Sebuah alat baru diluncurkan dengan email ke seluruh staf. Email tersebut menjelaskan strategi, mencantumkan fitur, menautkan ke panduan pengguna setebal 40 halaman, dan diakhiri dengan "silakan hubungi jika ada pertanyaan." Seminggu kemudian, sebagian besar orang belum masuk, mereka yang sudah masuk menggunakannya dengan cara lama, dan para manajer melayani lima pertanyaan yang sama secara berulang-ulang. Alat tersebut baik-baik saja. Komunikasinya yang tidak baik.

Ketika Anda mengomunikasikan alat-alat baru dan cara kerja baru dengan baik, orang-orang akan memahami mengapa perubahan itu penting bagi mereka, tahu persis apa yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya, serta dapat menemukan bantuan begitu mereka membutuhkannya. Panduan ini menjelaskan cara mengomunikasikan alat-alat baru dan cara kerja baru secara praktis: mengapa pengumuman alat begitu sering gagal, apa yang sebenarnya perlu didengar oleh karyawan, rencana komunikasi bertahap, saluran dan format yang berfungsi, peran manajer dan pelopor, serta cara mengukur apakah komunikasi Anda berhasil tersampaikan.

Mengapa pengumuman tentang alat baru sering kali gagal?

• Mereka mendahulukan alasan perusahaan, bukan alasan karyawan: strategi dan efisiensi, alih-alih "apa yang berubah bagi saya".

• Mereka tiba sekaligus, dalam satu email panjang yang hanya dibaca sekilas dan dilupakan orang.

• Mereka menjelaskan fitur, bukan tugas, sehingga orang-orang tidak dapat melihat bagaimana pekerjaan sehari-hari mereka berubah.

• Mereka melewatkan bagian "bagaimana": tempat untuk belajar, kapan pelatihan dilakukan, dan di mana mendapatkan bantuan.

• Mereka bersifat satu arah, tanpa rute mudah untuk pertanyaan atau kekhawatiran.

• Mereka berhenti setelah peluncuran, tepat di saat orang-orang mulai menggunakan alat tersebut dan memiliki pertanyaan paling banyak.

Cara kerja baru bahkan lebih sulit dikomunikasikan daripada alat baru, karena cara kerja baru mengubah kebiasaan, peran, dan ekspektasi, bukan sekadar tombol mana yang harus diklik.

Apa yang perlu didengar karyawan tentang alat baru?

Setiap pesan tentang alat baru atau cara kerja baru harus membantu menjawab enam pertanyaan:

Sesuaikan jawaban berdasarkan audiens. Seorang staf keuangan, manajer penjualan, dan eksekutif peduli pada hal-hal yang berbeda, bahkan ketika alat yang digunakan sama.

Bagaimana Anda mengomunikasikan alat baru dan cara kerja baru, tahap demi tahap?

Sebarkan komunikasi selama beberapa minggu, bukan satu hari saja, dan ulangi pesan-pesan utama dalam format yang berbeda. Untuk kerangka kerja lengkap, lihat rencana komunikasi untuk manajemen perubahan.

Saluran mana yang paling efektif untuk mengomunikasikan alat baru?

Gunakan beberapa saluran bersama-sama, tetapi arahkan semuanya ke satu wadah untuk detailnya, sehingga orang-orang selalu tahu ke mana harus mencari.

Mengapa Anda harus menggunakan video untuk mengomunikasikan alat baru?

Alat baru bersifat visual: orang perlu melihat di mana harus mengklik dan seperti apa tampilan layar baru itu. Video berdurasi dua menit melakukan hal itu jauh lebih baik daripada email yang panjang. Video juga menunjukkan sisi manusiawi dari perubahan tersebut ketika seorang pemimpin atau pelopor menjelaskan mengapa hal itu penting.

Video pendek sangat cocok untuk pengumuman, pesan "apa yang berubah untuk Anda" berdasarkan peran, petunjuk cepat, dan kiat pasca-peluncuran. Lihat bagaimana tim mengganti rangkaian email yang panjang dengan video dalam komunikasi internal.

Dengan Trupeer, Anda merekam alat baru dengan perekam layar AI, dan Trupeer mengubah rekaman tersebut menjadi video yang apik dengan sulih suara AI dan panduan langkah demi langkah, yang dapat diterjemahkan untuk tim global.

