Una gran lista de comprobación de proyecto es la herramienta de gestión de proyectos más sencilla que existe y, además, una de las más efectivas. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la gestión de proyectos empezando con una plantilla de lista de comprobación gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo las listas en actualizaciones en vídeo que alinean a los equipos en todas las fases.

¿Qué es una plantilla de lista de comprobación de proyecto y qué debería hacer?

Una lista de comprobación de proyecto es una lista de cosas que deben ocurrir en puntos definidos de un proyecto: en el inicio, antes de que se apruebe la planificación, antes del lanzamiento y en el cierre.

Una plantilla te da los elementos y la agrupación. Busca una y te ofrecerán muchísimas; casi todas están organizadas de la misma manera: una lista por fase, con los elementos agrupados según la fase a la que pertenecen.

Esa agrupación es el problema, y merece la pena ser preciso sobre por qué. Una lista de comprobación puede hacer una de dos cosas. Puede actuar como un control, lo que significa que impide que algo ocurra hasta que los elementos estén completos. O puede actuar como un registro, lo que significa que documenta que las cosas ocurrieron.

Ambas son legítimas y solo una de ellas evita que ocurra cualquier cosa. La mayoría de las listas de comprobación de proyectos se describen como la primera y se usan como la segunda.

Una lista de comprobación que registra no es un control

Aquí tienes una prueba que tarda una hora si tu herramienta de gestión de proyectos registra marcas de tiempo.

Para una muestra de proyectos cerrados, compara la fecha en la que se marcó cada elemento de la lista con la fecha en la que terminó la fase a la que pertenece.

Los elementos marcados antes de que terminara la fase probablemente estaban haciendo algo. Los marcados después no: lo que se suponía que debían evitar ya había ocurrido o ya había fallado, y la marca registrada era un hecho, no un cambio.

El patrón es casi universal y empeora a medida que avanza el proyecto. Los elementos de inicio suelen marcarse a tiempo, porque el proyecto es nuevo, todo el mundo está disponible y la motivación es alta. Los elementos de cierre se marcan tarde, en lotes, por una sola persona, días o semanas después de que se declare el proyecto como finalizado.

Una lista de comprobación completada en lotes después del evento es un formulario. Eso no es una crítica a las personas que la completan, que en ese momento hacen lo único que tienen disponible. Es una crítica de cuándo se programaron los elementos.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección de plantillas

Ve a la sección de Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir secciones nuevas

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de lista de comprobación de proyecto puedes:

• Ahorra horas en el seguimiento: Omite la página en blanco con una estructura pensada para la ejecución del proyecto.

• Cubre todas las fases: Secciones integradas para el inicio, la ejecución, el lanzamiento y el cierre.

• Mantén la coherencia con tu marca: Aplica tu logotipo, fuentes y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Estandariza en todos los proyectos: Usa la misma plantilla para cada iniciativa.

• Reduce las cosas que se dejan para después: Las listas de comprobación evitan pasos omitidos en procesos críticos.

• Llega a equipos globales: Traduce listas de comprobación de proyectos a 65+ idiomas con un solo clic.

El último momento responsable para cada elemento de la lista

La solución es reordenar toda la lista de comprobación según una pregunta diferente.

Para cada elemento, pregúntate: ¿cuál es el último momento en el que completar esto todavía podría cambiar el resultado?

Eso no es lo mismo que la fase en la que convencionalmente se informa. Normalmente es antes; a veces mucho antes, y ocasionalmente resulta ser después de la fase en la que actualmente está, lo que significa que el elemento se está completando sin información.

Algunos ejemplos de la diferencia.

"Desmantelamiento del sistema heredado completado" es un elemento de cierre. Su último momento responsable es en la planificación, cuando decides quién se encarga del desmantelamiento, qué hay que migrar y cómo es el plan de cambio. Si se deja para el cierre, la única acción disponible es marcarlo o no.

"Lecciones aprendidas registradas" es un elemento de cierre. Su último momento responsable es de forma continua durante la entrega, porque las lecciones se olvidan en semanas y las personas que las aprendieron han seguido adelante.

"Propietario de los beneficios confirmado" suele ser un elemento de cierre. Su último momento responsable es en el inicio, porque si nadie se hará cargo de los beneficios, hay una duda sobre si el proyecto debería empezar.

