Platform Dokumentasi Gratis dengan Dukungan Multimedia

Trupeer AI adalah platform dokumentasi dengan dukungan multimedia yang menghasilkan tiga format dari satu rekaman layar: dokumen tertulis dengan tangkapan layar dan GIF yang disematkan, video MP4 paralel dengan voiceover, serta Shared Page yang menampung keduanya sekaligus untuk dibaca. Platform berbasis teks saja (Confluence, Notion, GitBook, BookStack) meminta tim menambahkan multimedia setelahnya, saat seseorang punya waktu, yang biasanya berarti tidak pernah. Alat berbasis video saja (Loom, Vidyard, ScreenPal) menghasilkan rekamannya, tetapi versi tertulis dibiarkan sebagai pekerjaan penulisan terpisah. Menghasilkan kedua format tersebut secara historis berarti dua kali pekerjaan, itulah sebabnya sebagian besar tim merilis satu format dan meninggalkan format lainnya.

• Satu rekaman layar menghasilkan dokumen tertulis, video MP4 paralel, dan Shared Page dalam satu pekerjaan.

• Dokumen berisi teks, tangkapan layar yang disematkan, dan GIF. Videonya adalah file MP4 terpisah dengan voiceover.

• Shared Page menampilkan pemutar video dan dokumen bersama di satu URL ber- branding.

• Terjemahan ke 65+ bahasa berlaku untuk voiceover video dan dokumen tertulis.

• Pembaruan dilakukan dengan merekam ulang langkah yang berubah. Video, dokumen, dan Shared Page semuanya tetap sinkron.

Apa yang dimaksud multimedia dalam dokumentasi Trupeer AI

Kata multimedia terasa terlalu luas dalam pemasaran dokumentasi. Kebanyakan platform dokumentasi dengan dukungan multimedia berarti teks dengan beberapa gambar statis, mungkin embed YouTube jika tim sempat melakukannya. Trupeer AI mendefinisikan multimedia sebagai tiga format yang dikirim bersama dari satu rekaman layar. Satu di antaranya adalah dokumen tertulis, diekspor sebagai PDF atau DOCX, berisi teks, heading, langkah bernomor, tangkapan layar yang disematkan dari rekaman, serta GIF yang disematkan untuk bagian alur kerja di mana gerakan lebih penting daripada sekadar frame diam. Yang kedua adalah file video MP4 paralel, dengan voiceover AI, pembersihan kata pengisi, efek zoom pada bagian layar yang perlu perhatian, serta brand kit yang diterapkan. Yang ketiga adalah Shared Page: satu URL ber- branding tempat pemutar video dan dokumen tertulis berada bersama, dengan logo brand di bagian atas dan CTA perusahaan di bagian bawah.

Menganggap multimedia sebagai tumpukan tiga format, bukan sebagai teks dengan tambahan, penting karena setiap pembaca menginginkan format yang berbeda. Manajer customer success yang menyiapkan panggilan menginginkan dokumen tertulis dengan langkah bernomor. Karyawan baru yang memindai help center menginginkan videonya. Pelanggan yang sedang terburu-buru menginginkan GIF disematkan di artikel. Mengirim ketiga format tersebut dari satu rekaman memungkinkan tim dokumentasi melayani semuanya tanpa memproduksi tiga artefak terpisah. Brand kit yang sama, glosarium yang sama untuk nama produk, dan set terjemahan yang sama berlaku untuk setiap output.

Cara kerja platform dokumentasi multimedia dalam tiga langkah

Satu rekaman, tiga format, satu tautan Shared Page. Tidak ada editor video terpisah, tidak ada penulis terpisah, tidak ada copy-paste antar alat.

Langkah 1: Rekam sekali

Klik tombol rekam di browser atau unggah file video yang sudah ada (rekaman Zoom juga bisa). Jalankan alur kerja, pengaturan integrasi, langkah-langkah troubleshooting, atau apa pun yang perlu didokumentasikan. Rekaman menjadi sumber untuk setiap format yang dihasilkan setelahnya.

