Implementasi Workday secara rutin mencapai tingkat adopsi 40-50% dalam enam bulan. Berikut cara membuat pelatihan yang benar-benar meningkatkan angka tersebut, dan alat mana yang mendukung setiap tahap.

Mengapa pelatihan Workday itu sulit

Workday tampak sederhana namun sebenarnya sangat kompleks. UI-nya terlihat bersih, tetapi di baliknya terdapat ratusan proses bisnis, tugas khusus peran, dan konfigurasi khusus yang bervariasi di setiap organisasi. Karyawan tidak gagal karena Workday mustahil digunakan; mereka gagal karena pelatihan umum (video Komunitas Workday, sesi kelas) tidak cocok dengan konfigurasi spesifik organisasi yang mereka gunakan. Masalah adopsi di Workday hampir selalu disebabkan oleh pelatihan yang tidak cocok dengan konfigurasi aktual perusahaan.

Tim yang berhasil dalam pelatihan Workday memadukan video panduan khusus peran dengan dokumentasi yang dapat dicari tentang alur kerja aktual organisasi, dan menggunakan panduan dalam aplikasi untuk transaksi berisiko tinggi. Pelatihan di dalam kelas menjadi pelengkap, bukan acara utama. Pendekatan yang disesuaikan ini memastikan bahwa karyawan menerima wawasan yang relevan dan dapat ditindaklanjuti untuk tugas harian mereka, sehingga secara efektif meningkatkan kompetensi dan kepercayaan diri mereka.

6 Prioritas pelatihan Workday

1. Layanan mandiri manajer

Manajer harus mandiri dalam melakukan tugas-tugas penting seperti persetujuan, perubahan organisasi, dan tindakan kompensasi. Ketika manajer tidak dapat menjalankan tugas-tugas ini tanpa intervensi HR, hal itu akan menjadi hambatan bagi organisasi. Pelatihan yang efektif harus memungkinkan manajer untuk menyelesaikan tugas-tugas ini secara mandiri, mengurangi penundaan dan meningkatkan efisiensi. Modul pelatihan tipikal mungkin mencakup 3-5 video tutorial, yang masing-masing berfokus pada tugas layanan mandiri tertentu, dengan waktu penyelesaian di bawah 30 minutes.

2. Layanan mandiri karyawan

Tugas-tugas seperti mengajukan cuti, mengelola tunjangan, dan memperbarui informasi pribadi harus mudah dilakukan oleh karyawan. Tujuannya adalah agar karyawan dapat menangani tugas-tugas ini dalam waktu 90 detik, meminimalkan frustrasi dan kesalahan. Pelatihan harus mencakup panduan interaktif dan panduan video singkat yang dapat diakses karyawan kapan saja, memastikan mereka siap menangani fungsi layanan mandiri dengan mudah.

3. Alur kerja HR Business Partner

HR Business Partner menangani alur kerja penting seperti perekrutan, pemutusan hubungan kerja, dan manajemen posisi. Kesalahan di area ini dapat menyebabkan masalah beruntun yang memengaruhi penggajian dan kepatuhan. Pelatihan harus mendalam dan komprehensif, sering kali melibatkan SOP terperinci dan skenario bermain peran untuk mensimulasikan situasi dunia nyata. Sesi-sesi ini harus dilakukan selama beberapa minggu, dengan penilaian rutin untuk memastikan penguasaan proses yang kompleks.

4. Keuangan dan pengadaan

Untuk organisasi yang menggunakan Manajemen Keuangan Workday, alur kerja keuangan memerlukan cakupan khusus. Pelatihan harus difokuskan pada tugas-tugas seperti persetujuan biaya, permintaan pembelian, dan transfer anggaran, yang sangat penting untuk menjaga integritas keuangan. Perpaduan antara modul e-learning dan lokakarya praktis dapat memberikan kedalaman yang diperlukan, memastikan tim keuangan dapat menjelajahi Workday dengan percaya diri dan presisi.

