Organisasi Anda baru saja mengaktifkan layanan mandiri (self-service) HR. Karyawan kini dapat memperbarui alamat mereka sendiri, mengajukan cuti, dan mengunduh slip gaji, dan pengawas dapat menyetujui waktu istirahat dan memulai promosi tanpa mengirim email ke HR. Tiga minggu kemudian, kotak masuk HR lebih sibuk dari sebelumnya. Karyawan tidak dapat menemukan pengajuan cuti, pengawas menyetujui hal yang salah, dan setengah dari pengajuan "layanan mandiri" tetap masuk melalui email. Teknologinya berfungsi. Pelatihannya tidak.

Pelatihan layanan mandiri HR untuk karyawan dan pengawas menutup celah tersebut. Pelatihan ini menunjukkan kepada setiap kelompok secara tepat bagaimana menyelesaikan tugas HR mereka di sistem Anda, baik itu Workday, Oracle HCM, atau platform lainnya, sehingga layanan mandiri benar-benar mengurangi beban kerja HR alih-alih menambahnya. Panduan ini menjelaskan apa saja yang perlu dilatih kepada karyawan dan pengawas, format pelatihan apa yang berhasil, cara membuat pelatihan layanan mandiri HR dengan cepat dari rekaman layar, dan cara mengukur apakah pelatihan tersebut berhasil.

Apa itu pelatihan layanan mandiri HR?

Pelatihan layanan mandiri HR mengajarkan karyawan dan manajer cara menyelesaikan sendiri tugas-tugas HR di dalam sistem HR, tanpa harus menghubungi HR. Pelatihan ini biasanya mencakup dua bidang:

• Employee self-service (ESS): tugas-tugas yang dilakukan setiap karyawan untuk diri mereka sendiri, seperti memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji.

• Manager or supervisor self-service (MSS): tugas-tugas yang dilakukan pengawas untuk tim mereka, seperti menyetujui pengajuan, memulai perubahan pekerjaan, dan menyelesaikan tinjauan kinerja.

Pelatihan layanan mandiri yang efektif bersifat singkat, berbasis tugas, dan spesifik untuk sistem serta kebijakan Anda, bukan sekadar tur umum tentang perangkat lunak tersebut.

Mengapa pelatihan layanan mandiri HR itu penting?

• Lebih sedikit tiket HR: orang-orang yang tahu cara melakukan tugasnya sendiri tidak akan mengirim email ke HR tentang hal itu.

• Data yang lebih baik: pengajuan yang diselesaikan dengan benar berarti catatan karyawan, penggajian, dan pelaporan yang akurat.

• Persetujuan lebih cepat: pengawas yang memahami kotak masuk mereka akan menyetujui pengajuan tepat waktu.

• Adopsi yang lebih tinggi: orang-orang akan tetap menggunakan sistem yang dapat mereka gunakan dengan percaya diri.

• Kepatuhan: kebijakan seperti aturan cuti dan batas persetujuan diikuti secara konsisten.

• Pengalaman karyawan yang lebih baik: tugas-tugas sederhana hanya memakan waktu beberapa menit, bukan berhari-hari untuk komunikasi bolak-balik.

Apa yang harus dipelajari karyawan dalam pelatihan layanan mandiri HR?

Fokuskan pelatihan karyawan pada tugas-tugas yang paling sering dilakukan orang:

• Masuk (login) dan menavigasi sistem HR.

• Memperbarui data pribadi, alamat, kontak darurat, dan detail bank.

• Mengajukan cuti dan memeriksa saldo cuti.

• Melihat dan mengunduh slip gaji serta dokumen pajak.

• Mendaftar atau mengubah manfaat, termasuk selama periode pendaftaran terbuka.

• Mencatat waktu kerja, jika organisasi Anda menggunakan pelacakan waktu.

• Menyelesaikan pembelajaran yang ditugaskan dan menyetujui kebijakan.

• Memperbarui keterampilan, tujuan, dan minat karier.

• Menemukan kebijakan HR dan mendapatkan bantuan.

Apa yang harus dipelajari pengawas dalam pelatihan layanan mandiri HR?

Pengawas memerlukan semua yang dibutuhkan karyawan, ditambah tugas-tugas yang mereka lakukan untuk tim mereka:

• Menyetujui atau menolak cuti, lembar waktu (timesheet), dan pengeluaran.

• Menggunakan kotak masuk HR atau daftar tugas mereka untuk mengelola persetujuan tepat waktu.

• Melihat informasi tim, seperti bagan organisasi, kalender cuti, dan jumlah karyawan.

• Memulai proses perekrutan, perubahan pekerjaan, transfer, promosi, dan perubahan gaji.

• Menjalankan tinjauan kinerja, penetapan tujuan, dan evaluasi berkala.

• Memulai dan menyelesaikan pemutusan hubungan kerja (PHK) serta menyerahkan akses.

