C'est le jour du lancement de votre nouvelle plateforme SaaS. L'équipe d'ingénierie fait la fête, le produit est en ligne et la feuille de route est déjà remplie de nouvelles fonctionnalités. Mais alors que les premiers clients entreprises se connectent, les questions commencent à affluer : « Comment puis-je configurer SSO ? » « Où puis-je trouver les clés API ? » « Quelle est la meilleure façon d'intégrer mon équipe ? » Soudain, vous réalisez que toutes les connaissances sur les intégrations, les flux de travail et le dépannage se trouvent dans la tête de quelques personnes clés, et ces personnes sont déjà occupées avec le prochain sprint.
Ça vous semble familier ? Dans des environnements B2B à évolution rapide, la documentation technique est souvent une réflexion après coup, réservée entre des délais ou rédigée par ceux qui sont disponibles. Le résultat ? Des documents qui supposent trop, sautent des étapes cruciales et laissent les nouveaux utilisateurs ou partenaires se sentir perdus. Lorsque la documentation est précipitée ou incomplète, elle ralentit l'intégration, frustre les clients et crée des goulets d'étranglement pour les équipes de support et de vente.
Dans cet article, vous apprendrez comment aborder la documentation technique pour les produits B2B, quand commencer, ce qu'il faut inclure et comment rendre vos documents réellement utiles pour les clients, les partenaires et votre propre équipe. Plongeons dans les raisons pour lesquelles une grande documentation n'est pas seulement un luxe, c'est un élément essentiel pour les affaires
Qu'est-ce que la documentation technique et pourquoi est-elle importante ?
La documentation technique est essentiellement tout guide ou manuel écrit qui aide les gens à comprendre comment utiliser, réparer ou construire quelque chose de technique, que ce soit un logiciel, du matériel, un système ou même des processus d'entreprise. Elle décompose des choses complexes en étapes simples, instructions ou diagrammes pour que les utilisateurs, les développeurs ou les équipes internes puissent accomplir leur travail sans confusion. Pensez-y comme le livret d'instructions qui accompagne un nouveau gadget ou ces guides pas à pas que vous trouvez en ligne pour des outils logiciels.
Pourquoi est-ce si important ? Parce qu'en l'absence d'une bonne documentation, même le produit ou le système le plus intelligent peut sembler impossible à utiliser ou à maintenir. Cela fait gagner du temps en répondant aux questions avant qu'elles ne soient posées, réduit les erreurs en fournissant des instructions claires et aide les équipes et les clients à rester sur la même longueur d'onde. Une bonne documentation technique signifie moins de frustrations, moins d'appels au support et une expérience globale plus fluide, que vous soyez un novice cherchant à démarrer ou un développeur intégrant des fonctionnalités complexes.
Qu'est-ce qu'un guide utilisateur et en quoi est-il différent de la documentation technique ?
Bien qu'un guide utilisateur soit également un exemple de document technique, en raison de sa large utilisation, il peut également être traité comme un sujet distinct et différencié des autres types de documents techniques. Un guide utilisateur est un document simple et utile qui vous montre comment utiliser un produit ou un logiciel étape par étape. Il est conçu pour les personnes qui ne sont pas des experts, expliquant les choses dans un langage simple et facile à comprendre. Que ce soit pour configurer votre nouveau téléphone, utiliser un appareil de cuisine ou naviguer dans une nouvelle application, un guide utilisateur vous aide à démarrer rapidement et à résoudre des problèmes communs sans stress. Il comprend souvent des éléments comme comment installer, les fonctionnalités de base, des conseils de dépannage et des questions fréquentes.
Les guides utilisateurs visent à faciliter votre vie en agissant comme un assistant amical qui vous guide à travers ce que vous devez faire, afin que vous vous sentiez confiant en utilisant le produit. Ils existent sous plusieurs formes, des livrets imprimés et des PDF aux vidéos et tutoriels intégrés, et se concentrent sur des instructions claires plutôt que sur des détails techniques approfondis. L'objectif est d'aider les utilisateurs à résoudre leurs problèmes rapidement et à profiter du produit sans confusion.