5. Rekrutmen

Workday Recruiting sangat rumit, dengan serangkaian tantangannya sendiri. Pelatihan perekrut memerlukan konten khusus yang membahas nuansa manajemen kandidat, posting lowongan kerja, dan penjadwalan wawancara. Program pelatihan terstruktur yang menggabungkan video tutorial, simulasi interaktif, dan pembelajaran antar rekan kerja dapat membantu perekrut menguasai sistem dan meningkatkan efisiensi perekrutan mereka.

6. Laporan dan dasbor

Pembuatan dan interpretasi laporan sering kali menjadi area yang kurang diinvestasikan dalam pelatihan. Manajer dan profesional HR perlu mahir dalam menghasilkan laporan yang memberikan wawasan berharga tentang operasi mereka. Pelatihan harus mencakup panduan terperinci tentang pembuatan dan analisis laporan, dengan latihan praktis yang mendorong pengguna untuk mengeksplorasi berbagai teknik visualisasi data. Fokus ini dapat mengubah cara data digunakan dalam organisasi, sehingga mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Perbandingan fitur: alat pelatihan Workday

Rincian Alat

1. Trupeer

Trupeer menonjol sebagai alat serbaguna untuk membuat konten pelatihan yang disesuaikan. Dengan merekam layar Workday apa pun, bahkan dengan konfigurasi khusus, Trupeer menghasilkan video panduan yang apik, SOP tertulis, dan dokumentasi yang dapat dicari. Hal ini memungkinkan admin HR memproduksi konten khusus peran senilai satu minggu hanya dalam satu hari. Efisiensi Trupeer berarti konten dapat diperbarui dengan cepat untuk mengimbangi siklus rilis Workday, memastikan materi pelatihan selalu mutakhir.

Kelebihan: Pembuatan konten cepat, berfungsi pada konfigurasi khusus, harga per pengguna.

Kekurangan: Bukan alat tooltip waktu nyata; pasangkan dengan WalkMe atau Whatfix untuk penegakan tooltip.

2. Workday Learning

Sebagai LMS bawaan, Workday Learning unggul dalam melacak kepatuhan dan sertifikasi. Namun, kemampuan pembuatan kontennya terbatas. Alat ini paling baik digunakan untuk tujuan pelacakan, di mana integrasinya dengan Workday memberikan pengalaman yang mulus. Organisasi sering kali melengkapinya dengan alat pembuat konten yang lebih kokoh untuk membuat konten pelatihan yang menarik.

Kelebihan: Integrasi bawaan dengan Workday.

Kekurangan: UX pembuatan konten terasa usang; terbaik untuk pelacakan, bukan pembuatan.

3. WalkMe

WalkMe menawarkan panduan dalam aplikasi terdalam yang tersedia untuk Workday, menyediakan tooltip, panduan, dan penegakan validasi. Meskipun fitur-fiturnya yang komprehensif hadir dengan harga premium, kedalaman panduan yang ditawarkannya dapat secara signifikan meningkatkan adopsi dan kemahiran pengguna, menjadikannya investasi yang berharga bagi perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks.

Kelebihan: Kedalaman, kematangan.

Kekurangan: Biaya tinggi, padat layanan.

4. Whatfix

Whatfix memberikan cakupan Workday yang kuat dengan biaya yang lebih terjangkau daripada WalkMe. Penawarannya mencakup alat video dan konten, menjadikannya solusi menyeluruh bagi organisasi yang ingin meningkatkan program pelatihan mereka tanpa mengeluarkan biaya tinggi. Periode implementasi berkisar antara 1-3 bulan, di mana organisasi dapat menyesuaikan platform untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Kelebihan: Harga wajar, termasuk alat konten.

Kekurangan: Implementasi 1-3 bulan.

5. Apty

Apty menyediakan platform adopsi digital yang hemat biaya dengan cakupan Workday yang baik. Alat ini dirancang untuk perusahaan yang mencari solusi terjangkau yang tetap memberikan panduan dalam aplikasi yang penting. Meskipun jaringan mitranya lebih kecil dibandingkan dengan alat lain, Apty tetap menjadi pilihan yang layak bagi organisasi yang memprioritaskan nilai dan fungsionalitas.