• Menjalankan laporan standar tim.

Sekilas tentang tugas karyawan dan pengawas

Format pelatihan mana yang paling cocok untuk layanan mandiri?

• Video tugas dua menit: satu video per tugas, menunjukkan dengan tepat di mana harus mengklik di sistem Anda.

• Panduan langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar: untuk orang yang lebih suka membaca atau perlu mencetak.

• Kartu referensi cepat dan alat bantu kerja: satu halaman per tugas umum. Mulai dari templat alat bantu kerja.

• Tautan di dalam sistem HR: letakkan tautan bantuan di samping tugas-tugas yang sering menyulitkan pengguna.

• Pustaka bantuan yang dapat dicari: satu tempat untuk setiap panduan, video, dan kebijakan.

• Sesi langsung singkat untuk pengawas: untuk memandu proses persetujuan dan alur tim, didukung oleh rekaman.

Pelatihan kelas saja jarang berhasil untuk pelatihan layanan mandiri HR bagi karyawan dan pengawas, karena orang membutuhkan bantuan tepat pada saat mereka melakukan tugas tersebut, yang seringkali terjadi beberapa bulan kemudian.

Bagaimana cara membuat pelatihan layanan mandiri HR langkah demi langkah?

Langkah 1: Buat daftar tugas untuk setiap audiens

Gunakan daftar karyawan dan pengawas di atas, tambahkan apa pun yang spesifik untuk organisasi Anda, dan tetapkan prioritas berdasarkan volume serta data tiket HR.

Langkah 2: Rekam setiap tugas di sistem HR Anda

Minta spesialis HR merekam setiap tugas di lingkungan uji coba atau pelatihan menggunakan perekam layar AI Trupeer, dengan menarasikan setiap langkah dan kebijakan di baliknya. Buat satu tugas per rekaman.

Langkah 3: Ubah rekaman menjadi panduan dan video

Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi panduan langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video bernarasi, sehingga setiap tugas memiliki kedua format tersebut dari satu rekaman. Lihat bagaimana tim memproduksi dokumentasi dan video HR dalam skala besar.

Langkah 4: Tambahkan kebijakan dan merek

Tambahkan aturan kebijakan yang relevan, seperti periode pemberitahuan atau batas persetujuan, dan terapkan merek Anda agar pelatihan terlihat konsisten. Templat SOP HR menjaga struktur tetap sama di semua tugas.

Langkah 5: Terjemahkan dan publikasikan

Terjemahkan panduan dan video untuk setiap negara, lalu publikasikan di satu pustaka bantuan yang dapat dicari, yang ditautkan dari sistem HR dan intranet Anda.

Langkah 6: Jaga agar tetap mutakhir

Ketika sistem HR atau kebijakan berubah, perbarui panduan yang terpengaruh dengan mengedit naskah alih-alih merekam ulang; lihat cara memperbarui video pelatihan tanpa merekam ulang.

Pelatihan layanan mandiri HR untuk Workday dan Oracle HCM

Pendekatan pelatihannya sama apa pun sistem yang Anda gunakan, tetapi tampilan layar dan terminologinya berbeda, sehingga materi harus dibuat di lingkungan sistem Anda sendiri:

• Workday: karyawan and manajer sebagian besar bekerja dari kotak masuk dan profil pekerja mereka, dan sebagian besar perubahan berjalan sebagai proses bisnis dengan persetujuan. Untuk panduan modul demi modul, lihat video pelatihan Workday untuk manajer HR.

• Oracle HCM: tugas karyawan dan manajer biasanya ditemukan di area karyawan dan tim yang terpisah, dengan persetujuan yang diarahkan melalui notifikasi.

Platform apa pun yang Anda gunakan, lakukan perekaman di sistem terkonfigurasi Anda sehingga pengguna melihat menu, bidang, dan langkah persetujuan mereka sendiri.

Pelatihan layanan mandiri HR untuk karyawan baru

Karyawan baru mengenal sistem HR di minggu pertama mereka, seringkali sebelum ada yang menunjukkan cara kerjanya. Masukkan layanan mandiri ke dalam orientasi (onboarding): video sambutan singkat, lima tugas yang dibutuhkan setiap karyawan baru di bulan pertama mereka, seperti mengatur detail bank, mendaftar manfaat, dan menyelesaikan pembelajaran wajib, serta tautan ke pustaka bantuan. Pengawas dari karyawan baru harus mendapatkan daftar periksa yang sesuai untuk persetujuan pertama mereka. Lihat daftar periksa video orientasi karyawan baru untuk apa saja yang harus disiapkan sebelum hari pertama.

Bagaimana cara meluncurkan pelatihan layanan mandiri?

1. Luncurkan dasar-dasar karyawan sebelum go-live, dengan video sambutan singkat dan lima tugas utama.

2. Latih pengawas terlebih dahulu tentang persetujuan, karena keterlambatan dalam kotak masuk mereka menghambat orang lain.

