Sebagian besar pekerjaan dokumentasi bukanlah tentang berpikir. Melainkan menuliskan langkah-langkah yang sudah diketahui seseorang, menyusun ulang draf yang sulit dibaca, merestrukturisasi halaman yang berkembang secara organik, dan memperbarui kata-kata setelah terjadi perubahan. Bagian berulang yang membosankan itulah fungsi dari alat penulisan dokumentasi bertenaga AI.

Artikel ini membahas apa yang sebenarnya dilakukan alat-alat ini, bagaimana alur kerja penyusunan draf berjalan, apa yang perlu dibandingkan saat memilih salah satunya, dan apa yang masih membutuhkan peran manusia.

Apa Itu Alat Penulisan Dokumentasi AI?

Alat yang menggunakan AI untuk menyusun draf, menulis ulang, menstrukturkan, atau meningkatkan kualitas dokumentasi. Penekanannya ada pada penulisan itu sendiri: mengubah input mentah menjadi instruksi yang mudah dibaca, memperjelas prosa, menerapkan struktur yang konsisten, dan menyesuaikan nada untuk audiens yang berbeda.

Penting untuk memisahkan dua hal yang sering kali dikelompokkan bersama.

• Penulisan dokumentasi AI dimulai dari teks atau kerangka. Anda menyediakan substansinya, dan alat tersebut akan menyusun draf, menulis ulang, atau menstrukturkannya kembali

• Pembuatan dokumentasi AI dimulai dari proses yang direkam. Rekaman tersebut menyediakan substansinya, dan alat tersebut menghasilkan langkah-langkah serta tangkapan layar dari apa yang diamatinya

Beberapa alat hanya melakukan hal pertama. Beberapa lainnya melakukan keduanya, yang mana ini penting jika dokumentasi Anda sebagian besar bersifat prosedural daripada konseptual. Khusus untuk sisi pembuatan dokumentasi, lihat generator SOP.

Apa yang Sebenarnya Dilakukan Alat-Alat Ini

Menulis ulang sering kali menjadi salah satu kemampuan yang paling berguna, karena banyak tim memiliki dokumentasi yang tidak terbaca daripada dokumentasi yang hilang.

Menulis ulang dokumentasi yang sudah ada

Mengambil halaman yang akurat tetapi sulit dipahami dan meningkatkan kejelasan, struktur, atau panjangnya. Ini bisa menjadi kemenangan cepat, karena substansinya sudah benar dan hanya penulisannya yang kurang baik.

Menyusun draf dari kerangka atau catatan

Anda menyediakan langkah-langkah, tajuk, atau catatan kasar; alat tersebut menghasilkan prosa yang mudah dibaca. Berguna ketika Anda mengetahui prosesnya dan hambatannya adalah mengubahnya menjadi kalimat.

Merestrukturisasi

Mengatur kembali dokumen yang berkembang secara tidak teratur menjadi bentuk yang konsisten, atau membagi satu halaman yang terlalu panjang menjadi beberapa halaman.

Penyesuaian nada dan audiens

Menulis ulang catatan rekayasa internal sebagai konten bantuan yang menghadap pelanggan, atau mempersingkat prosedur terperinci menjadi referensi cepat.

Konsistensi di antara berbagai penulis

Menerapkan terminologi, struktur, dan gaya bahasa yang sama pada dokumentasi yang ditulis oleh orang yang berbeda pada waktu yang berbeda.

Terjemahan dan lokalisasi

Menghasilkan konten yang sama dalam bahasa lain dari satu sumber, daripada memelihara dokumen yang paralel.

Bagaimana Alur Kerja Penyusunan Draf Berjalan

• 1. Sediakan sumber: kerangka, catatan kasar, atau dokumen yang sudah ada. Untuk dokumentasi berbasis alur kerja, alat seperti Trupeer dapat memulai dari rekaman layar daripada catatan yang diketik

• 2. Hasilkan draf: alat tersebut menghasilkan prosa terstruktur daripada halaman kosong

• 3. Periksa substansi: apakah ada yang salah, hilang, atau mengada-ada?

