Perangkat Lunak Dokumentasi Proses Operasi

Trupeer AI adalah perangkat lunak dokumentasi proses operasi untuk tim ops yang menulis prosedur lintas fungsi yang tidak termasuk dalam fungsi lain: penutupan akhir bulan, alur orientasi vendor, serah terima kesepakatan dari penjualan ke kepuasan pelanggan, urutan orientasi ops-karyawan, perutean persetujuan pengadaan. Seorang manajer ops, analis RevOps, pimpinan ops keuangan, atau spesialis peningkatan proses merekam layar yang memandu prosedur aktual, dan Trupeer AI menghasilkan video serta halaman dokumentasi proses tertulis secara bersamaan. Output dikirim langsung ke Confluence, Notion, SharePoint, Process Street, Trainual, atau di mana pun tim ops saat ini menyimpan dokumentasinya. Sebagian besar tim ops memiliki lebih banyak proses daripada yang dapat didokumentasikan oleh satu orang saja, karena waktu penulisan per SOP secara tradisional memakan waktu setengah hari per prosedur, dan biaya produksi itulah yang menyebabkan perpustakaan dokumentasi ops biasanya tertinggal dari prosedur aktual sebanyak dua kuartal atau lebih.

• Menghasilkan dokumentasi proses operasi (gabungan antara video dan SOP tertulis) dari satu rekaman layar atau skrip avatar AI.

• Dibuat untuk pekerjaan ops lintas fungsi: prosedur keuangan, serah terima RevOps, alur ops karyawan, pengadaan, rantai pasokan, ops kepuasan pelanggan.

• Output dikirim langsung ke Confluence, Notion, SharePoint, Process Street, Trainual, atau sistem dokumentasi proses apa pun yang telah digunakan oleh tim ops.

• Penerjemahan di lebih dari 65 bahasa untuk prosedur ops yang mencakup kantor regional.

• Rekam ulang satu langkah yang berubah saat proses berubah. Video dan SOP tertulis akan diperbarui bersamaan.

Apa yang dihasilkan oleh perangkat lunak dokumentasi proses operasi ini

Seorang manajer ops, pimpinan RevOps, analis ops keuangan, atau spesialis ops karyawan membuka alat ini dan memulai perekaman layar. Mereka memandu prosedur yang sebenarnya: penutupan akhir bulan di NetSuite, alur persetujuan vendor baru di Coupa, serah terima kesepakatan dari Salesforce ke Gainsight, urutan orientasi karyawan baru di Ripple dan Confluence. Trupeer AI menangani pascaproduksi. Kata-kata pengisi dan momen "izinkan saya mencari file itu" akan dihilangkan, efek zoom dan kursor menyoroti bidang yang perlu diisi oleh petugas ops berikutnya, tombol persetujuan yang harus diklik, atau laporan yang harus diekspor, lalu draf video serta draf halaman dokumentasi proses tertulis tiba di editor bersama-sama.

Output video berformat MP4. Output dokumen berformat PDF atau Word dengan tangkapan layar dan langkah-langkah bernomor secara sebaris. Kedua format tersebut diunggah langsung ke sistem dokumentasi proses yang ada milik tim ops, baik itu Confluence, Notion, SharePoint, Trainual, Process Street, atau hanya Google Drive perusahaan. Tautan Halaman Bersama menyatukan kedua format tersebut untuk diposting di saluran Slack tim ops, disematkan ke saluran proses lintas fungsi, atau dibagikan dengan mitra dan vendor yang berpartisipasi dalam proses tersebut. Kit merek menerapkan gaya yang konsisten di seluruh pustaka dokumentasi ops, dan glosarium khusus menangani lusinan akronim internal (RevRec, penuaan AR, deal pod, kohort CSAT) yang dimiliki setiap fungsi ops. Dibandingkan dengan alat dokumentasi proses serbaguna, pendekatan ini mendampingkan panduan video dengan dokumentasi proses bisnis tertulis dalam satu tugas, yang merupakan format yang sebenarnya dikonsumsi oleh operasi proses bisnis dalam praktiknya.

Bagaimana cara kerja perangkat lunak dokumentasi proses operasi dalam tiga langkah

Tiga langkah mencakup alur produksi. Alat ini tidak menggantikan alat eksekusi alur kerja yang menjalankan proses langsung, dan tidak menggantikan alat BPM yang memodelkannya. Alat ini menghasilkan konten panduan yang menjelaskan cara benar-benar melakukan prosedur tersebut.

Langkah 1: Rekam panduan prosedur atau gunakan avatar AI

Mulai perekaman layar di browser, pada laptop perusahaan tempat staf ops menjalankan prosedur tersebut. Lakukan panduan alur kerja yang sebenarnya: penutupan, persetujuan, serah terima, perutean, apa pun yang perlu didokumentasikan. Atau lewati perekaman sepenuhnya: ketik skrip dan pilih avatar AI untuk menyampaikan konten sebagai video talking-head (berguna untuk pelatihan kebijakan ops atau ikhtisar proses yang dinarasikan oleh eksekutif di mana tidak ada yang ingin berada di depan kamera). AI bekerja pada apa pun yang direkam.