Kelebihan: Harga wajar, siap untuk perusahaan.

Kekurangan: Jaringan mitra lebih kecil.

6. Workday Community

Workday Community menawarkan dokumentasi dan video umum langsung dari Workday. Meskipun merupakan titik referensi yang berguna untuk pertanyaan dasar, alat ini kurang memberikan pelatihan khusus organisasi yang diperlukan untuk adopsi yang efektif. Perusahaan harus menggunakannya sebagai sumber daya pelengkap di samping materi pelatihan yang lebih khusus.

Analisis mendalam: apa yang membuat pelatihan Workday efektif

Sesuaikan pelatihan dengan konfigurasi Anda

Setiap organisasi pengguna Workday memiliki konfigurasi yang sangat berbeda. Setiap bisnis memiliki proses unik, bidang khusus, rantai persetujuan, dan integrasi yang membuat pengaturan Workday mereka berbeda. Pelatihan umum dirancang untuk pengaturan Workday standar, bukan konfigurasi khusus Anda. Kesenjangan antara keduanya adalah tempat di mana adopsi sering kali gagal. Tim yang sukses merekam konfigurasi aktual mereka dan menghasilkan konten khusus peran, menghasilkan tingkat adopsi 30-50% lebih tinggi dibandingkan dengan mereka yang mengandalkan materi umum.

Pendekatan praktisnya melibatkan pembuatan video berdurasi 3-7 menit yang dipasangkan dengan SOP tertulis untuk setiap alur kerja proses bisnis. Sumber daya ini diatur berdasarkan peran dan tugas, bukan berdasarkan modul Workday, sehingga memudahkan karyawan menemukan pelatihan yang relevan. Dengan menyimpannya dalam pustaka yang dapat dicari yang dapat diakses bersama Workday, organisasi dapat menskalakan pendekatan ini ke ribuan karyawan tanpa membebani sumber daya pelatihan mereka.

Pemberdayaan manajer sebelum peluncuran karyawan

Manajer sangat penting untuk kesuksesan adopsi. Jika HRBP dan manajer lini tidak percaya diri dengan Workday, tim mereka juga tidak akan percaya diri. Strategi yang terbukti adalah melatih HRBP dua minggu sebelum manajer, diikuti dengan melatih manajer dua minggu sebelum karyawan. Pendekatan bertahap ini memastikan setiap kelompok belajar cukup mendalam untuk melatih kelompok berikutnya. Peluncuran yang terburu-buru yang melewatkan urutan ini sering kali mengakibatkan kebingungan berbulan-bulan dan peningkatan panggilan dukungan HR, merusak keuntungan efisiensi yang dijanjikan Workday.

Pembaruan konten siklus rilis

Workday merilis pembaruan dua kali setahun, yang dapat mengubah tampilan layar, mengubah alur kerja, dan memperkenalkan fitur-fitur baru. Materi pelatihan yang berusia lebih dari enam bulan kemungkinan besar sudah usang. Program pelatihan yang efektif menyelaraskan pembaruan konten dengan siklus rilis Workday, memastikan bahwa pembaruan tidak hanya melibatkan perubahan kode tetapi juga mencakup pelatihan yang diperbarui. Alat seperti Trupeer yang dapat menghasilkan konten dari rekaman layar dengan cukup cepat untuk mencocokkan irama rilis Workday sangat penting untuk menjaga pelatihan tetap mutakhir dan relevan.

Tantangan yang dihadapi tim pelatihan Workday

Pelatihan kelas mendominasi. Sesi setengah hari tradisional sering kali membuat karyawan kewalahan dan tidak terlibat. Untuk meningkatkan retensi, beralihlah ke tutorial video asinkron dan SOP yang dapat diakses karyawan sesuai permintaan.

Tidak ada konten khusus manajer. Ketika manajer menerima pelatihan umum yang sama dengan karyawan, hal itu gagal menjawab kebutuhan spesifik mereka. Kembangkan jalur khusus manajer untuk membekali mereka dengan keterampilan yang diperlukan untuk memimpin tim mereka secara efektif.