Guide Utilisateur | Documentation Technique | |
Objet | Permet aux utilisateurs quotidiens d'opérer un produit facilement et efficacement. | Fournit des informations techniques approfondies pour les développeurs, ingénieurs, équipes de support sur le fonctionnement du produit et comment le maintenir. |
Public | Conçu pour des utilisateurs non techniques ou occasionnels. | Destiné aux experts techniques ayant des connaissances spécialisées. |
Détails du contenu | Contient des instructions simples, claires, étape par étape et des conseils de dépannage. | Inclut des diagrammes architecturaux détaillés, des échantillons de code et des conceptions de systèmes. |
Style de langue | Utilise un langage simple et conversationnel sans jargon. | Utilise des termes techniques et suppose des connaissances préalables en la matière. |
Portée | Se concentre sur l'utilisation en toute sécurité et de manière efficace des fonctionnalités du produit. | Couvre en profondeur la conception du produit, les processus de développement, les tests et la maintenance. |
Format | Utilise des illustrations, des captures d'écran, des listes à puces pour plus de clarté. | Comprend souvent des diagrammes formels, des tableaux et des extraits de code. |
Objectif | S'assurer que les utilisateurs peuvent interagir avec le produit sans confusion. | Donner aux équipes techniques les moyens de mise en œuvre, de dépannage et de mises à jour. |
Comment écrire une documentation technique avec Trupeer
Voici 7 étapes pour créer le meilleur document technique possible. Une grande documentation technique vise à rendre les choses faciles pour de vraies personnes, qu'il s'agisse de clients, de développeurs ou de vos propres coéquipiers. Si vous voulez que vos documents soient réellement utiles, voici un processus simple et pratique que vous pouvez suivre pour tout cas d'utilisation :
Étape 1 : Identifiez votre public et définissez le sujet
Les meilleurs guides pratiques partagent une caractéristique, ils se concentrent sur un sujet unique et spécifique.
Par exemple, « Comment configurer des notes de réunion avec Notion AI » est beaucoup plus clair que « Comment utiliser Notion AI ».
Si vous débutez, gardez votre guide simple et bien délimité.
Dites pour qui vous le créez, un prospect, un client ou un membre de votre équipe interne.
Les débutants peuvent avoir besoin de plus d'accompagnement étape par étape, tandis que les utilisateurs avancés pourraient vouloir des informations produit plus approfondies.
Étape 2 : Capturez votre processus en utilisant Trupeer
Installez l'extension Chrome Trupeer et enregistrez votre écran pendant que vous effectuez la tâche.
Il suffit de passer en revue chaque étape et d'expliquer ce que vous faites, Trupeer enregistre automatiquement à la fois votre écran et votre voix sous forme de vidéo.
Vous avez déjà un enregistrement ? Pas de problème.
Vous pouvez télécharger des vidéos existantes (jusqu'à 5 minutes ou 150 Mo) directement sur Trupeer dans les formats standards.💡 Astuce : Lors de l'enregistrement, choisissez votre langue d'entrée pour une transcription précise par la suite.
Étape 3 : Laissez Trupeer générer automatiquement votre guide
Après l'enregistrement, allez à l'onglet Document en haut à gauche.
Le système d'IA de Trupeer analyse votre vidéo et extrait instantanément les étapes clés, combinant captures d'écran, actions et descriptions en un guide préliminaire.
C'est comme avoir un assistant AI qui transforme votre enregistrement d'écran en documentation structurée.
Étape 4 : Affinez et personnalisez votre contenu
Trupeer inclut un éditeur de style word, donc l'édition se fait de manière naturelle et intuitive, sans besoin de coder.
Vous pouvez :
Réorganiser ou renommer des étapes
Ajouter des annotations et des liens hypertextes
Modifier ou supprimer des captures d'écran
Insérer des explications ou des visuels supplémentaires
Cette flexibilité vous aide à peaufiner votre guide à la perfection.
Étape 5 : Personnalisez ou réécrivez avec l'IA
Besoin d'adapter votre guide à un public différent ?
La fonction de réécriture de l'IA de Trupeer vous permet d'adapter instantanément le même contenu pour les débutants, les utilisateurs avancés ou différentes versions du produit, sans rien ré-enregistrer.
Il suffit d'ajouter vos instructions, et Trupeer ajustera le ton et la profondeur en conséquence.
Étape 6 : Localisez pour les équipes mondiales
Si votre public s'étend sur plusieurs régions, Trupeer prend en charge la traduction en plus de 9 langues.
