Comment Hedrick Gardner a formé plus de 200 employés répartis sur 5 sites à l’aide de vidéos IA.

Hedrick Gardner est un cabinet d'avocats basé aux États-Unis. Il est spécialisé dans la fourniture de services juridiques dans des domaines tels que l'indemnisation des accidents du travail, le contentieux civil, la défense en responsabilité, le droit des affaires et les questions liées à l'assurance.

Le cabinet est connu pour représenter des clients allant des particuliers et des petites entreprises aux grandes sociétés et aux compagnies d'assurance. Il dispose de bureaux dans plusieurs sites du sud-est des États-Unis et met l'accent sur des solutions juridiques pratiques adaptées aux besoins de ses clients.

Problématique

Hedrick Gardner a été confronté à d'importants défis pour faire migrer ses employés d'un ancien système Citrix vers une application moderne basée sur le cloud. Le processus a été compliqué par la nature désorganisée des données existantes, qui étaient stockées et utilisées de manière incohérente entre les équipes. Cela a nécessité un processus chronophage de reformattage et de structuration des données avant la migration. 

De plus, les employés résistaient au changement, trouvant difficile de s'éloigner de flux de travail familiers pour adopter le nouveau système. Cette réticence était aggravée par l'absence de ressources de formation cohérentes et professionnelles, car les formateurs hésitaient à créer des tutoriels vidéo en raison de leur malaise à l'idée d'enregistrer leur propre voix.

Les limites du système existant et des processus de formation ont considérablement entravé la migration et les efforts d'intégration. L'organisation s'appuyait sur Citrix, qui n'était pas optimisé pour un environnement de travail évolutif et distribué. 

Les ressources de formation étaient éparpillées et incohérentes, sans approche unifiée de l'intégration. Leur système de gestion de l'apprentissage (LMS) existant était excessivement complexe, ce qui entraînait de faibles taux d'adoption parmi les employés. Les formateurs manquaient souvent des outils et du temps nécessaires pour créer un contenu soigné et engageant, ce qui ralentissait encore le processus de transition.

La solution

Pour surmonter ces défis, Jeremy et son équipe ont mis en œuvre Trupeer AI, qui a transformé leur approche de la formation des employés et de l'adoption du système. Grâce aux outils avancés de création vidéo de Trupeer AI, ils ont développé des vidéos de formation professionnelles et cohérentes, alimentées par des voix off générées par l'IA. 

Cela a permis aux formateurs de se concentrer uniquement sur la création de contenu sans avoir à enregistrer leur propre voix, rendant le processus plus rapide et plus accessible.

Trupeer AI a également permis à l'équipe de Jeremy de créer des modules de formation courts et ciblés, d'une durée de trois à cinq minutes chacun, adaptés à des tâches spécifiques des employés. Ces modules étaient hébergés sur une plateforme basée sur SharePoint, créant ainsi un espace de formation centralisé et convivial. 

En outre, la capacité de Trupeer AI à transformer des ressources externes, telles que des vidéos YouTube, en un format cohérent avec une narration générée par l'IA a garanti une expérience d'apprentissage fluide pour les utilisateurs.

Les fonctionnalités de la plateforme, notamment des introductions et conclusions personnalisables et le remplacement de voix piloté par l'IA, ont permis à Hedrick Gardner de proposer des supports de formation soignés et engageants, alignés sur l'image de marque de l'organisation. De plus, Trupeer AI a fourni des outils pour suivre l'engagement vidéo et la progression des utilisateurs, garantissant que l'efficacité de la formation pouvait être mesurée et améliorée.

Le résultat

La mise en œuvre de Trupeer AI a abouti à un processus de migration et d'intégration des employés de Hedrick Gardner particulièrement réussi. Plus de 200 membres du personnel, y compris des avocats et du personnel de soutien répartis sur cinq sites, ont été transférés en toute fluidité vers le nouveau système avec un minimum de perturbations. 

Les supports de formation, comprenant environ 60 vidéos professionnelles, ont joué un rôle essentiel pour surmonter la résistance des employés et garantir une adoption généralisée des nouveaux outils cloud.

L'approche de formation pilotée par l'IA a considérablement réduit les coûts cachés liés à l'intégration, tels que la gestion des questions répétitives et la conduite de plusieurs sessions de formation. En exploitant les capacités de Trupeer AI, Jeremy et son équipe ont créé un cadre évolutif et réutilisable, pouvant être facilement adapté à de futurs projets.

 Cela a non seulement permis d'économiser du temps et des ressources, mais a également renforcé la capacité de l'organisation à standardiser la formation à travers ses différents sites.

Les outils fournis par Trupeer AI ont permis à Hedrick Gardner de moderniser son processus de formation et d'améliorer l'expérience globale des employés. 

Avec des supports de formation soignés, attrayants et accessibles, l'organisation a réussi à mener à bien une migration complexe tout en établissant une base pour une efficacité et une évolutivité durables.