Usa esta plantilla
Confluence es una de las bases de conocimiento más utilizadas del mundo, y las excelentes plantillas de Confluence son lo que la hacen escalable. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el diseño de plantillas de Confluence empezando por nuestra guía gratuita y la biblioteca de plantillas, personalizándolas con tus directrices de marca y convirtiendo las páginas de Confluence en recorridos en vídeo que dan vida a la documentación.
La mayoría de los equipos que configuran plantillas de Confluence acaban en el mismo punto: cuarenta plantillas en el espacio, tres que se usan y el resto sigue copiando la página del trimestre anterior y borrando el contenido.
Crear la plantilla es lo fácil y Atlassian lo documenta bien. Lo que determina si funciona es lo que pones en ella, dónde lo pones y si alguien puede encontrarla en el momento en que la necesita.
Qué son las plantillas de Confluence
Una estructura de página reutilizable que se convierte en el punto de partida para una página nueva. Cuando alguien crea una página a partir de una plantilla, obtiene los encabezados, el diseño, las macros y el texto instructivo ya colocados, así que solo tiene que completar, no diseñar.
Existen cuatro tipos y saber con cuál estás trabajando evita confusiones.
Tipo | Creado por | Disponible en | Editable por ti |
|---|---|---|---|
Plantillas del sistema | Atlassian, incluidas | En todas partes | No |
Blueprints | Atlassian o apps | En todas partes | No directamente |
Plantillas globales | Tus administradores | Todos los espacios | Sí, con permisos de administrador |
Plantillas de espacio | Administradores del espacio | Un espacio | Sí |
La mayor parte de lo que construye un equipo serán plantillas de espacio. Las plantillas globales son para cosas que necesita cada espacio, como un formato de nota de reunión o un registro de decisión.
Blueprints de Confluence vs plantillas
Un punto habitual de confusión, y que merece la pena entender antes de intentar crear algo que una plantilla no puede hacer.
Una plantilla es una estructura de página. Creas una página a partir de ella y obtienes esa estructura.
Un blueprint es una plantilla más comportamiento. Los blueprints pueden mostrarte un diálogo antes de crear la página, generar más de una página, crear una página de índice que enumera todas las páginas de ese tipo y aplicar lógica que una plantilla normal no puede. Los ejemplos conocidos son los blueprints de notas de reunión y de decisiones de Atlassian, y la página de índice que mantienen es la parte que una plantilla no puede replicar.
Implicaciones prácticas: puedes crear y editar plantillas por tu cuenta, pero no puedes crear un blueprint sin desarrollar una app. Si quieres un comportamiento similar a un blueprint sin desarrollo, los enfoques habituales son una plantilla combinada con la macro Crear desde plantilla en una página principal, además de un informe de propiedades de página para construir el índice.
Si alguien pide "un blueprint", normalmente quiere decir que quiere la página de índice.
¿Plantilla global o de espacio?
Decídelo antes de construirla, porque moverla después implica recrearla.
Global cuando cada espacio la necesita, cuando importa la coherencia en toda la organización o cuando respalda un proceso a nivel de empresa. Notas de reuniones, registros de decisiones, informes de incidentes, actas de proyectos.
Espacio cuando es específico de la forma de trabajar de un equipo, cuando cambiará a menudo o cuando todavía estás comprobando si es útil. La mayoría de las plantillas empiezan aquí y algunas pasan a ser globales.
La trampa es ponerlo todo como global porque parece más ordenado. Una biblioteca global de sesenta plantillas es innavegable y los administradores de espacio no pueden corregir una plantilla global que no se ajusta a ellos.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir secciones nuevas
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con esta guía de plantillas de Confluence puedes:
Ahorra horas en documentación: usa patrones de plantillas de Confluence probados en lugar de empezar de cero.
Impulsa la coherencia: cada equipo utiliza la misma estructura para documentos similares.
Mantén la identidad de marca: aplica tu logotipo, fuentes y colores con el kit de marca de Trupeer.
Cubre todos los casos de uso: plantillas para reuniones, proyectos, decisiones, retrospectivas y más.
Añade recorridos en vídeo: incrusta tutoriales en vídeo directamente dentro de las páginas de Confluence.
Llega a equipos globales: traduce el contenido de Confluence a 65+ idiomas con un solo clic.
Cuándo crear la tuya
No tan a menudo como la gente piensa. Atlassian incluye un gran número de plantillas y hay más en el Marketplace.
