Tim operasi Anda ingin tahu bagaimana pekerjaan benar-benar diselesaikan. Salah satu vendor menawarkan penambangan tugas (task mining): instal agen kecil di desktop karyawan dan, dalam hitungan minggu, lihat setiap peralihan aplikasi, salin-tempel, dan klik berulang di antara ribuan orang. Pendekatan lain lebih sederhana: minta orang-orang yang paling tahu prosesnya untuk merekamnya, dan ubah rekaman tersebut menjadi dokumentasi langkah-demi-langkah yang dapat digunakan oleh seluruh tim. Keduanya menjanjikan visibilitas tentang bagaimana pekerjaan terjadi. Namun penambangan tugas vs dokumentasi proses bukanlah pilihan yang sebanding: keduanya menjawab pertanyaan yang sangat berbeda.

Panduan ini membandingkan penambangan tugas vs dokumentasi proses secara sederhana: apa yang dilakukan masing-masing, cara kerjanya, kelebihan dan kekurangannya, serta kapan Anda membutuhkan salah satu, yang lain, atau keduanya. Panduan ini ditulis untuk para pemimpin operasi, layanan bersama (shared services), transformasi, dan otomatisasi yang sedang memutuskan tempat untuk berinvestasi. Trupeer berada di sisi dokumentasi proses, dan kami telah mencoba bersikap adil tentang di mana penambangan tugas merupakan pilihan yang lebih cocok.

Apa itu penambangan tugas (task mining)?

Penambangan tugas adalah teknik yang menangkap cara orang bekerja di komputer mereka dengan mengumpulkan data interaksi pengguna, seperti klik, ketukan tombol, peralihan aplikasi, dan aktivitas layar, biasanya melalui perangkat lunak yang diinstal di desktop karyawan. Data tersebut dikumpulkan dari banyak pengguna dan dianalisis untuk menemukan tugas umum, variasi, waktu yang dihabiskan, dan pola berulang. Penambangan tugas sering digunakan bersama penambangan proses (process mining), yang menganalisis log peristiwa dari sistem seperti ERP dan CRM.

Tujuan utama penambangan tugas adalah analisis: menemukan ke mana perginya waktu, bagaimana pekerjaan bervariasi antara orang dan tim, dan tugas berulang mana yang dapat diotomatisasi.

Apa itu dokumentasi proses?

Dokumentasi proses mencatat bagaimana suatu proses harus dilakukan, langkah demi langkah, sehingga orang dapat mengikutinya, mempelajarinya, dan meningkatkannya. Dokumentasi proses modern sering kali dibuat dari rekaman layar: orang yang berpengalaman melakukan tugas tersebut sambil menarasikannya, dan sebuah alat mengubah rekaman tersebut menjadi panduan langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video. Hasilnya adalah SOP, instruksi kerja, atau video pelatihan yang berada di dalam basis pengetahuan.

Tujuan utama dokumentasi proses adalah pemberdayaan (enablement): membantu orang melakukan pekerjaan dengan benar, melatih karyawan baru, mentransfer pengetahuan, dan menyimpan catatan andal tentang bagaimana proses tersebut berjalan. Untuk panduan dasar tentang memetakan kondisi saat ini, lihat proses as-is vs to-be.

Sekilas tentang penambangan tugas vs dokumentasi proses

Bagaimana cara kerja penambangan tugas?

1. Terapkan agen pada sekelompok desktop yang dipilih, dengan cakupan dan pengaturan privasi yang disepakati.

2. Kumpulkan data interaksi selama periode tertentu, sering kali beberapa minggu, sehingga pola dapat muncul.

3. Samarkan atau kecualikan data sensitif, seperti informasi pribadi di layar.

4. Kelompokkan dan analisis data untuk mengidentifikasi tugas, varian, waktu yang dihabiskan, dan pengulangan.

5. Tinjau temuan dengan analis dan pemilik proses untuk memutuskan apa yang perlu ditingkatkan atau diotomatisasi.

Penambangan tugas paling kuat ketika Anda membutuhkan tampilan statistik di banyak orang, seperti membandingkan bagaimana sepuluh tim melakukan tugas yang sama, atau menemukan tugas berulang mana yang paling banyak menghabiskan waktu.

