Peluncuran Workday rutin mencapai adopsi 40-50% dalam enam bulan. Berikut cara menyusun pelatihan yang benar-benar menggerakkan angka-angka tersebut, serta alat yang mendukung setiap tahap.

Mengapa pelatihan Workday itu sulit

Workday terlihat rumit secara mengecohkan. Antarmukanya tampak rapi, tetapi di baliknya terdapat ratusan proses bisnis, tugas yang spesifik per peran, dan konfigurasi kustom yang berbeda-beda di setiap organisasi. Karyawan tidak gagal karena Workday mustahil; mereka gagal karena pelatihan generik (video Komunitas Workday, sesi kelas) tidak sesuai dengan organisasi spesifik yang mereka gunakan. Masalah adopsi di Workday hampir selalu berakar pada pelatihan yang tidak selaras dengan konfigurasi aktual perusahaan.

Tim yang berhasil menyiapkan pelatihan Workday memadukan video walkthrough yang spesifik per peran dengan dokumentasi alur kerja aktual organisasi yang dapat dicari, serta menggunakan panduan dalam aplikasi untuk transaksi bernilai tinggi. Pelatihan kelas menjadi pelengkap, bukan acara utama. Pendekatan yang disesuaikan ini memastikan karyawan mendapatkan wawasan yang relevan dan dapat ditindaklanjuti untuk tugas harian mereka, sehingga secara efektif meningkatkan kompetensi dan rasa percaya diri.

6 prioritas pelatihan Workday

1. Layanan mandiri manajer

Manajer perlu mandiri dalam menjalankan tugas penting seperti persetujuan, perubahan organisasi, dan tindakan kompensasi. Ketika manajer tidak bisa mengeksekusi tugas-tugas ini tanpa campur tangan HR, hal itu menjadi hambatan bagi organisasi. Pelatihan yang efektif harus memungkinkan manajer menyelesaikan tugas-tugas tersebut secara independen, mengurangi keterlambatan dan meningkatkan efisiensi. Modul pelatihan tipikal mungkin mencakup 3-5 tutorial video, masing-masing berfokus pada satu tugas layanan mandiri tertentu, dengan waktu penyelesaian di bawah 30 menit.

2. Layanan mandiri karyawan

Tugas seperti mengajukan cuti, mengelola tunjangan, dan memperbarui informasi pribadi harus mudah bagi karyawan. Tujuannya agar karyawan dapat menangani tugas-tugas ini dalam 90 detik, meminimalkan frustrasi dan kesalahan. Pelatihan harus mencakup panduan interaktif dan video walkthrough singkat yang bisa diakses kapan saja, memastikan mereka siap menjalankan fungsi layanan mandiri dengan mudah.

3. Alur kerja HR Business Partner

HR Business Partner menangani alur kerja kritis seperti rekrutmen, pemutusan kerja, dan pengelolaan posisi. Kesalahan di area ini dapat memicu masalah berantai yang berdampak pada penggajian dan kepatuhan. Pelatihan harus mendalam dan komprehensif, sering kali melibatkan SOP yang rinci serta skenario role-playing untuk mensimulasikan situasi dunia nyata. Sesi ini sebaiknya dilakukan selama beberapa minggu, dengan penilaian berkala untuk memastikan penguasaan proses yang kompleks.

4. Keuangan dan pengadaan

Untuk organisasi yang menggunakan Workday Financial Management, alur kerja keuangan perlu cakupan khusus. Pelatihan harus berfokus pada tugas seperti persetujuan biaya, permintaan, dan transfer anggaran, yang penting untuk menjaga integritas keuangan. Kombinasi modul e-learning dan workshop praktik dapat memberikan kedalaman yang diperlukan, memastikan tim keuangan dapat menavigasi Workday dengan percaya diri dan presisi.

5. Rekrutmen

Workday Recruiting rumit, dengan tantangan tersendiri. Pelatihan untuk recruiter memerlukan konten khusus yang membahas nuansa pengelolaan kandidat, lowongan pekerjaan, dan penjadwalan wawancara. Program pelatihan terstruktur yang menggabungkan tutorial video, simulasi interaktif, dan pembelajaran antar rekan dapat membantu recruiter menguasai sistem serta meningkatkan efisiensi perekrutan.

