Nous sommes le jour du lancement de votre nouvelle plateforme SaaS. L’équipe technique célèbre, le produit est en ligne, et la feuille de route est déjà remplie de nouvelles fonctionnalités. Mais alors que les premiers clients d'entreprise se connectent, les questions commencent à affluer : « Comment configurer l'authentification unique (SSO) ? » « Où puis-je trouver les clés API ? » « Quelle est la meilleure façon d'intégrer mon équipe ? » Tout à coup, vous réalisez que tout le savoir sur les intégrations, les flux de travail et les résolutions de problèmes se trouve dans la tête de quelques personnes clés, et ces personnes sont déjà occupées avec le prochain sprint.
Ça vous semble familier ? Dans les environnements B2B en rapide évolution, la documentation technique est souvent une réflexion après coup, pressée entre les délais ou rédigée par quiconque est disponible. Quel est le résultat ? Des documents qui supposent trop, omettent des étapes cruciales, et laissent les nouveaux utilisateurs ou partenaires se sentir perdus. Lorsque la documentation est bâclée ou incomplète, cela ralentit l'intégration, frustre les clients et crée des goulets d'étranglement pour les équipes de support et de vente.
Dans cet article, vous apprendrez comment aborder la documentation technique pour les produits B2B, quand commencer, ce qu'il faut inclure, et comment rendre vos documents réellement utiles pour les clients, partenaires et votre propre équipe. Creusons sur le fait que la grande documentation n'est pas simplement un objet de confort, c'est une nécessité commerciale.
Qu'est-ce que la documentation technique et pourquoi est-elle importante ?
La documentation technique est essentiellement tout guide écrit ou manuel qui aide les gens à comprendre comment utiliser, réparer, ou construire quelque chose de technique, que ce soit un logiciel, un matériel, un système ou même des processus d'entreprise. Elle décompose des éléments complexes en étapes simples, instructions ou diagrammes afin que les utilisateurs, développeurs ou équipes internes puissent effectuer leur tâche sans confusion. Pensez-y comme le livret d'instructions qui accompagne un nouveau gadget ou ces guides étape par étape que vous trouvez en ligne pour des outils logiciels.
Pourquoi est-ce si important ? Parce qu'en l'absence de bonne documentation, même le produit ou système le plus intelligent peut sembler impossible à utiliser ou à maintenir. Cela fait gagner du temps en répondant aux questions avant qu'elles ne soient posées, réduit les erreurs en fournissant des instructions claires, et aide les équipes et les clients à rester sur la même longueur d'onde. Une bonne documentation technique signifie moins de frustration, moins d'appels de support, et une expérience globale plus fluide, que vous soyez un débutant essayant de comprendre comment commencer ou un développeur intégrant des fonctionnalités complexes.
Qu'est-ce qu'un guide utilisateur et en quoi est-il différent de la documentation technique ?
Bien qu'un guide utilisateur soit également un exemple de document technique, en raison de son vaste usage, il peut également être considéré comme un sujet séparé à discuter et peut être différencié des autres types de documents techniques. Un guide utilisateur est un document simple et utile qui vous montre comment utiliser un produit ou un logiciel étape par étape. Il est conçu pour des personnes qui ne sont pas des expertes, expliquant les choses en langage simple et facile à comprendre. Que ce soit pour configurer votre nouveau téléphone, utiliser un appareil de cuisine ou naviguer dans une nouvelle application, un guide utilisateur vous aide à commencer rapidement et à résoudre les problèmes courants sans stress. Il inclut souvent des éléments tels que comment installer, les fonctionnalités de base, des conseils de dépannage, et des questions fréquentes.
Les guides utilisateurs visent à rendre votre vie plus facile en agissant comme un assistant amical qui vous guide à travers ce que vous devez faire, afin que vous vous sentiez en confiance en utilisant le produit. Ils se présentent sous de nombreuses formes, des livrets imprimés et des PDF aux vidéos et tutoriels intégrés, et se concentrent sur des instructions claires plutôt que sur des détails techniques profonds. L'objectif est d'aider les utilisateurs à résoudre leurs problèmes rapidement et à profiter du produit sans confusion.