"Receptor de la entrega nombrado" es un elemento de cierre cuyo último momento responsable es en la planificación, porque el receptor debe participar en el diseño de lo que recibirá.

Reordena cada elemento de esta manera y la forma de la lista cambia sustancialmente. La mayor parte de lo que está en el cierre se mueve antes. Algunas cosas se quedan y son realmente definitivas.

Cómo reordenar tu lista de comprobación según la capacidad de acción

Ejecuta esto en tu propia lista en lugar de adoptar la tabla. El ejercicio dura una mañana con dos o tres personas que hayan gestionado proyectos, y el debate que genera sobre los elementos individuales es donde está el valor.

Suelen salir dos cosas. Una parte sustancial de los elementos de cierre se mueve, que es el hallazgo principal. Y un puñado de elementos tempranos se eliminan, porque su último momento responsable es más tarde y se estaban completando a modo de suposición únicamente para satisfacer una compuerta.

Por qué la lista de cierre siempre es la más débil

El cierre se programa en el momento de menos energía y menos capacidad de influencia, y arrastra los elementos con la cola más larga de consecuencias.

Cuando un proyecto llega al cierre, el equipo está parcialmente disperso. El gestor del proyecto ya está en el siguiente asunto. La atención del patrocinador cambió cuando terminó la entrega. No queda presupuesto y no hay ninguna reunión en el calendario. Lo que queda es un formulario que debe completar una sola persona.

Mientras tanto, los elementos que se quedan ahí son los que cuestan dinero en silencio durante años: sistemas heredados que no se desactivan, licencias que no se cancelan, entregas que no se aceptan, beneficios que nadie gestiona, documentación que nadie escribió.

Hay dos respuestas que funcionan y solo una es realista.

La respuesta poco realista es intentar hacerlo mejor en el cierre, normalmente escalando o haciendo que la lista sea obligatoria. Esto produce marcas en lotes en lugar de completar.

La respuesta realista es mover los elementos a donde se puedan hacer. Casi todo lo que está en una lista de cierre tiene un último momento responsable anterior. Lo que queda en el cierre debería ser breve, realmente definitivo y que pueda completarse por una sola persona en una tarde, porque ese es el recurso que realmente estará disponible.

Plantilla de lista de comprobación de proyecto gratuita: los elementos y sus momentos

Copia desde aquí. La estructura se basa en el momento, no en la fase.

Encabezado. Proyecto, patrocinador, gestor del proyecto, fase actual, responsable de la compuerta.

Para cada elemento: el elemento, el momento en el que debe estar completo, quién es responsable, la evidencia requerida y si es una compuerta o un registro.

En el inicio. Problema definido con un número, haciendo referencia al brief del proyecto. Patrocinador nombrado y confirmado. Propietario de los beneficios nombrado y confirmado, por escrito. Criterios de éxito acordados como medidas. Identificados los tres principales riesgos. Autoridad presupuestaria confirmada. Decisión de continuar registrada.

En la planificación. Límite del alcance acordado y documentado. Receptor de la entrega nombrado e involucrado. Enfoque de desmantelamiento acordado cuando se sustituye algo. Plazos de contratación confirmados, según nuestro modelo de plan de gestión de contratación. Dependencias con otros equipos acordadas con esos equipos. Propietario de la documentación nombrado.

De forma continua durante la entrega. La documentación se mantiene actualizada en lugar de escribirse al final. Lecciones registradas a medida que ocurren. Material de entrega construido mientras se construye el producto. Cambios en el alcance registrados con aprobación.

Antes del lanzamiento. Procedimiento de cambio escrito y ensayado, según nuestro modelo de método de procedimiento. Plan de reversión probado y con tiempos. Equipo de soporte formado y listo. Envío de comunicaciones. Criterios de aceptación cumplidos y evidenciados.

En el cierre, y solo cosas realmente definitivas. Costes finales conciliados. Contratos cerrados. Recursos liberados. Registro del proyecto archivado. Cierre formal registrado. Fecha de revisión de beneficios establecida con el propietario nombrado.

Registro de compuertas. Qué elementos son compuertas, quién puede gestionarlas y qué gestionan.