6. Laporan dan dasbor

Membangun dan menafsirkan laporan sering kali menjadi area pelatihan yang kurang mendapat investasi. Manajer dan profesional HR perlu mahir dalam membuat laporan yang memberikan wawasan berharga tentang operasional mereka. Pelatihan harus mencakup panduan rinci tentang pembuatan dan analisis laporan, dengan latihan praktis yang mendorong pengguna mengeksplorasi berbagai teknik visualisasi data. Fokus ini dapat mengubah cara data digunakan di dalam organisasi, mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Perbandingan fitur: alat pelatihan Workday

Rincian alat

1. Trupeer

Trupeer menonjol sebagai alat serbaguna untuk membuat konten pelatihan yang disesuaikan. Dengan merekam layar Workday apa pun, bahkan dengan konfigurasi kustom, Trupeer menghasilkan video walkthrough yang rapi, SOP tertulis, dan dokumentasi yang dapat dicari. Ini memungkinkan admin HR memproduksi konten spesifik per peran untuk satu minggu hanya dalam satu hari. Efisiensi Trupeer membuat konten dapat diperbarui dengan cepat agar mengikuti siklus rilis Workday, memastikan materi pelatihan selalu mutakhir.

Kelebihan: Pembuatan konten cepat, bekerja pada konfigurasi kustom, per pengguna pricing.

Kekurangan: Bukan alat tooltip real-time; padukan dengan WalkMe atau Whatfix untuk penegakan tooltip.

2. Workday Learning

Sebagai LMS native, Workday Learning unggul dalam pelacakan kepatuhan dan sertifikasi. Namun, kemampuan pembuatan kontennya terbatas. Paling cocok digunakan untuk tujuan pelacakan, di mana integrasinya dengan Workday memberikan pengalaman yang mulus. Organisasi sering menambahkannya dengan alat authoring yang lebih solid untuk membuat konten pelatihan yang menarik.

Kelebihan: Integrasi Workday native.

Kekurangan: UX authoring ketinggalan; terbaik untuk pelacakan, bukan untuk membuat.

3. WalkMe

WalkMe menawarkan panduan dalam aplikasi terdalam yang tersedia untuk Workday, menyediakan tooltip, walkthrough, dan penegakan validasi. Meskipun fitur komprehensifnya hadir dengan harga premium, kedalaman panduan yang diberikannya dapat secara signifikan meningkatkan adopsi pengguna dan kemahiran, menjadikannya investasi berharga untuk perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks.

Kelebihan: Kedalaman, kematangan.

Kekurangan: Biaya, layanan yang berat.

4. Whatfix

Whatfix memberikan cakupan Workday yang kuat dengan biaya yang lebih terjangkau dibanding WalkMe. Penawarannya mencakup alat video dan konten, sehingga menjadi solusi yang menyeluruh bagi organisasi yang ingin meningkatkan program pelatihan tanpa mengeluarkan biaya besar. Periode implementasi berkisar 1-3 bulan, di mana organisasi dapat menyesuaikan platform untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Kelebihan: Harga wajar, termasuk alat konten.

Kekurangan: Implementasi 1-3 bulan.

5. Apty

Apty menyediakan platform digital adoption yang hemat biaya dengan cakupan Workday yang baik. Ini dirancang untuk perusahaan yang mencari solusi terjangkau yang tetap memberikan panduan penting dalam aplikasi. Meskipun jaringan partnernya lebih kecil dibanding alat lain, Apty tetap menjadi opsi yang layak bagi organisasi yang memprioritaskan nilai dan fungsionalitas.

Kelebihan: Harga wajar, siap untuk enterprise.

Kekurangan: Jaringan partner lebih kecil.

