Un gran manual de usuario de software convierte a los usuarios confundidos en usuarios seguros. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la redacción de documentación de software empezando con una plantilla de manual de usuario de software gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y usando nuestro creador de manuales con IA para transformar recorridos del producto en manuales de vídeo pulidos.

¿Qué es una plantilla de manual de usuario de software gratuita?

Una plantilla de manual de usuario de software gratuita es una estructura reutilizable para un documento completo y versionado que describe cómo usar una pieza de software, elaborado como un entregable en lugar de como un sitio web vivo.

Esa distinción es la razón por la que este documento sigue existiendo en un mundo de sitios de ayuda. Los manuales se crean cuando la documentación tiene que ser completa, fija y autocontenida: software entregado on premise, productos vendidos en entornos regulados, sistemas que se ejecutan en redes sin acceso externo y contratos en los que un manual es un entregable con nombre.

Si tu software es un producto alojado y tus usuarios acceden a la documentación a través de un motor de búsqueda o de un enlace de ayuda dentro del producto, necesitas un sitio de ayuda en lugar de un manual, y la página del manual de usuario de software explica cómo debe estructurarse.

La plantilla no es el manual. Las listas de secciones para manuales se publican ampliamente y, en gran medida, son intercambiables. Lo que determina si un manual funciona en la práctica es cómo gestiona el problema que aparece a continuación, que los sitios de ayuda nunca afrontan y que casi ninguna plantilla aborda.

El formato sigue al entregable. El archivo Word de una plantilla de manual de usuario de software gratuita es donde se redacta y se revisa. El PDF de una plantilla de manual de usuario de software gratuita es lo que se envía, porque un manual es un registro fijo y un PDF es el único formato habitual que se comporta como tal. El diseño PPT de una plantilla de manual de usuario de software gratuita se adapta a la formación derivada del manual, y el archivo Excel de una plantilla de manual de usuario de software gratuita se adapta al inventario de contenido que hay detrás, en lugar del documento.

Un manual es una instantánea; un sitio de ayuda, un flujo

Un sitio de ayuda tiene una sola versión: la actual. Cuando el software cambia, la página cambia y cada lector ve la página nueva. Las versiones antiguas no permanecen porque solo existe una copia.

Un manual se comporta de forma opuesta. Lo creas, lo envías y, a partir de ese momento, las copias existen de manera independiente de ti. Se almacenan en servidores de archivos de clientes, en carpetas impresas, se adjuntan a correos electrónicos antiguos y se incluyen dentro de registros de compras. No puedes actualizarlos y, con frecuencia, tampoco puedes saber quién tiene cada copia.

Mientras tanto, el software avanza. En un par de años, tienes una base de clientes repartida entre muchas versiones, todos leyendo documentos creados en momentos distintos, y sin una forma fiable de saber qué documento tiene cada lector.

Este es el problema definitorio de un manual de software y está totalmente ausente de un sitio de ayuda. Cada decisión de diseño que aparece a continuación se deriva de ello.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir secciones nuevas

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de manual de usuario de software puedes:

• Ahorra horas en la redacción: Omite la página en blanco con una estructura creada para la documentación de software.

• Reduce los tickets de soporte: Los manuales claros ayudan a los usuarios a autoservirse, reduciendo significativamente los tickets.

• Mantén la coherencia con tu marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Mejora la adopción: Los usuarios que entienden cómo usar tu software lo usan más y se quedan durante más tiempo.

• Añade recorridos en vídeo: Inserta vídeo para los pasos que son difíciles de explicar con texto.

• Llega a usuarios globales: Traduce manuales de usuario a 65+ idiomas con un solo clic.

El problema de las versiones y qué hacer al respecto

Se repiten tres fallos y los tres son baratos de prevenir en el momento de redactar.

El lector no sabe qué versión describe su manual. Casi todo manual incluye la versión en la portada y en ningún otro lugar. Un lector que abre un PDF y busca dentro de él, que es lo que hace la gente, llega a la página noventa y cuatro y nunca ve la portada. Pon la versión del software en el pie de página de cada página. Cuesta un campo en una plantilla y elimina la forma más común de este problema.

El lector no sabe qué versión está ejecutando. Indica cómo comprobarlo, en las primeras páginas, en una sola línea. La mayoría de manuales asumen que el lector lo sabe y muchos usuarios no lo saben.

