Comment Welltower a formé 150 nouveaux employés dans trois pays grâce à Trupeer

Problématique

150 nouveaux employés. Les mêmes logiciels. Pas le temps d’accompagner tout le monde individuellement.

Quand Madison a rejoint l’équipe Redevelopment de Welltower, elle comptait 30 employés. Deux ans plus tard, elle en comptait 180. Une telle croissance ne laisse pas de place au transfert de connaissances informel.

L’équipe travaillait avec des logiciels denses et très axés sur les processus : Yardi pour la gestion immobilière, Smartsheet pour le suivi des projets, et des formulaires personnalisés basés sur Excel. Chaque nouvelle recrue devait tout apprendre, et la seule façon d’y parvenir était de regarder quelqu’un d’autre le faire ou d’attendre un appel individuel.

Madison a reçu pour mission de créer des SOP et des supports de formation pour un service qui grandissait plus vite que la documentation ne pouvait suivre. Les documents statiques ne suffisaient pas. Les démonstrations enregistrées à l’écran étaient le bon format, mais les produire à grande échelle, de manière cohérente, sans équipe de production, posait problème. 

Solution

Une équipe de production à une personne !

Madison est devenue la championne interne de l’IA chez Welltower : l’unique responsable de la production vidéo pour l’équipe Redevelopment et, de plus en plus, au-delà.

Le flux de travail : les experts métier enregistrent leur écran localement en 60 fps/1080p, envoient les fichiers à Madison via WeTransfer, elle les traite dans Final Cut Pro puis les téléverse sur Trupeer pour un montage et une exportation améliorés par l’IA. 

Le résultat est une bibliothèque de formation centralisée et cohérente. 

Les vice-présidents de toutes les équipes lui adressent désormais directement les demandes. « Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA » est devenu une formule interne pour demander qu’un sujet soit correctement documenté. 

Plus de 50 vidéos ont été créées, et la plateforme est devenue centrale dans son identité de championne de l’IA au sein de l’entreprise.

« Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA. » - Comment les vice-présidents de Welltower désignent désormais le processus de documentation 

Impact

Un service passé de 30 à 180 personnes en deux ans n’a pas cassé son processus d’intégration. Les nouvelles recrues arrivent dans une bibliothèque de formation logicielle — Yardi, Smartsheet, workflows Excel — et la suivent en autonomie. 

La même infrastructure, conçue pour les équipes internes, s’étend désormais aux prestataires et aux opérateurs sur site, sans second système ni second flux de travail. 

Ce qui a changé en chemin, ce n’est pas seulement le processus de formation — c’est aussi la façon dont Madison était perçue au sein de l’organisation. Les vice-présidents de différentes équipes ont commencé à mentionner son travail spontanément. « Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA » est devenu une blague récurrente qui n’en était pas vraiment une. 

Elle est devenue la personne associée à une façon différente de faire les choses — une étiquette qui lui a ouvert des portes. 

Les équipes RH et Marketing découvrent désormais officiellement la plateforme, des échanges nés de la visibilité du travail de Madison, et non d’un argumentaire. 

Les vidéos commencent aussi à servir de premier jet pour des SOP écrites, réduisant deux étapes à une seule. Madison enregistre un workflow ; le document l’accompagne. Les 50+ vidéos créées jusqu’à présent ne sont pas seulement une bibliothèque de formation. Elles constituent la mémoire institutionnelle d’un service qui a grandi trop vite pour se documenter autrement.

Conclusion

Welltower n’a pas embauché d’équipe vidéo. Ils n’ont pas fait appel à une agence de production. Une personne, avec le bon outil, a construit une infrastructure de formation qui sert désormais 180 employés dans trois pays, et elle continue de croître.

Pour les équipes opérations d’entreprise qui gèrent à grande échelle des environnements logiciels complexes, Trupeer supprime la barrière entre savoir faire quelque chose et être capable de l’enseigner.