Apa peran manajer dan pelopor?

Orang-orang melihat ke manajer mereka untuk memutuskan apakah suatu perubahan itu nyata. Ketika para manajer memahami alat baru, menjelaskan mengapa hal itu penting bagi tim mereka, dan menggunakannya sendiri, adopsi akan mengikuti. Ketika mereka ragu atau skeptis, tim akan menunggu dan melihat situasi.

• Beri pengarahan kepada manajer terlebih dahulu, sebelum pengumuman yang lebih luas, dengan pesan-pesan utama, FAQ, dan demo singkat.

• Beri manajer panduan percakapan tim yang mencakup apa yang berubah bagi tim mereka dan cara menyampaikan kekhawatiran.

• Tunjuk pelopor di setiap tim dan situs yang mempelajari alat tersebut lebih awal, menjawab pertanyaan, dan membagikan kiat.

• Kumpulkan para pelopor secara berkala untuk mengungkap masalah dan membagikan apa yang berhasil.

Untuk cara terstruktur dalam membangun jaringan tersebut, lihat cara menjalankan program pelatihan pengguna super.

Bagaimana Anda menghubungkan komunikasi dengan pelatihan?

Komunikasi memberi tahu orang-orang bahwa perubahan akan datang; pelatihan menunjukkan kepada mereka cara bekerja dengan cara baru. Keduanya perlu direncanakan bersama:

• Tautkan setiap pesan utama ke sumber belajar, seperti video pendek atau panduan untuk tugas yang disebutkan.

• Atur waktu undangan pelatihan bersamaan dengan pesan pra-peluncuran, sehingga orang-orang belajar dalam waktu yang dekat dengan saat mereka akan menggunakan alat tersebut.

• Sediakan konten berbasis peran, sehingga setiap kelompok hanya melihat tugas-tugas yang penting bagi mereka.

• Sediakan pustaka yang dapat dicari berisi panduan dan video yang dapat dirujuk kembali oleh orang-orang setelah peluncuran.

Untuk memproduksi konten tersebut dalam skala besar, lihat cara membuat video pelatihan untuk penerapan perangkat lunak perusahaan.

Bagaimana Anda mengomunikasikan cara kerja baru, bukan sekadar alat baru?

Cara kerja baru, seperti proses persetujuan baru, peralihan ke layanan mandiri, atau perubahan tentang siapa yang memiliki suatu tugas, memerlukan perhatian ekstra:

• Jelaskan alasan dan manfaatnya, bukan hanya aturannya.

• Sebutkan secara spesifik tentang apa yang dihentikan, serta apa yang dimulai.

• Tunjukkan proses baru dari ujung ke ujung, dengan siapa melakukan apa di setiap langkah.

• Sampaikan peran dan tanggung jawab secara langsung, karena orang paling khawatir tentang apa yang berubah dalam pekerjaan mereka.

• Berikan waktu bagi orang-orang untuk berlatih sebelum cara lama dimatikan.

• Perkuat melalui manajer dan perilaku kepemimpinan yang terlihat nyata.

Model perubahan terstruktur membantu di sini; model ADKAR, misalnya, memisahkan kesadaran (awareness) dan keinginan (desire), yang dibangun oleh komunikasi, dari pengetahuan (knowledge) dan kemampuan (ability), yang dibangun oleh pelatihan. Untuk gambaran adopsi yang lebih luas, lihat strategi adopsi teknologi ini.

Bagaimana Anda mengomunikasikan alat baru dan cara kerja baru kepada tim global dan garis depan?

Organisasi besar jarang meluncurkan alat hanya untuk satu kantor. Tim bekerja di berbagai negara, bahasa, dan giliran kerja (shift) yang berbeda, dan banyak karyawan garis depan tidak duduk di meja atau membaca email. Untuk mengomunikasikan alat-alat baru dan cara kerja baru di seluruh organisasi jenis itu:

• Terjemahkan pesan inti dan konten petunjuk, bukan hanya pengumumannya. Trupeer dapat menerjemahkan video dan panduan dari satu sumber ke dalam 65+ bahasa.

• Gunakan format ramah seluler, seperti video pendek dan panduan satu halaman yang dapat dibuka orang di ponsel.