6. Workday Community

Workday Community menawarkan video dan dokumentasi generik langsung dari Workday. Meskipun berguna sebagai referensi untuk pertanyaan dasar, ia kurang dalam menyediakan pelatihan yang spesifik untuk organisasi yang dibutuhkan agar adopsi berjalan efektif. Perusahaan sebaiknya menggunakannya sebagai sumber pelengkap bersama materi pelatihan yang lebih disesuaikan.

Analisis mendalam: apa yang membuat pelatihan Workday benar-benar melekat

Samakan pelatihan dengan konfigurasi Anda

Organisasi Workday berbeda secara drastis dalam konfigurasi mereka. Setiap bisnis memiliki proses unik, field kustom, rantai persetujuan, dan integrasi yang membuat pengaturan Workday mereka berbeda. Pelatihan generik dirancang untuk setup Workday standar, bukan konfigurasi spesifik Anda. Kesenjangan antara keduanya sering menjadi titik kegagalan adopsi. Tim yang berhasil merekam konfigurasi aktual mereka dan menghasilkan konten yang spesifik per peran, sehingga menghasilkan tingkat adopsi 30-50% lebih tinggi dibanding tim yang mengandalkan materi generik.

Pendekatan praktisnya melibatkan pembuatan video berdurasi 3-7 menit yang dipasangkan dengan SOP tertulis untuk setiap alur kerja proses bisnis. Sumber daya ini diorganisasi berdasarkan peran dan tugas, bukan berdasarkan modul Workday, sehingga lebih mudah bagi karyawan untuk menemukan pelatihan yang relevan. Dengan menyimpannya dalam perpustakaan yang dapat dicari dan diakses bersama Workday, organisasi dapat menskalakan pendekatan ini ke ribuan karyawan tanpa membebani sumber daya pelatihan mereka.

Pemberdayaan manajer sebelum peluncuran karyawan

Manajer sangat penting untuk adopsi yang sukses. Jika HRBP dan manajer lini tidak yakin dengan Workday, tim mereka juga tidak akan yakin. Strategi yang terbukti adalah melatih HRBP dua minggu sebelum manajer, lalu melatih manajer dua minggu sebelum karyawan. Pendekatan bertahap ini memastikan setiap kelompok belajar cukup mendalam untuk membimbing kelompok berikutnya. Peluncuran yang terburu-buru dan melewati urutan ini sering berujung pada berbulan-bulan kebingungan dan meningkatnya panggilan dukungan HR, sehingga mengurangi manfaat efisiensi yang dijanjikan Workday.

Penyegaran konten sesuai siklus rilis

Workday merilis pembaruan dua kali setahun, yang dapat mengubah layar, menyempurnakan alur kerja, dan memperkenalkan fitur baru. Materi pelatihan yang lebih dari enam bulan kemungkinan besar sudah ketinggalan. Program pelatihan yang efektif menyelaraskan penyegaran konten dengan siklus rilis Workday, memastikan pembaruan tidak hanya melibatkan perubahan kode, tetapi juga mencakup pelatihan yang diperbarui. Alat seperti Trupeer yang dapat menghasilkan konten dari rekaman layar dengan cukup cepat untuk mengikuti ritme rilis Workday sangat penting untuk menjaga pelatihan tetap terkini dan relevan.

Tantangan yang dihadapi tim pelatihan Workday

Pelatihan kelas mendominasi. Sesi tradisional setengah hari sering membuat karyawan kewalahan dan tidak terlibat. Untuk meningkatkan retensi, beralih ke tutorial video asinkron dan SOP yang bisa diakses karyawan sesuai kebutuhan.

Tidak ada konten khusus manajer. Ketika manajer menerima pelatihan generik yang sama seperti karyawan, pelatihan tersebut tidak menjawab kebutuhan spesifik mereka. Kembangkan jalur khusus manajer untuk membekali mereka dengan keterampilan yang diperlukan agar dapat memimpin tim mereka secara efektif.

Pembuatan laporan diabaikan. Banyak organisasi mengabaikan pembuatan laporan dalam pelatihan, sehingga manajer kembali ke spreadsheet. Integrasikan tutorial pembuatan laporan yang mengajarkan manajer cara menggunakan alat pelaporan Workday untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik.