El manual no indica cuándo apareció una función. Un lector de una versión anterior sigue una instrucción para algo que aún no existe, concluye que el software está roto y contacta con el soporte. Marca las funciones con la versión en la que se introdujeron y marca cualquier cambio de comportamiento con la versión en la que cambió. Es más trabajo que los otros dos, pero evita fallos costosos.

Añade una cosa más, que no tiene que ver con el lector, sino contigo. Mantén disponible en tu sitio de soporte cada versión publicada del manual, en lugar de solo la última. Un cliente con una versión anterior necesita el manual de esa versión y alojar únicamente la actual garantiza que usará el documento incorrecto.

Qué debe contener un manual de usuario de software

Diez componentes. Los dos primeros y los dos últimos son lo que distingue un manual de un sitio de ayuda.

La exigencia de completitud merece indicarse explícitamente. Un manual no puede enlazar a contenido en vivo para nada que un lector necesite de verdad, porque puede leerse en un entorno sin acceso a red o después de que la página enlazada se haya movido. Todo lo esencial está dentro del documento.

Plantilla de manual de usuario de software gratuita: la estructura que debes copiar

Rellenada con un ejemplo real en lugar de marcadores de posición. El software es un sistema de información de laboratorio entregado on premise.

Copia desde aquí.

Portada. Nombre del producto. Versión del software 11.2. Revisión del manual C. Publicado el 14 de marzo. Se aplica solo a las versiones 11.0 a 11.2.

Pie de página, en todas las páginas. Nombre del producto, versión del software 11.2, revisión C, número de página. Esta es la línea más útil del documento.

Cómo comprobar tu versión. Selecciona Ayuda y, después, Acerca de. La versión aparece como un número, por ejemplo 11.2.4. Si tus dos primeros números no son 11.2, este manual no describe tu sistema y el manual correcto para tu versión está en el sitio de soporte en Documentación Archive.

Qué cambió en la revisión C. El archivado se volvió reversible en la versión 11.0. En versiones anteriores, el archivado es permanente y no se puede deshacer desde dentro de la aplicación. Consulta el capítulo nueve. La reetiquetación de muestras de ejemplo obtuvo un segundo paso de confirmación en 10.4.

Audiencia prevista. Personal del laboratorio que realiza la manipulación rutinaria de muestras y la elaboración de informes. Se asume que te han proporcionado una cuenta de usuario y que has completado la inducción local. No cubre la administración del sistema, que está en el manual del administrador.

Cómo empezar. Iniciar sesión, la pantalla principal y completar un registro de muestra de principio a fin.

Capítulos de tareas. Organizados por lo que hacen las personas. Registrar muestras. Registrar resultados. Elaborar informes. Buscar registros históricos. Archivar. Cada página de tarea indica lo que asume y lleva la aplicabilidad de la versión en el pie de página.

Marcadores de disponibilidad de funciones. Se usan en todo el documento, en el formato: Disponible desde la versión 10.4. El comportamiento cambió en la versión 11.0. Estos aparecen junto a la instrucción correspondiente, en lugar de en un apéndice.

Referencia. Definiciones de campos, códigos de estado, mensajes de error con sus significados, atajos de teclado.

Solución de problemas. Doce entradas tomadas de la cola de soporte, cada una con síntoma, causa probable y resolución.

Índice. Real, y cubre los términos que usan los usuarios, además de los términos que usa la interfaz, para que un lector que busca un reembolso encuentre la página del aviso de crédito.

Soporte. Teléfono, portal, horarios y qué información tener lista. Se incluye porque un usuario que lee esto puede no tener ninguna otra vía.

Copia hasta aquí.

Ejemplo de manual de usuario de software: sesenta y uno por ciento en una versión diferente

Denholm Clinical Systems, una empresa de unas ciento veinte personas, suministra un sistema de información de laboratorio a hospitales y laboratorios privados. El software se instala en las instalaciones del cliente y los clientes actualizan según sus propios calendarios.

El manual tenía doscientas cuarenta páginas, se produjo como PDF y se entregó con cada versión. Estaba bien redactado y era completo.

El sitio de soporte alojaba un solo manual: el más reciente.

El sesenta y uno por ciento de la base instalada ejecutaba una versión anterior a la que describía el manual actual. Varios sitios estaban dos versiones principales por detrás, algo poco destacable en ese sector, donde las actualizaciones requieren validación.

