Stel je voor: het is de eerste dag voor je nieuwe medewerkers, en in plaats van zelfverzekerd hun rol in te stappen, worden ze overspoeld met papierwerk, weten ze niet precies wat hun verantwoordelijkheden zijn en raken ze overweldigd door de enorme hoeveelheid informatie. Dat is niet de eerste indruk die je wilt maken. Door een pre-boarding video-checklist voor te bereiden, kun je deze ervaring omzetten, zodat je een meer betrokken en geïnformeerde workforce opbouwt. Een goed uitgevoerde pre-boardingstrategie kan de uitstroom in het eerste jaar met tot wel 25% verlagen.

Pre-day-one content zorgt voor succesvol onboarding, met tot wel 25% minder uitstroom in het eerste jaar.

Deze checklist is ontworpen voor HR-teams, afdelingshoofden en iedereen die betrokken is bij het onboardingproces en die de ervaring voor nieuwe medewerkers wil verbeteren. Door te focussen op de juiste content zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers niet alleen enthousiast zijn om bij je team te komen, maar ook goed voorbereid zijn om meteen van start te gaan. Je kunt beginnen met te leren hoe je instructievideo-content maakt die zowel boeiend als informatief is. Deze proactieve aanpak zorgt voor een soepelere overgang en een productieve start voor je nieuwe teamleden.

Waarom is een pre-boarding video-checklist belangrijk?

De inzet is hoog bij het onboarden van nieuwe medewerkers. Een gestructureerd pre-boardingproces helpt verwachtingen te scheppen, voorziet in de benodigde informatie en geeft nieuwe medewerkers een voorproefje van de bedrijfscultuur. Zonder dit lopen bedrijven het risico op hogere uitstroomcijfers, minder productieve onboardingperiodes en uiteindelijk een impact op de bedrijfsresultaten. Als nieuwe medewerkers niet goed voorbereid zijn, worden hun eerste dagen vaak gekenmerkt door verwarring en afhaken, wat doorgaans leidt tot een langere inwerktijd.

Pre-boardingvideo’s bieden een unieke kans om nieuwe medewerkers te betrekken voordat ze zelfs de deur doorstappen. Deze video’s kunnen uiteenlopende onderwerpen behandelen, van bedrijfscultuur tot training die specifiek is voor de rol. Volgens een training videos use case zien bedrijven die investeren in gestructureerde training een stijging van 24% in de productiviteit van medewerkers binnen de eerste zes maanden. Dit is cruciaal om momentum te behouden en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers snel waardevolle bijdragers worden. Stakeholders, waaronder HR-managers en teamleads, profiteren direct van een soepeler onboardingproces. Het verlaagt de administratieve last en stelt hen in staat zich te richten op strategische initiatieven in plaats van repetitieve onboardingtaken.

Wat zijn de voordelen van een pre-boarding video-checklist?

Door een pre-boarding video-checklist te implementeren, kun je je onboardingproces transformeren. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Verbeterde retentie van medewerkers. Boeiende onboardingcontent helpt uitstroom te verminderen. Een enkele video onboarding platforms reviews kan je helpen bij het vinden van de beste tools die ervoor zorgen dat je medewerkers vanaf dag één betrokken blijven.

• Snellere tijd tot productiviteit. Nieuwe medewerkers leveren eerder een bijdrage. Een AI video platform kan het maken van content automatiseren, zodat je sneller toegang hebt tot trainingsmateriaal dat is afgestemd op de rol.

• Consistente boodschap. Pre-boardingvideo’s zorgen ervoor dat alle medewerkers dezelfde informatie ontvangen, waardoor miscommunicatie wordt verminderd en verwachtingen vanaf het begin op één lijn komen.

• Meer betrokkenheid. Interactieve videocontent trekt beter de aandacht dan alleen tekst, waardoor het onboardingproces leuker en informatief wordt.

• Culturele integratie. Video’s die bedrijfwaarden en cultuur tonen, helpen nieuwe medewerkers zich verbonden en afgestemd te voelen met de missie van het bedrijf.

• Schaalbare onboarding. Zodra deze video’s zijn gemaakt, kunnen ze opnieuw worden gebruikt, waardoor je meerdere medewerkers eenvoudig kunt onboarden zonder HR-capaciteit proportioneel op te schalen.