Pengalaman mobile tidak dilatih. Seiring semakin banyak karyawan mengandalkan aplikasi mobile Workday, pelatihan sering mengasumsikan pengalaman desktop. Pastikan pelatihan Anda mencakup alur kerja mobile secara eksplisit untuk mengakomodasi preferensi pengguna yang berbeda dan meningkatkan adopsi.

BP kustom tidak terdokumentasi. Proses bisnis kustom organisasi Anda tidak tercakup oleh sumber daya Komunitas Workday yang generik. Dokumentasikan dan latih proses spesifik ini agar karyawan dapat menjalankannya dengan akurat dan efisien.

Fitur wajib untuk pelatihan Workday

• Konten spesifik organisasi yang sesuai dengan konfigurasi Workday Anda: Pelatihan yang disesuaikan yang meniru setup unik organisasi Anda meningkatkan relevansi dan adopsi.

• Jalur pembelajaran berbasis peran (manajer, HRBP, karyawan, recruiter): Jalur yang disesuaikan memastikan setiap peran menerima pelatihan yang relevan, meningkatkan kemahiran dan rasa percaya diri.

• Video + SOP untuk setiap alur kerja kunci: Menggabungkan instruksi visual dan tertulis melayani gaya belajar yang berbeda serta memperkuat pemahaman.

• Perpustakaan yang dapat dicari diakses dari dalam Workday: Pusat sumber daya terpusat memungkinkan karyawan menemukan pelatihan yang mereka butuhkan dengan cepat, mengurangi waktu henti.

• Penyegaran sesuai siklus rilis kemampuan: Menjaga materi pelatihan tetap mutakhir dengan rilis Workday dua tahunan memastikan akurasi dan relevansi.

• Panduan dalam aplikasi untuk transaksi bernilai tinggi: Bantuan real-time selama tugas kritis mencegah kesalahan dan meningkatkan rasa percaya diri pengguna.

• Cakupan mobile jika karyawan menggunakan Workday mobile: Menangani alur kerja mobile memastikan pengalaman pelatihan yang konsisten di berbagai perangkat.

• Integrasi LMS (Workday Learning atau eksternal): integrasi yang mulus dengan sistem manajemen pembelajaran memfasilitasi pelacakan dan pengelolaan progres pelatihan.

Use case dan persona

Peluncuran HR global: Yasmin, VP of People Operations, perusahaan barang konsumsi dengan 22.000 karyawan

Yasmin memimpin go-live Workday HCM di 14 negara, sebuah tugas yang membutuhkan koordinasi yang teliti. Ia menggunakan Trupeer untuk menghasilkan konten video spesifik per peran dalam 6 bahasa, sehingga pelatihan inklusif dan mudah diakses oleh tenaga kerja yang beragam. Dengan menerapkan Whatfix pada 15 transaksi kritis, seperti perekrutan, pemutusan kerja, dan tindakan kompensasi, ia memastikan karyawan dapat menavigasi proses-proses tersebut dengan percaya diri. Peluncuran pelatihan strategis Yasmin, yang melibatkan penjadwalan pelatihan HRBP dan manajer sebelum peluncuran karyawan, menghasilkan tingkat adopsi layanan mandiri selama enam bulan sebesar 76%, peningkatan signifikan dari 43% pada peluncuran HRIS sebelumnya. Ini tepat di mana video pelatihan go-live Workday menjadi berguna, dan jenis konten yang dapat dihasilkan Trupeer langsung dari rekaman layar sederhana.

Layanan mandiri manajer: Clarissa, Direktur HRIS, fintech dengan 5.000 karyawan

Clarissa menghadapi tantangan umum: manajer terlalu bergantung pada HRBP untuk persetujuan karena kurangnya pemahaman tentang kemampuan layanan mandiri Workday. Untuk mengatasinya, ia mengembangkan perpustakaan SOP khusus manajer yang mencakup 12 tindakan umum. Dengan menyematkan video dalam pengumuman Workday, Clarissa memberi manajer akses mudah ke sumber pelatihan yang mereka butuhkan. Hasilnya, tingkat layanan mandiri manajer meningkat 58% selama dua kuartal, membebaskan HRBP untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis.