3. Atur waktu pelatihan musiman, seperti pendaftaran manfaat dan tinjauan kinerja, tepat sebelum setiap siklus dimulai.

4. Arahkan orang ke bantuan, bukan ke HR, dengan menambahkan tautan bantuan di dalam sistem dan dalam balasan email HR.

5. Gunakan tiket dukungan untuk meningkatkan pelatihan, dengan membuat panduan baru untuk pertanyaan-pertanyaan yang terus berulang.

Untuk sisi manusia dari peluncuran tersebut, lihat proses manajemen perubahan.

Bagaimana cara mengukur pelatihan layanan mandiri HR?

• Tingkat adopsi layanan mandiri: bagian dari transaksi HR yang diselesaikan melalui layanan mandiri.

• Volume tiket HR untuk tugas-tugas yang dicakup oleh pelatihan.

• Waktu penyelesaian persetujuan untuk tugas pengawas.

• Tingkat kesalahan dan pengerjaan ulang pada pengajuan layanan mandiri.

• Penayangan pelatihan dan istilah pencarian, untuk melihat apa yang dicari orang dan tidak dapat ditemukan.

• Kepuasan karyawan dan manajer terhadap layanan HR.

Kesalahan umum yang harus dihindari

• Melatih sistem, bukan tugasnya: tur menu tidak mengajarkan orang cara mengajukan cuti.

• Satu materi untuk semua orang: pengawas membutuhkan pelatihan yang berbeda dari karyawan.

• Melatih sekali saja saat go-live dan tidak pernah lagi, padahal sebagian besar tugas baru dilakukan beberapa bulan kemudian.

• Konten vendor umum yang tidak sesuai dengan konfigurasi atau kebijakan Anda.

• Menyembunyikan bantuan di intranet yang tidak pernah dikunjungi orang, alih-alih menautkannya langsung dari sistem HR.

• Membiarkan materi menjadi usang setelah pembaruan sistem dan perubahan kebijakan.

Buat pelatihan layanan mandiri HR dengan Trupeer

Trupeer membuat pelatihan layanan mandiri HR untuk karyawan dan pengawas cepat dibuat. Trupeer mengubah rekaman sistem HR Anda menjadi panduan langkah-demi-langkah dan video pelatihan singkat untuk kedua kelompok, siap untuk diterjemahkan, dipublikasikan, dan diperbarui. Pelajari Trupeer untuk tim HR atau mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu pelatihan layanan mandiri HR?

Ini adalah pelatihan yang mengajarkan karyawan dan pengawas cara menyelesaikan sendiri tugas-tugas HR di dalam sistem HR, seperti memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, menyetujui pengajuan, dan memulai perubahan pekerjaan.

Apa perbedaan antara ESS dan MSS?

Employee self-service (ESS) mencakup tugas-tugas yang dilakukan karyawan untuk diri mereka sendiri. Manager atau supervisor self-service (MSS) mencakup tugas-tugas yang dilakukan pengawas untuk tim mereka, seperti persetujuan, perubahan pekerjaan, dan tinjauan kinerja.

Apa saja yang harus dilatih kepada pengawas?

Menyetujui cuti dan lembar waktu (timesheet), mengelola kotak masuk HR mereka, melihat informasi tim, memulai proses perekrutan, perubahan pekerjaan, dan PHK, menjalankan tinjauan kinerja, dan menggunakan laporan tim.

Apa format terbaik untuk pelatihan layanan mandiri HR?

Video tugas pendek dan panduan langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar, tersedia di pustaka yang dapat dicari dan ditautkan dari sistem HR, sehingga orang mendapatkan bantuan saat mereka melakukan tugas tersebut.

Bagaimana cara membuat pelatihan layanan mandiri HR dengan cepat?

Rekam seorang spesialis HR yang melakukan setiap tugas di lingkungan pelatihan dan gunakan alat seperti Trupeer untuk mengubah setiap rekaman menjadi panduan dan video, lalu terjemahkan dan publikasikan.

Apakah pelatihan layanan mandiri HR berfungsi untuk Workday dan Oracle HCM?

Ya. Pendekatannya sama, tetapi materi harus dibuat di sistem terkonfigurasi Anda sendiri sehingga pengguna melihat layar, bidang, dan langkah persetujuan mereka sendiri.

Bagaimana Anda mengukur apakah pelatihan layanan mandiri HR berhasil?

Lacak adopsi layanan mandiri, volume tiket HR, waktu penyelesaian persetujuan, tingkat kesalahan, jumlah tayangan pelatihan, dan kepuasan pengguna.

Seberapa sering pelatihan layanan mandiri HR harus diperbarui?

Setiap kali ada perubahan pada sistem HR, proses, atau kebijakan, dan sebelum siklus musiman seperti pendaftaran manfaat dan tinjauan kinerja.