Langkah 2: Trupeer AI membuat dokumen, video, dan aset visual

AI memproses rekaman. Kata pengisi dihapus. Efek zoom dan kursor menyorot bagian layar yang perlu difokuskan pembaca. Tangkapan layar diekstrak pada momen yang tepat untuk dokumen. GIF dibuat untuk interaksi multi-langkah ketika gambar diam kehilangan maknanya. Dokumen tertulis dan video MP4 muncul di editor secara bersamaan.

Langkah 3: Brand, terjemahkan, dan publikasikan ke Shared Page

Terapkan brand kit agar logo, warna, slide intro dan outro sesuai dengan sisa library dokumentasi. Terjemahkan ke Bahasa Spanyol, Jerman, Jepang, Hindi, atau salah satu dari 65+ bahasa, dengan voiceover video dan dokumen tertulis sama-sama diterjemahkan dalam pekerjaan yang sama. Publikasikan ke Shared Page, yaitu URL ber- branding tempat pemutar video dan dokumen berada bersama untuk dibaca oleh pengguna.

Siapa yang membuka platform dokumentasi dengan dukungan multimedia

Penulis teknis dan manajer dokumentasi di perusahaan SaaS membuka alat ini terlebih dahulu. Secara konsisten, permintaan dari timnya sama: kami punya situs dokumentasi yang butuh lebih banyak multimedia, pelanggan meminta video di help center, trainer menginginkan video walkthrough untuk dipasangkan dengan SOP, tetapi tidak ada editor video yang tersedia di staf. Trupeer AI menghilangkan kebutuhan akan editor video dengan menangani pascaproduksi secara otomatis.

Tim edukasi pelanggan menggunakannya untuk menghasilkan kombinasi video-plus-artikel yang paling modern help center harapkan. Tim pemasaran produk menggunakannya untuk halaman pengumuman fitur di mana video dan penjelasan tertulis perlu dirilis bersama. Tim customer success menggunakannya untuk konten onboarding di mana pelanggan mungkin ingin membaca atau mungkin ingin menonton, tergantung preferensi mereka. Manajer engineering menggunakannya untuk dokumentasi internal prosedur operasional, di mana videonya menunjukkan alat yang sebenarnya dan dokumen menangkap langkah-langkah untuk referensi di masa mendatang. Pemilik knowledge base menggunakannya untuk help article dalam jangka panjang, di mana setiap artikel membutuhkan kedua format, tetapi tidak ada yang punya waktu untuk memproduksi dua artefak per tiket.

Jenis konten yang ditangani platform dokumentasi multimedia

Artikel help center, product walkthrough, video pelatihan, SOP, alur onboarding, panduan pengaturan integrasi, walkthrough troubleshooting, catatan rilis untuk fitur baru, dokumentasi proses internal, FAQ yang ditujukan untuk pelanggan, serta dokumentasi developer untuk pengguna teknis semuanya berjalan melalui alur yang sama dari rekaman ke dokumen. Format menyesuaikan agar sesuai dengan kanal. Help center menginginkan artikel tertulis panjang dengan tangkapan layar dan video opsional di bagian atas. Kanal dukungan YouTube menginginkan MP4. Bot help Slack menginginkan tautan Shared Page yang membuka tampilan multimedia lengkap. Handout onboarding cetak menginginkan PDF.