Apa saja keterbatasan penambangan tugas?

• Ia menunjukkan apa yang terjadi, bukan mengapa. Data interaksi tidak dapat menjelaskan aturan di balik suatu keputusan atau mengapa seseorang mengambil jalan pintas.

• Kekhawatiran privasi dan kepercayaan. Pemantauan desktop terus-menerus memerlukan tata kelola yang cermat, komunikasi karyawan, dan, di banyak wilayah, konsultasi dengan dewan kerja atau tim hukum.

• Upaya penerapan. Agen, tinjauan keamanan, penyamaran data, dan analisis membutuhkan waktu sebelum Anda melihat hasilnya.

• Output bukan panduan yang dapat digunakan. Dasbor dan peta varian tidak mengajarkan karyawan baru cara melakukan pekerjaan tersebut.

• Membutuhkan volume. Tugas yang jarang terjadi, aktivitas akhir periode, dan pengecualian mungkin tidak terlihat jelas.

Bagaimana cara kerja dokumentasi proses yang direkam?

1. Pilih tugas dan orang yang paling mengetahuinya.

2. Rekam tugas dengan perekam layar AI milik Trupeer, dengan menarasikan setiap langkah, aturan di baliknya, dan bagaimana pengecualian ditangani.

3. Hasilkan dokumentasi: Trupeer mengubah rekaman menjadi panduan langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video bernarasi.

4. Tinjau dan publikasikan dalam basis pengetahuan yang dapat dicari, diterjemahkan untuk setiap tim yang membutuhkannya.

5. Perbarui dokumen dengan mengedit skrip atau merekam ulang satu langkah saja ketika proses berubah.

Dokumentasi yang direkam paling kuat ketika tujuannya adalah membantu orang melakukan pekerjaan, mentransfer pengetahuan, atau membuat catatan yang dapat diaudit tentang bagaimana proses seharusnya berjalan.

Apa saja keterbatasan dokumentasi proses yang direkam?

• Ia menunjukkan satu cara untuk melakukan tugas, biasanya cara ahli, bukan setiap variasi di seluruh tim.

• Ini bukan analisis statistik tentang waktu atau frekuensi di banyak pengguna.

• Memerlukan seseorang untuk merekam, sehingga cakupan tergantung pada perencanaan proses mana yang akan ditangkap.

• Harus terus diperbarui, seperti dokumentasi lainnya, seiring perubahan sistem dan kebijakan.

Kapan Anda harus menggunakan penambangan tugas?

• Anda perlu membandingkan bagaimana beberapa orang atau tim melakukan pekerjaan yang sama.

• Anda menginginkan data kuantitatif tentang waktu yang dihabiskan dan frekuensi untuk membangun kasus bisnis otomatisasi.

• Anda memiliki pekerjaan desktop yang berulang dan bervolume tinggi di seluruh tim besar.

• Anda memiliki tata kelola, persetujuan privasi, dan kapasitas analisis untuk menjalankannya dengan baik.

Kapan Anda harus menggunakan dokumentasi proses?

• Orang-orang perlu mempelajari atau mengikuti suatu proses dengan benar, terutama karyawan baru.

• Anda mentransfer pekerjaan antar-tim, lokasi, atau penyedia layanan.

• Anda sedang mempersiapkan migrasi ERP dan perlu menangkap proses saat ini (as-is); lihat transformasi SAP S/4HANA: dokumentasikan proses as-is terlebih dahulu.

• Anda membutuhkan SOP dan bukti audit untuk kepatuhan.

• Pengetahuan hanya dimiliki oleh beberapa ahli dan harus ditangkap sebelum mereka pergi; audit pengetahuan suku (tribal knowledge) menunjukkan di mana letaknya.

• Anda membutuhkan hasil dalam hitungan hari, bukan setelah periode pemantauan.

Penambangan tugas vs dokumentasi proses berdasarkan kasus penggunaan

Bisakah Anda menggunakan penambangan tugas dan dokumentasi proses secara bersamaan?

