Manual yang hebat adalah salah satu aset berdaya ungkit tertinggi yang dapat dihasilkan perusahaan—manual tersebut memperluas pengetahuan agar dapat digunakan oleh siapa pun yang membutuhkannya. Dengan Trupeer, Anda bisa menghemat berjam-jam dalam menulis manual dengan memulai dari template manual gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek, serta menggunakan pembuat manual berbasis AI kami untuk mengubah setiap manual menjadi panduan video.

Apa itu template manual, dan template yang mana yang Anda butuhkan?

Manual adalah dokumen yang dirujuk seseorang untuk melakukan sesuatu dengan benar: mengoperasikan mesin, menggunakan perangkat lunak, mengikuti proses, atau mempelajari suatu pekerjaan. Template manual adalah struktur yang dapat digunakan ulang di baliknya, mencakup bagian-bagian, materi pendahuluan, dan konvensi yang membuat satu manual terlihat seperti manual berikutnya.

Pertanyaan yang lebih sulit adalah manual yang sedang Anda tulis, karena kata “manual” mencakup setidaknya delapan dokumen berbeda dengan pembaca yang berbeda, masa pakai yang berbeda, dan bobot hukum yang berbeda. Manual pengguna untuk aplikasi web dan manual pengoperasian untuk peralatan industri hampir tidak memiliki kesamaan selain namanya.

Mendapatkannya salah itu mahal dengan cara yang spesifik. Itu tidak menghasilkan dokumen yang buruk. Itu menghasilkan satu dokumen yang mencoba menjadi empat, yaitu mode kegagalan yang dijelaskan di bawah.

Manual dengan dua penandatangan bukanlah satu manual

Ini tesnya, dan memakan waktu sekitar satu menit.

Daftarkan semua orang yang harus menyetujui perubahan pada manual Anda. Bukan meninjaunya. Menyetujui, dalam arti dokumen tidak dapat diterbitkan ulang tanpa persetujuan mereka.

Jika daftar itu hanya berisi satu nama, Anda memiliki satu manual. Jika berisi empat, Anda memiliki empat manual yang seseorang gabungkan, dan penggabungan itulah alasan tidak ada yang akan tetap diperbarui.

Mekanismenya sederhana dan sepenuhnya mengalahkan niat baik. Konten yang dimiliki oleh orang berbeda berubah dengan laju yang berbeda. Pernyataan keselamatan jarang berubah dan perlu kepatuhan. Instruksi pengoperasian berubah setiap rilis dan perlu produk. Pemecahan masalah berubah mingguan dan perlu tim layanan. Gabungkan semuanya menjadi satu dokumen, dan perubahan termurah yang mungkin akan mewarisi jalur persetujuan paling lambat, sehingga perbaikan sembilan halaman harus menunggu peninjauan dua ratus halaman.

Semua pihak yang terlibat berperilaku wajar di setiap langkah, namun manual tetap menjadi usang. Itulah yang membuat kegagalan ini begitu umum: tidak ada yang melakukan kesalahan.

Jadi, keputusan pertama dalam proyek manual apa pun bukanlah template. Melainkan berapa banyak manual yang ada, dan jawabannya adalah jumlah penandatangan.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka sebuah Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detailnya dengan jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga memastikan template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template manual Trupeer, Anda bisa:

• Menghemat waktu menulis: Lewati halaman kosong dengan struktur yang terbukti untuk setiap jenis manual.

• Mencakup setiap skenario penggunaan: Template untuk manual pengguna, pelatihan, operasional, instruksi, dan kebijakan.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Kurangi beban dukungan: Manual yang jelas membantu pengguna melakukan layanan mandiri—mengurangi tiket dan pengerjaan ulang.

• Tambahkan tutorial video: Sematkan video untuk langkah yang sulit dijelaskan lewat teks.