Welke Trupeer-functies helpen je een pre-boarding video te maken?

Trupeer biedt een reeks functies die het maken van pre-boardingvideo’s vereenvoudigen, zodat ze zowel effectief als efficiënt zijn.

AI-schermopname met auto-zoom en click-detectie

Deze functie legt je schermactiviteit nauwkeurig vast. Hij zoomt automatisch in op gebieden die interessant zijn en detecteert klikken om belangrijke acties te benadrukken. Dit is perfect voor het maken van gedetailleerde walkthroughs van software of processen, zodat nieuwe medewerkers essentiële tools begrijpen voordat ze beginnen. Met de auto-zoomfunctie hoef je je geen zorgen te maken over het handmatig aanpassen van de focus, wat tijd bespaart en fouten vermindert. Deze functie is vooral handig voor trainingsvideo’s die stapsgewijze instructies vereisen, en biedt duidelijkheid en betrokkenheid.

AI-voice-over in 65+ natuurlijke stemmen, aanpasbare snelheid en toon

Met de AI-voice-over van Trupeer kun je professionele narratie aan je video’s toevoegen zonder een voice-overacteur in te huren. Kies uit meer dan 50 stemmen die klinken als echt, die elk aanpasbaar zijn in tempo en toon om bij de stijl van je bedrijf te passen. Zo zijn je video’s niet alleen informatief, maar ook boeiend en trekken ze de aandacht van nieuwe medewerkers. Door de snelheid aan te passen, kun je de aflevering afstemmen op complexe of juist eenvoudige onderwerpen, wat het begrip vergroot.

AI-avatars / talking-head video

Maak gepersonaliseerde videoberichten met AI-avatars, wat een krachtige manier kan zijn om met nieuwe medewerkers te communiceren. De integratie van Trupeer met HeyGen stelt je in staat om te kiezen uit een stock library of om custom avatars te maken die je merk vertegenwoordigen. Deze functie brengt een menselijk tintje in digitale communicatie, waardoor pre-boardingcontent gastvrijer en herkenbaarder aanvoelt. Het is vooral handig voor het introduceren van teamleiders of het uitleggen van bedrijfwaarden op een dynamischere manier.

Automatische SOP-generatie vanuit elke opname

De mogelijkheid van Trupeer om automatisch Standard Operating Procedures (SOP’s) te genereren uit video-opnames is een grote stap. Deze functie zet je videocontent om in bewerkbare, exporteerbare documentatie, zodat belangrijke informatie behouden blijft en eenvoudig toegankelijk is. Het vereenvoudigt het proces van het bijwerken van trainingsmateriaal en zorgt ervoor dat je pre-boardingcontent altijd actueel is. Dit AI-documentatieplatform ondersteunt een soepele overgang van video naar tekst, wat het leren en onthouden versterkt.

AI-zoekbare kennisbank met timestamp deep-links

De AI-zoekbare kennisbank van Trupeer indexeert elke opname met precisie, zodat nieuwe medewerkers specifieke content eenvoudig kunnen vinden en opnieuw kunnen bekijken. Elke video is uitgerust met deep-links op timestamp-niveau, zodat gebruikers direct naar relevante onderdelen kunnen springen. Deze functie is onmisbaar voor doorlopende training en naslag, omdat het medewerkers in staat stelt informatie op aanvraag te raadplegen, waardoor ze sneller kunnen leren en zich snel kunnen aanpassen.

Hoe maak je stap voor stap een pre-boarding video-checklist met Trupeer?

Stap 1: Neem de onboardingvideo op

Begin met het gebruik van Trupeer’s AI-schermopname met auto-zoom en click-detectie. Open de browsergebaseerde recorder, zonder installatie, en klik op ‘Start Recording’. Deze functie zoomt automatisch in op gebieden die interessant zijn en markeert klikken, zodat je instructievideo duidelijk en scherp is. Dit is vooral handig bij het demonstreren van software of het omgaan met complexe systemen. Het proces duurt doorgaans net zo lang als de sessie die je opneemt, plus nog een paar minuten extra voor Trupeer’s AI om de zoomniveaus en highlights te verwerken en te optimaliseren. Als de opname langer is dan 30 minuten, overweeg dan om content op te delen in segmenten voor meer betrokkenheid. Teams die tools afwegen, starten vaak met een Loom alternatives comparison voordat ze standaardiseren op een workflow.