Crea la tuya cuando la plantilla existente esté cerca pero tenga secciones incorrectas, cuando necesites campos específicos de la empresa como un centro de costes o una línea de aprobación, cuando quieras una estructura coherente para algo que produces cada semana o cuando la misma página se esté copiando y editando repetidamente.
No la crees para algo que se produce dos veces al año, ni cuando el problema real es que la gente no sabe cómo escribir el documento, más que cómo estructurarlo. Una plantilla resuelve un problema de formato. No resuelve un problema de pensamiento.
Cómo crear una plantilla de Confluence
La mecánica difiere ligeramente entre Confluence Cloud y Data Center, y Atlassian mueve las cosas de forma periódica, así que consulta su documentación actual para conocer las rutas exactas de clic. La estructura del proceso es estable.
Ve a la configuración del espacio para una plantilla de espacio, o al área de administración global para una global. Las plantillas viven en un área de administración en lugar de crearse desde una página.
Crea una plantilla nueva y dale un nombre claro.
Construye la estructura en el editor de plantillas: encabezados, diseños, tablas, macros.
Añade variables para todo lo que el usuario deba completar.
Añade texto de marcador de posición para explicar qué pertenece en cada sección.
Añade etiquetas para que las páginas creadas a partir de ella se categoricen automáticamente.
Escribe una descripción. Esto es lo que la gente ve al elegir una plantilla, y casi siempre se deja en blanco.
Guarda y, a continuación, crea una página de prueba a partir de ella para ver lo que realmente experimenta un usuario.
El paso ocho detecta la mayoría de los problemas. El editor de plantillas y la página resultante se ven diferentes, y cosas que parecían claras en el editor a menudo no lo son.
Crear una plantilla a partir de una página existente
En Confluence no existe una conversión de "convertir esta página en una plantilla" con un solo clic, lo que sorprende a la gente. Lo que funciona en la práctica:
Abre la página existente, copia su contenido, crea una plantilla nueva en el espacio o en el área de plantillas globales y pega el contenido. Luego elimina todo lo específico de esa instancia: nombres, fechas, datos reales y contenido completado. Sustituye el contenido eliminado por texto de marcador de posición que explique qué pertenece allí y añade variables para los campos que deben solicitarse.
El paso de eliminar es donde normalmente se comete el error. Una plantilla creada a partir de una página real con los detalles eliminados a medias produce páginas que contienen los datos de otra persona, y se copiarán hacia adelante indefinidamente antes de que alguien se dé cuenta.
Algunas apps del Marketplace añaden una conversión directa de página a plantilla, y merece la pena considerarla si haces esto a menudo.
Variables
Campos que se le pide al usuario que complete cuando crea una página a partir de la plantilla. Aparecen como un formulario antes de que se abra la página.
Úsalas para el puñado de valores que definen la página: nombre del proyecto, cliente, fecha, número de sprint, responsable. Cuando alguien crea la página, los completa una vez y los valores se rellenan dondequiera que aparezca la variable.
Dos limitaciones que conviene conocer. Las variables se completan en el momento de la creación y no se pueden editar como variables después; simplemente se convierten en texto en la página. Y es mejor mantenerlas en un número pequeño, porque una plantilla que se abre con un formulario de doce campos se abandona en favor de copiar una página antigua.
Tres a cinco variables es un máximo razonable.
Texto de marcador de posición
Texto instructivo que aparece atenuado en la plantilla y desaparece en cuanto el usuario escribe encima. La función menos utilizada en las plantillas de Confluence y la que más mejora la adopción.
Un buen texto de marcador de posición le dice a la persona qué pertenece en la sección y, idealmente, cómo se ve un buen resultado. "Describe la decisión, las opciones consideradas y por qué se eligió esta. Dos o tres frases." Eso es mucho más útil que un encabezado vacío.
La propiedad clave es que no se mantiene. El texto normal que se deja en una plantilla se publica dentro de páginas reales, y encontrarás texto instructivo viviendo permanentemente en la mitad de tu documentación. El texto de marcador de posición desaparece cuando se reemplaza y desaparece cuando la página se publica sin tocarse.
Úsalo en cada sección donde alguien podría preguntarse razonablemente qué va ahí, que es la mayoría.
Etiquetas
Las plantillas pueden aplicar etiquetas automáticamente a cada página creada a partir de ellas.