Pembuatan laporan diabaikan. Banyak organisasi mengabaikan pembuatan laporan dalam pelatihan, sehingga manajer terpaksa kembali menggunakan spreadsheet. Integrasikan tutorial pembuatan laporan yang mengajarkan manajer cara menggunakan alat pelaporan Workday untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik.

Pengalaman seluler tidak dilatih. Karena semakin banyak karyawan mengandalkan aplikasi seluler Workday, pelatihan sering kali mengasumsikan pengalaman desktop. Pastikan pelatihan Anda mencakup alur kerja seluler secara eksplisit untuk mengakomodasi preferensi pengguna yang berbeda dan meningkatkan adopsi.

Proses Bisnis kustom tidak didokumentasikan. Proses bisnis kustom organisasi Anda tidak tercakup oleh sumber daya Komunitas Workday yang umum. Dokumentasikan dan latih proses-proses khusus ini untuk memastikan karyawan dapat menjalankannya secara akurat dan efisien.

Fitur wajib untuk pelatihan Workday

• Konten khusus organisasi yang cocok dengan konfigurasi Workday Anda: Pelatihan yang disesuaikan dan mencerminkan pengaturan unik organisasi Anda dapat meningkatkan relevansi dan adopsi.

• Jalur pembelajaran berbasis peran (manajer, HRBP, karyawan, perekrut): Jalur yang disesuaikan memastikan setiap peran menerima pelatihan yang relevan, meningkatkan kemahiran dan kepercayaan diri.

• Video + SOP untuk setiap alur kerja utama: Menggabungkan instruksi visual dan tertulis melayani gaya belajar yang berbeda dan memperkuat pemahaman.

• Pustaka yang dapat dicari diakses dari dalam Workday: Pusat sumber daya terpusat memungkinkan karyawan menemukan pelatihan yang mereka butuhkan dengan cepat, mengurangi waktu henti.

• Kemampuan pembaruan siklus rilis: Menjaga materi pelatihan tetap mutakhir dengan rilis setengah tahunan Workday memastikan akurasi dan relevansi.

• Panduan dalam aplikasi untuk transaksi berisiko tinggi: Bantuan waktu nyata selama tugas-tugas kritis mencegah kesalahan dan meningkatkan kepercayaan diri pengguna.

• Cakupan seluler jika karyawan menggunakan aplikasi seluler Workday: Membahas alur kerja seluler memastikan pengalaman pelatihan yang konsisten di semua perangkat.

• Integrasi LMS (Workday Learning atau eksternal): integrasi yang lancar dengan sistem manajemen pembelajaran memfasilitasi pelacakan dan pengelolaan kemajuan pelatihan.

Kasus penggunaan dan persona

Peluncuran HR Global: Yasmin, VP of People Operations, perusahaan barang konsumen dengan 22.000 karyawan

Yasmin memelopori peluncuran Workday HCM di 14 negara, sebuah tugas yang membutuhkan koordinasi yang cermat. Ia menggunakan Trupeer untuk memproduksi konten video khusus peran dalam 6 bahasa, menjadikan pelatihan inklusif dan dapat diakses oleh tenaga kerja yang beragam. Dengan menerapkan Whatfix pada 15 transaksi kritis, seperti perekrutan, pemutusan hubungan kerja, dan tindakan kompensasi, ia memastikan bahwa karyawan dapat menavigasi proses ini dengan percaya diri. Penerapan pelatihan strategis Yasmin, yang melibatkan pengurutan pelatihan HRBP dan manajer sebelum peluncuran untuk karyawan, menghasilkan tingkat adopsi layanan mandiri selama enam bulan sebesar 76%, peningkatan signifikan dari peluncuran HRIS sebelumnya yang hanya 43%. Di sinilah video pelatihan pasca peluncuran Workday menjadi berguna dan ini adalah jenis konten yang dapat dihasilkan Trupeer langsung dari rekaman layar sederhana.