Peluncuran keuangan: Karim, Direktur Sistem Keuangan, perusahaan layanan dengan 3.500 karyawan

Karim ditugaskan untuk mengimplementasikan Workday Financial Management, proyek penting bagi operasi keuangan perusahaan. Alih-alih mengandalkan video Workday generik, Karim membuat konten yang disesuaikan dengan bagan akun dan rantai persetujuan perusahaan. Pendekatan ini memastikan tim keuangan menerima pelatihan yang relevan dengan alur kerja spesifik mereka. Dalam 90 hari, adopsi tim keuangan mencapai 85%, menunjukkan efektivitas pelatihan yang disesuaikan. Untuk perspektif yang lebih luas, jelajahi panduan change management kami, yang memberikan wawasan tambahan tentang peluncuran perangkat lunak yang sukses.

Praktik terbaik

Konten yang sesuai konfigurasi mengalahkan yang generik. Menyesuaikan pelatihan agar selaras dengan konfigurasi Workday unik organisasi Anda meningkatkan relevansi dan mendorong tingkat adopsi yang lebih tinggi. Dengan berfokus pada alur kerja dan proses spesifik Anda, karyawan dapat mengaitkan materi pelatihan lebih langsung, sehingga menghasilkan retensi dan penerapan yang lebih baik.

Latih manajer sebelum karyawan. Memprioritaskan pelatihan manajer memastikan mereka memiliki kepercayaan diri dan pengetahuan untuk membimbing tim mereka secara efektif. Pendekatan terstruktur ini menciptakan efek berantai, di mana manajer dapat mendukung tim mereka, sehingga transisi menjadi lebih lancar dan hambatan berkurang selama peluncuran.

Perbarui setiap rilis Workday. Menjaga materi pelatihan tetap mutakhir dengan pembaruan Workday dua tahunan sangat penting. Penyegaran rutin memastikan karyawan selalu belajar dari informasi yang paling akurat dan terbaru, mencegah kebingungan dan kesalahan yang dapat muncul akibat pelatihan yang sudah ketinggalan.

Bahas alur kerja mobile secara eksplisit. Seiring semakin banyak karyawan menggunakan Workday di perangkat mobile, penting untuk menyertakan pelatihan khusus mobile. Dengan menangani nuansa alur kerja mobile, Anda memastikan pengalaman pengguna yang konsisten di semua platform, yang meningkatkan keterlibatan dan kepuasan secara keseluruhan.

Buat pelatihan laporan. Manajer perlu memahami cara membuat dan menafsirkan laporan di Workday untuk mengambil keputusan yang tepat. Memberikan pelatihan khusus tentang pembuatan laporan tidak hanya meningkatkan kemampuan analitis mereka, tetapi juga memungkinkan mereka menggunakan data secara efektif, sehingga mendorong hasil bisnis yang lebih baik.

Buat pelatihan dapat dicari dari dalam Workday. Mengintegrasikan perpustakaan pelatihan yang dapat dicari di dalam Workday memungkinkan karyawan mengakses sumber daya dengan cepat dan mudah. Kenyamanan ini mengurangi waktu henti dan meningkatkan produktivitas, karena pengguna dapat menemukan jawaban yang mereka butuhkan tanpa mengganggu alur kerja mereka.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah Workday Community cukup?

Untuk referensi generik, Workday Community bisa menjadi titik awal yang berguna. Namun, untuk konfigurasi dan alur kerja spesifik organisasi Anda, biasanya kurang memadai. Sifat generik dari sumber daya Workday Community berarti mereka tidak dapat menjawab aspek unik dari setup Anda, yang penting untuk pelatihan dan adopsi yang efektif. Untuk menjembatani kesenjangan ini, pertimbangkan untuk memadukan sumber daya Workday Community dengan materi pelatihan yang disesuaikan yang mencerminkan kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Apakah saya perlu Workday Learning?