Un laboratorio que ejecutaba la versión 8.4 necesitaba archivar catorce meses de registros históricos. Abrieron el manual actual, la revisión para la versión 11.2, y leyeron el capítulo de archivado. Indicaba que los registros archivados podían restaurarse desde la pestaña Archive en cualquier momento.

Eso era cierto desde la versión 11.0 en adelante. En la 8.4, el archivado era permanente.

Archivaron catorce meses de registros. No había restauración. La recuperación requería restaurar desde una copia de seguridad, lo que supuso tres días de inactividad del laboratorio y un ingeniero del proveedor en el sitio, y costó alrededor de cuarenta y seis mil libras entre el trabajo de recuperación y la interrupción. Después se presentó una queja formal y estaba justificada.

Nada del manual era inexacto. Cada afirmación era cierta para la versión 11.2. La portada decía 11.2. El lector buscó en el PDF, llegó a la página ciento cuarenta y uno y leyó una instrucción correcta para un software que no estaba ejecutando.

Siguieron tres cambios y ninguno fue costoso.

La versión se incluyó en el pie de página de cada página. Una instrucción de una sola línea sobre cómo comprobar tu propia versión se colocó cerca del inicio. Las funciones y los comportamientos ganaron marcadores de disponibilidad, de modo que el capítulo de archivado ahora indica que la restauración está disponible desde la versión 11.0 y que el archivado es permanente en versiones anteriores.

El cuarto cambio fue el alojamiento. Cada revisión del manual publicada se subió al sitio de soporte en un archivo de documentación, de modo que un cliente con la 8.4 pudiera encontrar el manual de la 8.4.

Los tickets de soporte atribuibles a confusión de versiones pasaron de alrededor de veintitrés al mes a cuatro.

El lector no había hecho nada mal. Había usado el único manual que el proveedor puso a disposición.

Cómo redactar un manual de usuario de software en seis pasos

1. Decide si realmente necesitas un manual. Si tus usuarios tienen acceso a la red y llegan a la documentación mediante búsqueda, un sitio de ayuda les sirve mejor. Los manuales son para documentos enviados, fijos y completos.

2. Soluciona primero el esquema de versiones. Qué versiones del software cubre este manual y cuál es la numeración de revisiones del propio manual. Ambas cosas van en el pie de página.

3. Estructura por tareas, no por menú. La estructura del menú del producto describe cómo se construyó. Los usuarios llegan con algo que están intentando hacer.

4. Marca la disponibilidad mientras redactas. Señalar que una función llegó en una versión concreta es trivial al escribir y casi imposible de reconstruir después.

5. Obtén la solución de problemas de la cola de soporte. Tus tickets más comunes son el capítulo, ya priorizado.

6. Crea un índice real. Incluye las palabras que dicen los usuarios, en lugar de solo las palabras que usa la interfaz. En un documento enviado, el índice es la función de búsqueda.

El paso cuatro es el que se suele posponer y el que evita los fallos que cuestan dinero.

Cuándo necesitas un manual en lugar de un sitio de ayuda

Cinco situaciones en las que un manual es la respuesta correcta y, fuera de ellas, normalmente gana un sitio de ayuda.

Software entregado on premise, actualizado según el calendario del cliente. Tus usuarios están repartidos entre versiones y no todos pueden atenderse con una sola página actual.

Entornos sin acceso a red externa. Instalaciones seguras, sistemas de control industrial, dispositivos médicos, defensa. La documentación tiene que estar presente localmente y ser completa.

Productos regulados. Cuando la documentación forma parte de lo que se evaluó o certificó, debe estar fijada, versionada y ser recuperable. Los entornos validados a menudo requieren el manual específicamente para la versión validada. Cualquier manual que forme parte de una presentación regulatoria o de un producto certificado debe revisarse frente a la norma aplicable por una persona cualificada, y nada en esta página sustituye eso.

Entregables contractuales. Cuando un manual es un elemento con nombre en un contrato o en un calendario de compras, los requisitos del contrato gobiernan el formato y el contenido.

Productos en los que el usuario no tiene una ruta de soporte. Distribución física, ventas puntuales, equipos de larga vida. El manual es todo lo que tendrán.

La mejor plantilla gratuita de manual de usuario de software para cualquiera de estos casos es la que sobreviva a que la vuelvan a emitir cuatro veces al año. Si no se aplica ninguno de estos casos, la respuesta honesta es que estás produciendo un manual por costumbre y que un sitio de ayuda serviría mejor a tus usuarios y te costaría menos mantenerlo.

