Perangkat Lunak Dokumentasi Perusahaan

Trupeer AI adalah perangkat lunak dokumentasi perusahaan yang menghasilkan panduan video dan artikel dokumentasi tertulis dari rekaman layar yang sama, dalam satu proses kerja. Seorang penulis teknis, spesialis L&D, atau pakar materi subjek merekam alur kerja sekali, dan Trupeer AI secara bersamaan menghasilkan video MP4 serta dokumen PDF atau Word. Sebagian besar perangkat lunak dokumentasi dalam kategori ini hanya menghasilkan salah satu format: alat perekam layar seperti Scribe dan Tango menghasilkan panduan tertulis dari klik yang direkam, sedangkan alat video seperti Loom dan Vidyard menghasilkan video rekaman layar. Trupeer AI menghasilkan kedua format tersebut dari satu rekaman yang sama, yang sebenarnya merupakan hal yang paling dibutuhkan oleh program dokumentasi perusahaan tetapi jarang dimiliki.

• Perangkat lunak dokumentasi perusahaan yang menghasilkan video SEKALIGUS dokumentasi tertulis dari satu rekaman.

• Brand kit memastikan konsistensi visual di ribuan dokumen internal.

• Terjemahkan dokumentasi ke dalam lebih dari 65 bahasa dari rekaman sumber yang sama.

• Output dikirim sebagai MP4, PDF, atau Word, siap untuk platform dokumentasi apa pun yang sudah digunakan perusahaan.

• Perbarui dengan merekam ulang langkah yang berubah. Pustaka akan menyebarkan pembaruan secara otomatis.

Apa yang dihasilkan Trupeer AI sebagai perangkat lunak dokumentasi perusahaan

Seorang penulis teknis, spesialis L&D, penanggung jawab aktivasi IT, atau pakar materi operasional membuka pembuat dokumentasi dan merekam alur kerja di peramban. Trupeer AI menangani pascaproduksi. Kata-kata pengisi dihilangkan. Penghalusan gerakan kursor membuat rekaman terlihat seperti demo yang rapi, bukan sesi debug. Efek zoom dan kursor menyorot bagian layar yang perlu ditindaklanjuti oleh pembaca. Draf video MP4 dan draf artikel dokumentasi tertulis tiba di editor bersama-sama, lengkap dengan tangkapan layar dan langkah-langkah bernomor di dalam versi tertulis.

Kedua output tersebut berasal dari sumber yang sama, sehingga video dan dokumentasi tertulis tetap tersinkronisasi sebagai fakta yang akurat. Jika rekaman menampilkan empat langkah alur kerja persetujuan, baik video maupun artikel tertulis akan menjelaskan empat langkah yang sama dalam urutan yang sama, dengan terminologi konsisten yang diambil dari glosarium khusus. Brand kit menerapkan logo perusahaan, warna, font, serta slide pembuka dan penutup. Pengisi suara dihasilkan dari trek lisan atau dari teks yang diketik, dengan puluhan opsi suara dan kloning suara khusus yang tersedia untuk organisasi yang menginginkan satu narator konsisten di seluruh pustaka dokumentasi.

Cara kerja perangkat lunak dokumentasi perusahaan dalam tiga langkah

Tiga langkah mencakup alur produksi: satu rekaman masuk, satu proses penyuntingan di editor, satu tindakan pengiriman. Tidak perlu penulis kedua, tidak perlu editor video terpisah, dan tidak perlu alat ketiga untuk merangkai artikel.

Langkah 1: Rekam alur kerja atau unggah video yang sudah ada

Mulai perekaman layar di peramban, atau unggah file video yang sudah ada yang dimiliki tim (rekaman Zoom dari panduan proses, rekaman demo MS Teams, tangkapan layar mentah dari upaya sebelumnya). Trupeer AI bekerja pada rekaman apa pun yang ada. Artikel dokumentasi perusahaan yang umum biasanya berasal dari rekaman berdurasi 5 hingga 12 menit, yang jauh lebih cepat daripada menulis artikel dokumentasi dari awal.