Layanan mandiri manajer: Clarissa, HRIS Director, perusahaan fintech dengan 5.000 karyawan

Clarissa menghadapi tantangan umum: para manajer terlalu bergantung pada HRBP untuk persetujuan karena kurangnya pemahaman tentang kemampuan layanan mandiri Workday. Untuk mengatasi hal ini, ia mengembangkan pustaka SOP khusus manajer yang mencakup 12 tindakan umum. Dengan menyematkan video dalam pengumuman Workday, Clarissa memberikan akses mudah kepada para manajer ke sumber daya pelatihan yang mereka butuhkan. Hasilnya, tingkat layanan mandiri manajer meningkat sebesar 58% dalam dua kuartal, membebaskan waktu HRBP untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis.

Peluncuran Keuangan: Karim, Finance Systems Director, perusahaan jasa dengan 3.500 karyawan

Karim ditugaskan untuk mengimplementasikan Manajemen Keuangan Workday, sebuah proyek penting untuk operasi keuangan perusahaan. Alih-alih mengandalkan video Workday yang umum, Karim membuat konten yang disesuaikan dengan bagan akun dan rantai persetujuan perusahaan. Pendekatan ini memastikan bahwa tim keuangan menerima pelatihan yang relevan dengan alur kerja spesifik mereka. Dalam waktu 90 hari, adopsi tim keuangan mencapai 85%, membuktikan efektivitas pelatihan yang disesuaikan. Untuk perspektif yang lebih luas, pelajari panduan manajemen perubahan kami, yang memberikan wawasan tambahan tentang kesuksesan peluncuran perangkat lunak.

Praktik terbaik

Konten khusus konfigurasi mengalahkan konten umum. Menyesuaikan pelatihan agar cocok dengan konfigurasi Workday unik organisasi Anda akan meningkatkan relevansi dan mendorong tingkat adopsi yang lebih tinggi. Dengan berfokus pada alur kerja dan proses spesifik Anda, karyawan dapat memahami materi pelatihan secara langsung, yang mengarah pada retensi dan penerapan yang lebih baik.

Latih manajer sebelum karyawan. Memprioritaskan pelatihan manajer memastikan mereka memiliki kepercayaan diri dan pengetahuan untuk memandu tim mereka secara efektif. Pendekatan terstruktur ini menciptakan efek domino, di mana manajer dapat mendukung tim mereka, menghasilkan transisi yang lebih lancar dan hambatan yang lebih sedikit selama peluncuran.

Perbarui dengan setiap rilis Workday. Menjaga materi pelatihan tetap mutakhir dengan pembaruan dua kali setahun dari Workday sangatlah penting. Pembaruan rutin memastikan karyawan selalu belajar dari informasi yang paling akurat dan mutakhir, mencegah kebingungan dan kesalahan yang dapat timbul dari pelatihan yang usang.

Cakup alur kerja seluler secara eksplisit. Karena semakin banyak karyawan menggunakan Workday di perangkat seluler, sangat penting untuk menyertakan pelatihan khusus seluler. Dengan membahas nuansa alur kerja seluler, Anda memastikan pengalaman pengguna yang kohesif di semua platform, yang meningkatkan keterlibatan dan kepuasan secara keseluruhan.

Buat pelatihan penyusunan laporan. Manajer perlu memahami cara membuat dan menginterpretasikan laporan dalam Workday untuk membuat keputusan yang tepat. Menyediakan pelatihan khusus tentang penyusunan laporan tidak hanya meningkatkan keterampilan analitis mereka, tetapi juga memungkinkan mereka menggunakan data secara efektif, mendorong hasil bisnis yang lebih baik.

Buat pelatihan yang dapat dicari dari dalam Workday. Mengintegrasikan pustaka pelatihan yang dapat dicari di dalam Workday memungkinkan karyawan mengakses sumber daya dengan cepat dan mudah. Kemudahan ini mengurangi waktu henti dan meningkatkan produktivitas, karena pengguna dapat menemukan jawaban yang mereka butuhkan tanpa mengganggu alur kerja mereka.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah Komunitas Workday saja cukup?