• Jangkau pengguna global: Terjemahkan manual ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Jenis manual, siapa yang menandatangani masing-masing, dan seberapa sering berubah

Baca kolom persetujuan ke bawah. Hampir setiap organisasi yang merasa memiliki masalah manual sebenarnya memiliki tiga atau empat dokumen yang menyatu menjadi satu.

Dua baris yang paling sering salah digabung adalah manual pelatihan dan manual pengguna. Keduanya memiliki pembaca yang melakukan hal berbeda: satu mempelajari di luar tugas, sementara yang lain terjebak di tengah-tengahnya. Dokumen yang melayani keduanya terlalu panjang untuk dirujuk dan terlalu dangkal untuk dipelajari.

Template manual gratis: struktur yang dimiliki setiap manual

Apa pun jenis yang Anda tulis, materi pendahuluannya sama dan bagian inilah yang paling sering dilewati oleh draf. Salin dari sini.

Judul dan cakupannya. Produk, versi, atau proses yang diterapkan, dinyatakan dengan cukup presisi sehingga pembaca yang memiliki versi sedikit berbeda tahu untuk berhenti.

Ditujukan untuk siapa. Peran dan pengetahuan awal yang diasumsikan. “Untuk operator terlatih” dan “untuk pengguna pertama kali” menghasilkan dokumen yang sangat berbeda, dan pembaca harus bisa mengetahui dalam lima detik dokumen yang sedang mereka pegang.

Pemilik dan pemberi persetujuan. Satu nama untuk masing-masing. Jika itu orang yang berbeda, catat, karena perbedaan itulah yang menentukan seberapa cepat hal ini bisa diubah.

Versi dan tanggal. Nomor versi, tanggal penerbitan, dan apa yang berubah sejak versi sebelumnya, dalam satu baris.

Keselamatan dan batasan. Hanya jika pekerjaan memiliki risiko, dan ditempatkan sebelum instruksi, bukan di lampiran.

Cara menggunakan manual ini. Dua atau tiga baris: apakah dibaca dari awal sampai akhir atau hanya dirujuk, di mana indeksnya, dan apa yang harus dilakukan jika manual tidak mencakup kasus Anda.

Isi. Bagian yang spesifik untuk jenisnya, disusun sesuai baris yang Anda pilih di atas.

Apa yang harus dilakukan jika ini tidak membantu. Rute yang disebutkan namanya, bukan alamat dukungan umum.

Salin ke sini. Baris versi dan dua nama adalah bidang yang membedakan manual dari dokumen, dan keduanya adalah hal pertama yang dipotong saat seseorang sedang terburu-buru.

Cara memisahkan manual yang sudah ditulis

Kebanyakan orang sampai ke halaman ini sambil memegang dokumen yang sudah ada, bukan halaman kosong, jadi ini lebih penting daripada template.

Cetak, atau buka halaman daftar isi. Untuk setiap bagian, tuliskan satu nama: siapa yang harus menyetujui perubahan pada bagian ini. Bukan siapa yang menulisnya.

Kelompokkan bagian berdasarkan nama tersebut. Kelompok-kelompok itu adalah manual Anda. Dalam praktiknya, biasanya Anda akan menemukan tiga atau empat kelompok dan satu bagian yang tidak dimiliki siapa pun, dan bagian yang tidak dimiliki itu biasanya sudah tidak terbaru.

Pisahkan dengan urutan yang paling menyakitkan, yang hampir selalu adalah konten yang paling sering berubah saat berada di balik penandatangan yang paling lambat. Di situlah letak nilainya, dan biasanya konten operasional atau pemecahan masalah yang terjebak di balik kepatuhan.

Jangan menulis ulang saat memisahkan. Pindahkan teks tanpa perubahan, terbitkan ulang, lalu perbaiki kontennya setelahnya. Memisahkan dan menulis ulang pada saat yang sama adalah cara proyek-proyek ini macet di 40% dan akhirnya ditinggalkan.

