooid en bevestigd. Houd de werkversie bewerkbaar, omdat doorlooptijden veranderen en varianten worden toegevoegd, en een bevroren checklist stopt stilletjes met overeenkomen met hoe hiring in werkelijkheid werkt.

Is er een nieuwe medewerker onboarding checklist template in Excel?

Dezelfde structuur, en de velden die ertoe doen zijn de twee kolommen voor voltooiing en de doorlooptijd. Als je maar één ding van deze pagina meeneemt naar je bestaande spreadsheet, voeg dan de kolom voor starterbevestiging toe, omdat het niets kost en het is degene die laat zien wat je huidige rapportage verbergt.

Waar kan ik een client onboarding-formulier vinden?

Dat is het commerciële proces en niet het indienstnemingsproces, en het verzamelt informatie van een nieuwe klant in plaats van interne taken bij te houden. De employee checklist hierboven past er niet nuttig op aan, omdat de beperkingen, eigenaren en succesmaatstaven allemaal anders zijn.

Hoeveel items moet een onboarding checklist hebben?

Ongeveer vijfendertig, met varianten voor de gevallen die niet passen. Na veertig beginnen mensen over te slaan, en zodra overslaan is ingeburgerd, werkt de lijst niet meer als controle. Als die van jou op zestig zit, is de gebruikelijke oorzaak dat items die specifiek zijn voor varianten zijn toegevoegd aan de core lijst in plaats van apart te worden gehouden.

Wie moet de onboarding checklist beheren?

Eén benoemde persoon beheert de checklist zelf, meestal in HR of people operations, en elk individueel item heeft zijn eigen benoemde eigenaar. Wat niet werkt, is eigenaarschap per afdeling, omdat afdelingen geen deadlines en mensen do. De manager moet het grootste deel van de items beheren, wat de meeste managers verrast.

Onboarding checklist of onboarding plan: wat is het verschil?

De checklist is een controlelijst met taken, eigenaren en datums, die wordt gebruikt bij elke aanstelling en wordt beoordeeld op voltooiing. Het plan is een overeenkomst over wat één persoon zal leren of bereiken, die één keer wordt gebruikt en wordt beoordeeld op uitkomsten. Ze combineren levert een document op dat te operationeel is om met de nieuwe starter te bespreken en te persoonlijk om als proces uit te voeren.