Esto importa más de lo que parece, porque las etiquetas son lo que hace que el contenido de Confluence se pueda encontrar y generar informes. Una plantilla de notas de reunión que aplica una etiqueta meeting-notes significa que puedes crear un índice de cada nota de reunión de un espacio, filtrar por etiqueta en la búsqueda y usar informes de propiedades de página.
Configura las etiquetas en la plantilla y los usuarios nunca tienen que recordarlas. Depende de los usuarios para añadir etiquetas manualmente y, en general, casi nadie lo hará.
La macro Crear desde plantilla
Lo más parecido al comportamiento de un blueprint sin construir una app, y la función que la mayoría de la gente no sabe que existe.
Coloca la macro en una página, apúntala a una plantilla y renderiza un botón. Cualquiera que haga clic en él crea una página nueva a partir de esa plantilla, opcionalmente como hija de una página principal especificada.
Esto resuelve el problema de la encontrabilidad, que es la razón principal por la que las plantillas no se usan. En lugar de esperar que la gente navegue hasta el selector de plantillas y busque una lista, pones el botón donde ocurre el trabajo: un botón en la página de inicio del equipo que dice "Nueva nota de reunión" y un botón en un espacio de proyecto que dice "Crear un registro de decisión".
Combínalo con un informe de propiedades de página en la misma página y tendrás algo muy parecido a un blueprint: un botón para crear y un índice mantenido automáticamente de todo lo que se crea.
Si vas a construir una cosa a partir de esta guía, construye esa.
Diseñar una plantilla que la gente realmente use
Menos secciones. Una plantilla de doce secciones se queda a medias y se abandona. Seis suele ser suficiente.
Ordena según cuándo la gente sabe las cosas. Coloca arriba lo que pueden completar de inmediato y lo que requiere investigación más abajo.
Texto de marcador de posición en todas partes, explicando qué pertenece en cada sección.
Tablas para cualquier contenido estructurado, porque el texto libre debajo de un encabezado produce contenido incoherente.
No nombres a personas específicas. Cambian de rol y la plantilla no.
Cuida el ancho de la página. Las plantillas diseñadas en un monitor grande pueden verse apretadas en otros lugares, y los diseños de ancho completo no se adaptan a todos los tipos de contenido.
Sé conservador con las macros. No todas las macros se comportan igual dentro de una plantilla y el anidamiento complejo es donde las plantillas se rompen de formas difíciles de depurar.
Escribe la descripción. Es lo que la gente lee al elegir y casi siempre está vacía.
Hacer que las plantillas se encuentren
La razón real por la que fallan las plantillas y casi nada en la documentación de Atlassian lo aborda.
La ruta predeterminada exige que alguien recuerde que existen plantillas, abra el selector de plantillas e identifique la correcta en una lista de nombres. En cada uno de esos pasos, copiar la página del trimestre anterior es más fácil.
Lo que funciona:
Botones de la macro Crear desde plantilla en las páginas donde la gente empieza a trabajar.
Una página de índice de plantillas en cada espacio, que enumere lo que existe y cuándo usar cada una.
Nombres descriptivos. "Notas de la reunión semanal del equipo" en lugar de "Plantilla 3" o "TMPL_MTG".
Descripciones completadas, ya que el selector las muestra.
Menos plantillas. Seis plantillas encontrables y mantenidas valen más que cuarenta que nadie encuentra.
Plantillas mencionadas en el proceso, no solo disponibles. Si en tu checklist de incorporación pone "crear un brief de proyecto", enlaza el botón.
Impulsar la adopción
Pide a las personas que lo van a usar qué secciones necesitan antes de construirlo. Las plantillas diseñadas por un administrador para un equipo del que no forma parte se ignoran.
Pilótalo con un equipo antes de implementarlo a nivel global.
Muéstralo una vez, en vivo. Treinta segundos en una reunión de equipo superan un anuncio que nadie lee.
Sustituye la alternativa. Si la gente copia una página antigua, archiva la página antigua o haz que el botón sea más conveniente que encontrarla.
Observa qué se elimina. Si cada usuario borra la misma sección, elimínala.
Observa qué se añade. Si la gente añade una sección de forma constante, añádela a la plantilla.
Las dos últimas son las señales más útiles disponibles y casi nadie las mira.
Mantener la biblioteca
Asigna un responsable por plantilla, un rol con nombre en lugar del administrador del espacio en general.