Tinggalkan rujukan silang di setiap dokumen yang mengarah ke dokumen lainnya, karena pembaca Anda masih menganggapnya sebagai satu manual dan akan selalu begitu.

Manual yang butuh sebelas minggu untuk mengubah sembilan halaman

Kilnmore Systems membuat peralatan laundry komersial untuk hotel dan rumah sakit. Setiap mesin yang dikirim disertai Operating and Maintenance Manual yang mencapai seratus empat puluh delapan halaman.

Di dalamnya terdapat instruksi instalasi yang disetujui oleh engineering, peringatan keselamatan dan pernyataan kepatuhan yang disetujui oleh kepatuhan, instruksi pengoperasian yang ditulis oleh produk, jadwal pembersihan juga dari produk, pemecahan masalah dari tim layanan, daftar suku cadang dari supply chain, serta ketentuan garansi dari hukum. Ada tujuh kontributor, empat pemberi persetujuan, dan satu PDF.

Pada tahun 2024, rilis firmware mengubah menu pengoperasian. Sekitar sembilan halaman manual menjadi salah.

Memperbarui sembilan halaman itu berarti menerbitkan ulang dokumen, dan menerbitkan ulang dokumen memicu tinjauan kepatuhan penuh, karena pernyataan kepatuhan terikat dalam file yang sama. Tinjauan itu memakan waktu sebelas minggu.

Selama sebelas minggu tersebut, sekitar tiga ratus empat puluh mesin dikirim dengan manual yang bagian pengoperasiannya tidak sesuai dengan mesinnya. Panggilan layanan terkait menu turun dari kira-kira empat per bulan menjadi sekitar tiga puluh, dan bertahan di sana selama dua kuartal. Itu kira-kira seratus enam puluh panggilan yang bisa dihindari dengan biaya sekitar delapan puluh lima pound masing-masing, jadi sedikit di bawah empat belas ribu pound, sebelum menghitung dampaknya terhadap peluncuran.

Tidak ada yang ditulis dengan buruk di dalam manual. Dokumennya akurat, lengkap, dan dibuat dengan baik. Hanya saja dokumen itu tidak bisa diubah dengan murah, dan dokumen yang tidak bisa diubah dengan murah akan menjadi salah selama sebagian besar masa pakainya.

Perbaikannya bersifat struktural. Empat dokumen dipisahkan berdasarkan pemberi persetujuan: instalasi dan keselamatan di bawah kepatuhan, panduan pengoperasian di bawah produk, layanan dan pemecahan masalah di bawah tim layanan, serta suku cadang dan garansi di bawah supply chain dan hukum. Rujukan silang di antara semuanya dan satu lembar sampul yang mencantumkan keempatnya.

Pada rilis firmware berikutnya, panduan pengoperasian diperbarui dan diterbitkan ulang dalam empat hari. Dokumen kepatuhan tidak disentuh, karena tidak ada yang berubah di dalamnya.

Cara menulis manual yang benar-benar akan dibuka orang

Tulis halaman daftar isi terlebih dahulu dan tunjukkan kepada seseorang yang akan menggunakan manual tersebut. Setengah dari kesalahan struktural muncul dalam percakapan itu, sebelum ada penulisan yang terbuang.

Tulis bagian yang paling mungkin dibutuhkan pembaca terlebih dahulu, bukan bagian yang secara logis muncul paling awal. Di kebanyakan manual, keduanya berbeda, dan urutan yang mengikuti arsitektur produk hampir tidak pernah sama dengan urutan yang mengikuti masalah pembaca.

Gunakan kata-kata pembaca untuk judul. Orang mencari manual untuk hal yang sedang terjadi pada mereka, bukan untuk nama subsistem yang bertanggung jawab.

Berikan nomor pada langkah hanya jika urutan benar-benar penting. Daftar bernomor menyiratkan urutan, dan pembaca mengikuti urutan yang tersirat bahkan ketika urutan itu salah.