Copia hasta aquí.

El PMO cuyos elementos de cierre se marcaron después del cierre

Braemore Group es una empresa de servicios financieros cuyo departamento de proyectos gestiona alrededor de cuarenta proyectos al año. Tenía cuatro listas de comprobación por fase: inicio con veintidós elementos, planificación con treinta y uno, entrega con dieciocho y cierre con veintiséis. En total, noventa y siete elementos, con la finalización reportada al consejo al 94%.

Alguien comparó las fechas de las marcas con las fechas de finalización de la fase para dieciocho proyectos cerrados.

Los elementos de inicio se marcaron con una mediana de cuatro días antes de que terminara la fase. Planificación, dos días antes. Entrega, un día antes.

Los elementos de cierre se marcaron con una mediana de once días después de que el proyecto se declarara formalmente cerrado. En varios proyectos, seis de los veintiséis elementos de cierre se marcaron el mismo día en un único lote por el gestor del proyecto.

Se comprobaron tres elementos concretos contra la realidad.

Se celebró una sesión de lecciones aprendidas. Se marcó en diecisiete de los dieciocho proyectos. En realidad, se celebró en seis. Nadie había preguntado por las otras once.

Propietario de los beneficios confirmado y entrega completada. Marcado en los dieciocho. Cuando el departamento de proyectos contactó con los propietarios de beneficios nombrados seis meses después, nueve de los dieciocho no sabían que eran propietarios de un beneficio.

Desmantelar el sistema heredado. Se marcó en cuatro proyectos donde el sistema heredado seguía funcionando de forma demostrable. Uno de ellos seguía consumiendo cuarenta y un mil libras al año en licencias dos años después de que el proyecto se cerrara. En los dieciocho proyectos, los costes heredados no desactivados ascendieron a aproximadamente ciento veintisiete mil libras al año.

La causa raíz no fue la falta de cuidado. Fue que los elementos de cierre se programaron para el cierre, cuando el equipo se había dispersado, el gestor del proyecto estaba en el siguiente proyecto y la única acción restante disponible era completar el formulario.

La reordenación se hizo en una mañana. De los veintiséis elementos de cierre, diecinueve se movieron antes: el enfoque de desmantelamiento acordado en planificación, el receptor de la entrega nombrado en planificación, lecciones registradas de forma continua, el propietario de los beneficios confirmado en el inicio con una firma. Siete se quedaron en el cierre, todos realmente definitivos. Se eliminaron once elementos de inicio, porque su último momento responsable era más tarde y se estaban respondiendo a base de suposiciones.

Durante los doce meses siguientes y veintiún proyectos, los elementos de cierre se marcaron con una mediana de dos días antes del cierre formal. Las sesiones de lecciones se celebraron realmente en diecisiete de veintiuno. Diecinueve de veintiún propietarios de beneficios sabían que eran propietarios de un beneficio en la revisión de los seis meses. El desmantelamiento del sistema heredado se completó en cada proyecto en el que aplicaba.

La lista de comprobación se hizo más corta y empezó a funcionar.

Variantes de la lista de comprobación del proyecto: inicio, planificación, entrega, cierre

El conjunto convencional y para qué sirve cada uno realmente una vez aceptas el argumento anterior.

Inicio. Confirmar que el proyecto debe empezar: patrocinador, problema, propietario de los beneficios, autoridad presupuestaria, medidas de éxito. Esta es la lista que más merece tener como compuerta estricta, porque detener un proyecto aquí es barato y detenerlo más tarde no.

Planificación. Confirmar que el enfoque es sólido y que los compromisos son reales: límite del alcance, dependencias acordadas con los equipos de los que dependen, plazos, receptor de la entrega. La mayor parte de lo que convencionalmente está en el cierre pertenece aquí.

Entrega. Debe ser breve y, en su mayor parte, continua en lugar de ser una compuerta. Documentación actual, cambios aprobados, lecciones registradas.

Lanzamiento o implementación. La compuerta real y la que tiene un valor real para mantener el proyecto. Cambio, plan de reversión, preparación del soporte, aceptación.

Cierre. Breve y definitivo. Costes, contratos, recursos, archivo, fecha de revisión de beneficios.