Guide de l'utilisateur | Documentation technique | |
Objectif | Aide les utilisateurs quotidiens à utiliser un produit facilement et efficacement. | Fournit des informations techniques approfondies pour les développeurs, ingénieurs, équipes de support concernant le fonctionnement du produit et comment le maintenir. |
Public | Conçu pour des utilisateurs non techniques ou occasionnels. | Destiné aux experts techniques ayant des connaissances spécialisées. |
Détails du contenu | Contient des instructions simples, claires et étape par étape ainsi que des conseils de dépannage. | Comprend des diagrammes architecturaux détaillés, des exemples de code et des conceptions système. |
Style de langage | Utilise un langage simple et conversationnel sans jargon. | Utilise des termes techniques et suppose des connaissances antérieures du domaine. |
Portée | Concentre sur l'utilisation des fonctionnalités du produit de manière sûre et efficace. | Couvre en profondeur la conception du produit, les processus de développement, les tests et la maintenance. |
Format | Utilise des illustrations, des captures d'écran, des listes à puces pour plus de clarté. | Inclut souvent des diagrammes formels, des tableaux et des extraits de code. |
Buts | Pour s'assurer que les utilisateurs peuvent interagir avec le produit sans confusion. | Pour donner aux équipes techniques les moyens d'implémenter, de résoudre et de mettre à jour. |
Comment rédiger une documentation technique avec Trupeer
Voici 7 étapes pour créer le meilleur document technique possible. Une excellente documentation technique est tout au sujet de faciliter les choses pour de vraies personnes, qu'elles soient clientes, développeurs ou membres de votre propre équipe. Si vous voulez que vos documents aident réellement, voici un processus simple et pratique que vous pouvez suivre pour n'importe quel cas d'utilisation :
Étape 1 : Identifiez votre public et définissez le sujet
Les meilleurs guides pratiques partagent un trait commun : ils se concentrent sur un sujet unique et spécifique.
Par exemple, « Comment configurer des notes de réunion avec Notion AI » est beaucoup plus clair que « Comment utiliser Notion AI ».
Si vous débutez, gardez votre guide simple et bien ciblé.
Décidez pour qui vous le créez : un prospect, un client, ou un membre de l'équipe interne.
Les débutants peuvent avoir besoin de plus d'accompagnement étape par étape, tandis que les utilisateurs avancés pourraient vouloir des informations plus approfondies sur le produit.
Étape 2 : Capturez votre processus à l’aide de Trupeer
Installez l'extension Chrome de Trupeer et enregistrez votre écran pendant que vous effectuez la tâche.
Il vous suffit de passer par chaque étape et d'expliquer ce que vous faites, Trupeer enregistre automatiquement à la fois votre écran et votre voix sous forme de vidéo.
Déjà un enregistrement ? Pas de problème.
Vous pouvez télécharger des vidéos existantes (jusqu'à 5 minutes ou 150 Mo) directement sur Trupeer dans des formats standards.💡 Conseil : Lorsque vous enregistrez, choisissez votre langue d'entrée pour une transcription précise plus tard.
Étape 3 : Laissez Trupeer auto-générer votre guide
Après l'enregistrement, allez dans l'onglet Document en haut à gauche.
L'IA de Trupeer analyse votre vidéo et extrait instantanément les étapes clés, combinant captures d'écran, actions et descriptions en un guide préliminaire.
C'est comme avoir un assistant IA qui transforme votre enregistrement d'écran en documentation structurée.
Étape 4 : Affinez et personnalisez votre contenu
Trupeer comprend un éditeur semblable à un traitement de texte, donc l'édition se fait naturellement et intuitivement, sans besoin de coder.
Vous pouvez :
Réorganiser ou renommer les étapes
Ajouter des annotations et des liens hypertextes
Modifier ou supprimer des captures d'écran
Insérer des explications ou des visuels supplémentaires
Cette flexibilité vous aide à peaufiner votre guide pour qu'il soit parfait.
Étape 5 : Personnalisez ou réécrivez avec l'IA
Besoin d'adapter votre guide pour un public différent ?
La fonction de réécriture IA de Trupeer vous permet d’adapter instantanément le même contenu pour des débutants, des utilisateurs avancés, ou différentes versions de produit, sans rien réenregistrer.
Ajoutez simplement vos instructions, et Trupeer ajustera le ton et la profondeur en conséquence.