• 4. Edit sesuai konteks Anda: terminologi, nada, dan hal apa pun yang spesifik tentang cara kerja tim Anda

• 5. Tambahkan apa yang tidak ada dalam sumber: penalaran, kondisi, persetujuan, dan pengecualian

• 6. Tinjau dan publikasikan: persetujuan akhir dari siapa pun yang menguasai materi tersebut, bukan orang yang menyusun drafnya

Langkah 3 dan 5 adalah tempat pekerjaan sebenarnya berada: pembuatan draf berlangsung cepat, verifikasinya tidak. Akurasi dokumentasi AI menjabarkan apa yang harus diperiksa dan dalam urutan apa.

Apa yang Perlu Dibandingkan dalam Alat Penulisan Dokumentasi AI

Evaluasi berdasarkan kemampuan menulis daripada fitur platform umum. Empat kriteria membawa sebagian besar keputusan: penyusunan draf AI, penulisan ulang dan pengeditan, fleksibilitas input, dan peninjauan. Kriteria lainnya layak diperiksa tetapi jarang menjadi penentu.

• Penyusunan draf AI: dapatkah alat tersebut menghasilkan draf pertama yang dapat digunakan dari catatan atau kerangka?

• Penulisan ulang dan pengeditan: dapatkah alat tersebut meningkatkan dokumen yang sudah ada, tidak hanya membuat dokumen baru?

• Fleksibilitas input: dapatkah alat tersebut bekerja dari catatan, dokumen yang sudah ada, atau proses yang direkam?

• Tangkapan layar dan konteks visual: dapatkah output menyertakan gambar yang terikat pada langkah-langkah?

• Templat: dapatkah Anda menerapkan bagian-bagian yang harus selalu ada dalam dokumentasi Anda?

• Kontrol nada dan gaya: dapatkah Anda mengatur gaya bahasa, tingkat keterbacaan, dan terminologi?

• Peninjauan dan pengeditan: seberapa mudah manusia dapat mengoreksi draf secara langsung?

• Output multibahasa: dapatkah satu sumber mempublikasikan dalam beberapa bahasa?

• Penerbitan dan ekspor: apakah output menjangkau pusat bantuan, atau mengekspor ke file yang dibutuhkan tim Anda?

Berikan bobot yang besar pada penulisan ulang. Sebagian besar alat dapat menyusun draf; lebih sedikit yang dapat menulis ulang dengan baik, dan penulisan ulang adalah tempat nilai berulang berada setelah dokumentasi Anda ada. Penyusunan draf adalah keuntungan satu kali per dokumen, sementara penulisan ulang berlaku untuk semua hal yang sudah ditulis, yang sering kali merupakan tumpukan yang lebih besar.

Jika Anda membandingkan pasar yang lebih luas daripada kemampuan menulis, perbandingan alat dokumentasi AI adalah halaman yang lebih baik.

Untuk Siapa Alat Penulisan Dokumentasi AI Ini Dibuat?

Siapa pun yang tumpukan dokumentasinya merupakan masalah penulisan, bukan masalah pengetahuan: penulis teknis, tim dukungan, tim produk, dan operasional.

Dua audiens memiliki kriteria evaluasi mereka sendiri yang layak dibaca secara terpisah: alat dokumentasi AI untuk tim produk dan alat AI untuk dokumentasi teknis.

Cara Menggunakan Alat Penulisan Dokumentasi AI Secara Efektif

• Tingkatkan sumber sebelum menyusun draf: kerangka yang tidak jelas menghasilkan prosa yang tidak jelas, dan penulisan ulang sebanyak apa pun tidak akan dapat mengembalikan substansi yang memang tidak pernah disediakan.

• Berikan panduan gaya Anda: terminologi, gaya bahasa, dan konvensi pemformatan, disediakan sekali daripada dikoreksi setiap saat.

• Verifikasi fakta secara terpisah dari membaca: teks yang lancar bukan bukti keakuratan. Draf akan terbaca meyakinkan terlepas dari apakah itu benar atau tidak, jadi periksa substansinya terhadap sistem atau orang yang memilikinya, bukan sekadar menilainya di halaman tersebut

• Tulis ulang secara bertahap: struktur terlebih dahulu, baru kemudian kata-kata. Perbaiki apa isi dokumen tersebut dan dalam urutan apa, lalu tingkatkan cara membacanya. Memoles kalimat yang akan Anda pindahkan atau hapus adalah upaya yang sia-sia,

• Pertahankan terminologi seiring berkembangnya pustaka: konsep yang sama yang dinamai dengan tiga cara berbeda merupakan masalah pencarian sekaligus masalah gaya

• Tentukan apa yang tidak boleh disentuh oleh AI: kata-kata yang diatur, teks hukum, dan apa pun yang frasanya sendiri dikontrol ketat, bukan sekadar konvensional

Di Mana Peran Trupeer

Trupeer menggabungkan penulisan AI dengan perekaman alur kerja, sehingga tim dapat menghasilkan dokumentasi prosedural dari proses itu sendiri daripada menulis materi sumber terlebih dahulu. Perekaman yang sama menghasilkan dokumen tertulis dan output visual.