• Beri pengarahan kepada pemimpin situs dan pengawas giliran kerja, yang sering kali menjadi suara paling tepercaya bagi tim garis depan.

• Atur waktu pengiriman pesan untuk setiap wilayah dan giliran kerja, sehingga tidak ada yang mendengar tentang perubahan setelah hal itu terjadi.

• Sesuaikan contoh dengan kenyataan lokal, sambil tetap menjaga pesan dan proses inti sama di mana saja.

Tujuannya adalah agar setiap karyawan, apa pun lokasi atau perannya, mendengar perubahan yang sama dengan cara yang masuk akal bagi keseharian mereka.

Bagaimana Anda menangani pertanyaan dan penolakan?

• Publikasikan FAQ sejak awal dan perbarui seiring munculnya pertanyaan baru.

• Permudah pengajuan pertanyaan: saluran obrolan khusus, jam konsultasi (office hours), atau formulir sederhana.

• Dengarkan kekhawatiran melalui pelopor, manajer, dan survei singkat (pulse survey).

• Tanggapi secara transparan, sehingga orang melihat masukan mereka menghasilkan jawaban atau perubahan.

• Bagikan keberhasilan awal, seperti tim yang berhasil menghemat waktu, untuk menunjukkan bahwa perubahan tersebut berhasil.

Bagaimana Anda mengukur apakah komunikasi berjalan efektif?

• Jangkauan: email yang dibuka, penayangan video, dan kunjungan halaman intranet.

• Kesadaran: survei singkat yang menanyakan apakah orang mengetahui apa yang berubah dan kapan.

• Kesiapan: pendaftaran dan penyelesaian pelatihan sebelum peluncuran.

• Adopsi: login, pengguna aktif, dan penggunaan fitur-fitur utama setelah peluncuran.

• Pertanyaan dan tiket bantuan: volume dan tema permintaan bantuan.

• Sentimen: komentar dan tanggapan survei tentang perubahan tersebut.

Komunikasi berhasil ketika orang menggunakan alat baru dengan cara baru, bukan saat email dikirim.

Contoh: pesan pengumuman singkat

Berikut adalah struktur sederhana untuk email pengumuman atau naskah video, yang disesuaikan dengan alat dan audiens Anda:

1. Apa yang berubah: "Mulai 3 November, kita akan memproses klaim pengeluaran di [alat baru], bukan lagi lewat email dan spreadsheet."

2. Mengapa ini penting bagi Anda: "Anda akan menyerahkan klaim dari ponsel Anda dalam beberapa menit dan melihat status persetujuan kapan saja."

3. Apa yang harus dilakukan selanjutnya: "Tonton video berdurasi dua menit ini dan ikuti sesi 30 menit dalam dua minggu ke depan."

4. Di mana mendapatkan bantuan: "Tanyakan kepada pelopor tim Anda, kirim pesan di saluran bantuan, atau cari di pustaka panduan."

Detail tersebut bersifat ilustratif; buat pesan yang sebenarnya tetap singkat dan spesifik seperti itu.

Kesalahan umum saat Anda mengomunikasikan alat baru dan cara kerja baru

• Satu pengumuman besar alih-alih rangkaian pesan yang berurutan.

• Mendahului dengan fitur alih-alih apa yang berubah bagi setiap orang.

• Melewatkan manajer, sehingga tim mendengar tentang perubahan dari email terlebih dahulu.

• Tidak ada wadah tunggal untuk panduan, video, dan FAQ.

• Berhenti setelah peluncuran, padahal pertanyaan sedang berada di puncaknya.

• Mengukur pesan yang terkirim alih-alih pemahaman dan adopsi.

Daftar periksa untuk mengomunikasikan alat baru dan cara kerja baru

• Manajer dan pelopor telah diberi pengarahan sebelum pengumuman.

• Pesan menjawab mengapa, apa untungnya bagi saya, apa yang berubah, kapan, bagaimana cara belajar, dan di mana mendapatkan bantuan.

• Komunikasi dilakukan secara bertahap mulai dari pengumuman hingga pasca-peluncuran.

• Pesan disesuaikan berdasarkan audiens.

• Video pendek menunjukkan alat dan cara kerja baru.

• Setiap pesan menautkan ke konten pembelajaran berbasis peran.