Langkah 2: Trupeer AI menghasilkan video dan dokumentasi proses tertulis

Pascaproduksi berjalan secara otomatis. Kata-kata pengisi akan dihapus. Efek zoom dan kursor menyoroti bidang, tombol, dan area layar yang penting dalam prosedur. Draf video dan draf halaman dokumentasi proses tertulis tiba di editor secara bersamaan, lengkap dengan tangkapan layar dan langkah-langkah bernomor sebaris. Glosarium khusus mendeteksi nama sistem internal, akronim khusus ops, dan nama langkah proses sebelum ditranskripsikan secara salah.

Langkah 3: Beri merek, batasi visibilitas, lalu kirim

Terapkan kit merek agar dokumentasi proses cocok dengan tampilan dan nuansa pustaka ops lainnya. Konfigurasikan visibilitas Basis Pengetahuan (khusus organisasi untuk prosedur internal, domain terpilih untuk proses yang bersentuhan dengan mitra, hanya undangan untuk prosedur yang sangat dibatasi seperti penutupan keuangan). Kemudian kirim via tautan Halaman Bersama, tempelkan PDF ke Confluence atau Notion, unggah ke Process Street atau Trainual, atau lampirkan MP4 ke halaman SharePoint.

Siapa yang menjalankan dokumentasi proses operasi pada volume sebesar ini

Orang yang menjalankan dokumentasi proses operasi biasanya adalah kepala operasi, direktur operasi bisnis, kepala staf, manajer peningkatan proses, atau generalis ops mana pun yang ditugaskan untuk "mendokumentasikan apa yang sebenarnya kita lakukan" setelah audit terakhir, perubahan jumlah karyawan, atau pascamortem. Mereka memiliki tumpukan prosedur di berbagai fungsi: prosedur keuangan yang hanya diketahui oleh pengontrol, serah terima RevOps yang hanya diingat oleh analis senior, alur ops karyawan yang telah dilakukan oleh mitra bisnis SDM berdasarkan ingatan selama tiga tahun, jalur persetujuan pengadaan yang berubah setiap kali vendor baru mendaftar. Mereka membuka Trupeer ketika mengetik SOP secara manual di Confluence secara fisik terlalu lambat untuk volume yang sebenarnya dibutuhkan bisnis.

Di sekitar mereka, fungsi ops individu mendokumentasikan prosedur mereka sendiri di ruang kerja yang sama. Ops keuangan menangani prosedur AR/AP, panduan kebijakan pengeluaran, dan penutupan bulanan serta kuartalan. RevOps menangani prosedur alur kesepakatan, aturan perutean prospek, dan serah terima antara penjualan dan kepuasan pelanggan. Ops karyawan menangani urutan orientasi, daftar periksa offboarding, dan siklus tinjauan kinerja. Ops pemasaran menangani prosedur peluncuran kampanye, aturan penilaian prospek, dan serah terima MQL/SQL. Ops kepuasan pelanggan menangani alur pembaruan, prosedur penilaian kesehatan pelanggan, dan jalur eskalasi. Analitik produksi dalam tampilan admin menunjukkan fungsi ops mana yang mengirimkan dokumentasi proses dengan kecepatan berapa, berguna untuk kepala ops dalam merencanakan kapasitas.

Jenis konten dokumentasi proses operasi yang dapat ditangani alat ini

Jenis konten dokumentasi proses operasi yang paling sering muncul: prosedur serah terima lintas fungsi (penjualan-ke-CS, pemasaran-ke-penjualan, rekrutmen-ke-ops karyawan), prosedur penutupan dan pelaporan (penutupan bulanan, persiapan tinjauan bisnis kuartalan, siklus perencanaan tahunan), prosedur persetujuan dan perutean (persetujuan vendor, persetujuan pengeluaran, tinjauan kontrak), alur orientasi dan offboarding (penyediaan akses karyawan baru, daftar periksa pemisahan karyawan, orientasi manajer baru), dan panduan kebijakan (kebijakan perjalanan dan pengeluaran, kebijakan pengadaan, kebijakan eskalasi pelanggan). Trupeer AI menangani semua ini dari alur perekaman-ke-dokumen yang sama. Formatnya menyesuaikan dengan audiens: SOP ops keuangan menginginkan langkah bernomor dengan tangkapan layar sistem, ikhtisar proses yang menghadap eksekutif menginginkan panduan video tingkat tinggi, proses yang menghadap mitra menginginkan keduanya dengan visibilitas selektif.