Bagi alur kerja penulisan, itu berarti tiga hal:

• Substansi datang bersama draf: langkah-langkah dan tangkapan layar berasal dari rekaman, jadi Anda mengedit alih-alih menyediakan kontennya terlebih dahulu

• Penulisan ulang terjadi secara langsung: langkah-langkah dapat diatur ulang, digabungkan, dibagi, dan ditulis ulang, serta tangkapan layar dapat dipotong atau dianotasi, tanpa berpindah antaralat

• Dua format dari satu sumber: prosedur tertulis dan video bernarasi, sehingga keduanya tidak dapat menyimpang seperti yang terjadi jika ditulis secara terpisah

Peran terbaiknya adalah untuk konten prosedural. Untuk dokumentasi konseptual, alat penulisan berbasis kerangka adalah pilihan yang lebih cocok, karena tidak ada proses yang perlu direkam dan substansinya harus berasal dari seseorang.

Alat ini tidak memverifikasi apa yang dihasilkannya. Penalaran, kondisi, dan persetujuan yang tidak pernah terlihat masih perlu ditambahkan, dan pemilik subjek tetap harus memberikan persetujuan akhir. Lihat mengonversi rekaman layar menjadi SOP untuk alur kerja tersebut.

Tanya Jawab Umum

Apa itu alat penulisan dokumentasi AI?

Perangkat lunak yang menggunakan AI untuk menyusun draf, menulis ulang, menstrukturkan, atau meningkatkan kualitas dokumentasi. Fokusnya adalah penulisan: menghasilkan instruksi yang mudah dibaca dari input mentah, memperjelas prosa yang ada, menerapkan struktur yang konsisten, dan menyesuaikan konten untuk audiens yang berbeda.

Bagaimana AI membantu menulis dokumentasi?

Alat ini menghilangkan masalah halaman kosong dan pekerjaan penulisan prosa yang berulang-ulang. Anda menyediakan substansi berupa catatan, kerangka, atau proses yang direkam, dan alat tersebut menghasilkan draf terstruktur. Apa yang tidak disediakannya adalah substansi itu sendiri, itulah sebabnya kualitas input sangat menentukan kualitas output.

Dapatkah AI menulis ulang dokumentasi yang sudah ada?

Ya, dan ini sering kali lebih berharga daripada menyusun draf halaman baru. Sebagian besar tim memiliki dokumentasi yang tidak terbaca daripada dokumentasi yang hilang. AI dapat meningkatkan kejelasan, merestrukturisasi halaman yang berkembang secara organik, mempersingkat sesuatu yang terlalu panjang, atau menyesuaikan catatan internal untuk audiens yang menghadap pelanggan.

Dapatkah AI membuat dokumentasi dari rekaman?

Beberapa alat bisa melakukannya. Rekaman proses menyediakan langkah-langkah dan tangkapan layar, yang kemudian diubah oleh alat tersebut menjadi draf prosedur. Itu adalah pembuatan (generation) alih-alih penulisan dalam arti sempit, dan ini jauh lebih cocok untuk konten prosedural daripada konten konseptual.

Seberapa akurat dokumentasi yang ditulis AI?

Dapat diandalkan pada apa yang ada di sumber, tidak dapat diandalkan pada apa yang tidak ada. Kelancaran tidak memberikan sinyal tentang kebenaran, jadi verifikasi substansinya secara terpisah dari membacanya. Akurasi dokumentasi AI mencakup kerangka kerja peninjauan lengkap.

Apa yang harus ditinjau manusia dalam dokumentasi yang ditulis AI?

Fakta, kelengkapan, dan apakah kondisi serta persetujuan sudah ada. Masalah gaya dapat terlihat di halaman; kesenjangan informasi tidak terlihat, itulah sebabnya peninjauan harus dilakukan secara sengaja, bukan sekadar membaca sekilas.