¿Manual de usuario de software, guía de usuario o manual de instrucciones?

Tres términos con un uso superpuesto y las diferencias que merece la pena conocer al elegir una estructura.

Un manual de usuario de software es completo, está versionado y se entrega. Asume que el lector puede no tener ningún otro recurso y no tiene forma de hacer una pregunta.

Una guía de usuario de software es el mismo contenido en la tradición online, con actualizaciones continuas, a la que se accede desde la búsqueda y se mantiene página a página. Se aplican reglas estructurales diferentes, cubiertas en la página del software user guide.

Un manual de instrucciones suele acompañar a equipos físicos, donde se aplican contenidos de seguridad, la ubicación de las advertencias y obligaciones legales que la documentación de software no incluye. La página del manual de instrucciones cubre esa tradición.

En la práctica, los equipos a menudo necesitan tanto un manual como un sitio de ayuda, y el manual se genera a partir del mismo contenido fuente en el momento del lanzamiento. Ese es el planteamiento al que merece la pena aspirar, porque mantener dos conjuntos independientes de documentación produce dos conjuntos que no coinciden.

Lo que una plantilla gratuita de manual de usuario de software no puede solucionar

Un manual para muchas versiones. Ninguna estructura resuelve esto. Solo publicar un manual por versión y conservar el archivo.

Un manual que nadie puede encontrar. Alojar únicamente la revisión más reciente garantiza que los clientes con versiones anteriores lean el documento incorrecto.

Capturas de una versión anterior. Cada imagen de un manual está fijada a una versión, lo que es un argumento para marcarlas y para el enfoque de producción que aparece a continuación.

Información de versión que una plantilla nunca pidió. Ninguna plantilla gratuita de manual de usuario de software para descargar gratis y ninguna plantilla de manual de usuario para descargar gratis incluye un campo de aplicabilidad de la versión, porque las plantillas de manuales se diseñaron para productos que no cambian.

Un documento ensamblado a partir de un sitio de ayuda sin ajustes. Las páginas online asumen que los enlaces funcionan y que el contenido está actualizado. Al exportarlo a un documento fijo, ambas suposiciones fallan y el resultado se lee como un sitio web impreso, porque lo es.

Muestra el software en lugar de describirlo

Los manuales conllevan una carga visual mayor que cualquier otro formato de documentación, por una razón específica relacionada con la forma en que se entregan.

Una página de ayuda puede enlazar a un vídeo. Un manual, con frecuencia, no puede, porque puede leerse sin conexión, en un entorno seguro o años después de que el enlace deje de funcionar. Por eso, todo lo que el lector necesita tiene que estar dentro del documento: imágenes en lugar de enlaces, y un manual de doscientas páginas puede incluir varios cientos de ellas.

Entonces, el problema de las versiones lo multiplica. Cada imagen está fijada a la versión en la que se capturó, así que una nueva versión principal significa volver a capturar el conjunto. Por eso, los manuales suelen enviarse con imágenes dos lanzamientos desactualizadas y por eso los lectores dejan de confiar en ellos.

Trupeer AI cambia la aritmética. Alguien realiza la tarea una vez, en la versión que se documenta, mientras graba, y el resultado es un recorrido paso a paso por escrito con imágenes ya capturadas, anotadas y colocadas, junto con un vídeo, en tu propia marca. Producir el conjunto de imágenes para un nuevo lanzamiento implica volver a grabar en lugar de volver a grabar varios cientos de pantallas.

Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.

Hay dos puntos adicionales que importan específicamente para los manuales. La versión en vídeo puede acompañar al manual en el sitio de soporte para los clientes que sí tienen acceso a red, así que la misma producción sirve para ambas rutas de entrega sin duplicar el trabajo. Y cuando un producto se envía a nivel internacional, la misma grabación produce el mismo contenido del manual en cada idioma, algo que aquí importa más que en un sitio de ayuda, porque un manual enviado en el idioma incorrecto no se puede corregir en silencio más tarde.

El material se guarda en tu base de conocimiento y también sirve como formación para el personal de soporte y los equipos de implementación. Los procedimientos operativos de quien ejecuta el software deben estar en el runbook. La coherencia entre tus documentos es cuestión de configurar el kit de marca una vez, y la configuración se cubre en la guía de configuración de la plantilla de documento.

Preguntas frecuentes

¿Hay una versión Word de una plantilla gratuita de manual de usuario de software?