Stap 2: Voeg voice-over toe

Verbeter de video met Trupeer’s AI-voice-over in 65+ natuurlijke stemmen. Nadat je hebt opgenomen, selecteer je ‘Add Voiceover’ en kies je een stem die past bij de toon van je merk. Pas de snelheid aan om duidelijkheid en betrokkenheid te waarborgen. Met deze functie kun je gedoe met het inhuren van een voice-overacteur vermijden, en je kunt direct verschillende stemmen voorproeven. Reken erop dat het proces ongeveer 5-10 minuten duurt, afhankelijk van de lengte van je video. Zorg dat je de volledige weergave beluistert om eventuele uitspraakproblemen op te merken, vooral bij vaktermen.

Stap 3: Personaliseer met AI-avatars

Voor een dynamischere presentatie kun je AI-avatars of talking-head video’s integreren. Klik op ‘Create Avatar’ en kies ofwel uit de stock library of gebruik HeyGen voor het maken van custom avatars. Avatars kunnen de video introduceren of commentaar geven. Deze persoonlijke touch helpt digitale content menselijker te maken, waardoor het meer herkenbaar wordt. Het maken van een avatar duurt ongeveer 10 minuten. Als je custom avatars gebruikt, plan dan extra tijd in voor ontwerpaanpassingen en goedkeuring. Deze stap is vooral effectief voor het visueel overbrengen van bedrijfscultuur en waarden.

Stap 4: Genereer automatisch een SOP

Gebruik de automatische SOP-generatie van Trupeer vanuit elke opname door op ‘Generate SOP’ te klikken nadat je video klaar is. Deze functie zet je video om in een bewerkbaar document, waarin belangrijke stappen en instructies worden vastgelegd. Dit is perfect om consistentie en toegankelijkheid van informatie te waarborgen. Het genereren gaat snel, meestal binnen 5 minuten, en het document kan worden geëxporteerd in meerdere formaten zoals HTML, PDF of SCORM. Controleer het document op juistheid, vooral als de video complexe of subtiele stappen bevat.

Stap 5: Vertaal en localiseer

Maak je video toegankelijk voor medewerkers die geen Engels spreken met Trupeer’s AI-vertaling in 40+ talen met lip-sync. Selecteer ‘Translate Video’, kies de doeltalen en de AI regelt de rest, zodat de lipbewegingen overeenkomen met de ingesproken audio. Dit proces vergroot inclusiviteit en begrip binnen diverse teams. Vertaling kan 15-20 minuten per taal duren, afhankelijk van de lengte van de video. Geef prioriteit aan talen op basis van de demografie van je medewerkers om impact en betrokkenheid te maximaliseren.

Stap 6: Distribueer en volg betrokkenheid

Tot slot distribueer je je video via Trupeer’s AI-zoekbare kennisbank met timestamp deep-links. Host de video op een custom domain met SSO voor veilige toegang. Met deze functie kunnen nieuwe medewerkers direct naar onderdelen navigeren die voor hen interessant zijn, wat de leerefficiëntie verhoogt. De viewer engagement analytics van Trupeer geven inzicht in hoe je video’s worden bekeken, en tonen gebieden met veel betrokkenheid of afhakers. Plan wekelijks tijd in om deze analytics te bekijken en verfijn je contentstrategie op basis van datagedreven inzichten.

Welke tips helpen je bij het maken van een pre-boarding video-checklist?

Het maken van een effectieve pre-boarding video checklist vereist strategische planning en uitvoering. Deze tips kunnen je helpen om je proces te optimaliseren:

• Standaardiseer je opmaak. Gebruik consistente templates en brand kits om ervoor te zorgen dat alle video’s aansluiten op de visuele identiteit van je bedrijf.

• Prioriteer kerncontent. Focus op essentiële informatie die nieuwe medewerkers op dag één nodig hebben, en vermijd informatie-overload.