Variantes de construcción y reguladas. Cuando se prescriben aprobaciones legales, inspecciones y documentación de entrega, la lista sigue la obligación en lugar de esta estructura, y nuestro modelo de manual de operación y mantenimiento cubre específicamente el entregable de la entrega.

Cómo escribir una lista de comprobación de proyecto que la gente realmente usa

Empieza por lo que ha salido mal. Mira los últimos diez proyectos y enumera lo que se pasó por alto, lo que se descubrió tarde o lo que se descubrió demasiado tarde. Esos son tus elementos, y serán una lista más corta y específica que cualquier plantilla publicada.

Para cada uno, determina el último momento responsable en lugar de la fase a la que te parece que pertenece.

Decide si es una compuerta o un registro y dilo en el elemento. Mezclarlos sin etiquetarlos es lo que hace que la gente trate todo como un registro.

Nombra quién es responsable, como función, y qué evidencia cuenta. "Entrega completada" sin definir evidencia se marca. "Entrega completada, evidenciada mediante la aceptación escrita del receptor" no.

Luego, recorta. Cada elemento que nunca ha detectado nada y nunca lo hará debe eliminarse, porque una lista larga enseña a la gente a marcar en lugar de comprobar.

¿Cuántos elementos debería tener una lista de comprobación de proyecto?

Menos de los que tienes. Para un proyecto de tamaño medio, algo en el rango de treinta a cincuenta elementos a lo largo de toda la vida del proyecto es viable, con la mayoría en el inicio y la planificación, donde todavía pueden cambiar algo.

El número importa menos que la proporción entre compuertas y registros. Una lista de comprobación que sea totalmente registros no evitará nada. Una lista de comprobación que sea totalmente compuertas detendrá los proyectos y se saltará. En algún punto, alrededor de una quinta parte de los elementos como compuertas genuinas es un equilibrio razonable, concentrado en el inicio y el lanzamiento.

La señal de advertencia fiable de una lista que ha crecido más allá de su utilidad es marcar en lotes, que es lo que detecta la prueba de marcas de tiempo. Si los elementos se completan en grupos el mismo día, la lista ha dejado de leerse elemento por elemento.

Quién gestiona la compuerta y qué pueden gestionar

Una compuerta solo funciona si alguien puede gestionarla y si hay algo que merezca la pena gestionar.

Nombra al responsable de la compuerta por cada compuerta y haz que sea alguien fuera del equipo del proyecto. Un gestor del proyecto que gestione su propio proyecto tiene un conflicto evidente, y las compuertas que importan son precisamente las que un proyecto bajo presión quiere pasar.

Luego, sé específico sobre qué se gestiona. Progresión a la siguiente fase. Liberación del siguiente tramo de presupuesto. Permiso para el lanzamiento. Asignación del gestor del proyecto a su siguiente proyecto, que es una palanca realmente efectiva para los elementos de cierre y que casi nadie usa.

Cuando no se puede gestionar nada, el elemento es un registro y debería etiquetarse como tal en lugar de describirse como una compuerta. Fingir lo contrario es lo que enseña a todo el mundo que las compuertas son solo orientativas.

¿Puedo obtener una plantilla de lista de comprobación de proyecto en Excel o Word?

Excel, y no está cerca. Una lista de comprobación necesita una fila por elemento con columnas para el elemento, el momento en el que vence, la función responsable, compuerta o registro, evidencia requerida, fecha de finalización y la fecha en la que terminó la fase. Ese último par es lo que hace posible la prueba de marcas de tiempo, y la prueba es lo más útil de esta página.

Añade una marca de formato condicional que señale cualquier elemento completado después de que terminara su fase, y un recuento de elementos completados en lotes en la misma fecha. Ambas cosas tardan minutos y ambas te dicen si la lista de comprobación está funcionando.

Word se adapta al relato que lo rodea: qué significa cada compuerta, quién la gestiona y qué ocurre cuando se gestiona una. Eso encaja con tus documentos de gobernanza del proyecto, no con la lista.

PDF para la lista de comprobación completada archivada con el registro del proyecto en el cierre, exportado desde la hoja en vivo.