Revisa trimestralmente, eliminando todo lo que no se use. Confluence no informa del uso de plantillas de forma directa, así que un proxy es contar las páginas que llevan la etiqueta de la plantilla.
Versiona los cambios en la descripción de la plantilla para que la gente sepa que se ha movido.
Depura con decisión. Una biblioteca en la que un tercio de las plantillas está desactualizado enseña a la gente que ninguna de ellas es fiable.
Comprueba después de las actualizaciones de Confluence, ya que los cambios del editor a veces afectan a cómo se renderizan las plantillas.
Limitaciones conocidas
Conviene saberlo antes de diseñar en torno a algo que no funciona.
No todas las macros se comportan igual en una plantilla que en una página, y algunas no se transfieren de forma limpia. En general, no se pueden incluir adjuntos en una plantilla. Las variables son solo de creación, no campos en vivo. No hay una conversión integrada de página a plantilla. Las plantillas no pueden exigir la finalización, así que nada impide que un usuario publique una página con todas las secciones vacías. Y no puedes crear un comportamiento real de blueprint, incluida la creación de varias páginas y el mantenimiento automático del índice, sin desarrollar una app.
Varias apps del Marketplace cubren estas carencias, y merece la pena investigarlas si las limitaciones bloquean algo importante.
Buenas prácticas
Plantillas de espacio por defecto; globales solo cuando todo lo necesite.
Seis secciones o menos.
Texto de marcador de posición en cada sección.
Máximo de tres a cinco variables.
Etiquetas aplicadas por la plantilla, no por el usuario.
Descripciones escritas.
Botones de la macro Crear desde plantilla donde empieza el trabajo.
Piloto con un equipo antes de implementarlo.
Un responsable y una revisión trimestral por plantilla.
Depura cualquier cosa que no se use.
Errores comunes
Crear la plantilla sin preguntar a las personas que la van a usar.
Doce secciones, para que las páginas se queden a medias.
Sin texto de marcador de posición, así que nadie sabe qué va en cada sitio.
Texto instructivo escrito como texto normal, que luego aparece en cada página publicada.
Datos reales dejados en una plantilla creada a partir de una página existente.
Nombres de personas específicas incluidos.
Descripciones en blanco, así que el selector es inútil.
Todo creado como plantilla global.
Plantillas que existen pero no están enlazadas desde ningún lugar donde la gente trabaje.
Cuarenta plantillas, tres en uso.
Sin responsable, así que nada se actualiza.
Esperar que una plantilla resuelva un problema que en realidad es que la gente no sabe qué escribir.
La plantilla aporta estructura, no contenido
Las plantillas de Confluence resuelven bien un problema de estructura. No pueden resolver el más común, que es que la gente sabe qué secciones necesita el documento y aun así no puede completarlas, porque el proceso que se documenta vive en la cabeza de alguien.
Ese vacío se ve cuando las plantillas se completan con una sola línea por sección. La estructura es correcta y el contenido es escaso, y ninguna cantidad de texto de marcador de posición lo arregla.
Registra el proceso una vez y Trupeer AI genera la documentación escrita y un recorrido en vídeo narrado a partir de la misma pasada, que puedes incrustar en la página de Confluence en lugar de describir un sistema con prosa. Aplica tu kit de marca para que todo coincida, tradúcelo a 65+ idiomas para equipos distribuidos y mantén el conjunto en tu base de conocimiento junto con lo que haya en Confluence.
Regístralo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeerlo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se crea una plantilla en Confluence?
Las plantillas se crean desde la configuración del espacio para una plantilla de espacio, o desde la administración global para una global, en lugar de crearse desde una página. Construye la estructura en el editor de plantillas, añade variables para los campos solicitados, añade texto de marcador de posición que explique cada sección, aplica etiquetas y escribe una descripción. La documentación de Atlassian incluye los pasos actuales, clic a clic, que cambian periódicamente.
¿Cómo se crea una plantilla de Confluence a partir de una página existente?
No hay una conversión integrada de un solo clic. Copia el contenido de la página, crea una plantilla nueva, pégala y, a continuación, elimina todo lo específico de esa instancia: nombres, fechas, datos reales y contenido completado. Sustituye lo que eliminaste por texto de marcador de posición. El paso de eliminar es donde normalmente se comete el error y los datos reales que quedan se copian hacia adelante indefinidamente.