Cela rend vos guides pratiques accessibles dans le monde entier et réduit la friction d'intégration pour les équipes ou clients multilingues.
Étape 7 : Exportez et partagez partout
Une fois que vous êtes satisfait de votre guide, exportez-le au format PDF, Word ou Markdown, ou partagez-le directement via un lien ou intégrez-le dans votre base de connaissances, votre LMS ou votre centre d'aide.
💡 Astuce Pro : Trupeer peut également convertir votre guide écrit en une vidéo explicative (MP4), parfaite pour des tutoriels vidéo ou un apprentissage visuel rapide.
En suivant ces étapes, vous allez créer une documentation technique qui est réellement utile, facile à utiliser et qui maintient tout le monde sur la même longueur d'onde, quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez.
Quelles erreurs devriez-vous éviter lors de la réalisation de documentation technique ?
Lorsque vous assemblez une documentation technique, il est facile de tomber dans quelques pièges courants qui peuvent rendre vos documents confus, difficiles à utiliser ou tout simplement frustrants pour les lecteurs. L'objectif est de rendre les choses claires et utiles, donc éviter ces erreurs vous fera gagner beaucoup de temps et rendra votre documentation beaucoup plus efficace.
Voici cinq erreurs courantes à surveiller, chacune avec une brève explication pour vous aider à les éviter :
Ignorer votre public :
Écrire sans prendre en compte qui lira votre documentation est un moyen sûr de créer de la confusion. Si vous utilisez un langage ou des exemples qui ne correspondent pas à l'expérience de vos lecteurs, ils auront du mal à suivre. Adaptez toujours votre contenu à leur niveau de compétence et à leurs besoins, qu'ils soient débutants ou experts.
Surcharger de détails inutiles :
Remplir vos documents de chaque fait possible ou détail technique peut submerger les utilisateurs et enterrer l'essentiel. Concentrez-vous sur ce qui est vraiment utile et exploitable, et laissez de côté tout ce qui ne contribue pas à résoudre le problème de l'utilisateur ou à comprendre le produit.
Utiliser du jargon et des termes non expliqués :
Utiliser des acronymes ou un langage technique sans explications claires rend votre documentation difficile à comprendre. Définissez les nouveaux termes immédiatement et gardez votre langage aussi simple que possible, afin que les lecteurs n'aient pas à chercher des informations juste pour suivre vos instructions.
Mauvaise organisation et structure :
Si votre documentation ressemble juste à un mur de texte ou saute sans sections claires, les utilisateurs se perdront. Utilisez des en-têtes, des points de balle et un flux logique pour rendre les informations faciles à trouver et à suivre. Un document bien organisé fait gagner du temps et réduit la frustration pour tout le monde.
laisser la documentation devenir obsolète :
Des instructions ou des captures d'écran obsolètes peuvent mener à des erreurs et à de la confusion. Prenez l'habitude de revoir et de mettre à jour votre documentation régulièrement, surtout après des modifications de produit ou de nouvelles versions. Des documents frais et précis instaurent la confiance et maintiennent les utilisateurs satisfaits.
Quels sont des exemples de documents techniques ? (Avec modèles)
Les documents techniques existent sous de nombreuses formes, mais tous ont pour but d'aider les gens à comprendre, utiliser, maintenir ou construire un produit ou un système plus efficacement. Des guides détaillés pour les développeurs aux manuels simples pour les utilisateurs quotidiens, ces documents agissent comme des outils essentiels qui résolvent des problèmes, améliorent les flux de travail et maintiennent tout le monde aligné.
Guides Utilisateur
Les guides utilisateur peuvent également faire partie de la documentation technique. Les guides utilisateur sont comme des manuels amicaux qui enseignent aux gens comment utiliser un produit étape par étape. Ils se concentrent sur l'aide apportée aux utilisateurs quotidiens pour débuter rapidement, utiliser les fonctionnalités avec confiance et résoudre des problèmes courants sans stress. Que ce soit un smartphone ou un logiciel, ces guides s'assurent que les utilisateurs ne se sentent pas perdus.
Modèle de Guide Utilisateur
Introduction
Décrivez le produit et les utilisateurs cibles. Expliquez l'objectif du guide et ses principaux avantages.