Langkah 2: Trupeer AI menghasilkan video dan dokumentasi tertulis

Kata-kata pengisi, jeda, dan momen "biar saya cari file itu dulu" akan dihapus. Efek zoom dan kursor menyorot area layar yang perlu menjadi fokus pembaca. Draf video dan draf artikel dokumentasi tertulis muncul di editor bersama-sama. Glosarium khusus mendeteksi nama produk internal, nama sistem, dan akronim sebelum AI mentranskripsikannya dengan salah.

Langkah 3: Terapkan merek, terjemahkan, kirim

Terapkan brand kit agar dokumentasi sesuai dengan standar visual perusahaan yang sudah ada. Terjemahkan ke dalam bahasa yang digunakan oleh tenaga kerja Anda (Spanyol, Portugis, Hindi, Mandarin, Prancis, Jerman, Jepang, atau salah satu dari 65+ bahasa lainnya). Kirim MP4 ke portal video internal, dokumen PDF atau Word ke basis pengetahuan, atau bagikan keduanya melalui tautan Halaman Bersama yang dapat dibagikan tim ke Slack, wiki perusahaan, atau pusat bantuan.

Siapa yang sebenarnya menggunakan perangkat lunak dokumentasi perusahaan ini

Orang yang membuka alat ini di dalam organisasi besar biasanya adalah penulis teknis, pemimpin tim dokumentasi, spesialis L&D, manajer komunikasi internal, spesialis aktivasi IT, atau pakar materi pelajaran dengan tanggung jawab dokumentasi. Mereka membukanya saat dokumentasi produk harus dibuat untuk peluncuran sistem baru, saat materi pelatihan perlu dikirim untuk siklus kepatuhan berikutnya, saat perubahan proses harus diterapkan di kantor-kantor regional, atau saat tim dokumentasi perlu menyelesaikan tumpukan artikel yang telah menumpuk selama dua kuartal.

Berbagai fungsi menggunakannya untuk kategori konten yang berbeda. Tim penulisan teknis memproduksi dokumentasi produk, dokumentasi perangkat lunak, dokumentasi sistem, dan panduan integrasi (dipadukan dengan dokumen referensi API aktual milik tim, karena Trupeer AI tidak secara otomatis membuat referensi API dari kode). Tim L&D memproduksi dokumentasi pelatihan dan modul yang cocok. Tim aktivasi IT menghasilkan dokumentasi peluncuran sistem dan panduan admin. Komunikasi internal memproduksi penjelasan kebijakan dan dokumentasi manajemen perubahan. HR memproduksi dokumentasi orientasi karyawan (onboarding) dan panduan kebijakan. Operasional menghasilkan dokumentasi prosedur operasi standar (SOP) dan panduan proses. Alat dokumentasi yang sama melayani setiap fungsi, yang menjaga sistem produksi konten pusat tetap sederhana.

Kategori dokumentasi yang ditangani oleh perangkat lunak dokumentasi perusahaan ini

Dokumentasi perusahaan biasanya terbagi ke dalam beberapa kategori, yang semuanya bekerja dengan alur rekaman-ke-dokumen yang sama. Dokumentasi produk untuk tim internal yang menggunakan alat internal perusahaan. Output perangkat lunak dokumentasi teknis untuk insinyur sistem, pengembang, dan staf IT. Output perangkat lunak dokumentasi proses untuk prosedur operasi standar di seluruh operasional, keuangan, dan HR. Dokumentasi pelatihan untuk modul L&D yang dipadukan dengan video pelatihan karyawan. Dokumentasi kepatuhan untuk industri yang diatur ketat yang harus membuktikan bahwa mereka telah melatih karyawan tentang kebijakan tertentu. Dokumentasi manajemen perubahan untuk migrasi sistem, pergeseran organisasi, dan pembaruan proses. Output perangkat lunak dokumentasi IT untuk panduan admin, panduan platform internal, dan peluncuran perkakas kerja.

Untuk pekerjaan dokumentasi teknis perusahaan yang lebih luas, Trupeer AI menangani lapisan produksi. Infrastruktur dokumentasi tim yang sudah ada (platform basis pengetahuan, LMS, wiki internal, portal pengembang) tetap berada di tempatnya. Trupeer AI mengisinya dengan konten multimedia yang dapat diproduksi tim 10 kali lebih cepat daripada alur kerja manual menulis-ditambah-tangkapan-layar. Penulis teknis yang sebelumnya hanya dapat mengirimkan dua artikel per minggu sering kali dapat mengirimkan delapan atau sepuluh artikel dengan pendekatan ini, karena bagian yang memakan waktu (mengambil tangkapan layar, menulis prosa, merekam video yang cocok) diringkas menjadi satu langkah perekaman dan peninjauan saja.