Bagi tim ops yang menjalankan program dokumentasi di banyak fungsi secara bersamaan, nilai platform ini akan berlipat ganda. Seorang manajer ops tunggal yang bekerja dengan Trupeer dapat menghasilkan output per prosedur yang sebelumnya memerlukan analis bisnis khusus atau tanggung jawab dokumentasi bergilir di seluruh tim ops. Di seluruh fungsi ops biasa dengan 10 hingga 30 prosedur aktif yang mencakup keuangan, RevOps, ops karyawan, dan ops kepuasan pelanggan, waktu produksi per SOP turun dari satu hingga dua hari menjadi satu hingga dua jam. Di sinilah manajemen proses operasi mulai terasa berbeda: alih-alih memproduksi satu SOP operasi dalam satu waktu, tim mengirimkan SOP operasi dan panduan prosedur operasi standar di seluruh fungsi ops secara paralel, dengan dokumentasi alur kerja operasi yang menunjukkan bagaimana prosedur tersebut sebenarnya dijalankan, bukan hanya apa yang seharusnya dilakukan. Memadukan perangkat lunak dokumentasi proses operasi ini dengan pembuat SOP Trupeer AI dan pembuat panduan proses mencakup SOP mandiri dan perpustakaan panduan proses yang lebih luas.

Di mana posisi Trupeer di samping alat eksekusi alur kerja dan platform BPM

Trupeer AI bukan platform eksekusi alur kerja. Process Street, Pipefy, Tallyfy, Kissflow, dan Pneumatic mengeksekusi proses sebagai alur kerja langsung dengan penugasan tugas, pelacakan status, tenggat waktu, dan logika kondisional. Trupeer AI mendokumentasikan prosedur yang dieksekusi oleh alat alur kerja tersebut tetapi tidak mengeksekusi alur kerja itu sendiri. Keduanya sering bekerja sama: tim ops menggunakan Process Street atau Tallyfy untuk menjalankan proses yang sebenarnya dan menggunakan Trupeer untuk menghasilkan video panduan dan SOP tertulis yang menjelaskan cara kerja proses tersebut, termasuk bagian yang terjadi di luar alat alur kerja.

Trupeer AI juga bukan platform manajemen proses bisnis (BPM) atau alat pemodelan proses. Camunda, IBM BPM, Appian, Pega, Bizagi, dan Lucidchart menangani diagram BPMN dan orkestrasi proses. Trupeer AI menangani panduan terekam manusia yang menjelaskan cara benar-benar melakukan proses, yang merupakan lapisan yang sebagian besar penerapan BPM biarkan kekurangan staf. Tim ops menggunakan alat BPMN untuk pemodelan proses formal dan menggunakan Trupeer untuk menghasilkan konten panduan yang membantu orang-orang benar-benar mengikuti proses yang dimodelkan. Kombinasi tersebut berfungsi dalam praktiknya: BPMN menyediakan model visual dan orkestrasi, Trupeer menyediakan konten penjelas yang membawa staf ops dari "Saya melihat modelnya" menjadi "Saya benar-benar dapat melakukan langkah ini."

Penerjemahan, pembaruan, dan fungsi ops multi-kantor

Dokumentasi proses ops cepat kedaluwarsa karena prosedur dasarnya berubah setiap kuartal seiring dengan peningkatan sistem, pergantian vendor, dan pembaruan kebijakan. Peluncuran ERP baru merusak runbook penutupan, negosiasi ulang kontrak vendor mengubah perutean persetujuan, reorganisasi mengubah penanggung jawab langkah tertentu. Sebagian besar tim ops menangani hal ini dengan mendiamkan dokumen tersebut menyimpang dan menjawab pertanyaan yang sama di Slack setiap kali seseorang mendapati SOP yang kedaluwarsa. Trupeer AI menangani pembaruan dengan merekam ulang langkah yang berubah saja. AI hanya memproses ulang segmen tersebut, baik video maupun dokumentasi proses tertulis langsung diperbarui, dan staf ops berikutnya yang melihat prosedur tersebut akan melihat versi terbaru.

Untuk fungsi ops yang tersebar di kantor regional, penerjemahan menjembatani celah bahasa yang biasanya membatasi seberapa luas SOP sebenarnya digunakan. Prosedur yang sama menjangkau tim ops keuangan di Madrid dalam bahasa Spanyol, tim RevOps di São Paulo dalam bahasa Portugis, tim ops karyawan di Tokyo dalam bahasa Jepang, dan tim pengadaan di Berlin dalam bahasa Jerman, dari satu rekaman sumber, dalam siklus rilis yang sama. Penerjemahan berlaku untuk sulih suara video dan dokumentasi proses tertulis, dengan kit merek, glosarium, dan teks di layar yang turut terbawa. Untuk pekerjaan dokumentasi internal yang lebih luas yang melampaui prosedur ops secara khusus, platform dokumentasi internal mencakup dokumentasi lintas tim di seluruh SDM, TI, teknik, dan ops dalam satu ruang kerja.