Letakkan setiap peringatan tepat sebelum langkah yang terkait. Bab peringatan di bagian depan adalah artefak hukum, bukan instruksi, dan dibaca sekali lalu tidak pernah lagi.

Uji dengan mengamati satu orang menggunakannya tanpa membantu mereka. Setiap keraguan adalah cacat. Ini memakan waktu empat puluh menit dan menemukan lebih dari tiga putaran peninjauan.

Apa saja yang harus disertakan dalam template manual?

Minimal: cakupannya, ditujukan untuk siapa, pemilik dan pemberi persetujuan, versi dengan tanggal, isi yang disusun sesuai situasi pembaca, serta rute yang disebutkan namanya saat manual tidak menjawab pertanyaan.

Semua hal di luar itu bersifat spesifik untuk jenisnya. Manual pengguna perangkat lunak membutuhkan tangkapan layar dan struktur yang mudah dicari. Manual pengoperasian membutuhkan peringatan yang ditempatkan langsung di dalam teks, jadwal pemeliharaan, serta informasi kepatuhan. Manual pelatihan membutuhkan tujuan dan cara untuk memeriksa apakah pembaca sudah memahami, yang tidak diperlukan oleh yang lainnya sama sekali.

Hal yang sering ditinggalkan orang dan seharusnya tidak ditinggalkan adalah nama pemberi persetujuan, karena alasan seluruh halaman ini membahasnya.

Template manual pengguna perangkat lunak dan aplikasi web

Manual perangkat lunak memiliki satu sifat yang tidak dimiliki yang lain: produk berubah di bawah dokumen secara berkelanjutan, sehingga apa pun yang Anda tulis akan “usang” sejak hari dokumen itu dikirim.

Itu mengarah pada tiga hal. Susun berdasarkan tugas, bukan berdasarkan menu, karena menu akan diorganisasi ulang sementara tugas tidak. Pastikan setiap topik cukup singkat untuk diperbarui sendiri, yang berarti kumpulan artikel yang bisa dicari, bukan dokumen yang terikat. Dan jangan membuat tangkapan layar untuk hal apa pun yang sering berubah—sebutkan kontrolnya, bukan menunjukkan letaknya.

Untuk aplikasi web khususnya, manual sebagian besar telah digantikan oleh bantuan di dalam produk dan pusat bantuan yang bisa dicari, dan memperlakukannya sebagai PDF yang dapat diunduh biasanya adalah kesalahan. Struktur untuk itu ada di template artikel knowledge base kami, yang menangani masalah versi dengan lebih baik daripada template manual.

Jika Anda benar-benar membutuhkan satu dokumen, untuk pengadaan, kepatuhan aksesibilitas, atau pelanggan enterprise yang meminta satu dokumen, buat dokumen tersebut dari artikel, bukan memeliharanya secara terpisah.

Template manual pelatihan dan perbedaannya dengan manual pengguna

Manual pelatihan dibaca sekali, berurutan, di luar pekerjaan, oleh seseorang yang belum bisa melakukan tugasnya. Manual pengguna dirujuk di titik pekerjaan, oleh seseorang yang sebagian besar sudah bisa.

Perbedaan tunggal itu mengubah hampir semuanya. Manual pelatihan membutuhkan konteks, contoh yang dikerjakan, dan cara untuk memeriksa pemahaman. Manual pengguna membutuhkan kemudahan ditemukan dan ringkas, serta konteks di dalamnya menjadi gangguan.

Konsekuensi praktisnya adalah Anda tidak bisa membuat manual pelatihan dengan menambahkan pengantar ke manual pengguna, yang merupakan upaya yang dilakukan kebanyakan orang. Tulis manual pengguna terlebih dahulu, lalu tulis manual pelatihan di sekelilingnya, merujuk ke luar daripada mengulang.