• Verwerk feedback. Vraag regelmatig feedback op bij recente medewerkers om videocontent te verfijnen en eventuele hiaten aan te pakken.

• Gebruik boeiende visuals. Verbeter video’s met graphics en animaties om de aandacht vast te houden en het onthouden van informatie te verbeteren.

• gebruik AI-tools. Overweeg de video tutorial-mogelijkheden van Trupeer om videoproductie te automatiseren en te verbeteren.

• Test op duidelijkheid. Bekijk video’s met een testpubliek om te zorgen dat instructies helder en uitvoerbaar zijn.

• Regelmatige updates. Houd content actueel door regelmatig reviews en updates in te plannen, vooral wanneer bedrijfspolicies veranderen.

• Wanneer SOP’s in hetzelfde gesprek terugkomen, helpt een Scribe alternatives comparison om de scope te verduidelijken.

Veelgestelde vragen

Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers pre-boardingvideo’s bekijken?

Om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers pre-boardingvideo’s bekijken, integreer je het kijken in het onboardingproces als een verplichte stap. Gebruik Trupeer’s engagement analytics om voltooiingspercentages te volgen en onderdelen te identificeren die vaak worden overgeslagen. Stimuleer voltooiing door de content te koppelen aan de eerste taken of gesprekken die ze met hun managers zullen hebben. Deze aanpak bevestigt niet alleen dat de video’s worden bekeken, maar stimuleert ook betrokkenheid door de content direct te koppelen aan hun werkverantwoordelijkheden. Door toegang tot een AI video translation aan te bieden, kunnen niet-moedertaalsprekers de content ook beter begrijpen.

Wat voor type content moet in pre-boardingvideo’s zitten?

Pre-boardingvideo’s moeten content bevatten die de bedrijfscultuur introduceert, de verantwoordelijkheden per functie uiteenzet en praktische informatie geeft, zoals inlogprocedures en het inrichten van de werkplek. ook, content over bedrijfwaarden, de missie en introducties van belangrijke teamleden kan helpen om een gevoel van erbij horen op te bouwen. Houd video’s bij voorkeur kort, idealiter onder de 10 minuten per stuk, om de betrokkenheid te behouden.

Kan Trupeer grootschalige onboarding op verschillende locaties aan?

Ja, Trupeer is goed uitgerust om grootschalige onboarding aan te pakken. De functies, zoals AI-vertaling in 40+ talen en hosting op een custom domain, maken het geschikt voor multinationale organisaties. De AI-zoekbare kennisbank stelt medewerkers van verschillende locaties in staat om relevante content eenvoudig te openen. Door de schaalbaarheid van Trupeer blijft het onboardingproces consistent en efficiënt naarmate je workforce groeit. De analysetools van het platform helpen ook om betrokkenheid te meten en content aan te passen aan de behoeften van diverse teams.

Is het mogelijk om pre-boardingvideo’s regelmatig bij te werken?

Zeker. Met Trupeer is het bijwerken van pre-boardingvideo’s eenvoudig. Je kunt gebruikmaken van de bewerkingsfuncties en automatisch bijwerkende documentatie om ervoor te zorgen dat je content actueel blijft. Dit is cruciaal in sectoren met een snel tempo, waar processen en policies vaak veranderen. Je kunt regelmatige updates plannen per kwartaal of wanneer nodig om nieuwe bedrijfspolicies of software-updates te verwerken. Zo ontvangen alle nieuwe medewerkers tijdens hun onboardingproces de meest accurate en relevante informatie.

Waarom zou ik video gebruiken in plaats van traditionele onboardingmethoden?

Video biedt een dynamische en boeiende manier om onboardingcontent te leveren, wat vaak leidt tot een betere retentie van informatie dan bij tekstgebaseerde methoden. Het biedt leren via beeld en geluid en sluit aan op verschillende leerstijlen. Video’s kunnen ook eenvoudig worden verspreid en geschaald binnen een grote organisatie, zodat de boodschap consistent blijft. ook, functies zoals Trupeer’s AI-avatars en voice-overopties verbeteren personalisatie, waardoor de content meer is afgestemd op de ervaring van elke nieuwe medewerker.