Étape 6 : Localisez pour les équipes mondiales
Si votre public s'étend sur plusieurs régions, Trupeer prend en charge la traduction dans plus de 9 langues.
Ceci rend vos guides pratiques accessibles dans le monde entier et réduit les frictions d'intégration pour les équipes ou clients multilingues.
Étape 7 : Exportez et partagez partout
Une fois que vous êtes satisfait de votre guide, exportez-le au format PDF, Word ou Markdown, ou partagez-le directement via un lien ou intégrez-le dans votre base de connaissances, LMS, ou Centre d’aide.
💡 Conseil pro : Trupeer peut également convertir votre guide écrit en une vidéo explicative (MP4), parfait pour des tutoriels vidéo ou un apprentissage visuel rapide.
En suivant ces étapes, vous créerez une documentation technique qui est réellement utile, facile à utiliser, et qui garde tout le monde sur la même longueur d’onde, peu importe le type de projet sur lequel vous travaillez.
Quelles erreurs devez-vous éviter lors de la rédaction de documentation technique ?
Lorsque vous mettez en place la documentation technique, il est facile de tomber dans quelques pièges communs qui peuvent rendre vos documents confus, difficiles à utiliser, ou tout simplement frustrants pour les lecteurs. L'objectif est de rendre les choses claires et utiles, donc éviter ces erreurs vous fera gagner de précieux moments et rendra votre documentation beaucoup plus efficace.
Voici cinq erreurs courantes à surveiller, chacune avec une brève explication pour vous aider à les éviter :
Ignorer votre public :
Écrire sans considérer qui lira votre documentation est une recette pour la confusion. Si vous utilisez un langage ou des exemples qui ne correspondent pas à l'expérience de vos lecteurs, ils auront du mal à suivre. Adaptez toujours votre contenu à leur niveau de compétence et à leurs besoins, qu'ils soient débutants ou experts.
Surcharger de détails inutiles :
Remplir vos documents de chaque fait ou détail technique possible peut submerger les utilisateurs et enterrer les éléments importants. Concentrez-vous sur ce qui est vraiment utile et actionnable, et laissez de côté tout ce qui n'aide pas le lecteur à résoudre son problème ou à comprendre le produit.
Utiliser du jargon et des termes non expliqués :
Utiliser des acronymes ou un langage technique sans explications claires rend votre documentation difficile à comprendre. Définissez les nouveaux termes dès le début et gardez votre langage aussi simple que possible, afin que les lecteurs n'aient pas besoin de chercher les choses juste pour suivre vos instructions.
Mauvaise organisation et structure :
Si votre documentation est juste un mur de texte ou saute sans sections claires, les utilisateurs se perdront. Utilisez des titres, des points de puces et un flux logique pour rendre les informations faciles à trouver et à suivre. Un document bien organisé fait gagner du temps et réduit la frustration pour tout le monde.
Permettre à la documentation de devenir obsolète :
Des instructions ou captures d'écran obsolètes peuvent entraîner des erreurs et de la confusion. Prenez l'habitude de revoir et de mettre à jour votre documentation régulièrement, notamment après des changements de produits ou de nouvelles versions. Des documents frais et précis instaurent la confiance et maintiennent les utilisateurs heureux.
Quels sont des exemples de documents techniques ? (Avec modèles)
Les documents techniques prennent de nombreuses formes et tailles, mais ils servent tous à aider les gens à comprendre, utiliser, maintenir ou construire un produit ou un système de manière plus efficace. Des guides détaillés pour les développeurs aux manuels simples pour les utilisateurs quotidiens, ces documents agissent comme des outils essentiels qui résolvent des problèmes, améliorent des flux de travail, et maintiennent tout le monde aligné.
Guides Utilisateurs
Les guides utilisateurs peuvent également faire partie de la documentation technique. Les guides utilisateurs sont comme des manuels amicaux qui enseignent aux gens comment utiliser un produit étape par étape. Ils se concentrent sur l'aider à rapidement démarrer, utiliser les fonctionnalités en toute confiance, et résoudre des problèmes courants sans stress. Que ce soit un smartphone ou un logiciel, ces guides s'assurent que les utilisateurs ne se sentent pas perdus.
Modèle de Guide Utilisateur
Introduction
Décrivez le produit et les utilisateurs cibles. Expliquez l’objectif du guide et ses principaux avantages.