Untuk referensi umum, Komunitas Workday bisa menjadi titik awal yang berguna. Namun, untuk konfigurasi dan alur kerja spesifik organisasi Anda, hal tersebut sering kali kurang memadai. Sifat umum dari sumber daya Komunitas Workday berarti mereka tidak dapat membahas aspek unik dari pengaturan Anda, yang sangat penting untuk pelatihan dan adopsi yang efektif. Untuk menjembatani kesenjangan ini, pertimbangkan untuk memasangkan sumber daya Komunitas Workday dengan materi pelatihan khusus yang mencerminkan kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Apakah saya memerlukan Workday Learning?

Workday Learning sering disertakan untuk pelacakan kepatuhan dan dapat menjadi alat yang berharga untuk memantau sertifikasi dan kemajuan pelatihan. Namun, dalam hal pembuatan konten, kemampuan Workday Learning terbatas. Sebagian besar organisasi merasa perlu melengkapinya dengan alat pembuat konten yang lebih kuat untuk membuat konten pelatihan yang menarik dan efektif. Dengan menggabungkan Workday Learning dengan alat tambahan, Anda dapat mencapai solusi pelatihan komprehensif yang memenuhi kebutuhan pelacakan dan pembuatan konten.

Apa pendekatan pelatihan Workday termurah?

Pendekatan hemat biaya untuk pelatihan Workday melibatkan pembuatan pustaka video dan SOP menggunakan alat seperti Trupeer. Metode ini memungkinkan Anda membuat konten pelatihan khusus yang membahas alur kerja spesifik organisasi Anda tanpa mengeluarkan biaya tinggi. Meskipun lapisan Platform Adopsi Digital (DAP) dapat menambah biaya, ini bermanfaat untuk alur kerja mendesak di mana panduan waktu nyata diperlukan. Dengan berfokus pada aspek-aspek penting pelatihan dan secara selektif berinvestasi pada alat tambahan, Anda dapat memaksimalkan nilai sekaligus meminimalkan biaya.

Berapa lama pelatihan Workday harus berlangsung?

Untuk sebagian besar karyawan, pelatihan Workday harus singkat dan terfokus, biasanya di bawah 4 jam pembelajaran asinkron. Jangka waktu ini memungkinkan karyawan memperoleh keterampilan yang diperlukan tanpa membuat mereka kewalahan. Untuk HRBP dan manajer, pelatihan mungkin perlu lebih lama, karena peran mereka sering kali melibatkan alur kerja dan tanggung jawab yang lebih kompleks. Dengan menyesuaikan durasi pelatihan dengan kebutuhan setiap peran, Anda dapat memastikan semua karyawan menerima tingkat instruksi yang sesuai.

Haruskah pelatihan dilakukan sebelum atau sesudah peluncuran?

Pelatihan idealnya dilakukan sebelum tanggal peluncuran (go-live), dengan kesempatan latihan dalam lingkungan uji coba (sandbox) untuk memperkuat pembelajaran. Pelatihan pra-peluncuran memungkinkan karyawan membiasakan diri dengan sistem dan berlatih menggunakannya di lingkungan yang terkendali, meminimalkan gangguan selama peluncuran yang sebenarnya. Pelatihan pasca-peluncuran harus difokuskan pada penguatan dan mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi setelah sistem berjalan. Dengan merencanakan jadwal pelatihan secara strategis, Anda dapat memastikan karyawan siap dan percaya diri saat Workday mulai digunakan.

Kata Terakhir

Pelatihan Workday berhasil jika cocok dengan konfigurasi spesifik Anda, mengurutkan pemberdayaan manajer sebelum peluncuran karyawan, dan selalu diperbarui dengan setiap rilis. Rangkaian alat yang digunakan kurang penting dibandingkan dengan pendekatan konten. Perusahaan yang berinvestasi dalam pustaka konten khusus peran melihat angka adopsi yang membenarkan investasi Workday tersebut; sedangkan yang tidak, hanya menerapkan Workday dan menyebutnya sebagai pelatihan. Dengan berfokus pada pelatihan khusus peran yang disesuaikan dan menjaga materi tetap mutakhir, Anda dapat mencapai tingkat adopsi yang lebih tinggi dan memaksimalkan nilai investasi Workday Anda.