Template manual pelatihan layanan pelanggan kami mencakup sisi pelatihan secara detail untuk satu fungsi, dan struktur yang sama dapat disesuaikan untuk fungsi lainnya.

Template manual pengoperasian untuk peralatan dan pekerjaan yang diatur

Manual pengoperasian memiliki bobot yang tidak dimiliki yang lain. Jika peralatan dicakup oleh regulasi mesin, tekanan, kelistrikan, atau perangkat medis, manual tersebut menjadi bagian dari kepatuhan produk, bukan dokumentasi tentangnya. Konten, bahasa, retensi, dan informasi kepatuhan yang dibawanya semuanya dapat ditentukan.

Konsekuensi praktis yang patut diketahui sebelum Anda mulai. Manual biasanya harus disediakan dalam bahasa negara tempat digunakan, sehingga penerjemahan menjadi pertanyaan kepatuhan, bukan sekadar “nilai tambah”. Peringatan harus berada bersama langkahnya, dan redaksinya mungkin ditentukan. Catatan tentang versi mana yang dikirim dengan nomor seri mana mungkin perlu disimpan selama bertahun-tahun. Dan setiap modifikasi pada peralatan dapat mengharuskan manual diterbitkan ulang dan dinilai ulang.

Tidak ada hal di atas yang merupakan nasihat hukum, dan persyaratannya bervariasi menurut yurisdiksi dan kelas produk. Minta fungsi kepatuhan Anda atau spesialis eksternal untuk mengonfirmasi apa yang berlaku sebelum Anda menerbitkan, dan simpan konten yang sudah disetujui kepatuhan dalam dokumen tersendiri agar perubahan operasional rutin tidak menyeretnya kembali ke proses peninjauan.

Bisakah saya mendapatkan template manual dalam Word, Canva, atau Google Docs?

Word cocok untuk manual panjang yang akan dicetak atau dikirim sebagai PDF, karena Word menangani bagian bernomor, rujukan silang, dan halaman daftar isi yang dihasilkan—tiga hal yang menjadi menyulitkan setelah melewati sekitar tiga puluh halaman.

Google Docs cocok untuk manual yang ditulis secara kolaboratif dan dibaca secara online, dan thread komentar benar-benar berguna selama peninjauan. Namun, menjadi canggung jika terlalu panjang, sehingga lebih cocok untuk manual pelatihan dan panduan pengguna singkat dibanding manual pengoperasian dua ratus halaman.

Canva cocok untuk manual yang maknanya juga bergantung pada tampilannya: panduan quick-start, instruksi pengoperasian satu lembar, apa pun yang dipasang di dinding. Ini bukan alat yang tepat untuk dokumen dengan seratus rujukan silang.

Pilih berdasarkan panjang dan tujuan, bukan preferensi. Dan apa pun yang Anda pilih, pertahankan konten yang sudah disetujui kepatuhan di tempat yang bisa ditandatangani oleh pemberi persetujuan Anda, yang biasanya bukan tempat yang sama dengan bagian lainnya.

Cara menjaga manual tetap mutakhir tanpa proyek penulisan ulang

Memisahkan dokumen menyelesaikan masalah persetujuan. Namun tidak menyelesaikan masalah penulisan, yaitu memperbarui manual berarti seseorang membuat tangkapan layar, memotong, dan menulis ulang langkah yang sudah mereka ketahui, dan pekerjaan itu tidak pernah bisa mengalahkan sesuatu yang sifatnya mendesak.

Trupeer AI menghilangkan sebagian besar biaya tersebut. Siapa pun yang mengetahui proses yang sedang berjalan merekam dirinya melakukannya sekali, dan hasilnya adalah bagian manual yang sudah diformat dengan langkah dan gambar yang sudah siap, tinggal diedit, bukan ditulis dari awal. Perubahan pengoperasian sembilan halaman menjadi satu sore.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

manual creator dibuat khusus untuk hal ini, dan rekaman yang sama menghasilkan video untuk pelatihan serta dokumen untuk knowledge base Anda dengan branding yang konsisten. Terjemahan di sini lebih penting daripada di sebagian besar dokumen, karena untuk peralatan yang dijual lintas negara, versi bahasa lokal sering kali menjadi persyaratan, bukan sekadar layanan. Instruksi penyiapan ada di panduan penyiapan template dokumen.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template panduan pengguna langkah demi langkah di Word yang gratis?