Pré-requis
Énumérez le matériel, les logiciels ou les connaissances nécessaires avant utilisation.
Configuration/Installation
Instructions étape par étape pour l'installation ou la configuration.
Utilisation de Base
Étapes claires et numérotées pour des tâches courantes avec des explications brèves. Utilisez des captures d'écran minimales seulement si elles sont essentielles.
Fonctionnalités Avancées
Expliquez les fonctionnalités optionnelles ou avancées et comment les utiliser.
Dépannage & FAQ
Problèmes courants et solutions rapides.
Contact & Détails de Support
Documentation API
Les documents API sont rédigés pour les développeurs souhaitant connecter ou intégrer des systèmes logiciels. Ils expliquent les fonctions disponibles, comment envoyer des demandes, les réponses attendues, les détails d'authentification, et la gestion des erreurs. Des documents API clairs sont essentiels pour une expérience développeur fluide et une intégration plus rapide.
Modèle de Documentation API
Introduction
Bref aperçu de l'API, des développeurs cibles, et des cas d'utilisation typiques.
Pré-requis
Clés d'authentification, mise en place de l'environnement, dépendances.
URL de Base & Authentification
URL principale pour les points d'accès API et méthodes d'authentification.
Points d'Accès
Nom et description du point d'accès
Guides de Dépannage
Ces documents aident les utilisateurs à identifier des problèmes et à les résoudre par eux-mêmes. Ils énoncent les erreurs courantes, les causes, et des solutions étape par étape, réduisant la dépendance aux équipes de support et rétablissant plus rapidement les choses.
Modèle de Guide de Dépannage
Introduction
Aperçu du produit ou système et des problèmes courants auxquels les utilisateurs peuvent être confrontés.
Symptômes & Messages d’Erreur
Liste de problèmes typiques, codes d'erreur, et ce que les utilisateurs pourraient voir.
Solutions Étape par Étape
Instructions claires pour diagnostiquer et résoudre chaque problème.
Conseils & Mesures Préventives
Conseils pour éviter des erreurs courantes ou des problèmes récurrents.
Escalade & Support
Quand et comment contacter le support si le guide ne résout pas le problème.
FAQ
Réponses rapides aux questions fréquentes sur le dépannage.
Bases de Connaissances
Les bases de connaissances sont des bibliothèques en ligne remplies de questions fréquentes, de tutoriels, et de meilleures pratiques. Ces ressources consultables permettent aux utilisateurs de trouver des réponses à tout moment, augmentant l'auto-service et améliorant la satisfaction client. Trupeer.ai offre sa propre plateforme avancée de base de connaissances qui élève cela à un niveau supérieur en intégrant la recherche vidéo alimentée par l'IA. Cela signifie que votre équipe ou vos clients peuvent instantanément obtenir des réponses spécifiques et horodatées de vos tutoriels vidéo et documentations, sans avoir besoin de fouiller dans de longs textes ou de longues vidéos.
La base de connaissances de Trupeer prend en charge du contenu multimédia comprenant des vidéos interactives, des avatars IA, des voix off multilingues, et des guides étape par étape, rendant l'apprentissage engageant et accessible pour des publics divers. En consolidant toutes vos vidéos produits, guides, et SOP dans un seul endroit de marque et facile à naviguer, Trupeer aide à réduire les appels et e-mails répétitifs. Cela vous fait gagner un temps précieux, car les utilisateurs peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin, obtenir des réponses intelligentes automatisées de l'IA, ou discuter directement avec le contenu vidéo pour une compréhension plus approfondie. C'est une révolution pour accélérer l'intégration, le support et la collaboration, transformant efficacement votre documentation en un centre de connaissances dynamique.
Modèle de Base de Connaissances
Aperçu
Objectif du manuel et public interne visé.
Structure & Navigation
Catégories, sections, et informations d'indexation.
Procédures & Meilleures Pratiques
Flux de travail étape par étape, outlines de politiques.
Outils & Systèmes
Directives pour l'utilisation des logiciels/plateformes.
Dépannage & Contacts
Problèmes connus et contacts d'aide internes.
Directives de Contribution
Comment les membres de l'équipe ajoutent ou modifient le contenu.