Workday Learning sering disertakan untuk pelacakan kepatuhan dan dapat menjadi alat yang berharga untuk memantau sertifikasi serta progres pelatihan. Namun, dalam hal pembuatan konten, kemampuan Workday Learning terbatas. Sebagian besar organisasi menemukan bahwa mereka perlu menambahkannya dengan alat authoring yang lebih solid untuk membuat konten pelatihan yang menarik dan efektif. Dengan menggabungkan Workday Learning dengan alat tambahan, Anda dapat memperoleh solusi pelatihan yang komprehensif yang mencakup kebutuhan pelacakan dan pembuatan konten.

Pendekatan pelatihan Workday termurah itu apa?

Pendekatan yang hemat biaya untuk pelatihan Workday melibatkan pembuatan video dan perpustakaan SOP menggunakan alat seperti Trupeer. Metode ini memungkinkan Anda membuat konten pelatihan yang disesuaikan untuk menangani alur kerja spesifik organisasi Anda tanpa mengeluarkan biaya tinggi. Meskipun lapisan Digital Adoption Platform (DAP) dapat menambah biaya, hal itu bermanfaat untuk alur kerja bernilai tinggi di mana panduan real-time diperlukan. Dengan berfokus pada aspek penting pelatihan dan berinvestasi secara selektif pada alat tambahan, Anda dapat memaksimalkan nilai sekaligus meminimalkan biaya.

Berapa lama pelatihan Workday seharusnya berlangsung?

Untuk sebagian besar karyawan, pelatihan Workday sebaiknya ringkas dan terfokus, biasanya di bawah 4 jam pembelajaran asinkron. Rentang waktu ini memungkinkan karyawan memperoleh keterampilan yang diperlukan tanpa membuat mereka kewalahan. Untuk HRBP dan manajer, pelatihan mungkin perlu lebih lama, karena peran mereka sering melibatkan alur kerja dan tanggung jawab yang lebih kompleks. Dengan menyesuaikan durasi pelatihan dengan kebutuhan setiap peran, Anda dapat memastikan semua karyawan menerima tingkat instruksi yang sesuai.

Apakah pelatihan harus terjadi sebelum atau setelah go-live?

Pelatihan idealnya dilakukan sebelum tanggal go-live, dengan kesempatan untuk latihan sandbox guna memperkuat pembelajaran. Pelatihan pra-peluncuran memungkinkan karyawan mengenal sistem dan berlatih menggunakannya dalam lingkungan yang terkontrol, sehingga meminimalkan gangguan selama peluncuran sebenarnya. Pelatihan pasca-peluncuran harus berfokus pada penguatan dan penanganan kesenjangan apa pun yang teridentifikasi setelah go-live. Dengan merencanakan jadwal pelatihan secara strategis, Anda dapat memastikan karyawan siap dan percaya diri saat Workday go-live.

Bagaimana cara membuat program pelatihan untuk karyawan baru?

Mulailah dari rencana berbasis peran, lampirkan panduan atau video ke setiap tonggak, dan lacak penyelesaian. Dengan template onboarding karyawan baru dari Trupeer, setiap proses ditangkap sekali dan dipublikasikan untuk setiap karyawan baru agar dapat diikuti.

Kata penutup

Pelatihan Workday berhasil ketika selaras dengan konfigurasi spesifik Anda, menyusun urutan pemberdayaan manajer sebelum peluncuran karyawan, serta melakukan penyegaran pada setiap rilis. Tumpukan alat kurang penting dibanding pendekatan kontennya. Perusahaan yang berinvestasi pada perpustakaan konten spesifik per peran melihat angka adopsi yang membenarkan investasi Workday; yang tidak melakukannya justru memberikan Workday dan menyebutnya pelatihan. Dengan berfokus pada pelatihan yang disesuaikan dan spesifik per peran serta menjaga materi tetap mutakhir, Anda dapat mencapai tingkat adopsi yang lebih tinggi dan memaksimalkan nilai investasi Workday Anda.