Untuk platform dokumentasi dengan dukungan video secara lebih luas, Trupeer AI adalah alat produksi konten, bukan alat hosting. Confluence, Notion, GitBook, BookStack, dan alat serupa menangani lapisan hosting dengan cukup baik; yang tidak mereka lakukan adalah memproduksi konten multimedia yang mengisi halaman mereka. Kebanyakan alat dokumentasi dengan dukungan multimedia mengasumsikan tim akan memproduksi video dan tangkapan layar di tempat lain lalu menyematkannya. Trupeer AI membalik asumsi ini: alat dokumentasi multimedia menghasilkan video, tangkapan layar, GIF, dan dokumen tertulis, lalu mengirimkannya ke platform hosting apa pun yang sudah digunakan tim. Tim yang ingin platform dokumentasi dengan video built-in (bukan ditambahkan setelahnya) menggunakan Shared Page itu sendiri sebagai tujuan yang dilihat pelanggan; untuk yang lain, output PDF/DOCX dan MP4 masuk ke situs dokumentasi yang sudah ada. Pendekatan yang sama menangani dokumentasi video, dokumentasi dengan video walkthrough yang disematkan di samping langkah tertulis, serta dokumentasi dengan format multimedia di setiap halaman.

Di mana Trupeer AI cocok di samping Confluence, Notion, Loom, dan alat lainnya

Platform dokumentasi terbagi menjadi dua kubu. Kubunya yang mengutamakan teks (Confluence, Notion, GitBook, BookStack, ReadMe, Document360) menangani penulisan terstruktur dengan baik, tetapi memperlakukan multimedia sebagai tambahan. Kubunya yang mengutamakan video (Loom, Vidyard, ScreenPal, Tella) menangani perekaman dengan baik, tetapi memperlakukan dokumentasi tertulis sebagai masalah orang lain. Trupeer AI menghasilkan kedua format dari satu rekaman, yaitu yang benar-benar dibutuhkan tim saat mereka mengatakan ingin platform dokumentasi dengan dukungan multimedia.

Integrasi dengan platform yang sudah ada cukup mudah. Tim yang meng-host di Confluence atau Notion mengunduh dokumen dan video dari Trupeer AI lalu mengunggahnya ke ruang yang sudah ada. Siapa pun yang menggunakan tautan GitBook atau ReadMe akan mengarah ke Shared Page dari dalam artikel. Tim yang belum memiliki alat hosting dokumentasi menggunakan Shared Page itu sendiri sebagai tujuan yang dilihat pelanggan. Fleksibilitas format penting karena tim dokumentasi jarang bisa memilih platform hosting dari nol; mereka mewarisi satu platform dan membutuhkan cara untuk memproduksi konten multimedia yang bisa masuk ke platform tersebut.

Perbarui dan terjemahkan dokumentasi multimedia saat produk berubah

Dokumentasi multimedia menjadi usang lebih cepat daripada dokumentasi berbasis teks karena setiap elemen visual terhubung ke versi spesifik dari antarmuka UI produk. Redesign memutus video, tangkapan layar, dan GIF sekaligus. Kebanyakan tim menangani ini dengan membiarkan multimedia melenceng secara diam-diam dan meminta maaf kepada pelanggan yang menyadarinya. Trupeer AI menangani pembaruan dengan merekam ulang langkah yang berubah. AI memproses ulang hanya segmen tersebut. Baik video maupun dokumen tertulis diperbarui di tempatnya, dan Shared Page otomatis menampilkan versi terbaru untuk siapa pun yang memiliki tautannya.

Untuk basis pelanggan global, terjemahan menutup kesenjangan bahasa untuk semua format multimedia sekaligus. Voiceover video diterjemahkan, dokumen tertulis diterjemahkan, teks di layar ditangani, dan brand kit serta glosarium ikut terbawa. Artikel help yang ada dalam Bahasa Inggris pada hari Jumat bisa tersedia dalam Bahasa Spanyol, Portugis, Jerman, Jepang, Hindi, dan Mandarin pada Senin berikutnya, dengan kombinasi video dan dokumen tertulis yang sama di setiap bahasa. Memasangkan platform dokumentasi multimedia dengan Trupeer AI SOP builder mencakup dokumentasi multimedia yang dilihat pelanggan serta prosedur internal yang menjadi fondasinya.