Word es donde se redactan, revisan y revisan los manuales, y se encarga de lo que necesitan los manuales: una tabla de contenidos real, un índice, referencias cruzadas, numeración de páginas y pies de página.

El pie de página es el ajuste que merece la pena dejar bien. Pon la versión del software y la revisión del manual antes de escribir cualquier cosa, para que cada página las incluya. Un archivo Word de una plantilla gratuita de manual de usuario de software sin información de versión en el pie de página generará el problema descrito en esta página.

¿Hay una versión Word de una plantilla de manual de usuario para uso general?

Sí, y las de uso general están ampliamente disponibles. Un archivo Word de una plantilla de manual de usuario normalmente te ofrece una portada, contenidos, capítulos, solución de problemas e índice, lo que constituye un esqueleto razonable.

Se necesitan dos añadidos específicamente para software. La aplicabilidad de la versión en el pie de página y una forma de marcar cuándo apareció una función. Ninguno de los dos está presente en plantillas generales porque ninguno importa para un documento que describe algo que no cambia.

¿Hay una plantilla gratuita de manual de usuario de software en PDF?

El PDF es lo que se envía. Redacta en un documento y, después, exporta un PDF de plantilla gratuita de manual de usuario de software para la entrega, con la versión y la revisión visibles en cada página, en lugar de solo en la portada.

Dos detalles de producción. Genera marcadores reales a partir de tus encabezados, ya que los lectores navegan por PDFs largos de ese modo. Y asegúrate de que el texto se pueda buscar, en lugar de ser una imagen, algo que ocurre ocasionalmente cuando los manuales se ensamblan a partir de herramientas de diseño.

¿Dónde puedo conseguir una descarga gratuita de plantilla de manual de usuario?

Está ampliamente disponible, incluso a través de organismos de estándares y agencias públicas, cuyas versiones tienden a estar mejor estructuradas que las de sitios comerciales de plantillas porque se escribieron para usarse.

Cualquiera que sea la descarga gratuita de plantilla de manual de usuario con la que empieces, la primera edición es el pie de página. La segunda es añadir una sección breve cerca del inicio que explique al lector cómo comprobar qué versión del software está ejecutando, algo que casi ninguna plantilla incluye y que evita la categoría más común de contactos de soporte relacionados con manuales.

¿Hay una versión PPT de una plantilla gratuita de manual de usuario de software?

Las diapositivas se adaptan a la formación creada a partir de un manual, en lugar de al manual en sí. Un deck PPT de plantilla gratuita de manual de usuario de software funciona para una sesión de incorporación o para un día de formación del cliente.

No es un sustituto del documento. Un manual existe para ser completo y buscable para alguien que no tiene ningún otro recurso, y un deck de diapositivas no lo es.

¿Hay una versión Excel de una plantilla gratuita de manual de usuario de software?

Excel se adapta al inventario que hay detrás del manual, en lugar del manual en sí. Un archivo Excel de plantilla gratuita de manual de usuario de software funciona bien como registro de contenido: una fila por sección, con su responsable, la versión frente a la que se verificó por última vez, si sus imágenes están actualizadas y a qué versiones de producto se aplica.

Ese registro es lo que hace que una actualización de versión sea gestionable. Sin él, actualizar un manual de doscientas páginas para una nueva versión significa releerlo todo.

¿Hay una descarga gratuita de plantilla de manual de usuario de software que merezca la pena usar?

La lista de secciones tarda media hora en crearse y la mayoría de plantillas publicadas son casi idénticas, así que una descarga gratuita de plantilla de manual de usuario de software no ahorra mucho.

Juzga cualquiera de ellas con una sola pregunta. ¿Tiene un lugar para la aplicabilidad de la versión en la página, en lugar de solo en la portada? Esencialmente ninguna lo hace, porque la mayoría de plantillas de manuales se diseñaron para productos que no cambian y el software sí cambia.

¿Cuál es la mejor plantilla gratuita de manual de usuario de software?

La mejor plantilla gratuita de manual de usuario de software es la que puedas usar para incluir un pie de versión y mantener a lo largo de los lanzamientos, lo que en la práctica significa un documento sencillo en lugar de uno diseñado.

Las plantillas muy diseñadas se ven mejor, pero son considerablemente más difíciles de actualizar, y un manual que cuesta actualizar es un manual que se envía describiendo el lanzamiento anterior. Para un documento que se reemite varias veces al año, la mantenibilidad supera a la apariencia.