¿Las plantillas de Confluence son gratuitas?
Confluence incluye un gran conjunto de plantillas y blueprints integrados en todos los planes, y puedes crear las tuyas sin coste adicional. Algunas apps del Marketplace que añaden funcionalidad de plantillas, como la conversión de página a plantilla o la gestión masiva, son de pago.
¿Cuál es la diferencia entre un blueprint de Confluence y una plantilla?
Una plantilla es una estructura de página a partir de la cual creas una página. Un blueprint es una plantilla más comportamiento: puede mostrar un diálogo, crear varias páginas y mantener una página de índice que enumera todo lo creado a partir de ella. Puedes crear plantillas por tu cuenta, pero los blueprints requieren desarrollo de apps. Si alguien pide un blueprint, normalmente quiere la página de índice, que puedes aproximar con la macro Crear desde plantilla y un informe de propiedades de página.
¿Cómo se usan las plantillas en Confluence?
Al crear una página, elige una plantilla en lugar de empezar en blanco. Si la plantilla tiene variables, se te pedirá que las completes antes de que se abra la página. Como alternativa, haz clic en un botón de la macro Crear desde plantilla colocado en una página, que es la ruta más fiable porque coloca la plantilla donde la gente ya está trabajando.
¿Qué es la macro Crear desde plantilla?
Una macro que colocas en una página y que renderiza un botón. Al hacer clic, crea una página nueva a partir de una plantilla especificada, opcionalmente debajo de una página principal especificada. Es la solución más efectiva para una baja adopción de plantillas, porque elimina la necesidad de que alguien tenga que encontrar el selector de plantillas. Combínala con un informe de propiedades de página en la misma página y obtienes algo muy parecido al comportamiento de un blueprint.
¿Qué es el texto de marcador de posición de las plantillas de Confluence?
Texto instructivo atenuado en una plantilla que desaparece en cuanto el usuario escribe encima y que no aparece en la página publicada si no se toca. Úsalo para explicar qué pertenece en cada sección. Es diferente del texto normal que se escribe en una plantilla, que se mantiene y acaba publicándose dentro de páginas reales.
¿Cómo se crean plantillas de páginas de Confluence bonitas?
La contención ayuda más que la decoración. Usa los diseños con moderación, ya que los diseños pesados de varias columnas se renderizan mal en pantallas más pequeñas. Usa tablas para contenido estructurado en lugar de texto libre. Añade macros de información y de nota para resaltar las dos o tres cosas que importan en lugar de todo. Mantén pocas secciones. Y comprueba cómo se ve a un ancho normal de navegador, no en el monitor grande en el que lo diseñaste.
¿Cuántas plantillas de Confluence debería tener un equipo?
Menos de lo que la mayoría de los equipos acaba teniendo. Seis plantillas encontrables y mantenidas valen más que cuarenta en un selector que nadie se desplaza. Si un tercio de tu biblioteca no se usa después de un trimestre, depúrala, porque una biblioteca desactualizada enseña a la gente a no confiar en ninguna de ellas.
¿Por qué nadie usa nuestras plantillas de Confluence?
Normalmente por la encontrabilidad, no por la calidad. La ruta predeterminada exige recordar que existen plantillas, abrir el selector e identificar la correcta, y en cada paso copiar una página antigua es más fácil. Coloca los botones de Crear desde plantilla donde empieza el trabajo, escribe las descripciones y asegúrate de que la plantilla se mencione en el proceso, no solo que esté disponible.
¿Se puede editar una plantilla de Confluence después de que se hayan creado páginas a partir de ella?
Sí, y editarla no cambia las páginas que ya se crearon. Las plantillas son un punto de partida, no un enlace en vivo, así que las páginas existentes conservan la estructura con la que se crearon. Eso significa que una corrección de la plantilla solo mejora las páginas futuras y que cualquier cosa que ya esté mal seguirá estando mal.
¿Cuáles son las variables de las plantillas de Confluence?
Campos que se le pide al usuario que complete al crear una página a partir de la plantilla, como el nombre del proyecto o la fecha. Los valores se rellenan dondequiera que aparezca la variable. Se completan en el momento de la creación y después se convierten en texto normal en lugar de seguir siendo campos editables. Mantén el número entre tres y cinco, ya que un formulario largo al crear la página hace que la gente vuelva a copiar páginas antiguas.