Ya, dan banyak tim yang matang melakukannya. Penambangan tugas memberi tahu Anda tempat untuk melihat; dokumentasi proses memberi tahu orang-orang apa yang harus dilakukan. Kombinasi praktisnya:

1. Gunakan penambangan tugas untuk menemukan tugas bervolume tinggi dan variasi terbesar.

2. Rekam cara terbaik dalam melakukan tugas-tugas tersebut bersama orang-orang yang paling mahir melakukannya.

3. Publikasikan dokumentasi tersebut sebagai standar, dan latih tim untuk menggunakannya.

4. Gunakan dokumentasi sebagai spesifikasi untuk otomatisasi apa pun; lihat cara mengidentifikasi peluang otomatisasi dalam proses yang didokumentasikan.

5. Ukur kembali untuk melihat apakah variasi dan waktu telah berkurang.

Jika Anda tidak memiliki penambangan tugas, Anda masih dapat menemukan banyak peluang dengan mendokumentasikan proses terlebih dahulu dan menganalisis langkah-langkahnya.

Bagaimana dengan privasi, persetujuan, dan tata kelola?

Pendekatan apa pun yang menangkap aktivitas layar memerlukan kehati-hatian, tetapi skalanya berbeda. Penambangan tugas biasanya memantau banyak karyawan secara terus-menerus, sehingga organisasi memerlukan tujuan yang jelas, minimalisasi data, penyamaran informasi sensitif, komunikasi karyawan, dan, di banyak negara, konsultasi dengan dewan kerja atau tim perlindungan data sebelum penerapan. Dokumentasi yang direkam dibuat secara sengaja oleh orang yang merekam, untuk tugas tertentu, dan ditinjau sebelum dibagikan, sehingga lebih sederhana untuk dikelola. Mana pun yang Anda pilih, libatkan tim hukum, privasi, dan SDM Anda sejak awal.

Penambangan tugas vs dokumentasi proses: bagaimana cara memilihnya?

Untuk memutuskan antara penambangan tugas vs dokumentasi proses, ajukan empat pertanyaan berikut:

1. Apa hasil yang diinginkan? Jika berupa analisis dan kasus bisnis otomatisasi di banyak orang, pertimbangkan penambangan tugas. Jika tujuannya agar orang-orang melakukan pekerjaan dengan benar, mulailah dengan dokumentasi.

2. Siapa yang akan menggunakan output-nya? Analis menggunakan dasbor; tim garis depan, karyawan baru, dan auditor menggunakan panduan.

3. Seberapa cepat Anda membutuhkan hasil? Dokumentasi memberikan hasil dalam hitungan hari; penambangan tugas memerlukan penerapan dan periode pengumpulan data.

4. Apa yang dapat didukung oleh organisasi Anda? Pertimbangkan persetujuan privasi, kapasitas analisis, dan manajemen perubahan.

Untuk melihat opsi pemetaan secara lebih luas, lihat panduan kami tentang alat pemetaan proses.

Kesalahan umum saat membandingkan penambangan tugas dan dokumentasi proses

• Menganggapnya sebagai pengganti satu sama lain. Keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda, sehingga yang satu jarang bisa menggantikan yang lain.

• Membeli penambangan tugas untuk memperbaiki pelatihan. Dasbor tidak mengajarkan siapa pun cara melakukan pekerjaan.

• Melewatkan perencanaan privasi, lalu menghentikan peluncuran ketika muncul kekhawatiran.

• Hanya mendokumentasikan skenario ideal (happy path), sehingga SOP yang direkam melewatkan pengecualian yang sebenarnya dihadapi orang-orang.

• Melakukan otomatisasi langsung dari data penambangan tanpa mendokumentasikan aturan dan pengecualian terlebih dahulu.

• Membiarkan dokumentasi menjadi usang setelah putaran pertama, sehingga kepercayaan terhadap dokumen tersebut memudar.

Bagaimana Trupeer melakukan pendekatan terhadap dokumentasi proses

Dalam perbandingan penambangan tugas vs dokumentasi proses, Trupeer dibangun untuk sisi dokumentasi:

• Rekam sekali, dapatkan panduan dan video: setiap rekaman menjadi SOP langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video bernarasi.