Historique des Révisions
Documentation de Conception Technique
Ce type est destiné aux ingénieurs et architectes, détaillant l'architecture système, les technologies, les interfaces, les flux de données, et les décisions de conception. Il guide le développement et la maintenance future, rendant les systèmes complexes plus faciles à garder cohérents et évolutifs.
Modèle de Documentation de Conception Technique
Aperçu
Objectif, portée, et public visé de la conception.
Architecture Système
Diagrammes de haut niveau et descriptions des principaux composants.
Technologies & Outils
Liste des frameworks, langages, et plateformes utilisés.
Flux de Données & Interfaces
Comment les donnés circulent dans le système et comment les composants interagissent.
Décisions de Conception & Raisonnements
Choix clés effectués et raisons qui les sous-tendent.
Contraintes & Hypothèses
Limitations, dépendances, et toute hypothèse.
Historique des Révisions
Journal des changements et mises à jour de la conception.
Guides de Maintenance
Les documents de maintenance guident l'entretien continu du matériel ou des logiciels, couvrant les contrôles de routine, les mises à jour, les sauvegardes et la gestion des incidents. Ils assurent la longévité et la fiabilité des systèmes au fil du temps.
Modèle de Guide de Maintenance
Introduction
Objectif du guide et quel système ou produit il couvre.
Tâches de Maintenance Routinières
Liste des vérifications régulières, mises à jour et étapes de nettoyage.
Procédures de Sauvegarde & Récupération
Instructions pour la sauvegarde des données et la restauration des systèmes.
Gestion des Incidents
Étapes pour traiter des problèmes ou des pannes inattendues.
Calendrier de Maintenance
Fréquence recommandée pour chaque tâche.
Rapport & Documentation
Comment enregistrer l'entretien effectué et signaler les problèmes.
Documentation de Projet et Commerciale
Celles-ci comprennent des plans de projet, des normes commerciales, des propositions, et des livres blancs. Elles aident les équipes à s'aligner sur les objectifs, les processus, et les attentes, s'assurant que tout le monde se dirige dans la même direction de manière efficace.
Modèle de Documentation de Projet et Commerciale
Aperçu du Projet
Résumé des objectifs, de la portée, et des parties prenantes.
Exigences & Objectifs
Liste détaillée de ce que le projet vise à réaliser.
Chronologie & Jalons
Dates clés, livrables, et points de contrôle de progression.
Rôles & Responsabilités
Qui fait quoi et informations de contact.
Budget & Ressources
Coûts estimés, outils, et matériaux nécessaires.
Risques & Mitigation
Défis potentiels et comment les aborder.
Mises à Jour & Rapports de Statut
Comment les progrès seront suivis et communiqués.
Appendices
Documents de soutien, références, et informations supplémentaires.
Chacun de ces documents techniques est appliqué dans différentes parties du développement produit, du support client, et des flux de travail internes, tous travaillant ensemble pour créer une expérience fluide et réussie pour les équipes et les utilisateurs.
Plus qu'une simple création de documents - Pourquoi Trupeer AI est un changeur de jeu
Voici le truc : créer de la documentation technique ou des guides utilisateurs ne devrait pas signifier des réunions sans fin, des appels répétés, ou des heures perdues à expliquer le même processus encore et encore. Avec Trupeer.ai, vous pouvez transformer vos enregistrements d'écran ou vos démonstrations en tutoriels vidéo, générer instantanément de la documentation technique, et construire une base de connaissances consultable pour votre équipe ou vos clients, le tout au même endroit.
Cela signifie que chaque flux de travail clé, étape d'intégration, ou solution de dépannage est toujours accessible, peu importe le moment ou qui a besoin d'aide. Au lieu de vous précipiter pour répondre aux mêmes questions par appel ou chat, votre équipe et vos utilisateurs peuvent simplement chercher dans la base de connaissances ou utiliser la recherche vidéo IA de Trupeer. Vous souhaitez approfondir ? Ils peuvent discuter directement avec le tutoriel vidéo lui-même et obtenir des réponses spécifiques à leur contexte. Ce cadre simplifié fait gagner du temps à tout le monde, augmente la productivité, et rend le partage de connaissances sans effort.
En termes simples, avec Trupeer.ai, la documentation n'est pas une corvée, c'est un hub interactif et intelligent qui maintient votre équipe entière habilitée et à jour.