Conditions Préalables
Liste du matériel, logiciel ou connaissances nécessaires avant utilisation.
Configuration/Installation
Instructions étape par étape pour l'installation ou la configuration.
Utilisation de Base
Étapes claires et numérotées pour les tâches courantes avec brèves explications. Utilisez des captures d'écran minimales uniquement si essentiel.
Fonctionnalités Avancées
Expliquez les fonctionnalités optionnelles ou avancées et comment les utiliser.
Dépannage & FAQ
Problèmes courants et solutions rapides.
Détails de Contact & Support
Documentation API
Les documents API sont écrits pour des développeurs souhaitant connecter ou intégrer des systèmes logiciels. Ils expliquent les fonctions disponibles, comment envoyer des requêtes, les réponses attendues, les détails d'authentification et la gestion des erreurs. Des documents API clairs sont essentiels pour une expérience développeur fluide et une intégration plus rapide.
Modèle de Documentation API
Introduction
Aperçu bref de l'API, des développeurs cibles et des cas d'utilisation typiques.
Conditions Préalables
Clés d'authentification, configuration de l'environnement, dépendances.
URL de Base & Authentification
URL racine pour les points d'extrémité API et méthodes d'authentification.
Points d'extrémité
Nom et description du point d'extrémité
Guides de Dépannage
Ces documents aident les utilisateurs à identifier des problèmes et à les résoudre par eux-mêmes. Ils listent des erreurs courantes, des causes et des solutions étape par étape, réduisant la dépendance aux équipes de support et permettant de remettre les choses sur les rails plus rapidement.
Modèle de Guide de Dépannage
Introduction
Aperçu bref du produit ou du système et des problèmes communs auxquels les utilisateurs peuvent faire face.
Symptômes & Messages d'Erreur
Liste de problèmes typiques, codes d'erreur et ce que les utilisateurs pourraient voir.
Solutions Étape par Étape
Instructions claires pour diagnostiquer et résoudre chaque problème.
Conseils & Mesures Préventives
Conseils pour éviter des erreurs courantes ou des problèmes récurrents.
Escalade & Support
Quand et comment contacter le support si le guide ne résout pas le problème.
FAQ
Réponses rapides aux questions fréquentes sur le dépannage.
Bases de Connaissances
Les bases de connaissances sont des bibliothèques en ligne remplies de FAQ, comment faire et meilleures pratiques. Ces ressources consultables permettent aux utilisateurs de trouver des réponses à tout moment, augmentant l'auto-assistance et améliorant la satisfaction client. Trupeer.ai propose sa propre plateforme avancée de base de connaissances qui porte cela à un niveau supérieur en intégrant la recherche vidéo alimentée par l'IA. Cela signifie que votre équipe ou vos clients peuvent instantanément obtenir des réponses spécifiques, horodatées de vos tutoriels vidéo et de votre documentation, sans avoir à fouiller dans de longs textes ou des vidéos longues.
La base de connaissances de Trupeer prend en charge des contenus multimédias, y compris des vidéos interactives, des avatars IA, des voix off multilingues et des guides étape par étape, rendant l'apprentissage engageant et accessible pour des publics divers. En consolidant toutes vos vidéos produits, guides et SOPs en un seul endroit de marque, facile à naviguer, Trupeer aide à réduire les appels et les e-mails répétitifs. Cela vous fait gagner un temps précieux car les utilisateurs peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin, obtenir des réponses intelligentes automatisées de l'IA, ou discuter directement avec le contenu vidéo pour une compréhension plus approfondie. C'est une révolution pour accélérer l'intégration, le support et la collaboration, transformant efficacement votre documentation en un hub de connaissances dynamique.
Modèle de Base de Connaissances
Aperçu
Objectif du manuel et public interne prévu.
Structure & Navigation
Catégories, sections et informations d'indexation.
Procédures & Meilleures Pratiques
Flux de travail étape par étape, grandes lignes de politiques.
Outils & Systèmes
Lignes directrices pour l'utilisation des logiciels/platformes.
Dépannage & Contacts
Problèmes connus et contacts d'aide internes.
Directives de Contribution
Comment les membres de l'équipe ajoutent ou modifient du contenu.