Posisi Trupeer di samping Scribe, Tango, Loom, dan perangkat lunak dokumentasi lainnya

Perangkat lunak dokumentasi dalam kategori ini biasanya hanya menghasilkan satu format. Scribe dan Tango menghasilkan panduan tertulis dari klik yang direkam, dengan tangkapan layar yang dibuat otomatis dan langkah-langkah bernomor. Loom dan Vidyard menghasilkan video rekaman layar, lengkap dengan alat penyuntingan tetapi tanpa dokumen tertulis yang cocok. Guidde berada di antara keduanya, menghasilkan video ditambah panduan interaktif yang dapat diklik. MadCap Flare, Paligo, Heretto, dan Adobe FrameMaker menangani alur kerja penulisan teknis tradisional untuk dokumentasi terstruktur, sebagian besar digunakan oleh tim dokumentasi yang lebih besar yang memproduksi panduan produk yang kompleks.

Trupeer AI adalah perangkat lunak dokumentasi AI yang menghasilkan video sekaligus dokumentasi tertulis dari rekaman yang sama, yang merupakan kombinasi format yang paling dibutuhkan oleh sebagian besar program dokumentasi perusahaan. Video tersebut ditempatkan di LMS atau portal video, dokumentasi tertulisnya masuk ke basis pengetahuan atau wiki, dan keduanya tetap tersinkronisasi karena berasal dari sumber yang sama. Untuk tim yang sudah menggunakan Scribe atau Tango untuk panduan tertulis, Trupeer AI menambahkan output video yang cocok. Untuk tim yang sudah menggunakan Loom atau Vidyard untuk video, Trupeer AI menambahkan dokumentasi tertulis yang cocok. Tim yang perlu mempertahankan alat dokumentasi penulisan terstruktur tradisional seperti MadCap atau Paligo untuk panduan produk biasanya menggunakan Trupeer AI untuk dokumentasi proses harian dan pelatihan yang menjadi bagian terbesar dari pustaka dokumentasi perusahaan.

Konsistensi merek, terjemahan, dan pembaruan untuk program dokumentasi perusahaan

Program dokumentasi perusahaan menghadapi tiga tantangan produksi yang kurang baik ditangani oleh perangkat lunak dokumentasi tradisional. Konsistensi merek di ribuan dokumen internal (setiap video dan dokumen harus terlihat seperti berasal dari perusahaan yang sama). Cakupan bahasa untuk karyawan di beberapa negara (bahasa Spanyol untuk kantor Meksiko, Hindi untuk Bangalore, Portugis untuk São Paulo, Jerman untuk Berlin). Penyebaran pembaruan saat proses berubah (perubahan UI kecil pada sistem yang mendasarinya merusak dokumentasi yang membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk ditulis). Trupeer AI mengatasi ketiganya pada lapisan produksi. Brand kit memastikan konsistensi visual. Terjemahan mencakup lebih dari 65 bahasa yang diterapkan pada video sekaligus dokumentasi tertulis dalam satu proses kerja. Pembaruan bekerja dengan merekam ulang langkah yang berubah saja, sehingga perubahan kecil dapat diterapkan tanpa harus membangun kembali seluruh artikel.

Untuk organisasi dengan persyaratan tinjauan keamanan dan pengadaan, Pusat Kepercayaan Trupeer AI (Trust Center) mendokumentasikan postur keamanan platform, praktik penanganan data, dan status sertifikasi saat ini. Kloning suara khusus di tingkat perusahaan berarti satu suara narator perusahaan dapat digunakan di seluruh pustaka dokumentasi, terlepas dari departemen mana yang memproduksi konten tersebut. Memadukan perangkat lunak dokumentasi perusahaan ini dengan pembuat SOP Trupeer AI mencakup produksi dokumentasi harian serta lapisan prosedur operasi standar di bawahnya.