• Tangkap alasannya, bukan hanya kliknya: para ahli menjelaskan aturan, keputusan, dan pengecualian saat mereka merekam.

• Publikasikan ke basis pengetahuan yang dapat dicari, sehingga orang menemukan jawaban saat mereka membutuhkannya.

• Terjemahkan ke dalam 65+ bahasa dari satu sumber.

• Perbarui tanpa merekam ulang semuanya: edit skrip atau ganti satu langkah saja.

• Tanpa pemantauan terus-menerus: orang memilih apa yang akan direkam dan meninjaunya sebelum dibagikan.

Genpact menggunakan pendekatan berbasis rekaman ini untuk membuat lebih dari 500 materi pelatihan dalam lima bahasa dalam waktu 3 bulan, alih-alih 12 bulan. Baca kisah pelanggan Genpact.

Pertanyaan yang sering diajukan

Penambangan tugas vs dokumentasi proses: apa perbedaannya?

Penambangan tugas mengumpulkan data interaksi dari banyak desktop pengguna untuk menganalisis bagaimana pekerjaan dilakukan dan ke mana waktu dihabiskan. Dokumentasi proses mencatat bagaimana tugas harus dilakukan, langkah demi langkah, sehingga orang dapat mengikuti dan mempelajarinya.

Apakah penambangan tugas sama dengan penambangan proses (process mining)?

Tidak. Penambangan proses menganalisis log peristiwa dari sistem seperti ERP dan CRM. Penambangan tugas menganalisis interaksi pengguna di desktop, termasuk pekerjaan di luar sistem tersebut.

Bisakah penambangan tugas menggantikan SOP?

Tidak dengan sendirinya. Penambangan tugas menghasilkan analisis, seperti varian dan waktu yang dihabiskan, alih-alih panduan langkah-demi-langkah yang dapat diikuti orang, sehingga SOP dan pelatihan masih tetap dibutuhkan.

Mana yang lebih baik untuk menemukan peluang otomatisasi?

Penambangan tugas mengukur volume di banyak pengguna, sementara proses yang didokumentasikan menunjukkan langkah dan aturan pasti yang harus diikuti oleh otomatisasi. Banyak tim menggunakan penambangan tugas untuk menemukan kandidat dan dokumentasi untuk menspesifikasikannya.

Apakah penambangan tugas menimbulkan masalah privasi?

Bisa, karena memantau aktivitas karyawan, sering kali secara terus-menerus. Organisasi biasanya memerlukan tujuan yang jelas, penyamaran data, komunikasi karyawan, dan persetujuan dari badan hukum, privasi, atau dewan kerja.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing pendekatan?

Dokumentasi yang direkam dapat menghasilkan panduan yang dapat digunakan dalam hitungan jam sejak rekaman pertama. Penambangan tugas biasanya membutuhkan penerapan, periode pengumpulan data, dan analisis sebelum hasilnya terlihat.

Apakah saya memerlukan penambangan tugas dan dokumentasi proses?

Tidak selalu. Program otomatisasi besar sering kali mendapat manfaat dari keduanya, tetapi jika tujuan Anda adalah pelatihan, transfer pengetahuan, atau SOP, dokumentasi proses adalah tempat untuk memulai.

Di mana posisi Trupeer?

Trupeer membuat dokumentasi proses dari rekaman layar: SOP, video pelatihan, dan basis pengetahuan yang dapat dicari. Trupeer bukan alat penambangan tugas dan tidak memantau karyawan secara terus-menerus.

Mulai dengan dokumentasi yang dapat digunakan orang

Dalam penambangan tugas vs dokumentasi proses, jawabannya bukanlah salah satu saja. Penambangan tugas menunjukkan ke mana perginya waktu. Dokumentasi proses menunjukkan kepada orang-orang cara melakukan pekerjaan tersebut, dan memberikan fondasi yang andal bagi setiap langkah selanjutnya, mulai dari pelatihan hingga otomatisasi. Pelajari perangkat lunak pemetaan proses Trupeer atau jadwalkan demo untuk melihat langsung dokumentasi yang direkam beraksi.