Historique des Révisions
Documentation de Conception Technique
Ce type est destiné aux ingénieurs et architectes, détaillant l'architecture du système, les technologies, les interfaces, les flux de données et les décisions de conception. Il guide le développement et la maintenance future, rendant les systèmes complexes plus faciles à maintenir de manière cohérente et scalable.
Modèle de Documentation de Conception Technique
Aperçu
Objectif, portée et public prévu de la conception.
Architecture du Système
Diagrammes à haut niveau et descriptions des composants majeurs.
Technologies & Outils
Liste des frameworks, langages et plateformes utilisés.
Flux de Données & Interfaces
Comment les données circulent dans le système et comment les composants interagissent.
Décisions & Raisons de Conception
Choix clés réalisés et raisons qui les motivent.
Contraintes & Hypothèses
Limitations, dépendances et hypothèses.
Historique des Révisions
Journal des changements et mises à jour de la conception.
Guides de Maintenance
Les documents de maintenance guident l'entretien continu de matériel ou de logiciel, couvrant les vérifications de routine, les mises à jour, les sauvegardes et la gestion des incidents. Ils assurent la longévité et la fiabilité des systèmes au fil du temps.
Modèle de Guide de Maintenance
Introduction
Objectif du guide et systèmes ou produits qu'il couvre.
Tâches de Maintenance Routines
Liste des vérifications, mises à jour et étapes de nettoyage régulières.
Procédures de Sauvegarde & Récupération
Instructions pour la sauvegarde des données et la restauration des systèmes.
Gestion des Incidents
Étapes pour traiter des problèmes ou des pannes inattendus.
Calendrier de Maintenance
Fréquence recommandée pour chaque tâche.
Rapports & Documentation
Comment consigner la maintenance effectuée et signaler les problèmes.
Documentation de Projet et d'Affaires
Cela inclut les plans de projet, les normes commerciales, les propositions et les livres blancs. Ils aident les équipes à s'aligner sur les objectifs, les processus et les attentes, garantissant que tout le monde avance dans la même direction de manière efficace.
Modèle de Documentation de Projet et d'Affaires
Aperçu du Projet
Résumé des objectifs, de la portée et des parties prenantes.
Exigences & Objectifs
Liste détaillée de ce que le projet vise à réaliser.
Chronologie & Jalons
Dates clés, livrables et points de contrôle des progrès.
Rôles & Responsabilités
Qui fait quoi et informations de contact.
Budget & Ressources
Coûts estimés, outils et matériaux nécessaires.
Risques & Atténuation
Défis potentiels et comment les aborder.
Mises à Jour de Statut & Reporting
Comment les progrès seront suivis et communiqués.
Annexes
Documents d'accompagnement, références et informations supplémentaires.
Chacun de ces documents techniques est appliqué dans différentes parties du développement de produits, du support client et des flux de travail internes, travaillant tous ensemble pour créer une expérience fluide et réussie pour les équipes et les utilisateurs.
Plus que la simple création de documents - Pourquoi Trupeer AI est une révolution
Voici le hic : créer une documentation technique ou des guides utilisateurs ne devrait pas signifier des réunions sans fin, des appels répétitifs ou des heures perdues à expliquer le même processus encore et encore. Avec Trupeer.ai, vous pouvez transformer vos enregistrements d'écran ou vos démonstrations en tutoriels vidéo, générer instantanément de la documentation technique et bâtir une base de connaissances consultable pour votre équipe ou vos clients, le tout à un seul endroit.
Cela signifie que chaque flux de travail clé, chaque étape d'intégration ou chaque solution de dépannage est toujours accessible, peu importe quand ou qui a besoin d'aide. Au lieu de se précipiter pour répondre aux mêmes questions par appels ou chat, votre équipe et vos utilisateurs peuvent simplement chercher dans la base de connaissances ou utiliser la recherche vidéo AI de Trupeer. Vous voulez approfondir ? Ils peuvent discuter directement avec le tutoriel vidéo lui-même et obtenir des réponses spécifiques à leur contexte. Ce système optimisé fait gagner du temps à tout le monde, accroît la productivité et rend le partage des connaissances sans effort.
En résumé, avec Trupeer.ai, la documentation n'est pas une corvée, c'est un hub interactif intelligent qui rend votre équipe entière proactive et à jour.