Struktur materi pendahuluan di atas dapat ditempel ke Word dan berfungsi sebagai “cangkang” untuk semua jenis manual. Untuk bagian isi panduan langkah demi langkah, buat setiap langkah hanya satu tindakan dengan hasil yang diharapkan, lalu berhenti sekitar sembilan langkah sebelum memisah menjadi topik kedua. Tidak ada unduhan terbatas dan tidak ada formulir.

Apakah ada template manual pelatihan gratis di Word?

Gunakan materi pendahuluan yang sama, lalu susun isi berdasarkan apa yang akan bisa dilakukan pembaca, bukan berdasarkan fitur produk. Tujuan, lalu contoh yang dikerjakan, lalu latihan, lalu pengecekan. Word cocok untuk ini karena manual pelatihan biasanya dibaca berurutan dan sering dicetak.

Apakah ada template manual pengguna untuk Canva?

Canva bekerja dengan baik untuk manual visual yang singkat: lembar quick-start, instruksi pengoperasian satu halaman, apa pun yang akan dipasang. Ambil kolom materi pendahuluan dari halaman ini dan tata di sana. Untuk apa pun yang cukup panjang hingga perlu halaman daftar isi atau rujukan silang, gunakan Word atau Google Docs.

Apakah ada template manual pengguna untuk Google Docs?

Salin struktur di atas ke dalam Google Doc dan simpan ke drive tim Anda sebagai template. Ini cocok untuk draf kolaboratif dan pembacaan online, dan komentar peninjauan adalah keunggulan yang nyata. Perhatikan panjangnya, karena Docs menjadi lambat dan tidak praktis untuk manual yang sangat panjang.

Apa perbedaan antara manual, panduan, dan SOP?

Manual bersifat menyeluruh dan mencakup seluruh produk atau pekerjaan. Panduan mencakup satu tugas dari awal hingga akhir. SOP adalah prosedur otoritatif tentang bagaimana organisasi Anda melakukan sesuatu, ditulis untuk kepatuhan internal, bukan untuk pembaca yang sedang belajar. Manual sering kali berisi panduan. SOP berada di samping, bukan di dalam, karena SOP memiliki pemberi persetujuan yang berbeda.

Seberapa panjang manual seharusnya?

Selama jenisnya memerlukannya, yang bukan jawaban yang berguna, jadi berikut tes yang lebih baik. Setiap manual yang tidak bisa Anda perbarui dalam waktu kurang dari seminggu terlalu panjang, karena tidak akan diperbarui. Biasanya itu tanda untuk memisahnya, bukan memotong konten.

Siapa yang harus menulis manual?

Siapa pun yang melakukan pekerjaannya, diedit oleh siapa pun yang memiliki dokumen tersebut. Manual yang ditulis sepenuhnya oleh fungsi dokumentasi dari wawancara cenderung terstruktur dengan baik namun salah secara halus di detailnya, dan manual yang ditulis sepenuhnya oleh praktisi cenderung akurat tetapi tidak dapat digunakan. Kombinasi itulah yang berhasil.

Seberapa sering manual harus ditinjau?

Berdasarkan pemicu, bukan jadwal. Saat hal yang dijelaskannya berubah, saat pola dukungan atau layanan menunjukkan manual gagal, saat regulasi berubah, dan saat pemiliknya pergi. Peninjauan berbasis kalender terjadi ketika tidak ada yang berubah dan melewatkan momen ketika sesuatu memang berubah.