• Terdapat satu wadah untuk panduan, video, dan FAQ.

• Pertanyaan ditangkap dan dijawab secara terbuka.

• Adopsi, bukan hanya jangkauan, yang diukur.

Untuk mengetahui bagaimana komunikasi masuk ke dalam rencana perubahan penuh, lihat rencana manajemen perubahan untuk implementasi ERP.

Bagaimana Trupeer membantu Anda mengomunikasikan alat baru dan cara kerja baru

Bagian tersulit dari mengomunikasikan alat baru adalah menunjukkan kepada orang-orang secara tepat apa yang harus dilakukan, di setiap tim, bahasa, dan saluran. Trupeer dibangun untuk itu:

Genpact menggunakan Trupeer untuk mempersiapkan 140.000 karyawan di 40 negara demi sistem baru, menghasilkan lebih dari 500 materi pelatihan dalam lima bahasa dalam waktu 3 bulan, bukan 12 bulan. Baca kisah pelanggan Genpact.

Ketika setiap pengumuman menautkan ke video berdurasi dua menit dan panduan langkah demi langkah dalam bahasa pembaca sendiri, orang-orang tidak hanya mendengar tentang perubahan tersebut; mereka tahu bagaimana cara bekerja dengan cara yang baru.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana Anda mengomunikasikan alat baru kepada karyawan?

Beri pengarahan kepada manajer dan pelopor terlebih dahulu, kemudian lakukan komunikasi secara bertahap mulai dari pengumuman hingga pasca-peluncuran, menjawab mengapa perubahan itu penting, apa untungnya bagi setiap kelompok, apa yang berubah, kapan, bagaimana cara belajar, dan di mana mendapatkan bantuan.

Apa saja yang harus disertakan dalam pengumuman alat baru?

Apa yang berubah, mengapa hal itu penting bagi pembaca, tanggal-tanggal penting, apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan di mana mendapatkan bantuan, dibuat singkat dan ditautkan ke video atau panduan.

Berapa hari sebelumnya sebaiknya Anda mengumumkan alat baru?

Cukup awal agar orang-orang dapat bersiap dan berlatih, biasanya beberapa minggu sebelum peluncuran untuk perubahan yang signifikan, dengan rangkaian pesan yang berurutan, bukan sekadar satu pengumuman tunggal.

Saluran mana yang terbaik untuk mengomunikasikan alat baru?

Campuran antara kaskade manajer, video pendek, email ringkas, intranet atau basis pengetahuan, saluran obrolan tim, dan tautan bantuan di dalam alat, yang semuanya mengarah ke satu wadah untuk detailnya.

Mengapa menggunakan video untuk komunikasi perubahan?

Video menunjukkan alat dan proses baru secara visual, lebih cepat diserap daripada email yang panjang, dan memungkinkan para pemimpin serta pelopor menjelaskan perubahan tersebut dengan suara mereka sendiri.

Bagaimana cara membuat manajer mendukung alat baru?

Beri mereka pengarahan terlebih dahulu, beri mereka pesan-pesan utama, FAQ, dan panduan percakapan tim, minta mereka untuk menggunakan alat tersebut secara nyata, dan libatkan mereka dalam menjawab pertanyaan tim mereka.

Bagaimana Anda mengomunikasikan cara kerja baru?

Jelaskan alasan dan manfaatnya, perjelas tentang apa yang dihentikan dan dimulai, tunjukkan proses baru dari awal hingga akhir, sampaikan perubahan peran secara langsung, dan berikan waktu kepada orang-orang untuk berlatih.

Bagaimana Anda mengukur komunikasi perubahan?

Lacak jangkauan, kesadaran, kesiapan pelatihan, adopsi, permintaan bantuan, dan sentimen, serta fokus pada apakah orang-orang menggunakan alat baru tersebut dengan cara baru.

Komunikasikan perubahan yang dapat dilihat dan digunakan orang

Orang mengadopsi alat baru ketika mereka memahami alasannya, tahu persis apa yang harus dilakukan, dan dapat menemukan bantuan secara instan. Trupeer mengubah rekaman alat baru Anda menjadi video pendek dan panduan langkah demi langkah untuk setiap peran, siap dibagikan di setiap saluran. Mulai gratis dengan Trupeer.