Cómo hacer posible la entrega de elementos durante la entrega

El grupo más grande de elementos que debería moverse antes es el de la documentación y la entrega, y hay una razón práctica por la que no lo hacen: escribirlos durante la entrega compite con entregar, y entregar gana.

Así que los elementos se quedan en el cierre, donde alguien los escribe de memoria sin tiempo, o no se escriben en absoluto y se marcan de todas formas.

Trupeer AI cambia la economía lo suficiente como para que el cambio sea realista. Quien construye o configura algo lo registra una vez mientras avanza, y el resultado es una guía escrita y un vídeo del mismo proceso con los pasos y las pantallas ya capturados. El material de entrega se acumula durante la entrega en lugar de fabricarse después.

Regístralo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.

Eso también mejora lo que recibe el destinatario. Una entrega montada a partir de grabaciones realizadas en el momento es precisa de una forma que nunca lo es una escrita en el cierre, y significa que el elemento de entrega puede evidenciarse en lugar de afirmarse. Cuando la entrega es un rol completo en lugar de un sistema, nuestro SOP de transferencia de conocimiento cubre cómo ejecutarlo correctamente, y el material vive en tu base de conocimiento con una marca coherente. Las instrucciones de configuración están en la guía de configuración de la plantilla de documento.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla de lista de comprobación de proyecto gratuita en Excel?

Excel es el formato adecuado y la estructura de arriba se integra directamente en una hoja. No hay descarga con compuerta ni formulario. Las dos columnas que merece la pena añadir a lo que ya usas son la fecha de finalización de la fase junto a la fecha de finalización, y un marcador de compuerta o registro, ya que juntas te dicen si la lista de comprobación está haciendo algo.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación de proyecto gratuita en Word?

Word se adapta a los documentos de gobernanza que explican las compuertas, más que a la lista en sí. Una lista de comprobación en Word no puede marcar elementos completados después de que terminara su fase, que es el análisis que importa, así que la mayoría de los equipos acaba moviéndola a una hoja de cálculo en un trimestre.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación de proyecto gratuita en PDF?

Exporta la lista de comprobación completada en el cierre como parte del registro del proyecto. Mantén la versión de trabajo editable, porque los elementos se mueven entre fases a medida que aprendes cuál es realmente su último momento responsable.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación para el inicio del proyecto?

El inicio es la lista que más merece tener como compuerta estricta: patrocinador confirmado, problema definido con un número, propietario de los beneficios nombrado por escrito, autoridad presupuestaria confirmada, medidas de éxito acordadas. Seis a diez elementos. Detener un proyecto en el inicio es barato, por eso esta es la compuerta con mejor retorno.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación para el cierre del proyecto?

Sí, y el argumento de esta página es que debería ser mucho más corta que la mayoría. Costes finales conciliados, contratos cerrados, recursos liberados, registro del proyecto archivado, cierre formal registrado, fecha de revisión de beneficios establecida. Todo lo demás que normalmente se lista en el cierre tiene un último momento responsable anterior y debería estar ahí en su lugar.

¿Quién debería ser el responsable de la lista de comprobación del proyecto?

La oficina del proyecto o quien sea el responsable de la gobernanza del proyecto es quien posee la lista. Las compuertas individuales necesitan un responsable fuera del equipo del proyecto, porque las compuertas que importan son las que un proyecto bajo presión quiere pasar. Un gestor del proyecto que gestione su propio proyecto es una compuerta solo de nombre.

¿Con qué frecuencia se debe revisar la lista?

Revisa la lista en sí anualmente frente a lo que salió mal en proyectos recientes, elimina elementos que nunca detectaron nada y añade elementos para fallos que se repitieron. Ejecuta también la prueba de marcas de tiempo cada año, ya que el marcado en lotes vuelve a aparecer y es la señal más temprana de que la lista ha dejado de leerse.

¿Cuál es la diferencia entre una lista de comprobación de proyecto y un plan de proyecto?

Un plan describe el trabajo: alcance, cronograma, recursos y dependencias, que cubre nuestro modelo de plan de proyecto de TI. Una lista de comprobación describe las condiciones que deben cumplirse en puntos definidos, independientemente de cuál sea el trabajo. El plan es específico de un proyecto y la lista es estándar para todos ellos, por eso la lista merece la pena invertir en ella una vez.