Jake pensaba que la implementación del software estaba resuelta. Herramienta seleccionada, reunión de lanzamiento realizada, plazos fijados. Una victoria fácil. 🤷 Para la segunda semana, el equipo de operaciones seguía aferrado a la antigua plataforma, nadie había tocado el centro de formación y cada reunión se convertía en una sesión de resolución de problemas.

Bienvenido a la realidad del despliegue de software. La implementación de software tiene menos que ver con la herramienta y más con cómo la utiliza la gente. Si se pasa por alto el factor humano, incluso la mejor plataforma fracasará.

Esta guía presenta ocho pasos prácticos que le ayudarán a implantar nuevo software sin perder el impulso, la claridad ni la confianza de su equipo. 🤝

Paso nº 1: Definir los objetivos y las métricas de éxito

La mayoría de las organizaciones cometen el mismo error crítico al planificar la implantación de su software: se centran en lo que el software puede hacer en lugar de en lo que necesitan que consiga. Este enfoque a la inversa explica por qué tantas herramientas caras acaban abandonadas tras unos meses de adopción mediocre.

Empezar por los resultados

Identifique los resultados empresariales específicos que desea lograr. Los objetivos genéricos como "mejorar la productividad" no servirán. Debe definir metas específicas y medibles:

• Reducir los tickets de soporte al cliente de 500 a 300 mensuales

• Disminuir el tiempo de incorporación de 14 a 5 días

• Incrementar las tasas de conversión de ventas del 15% al 22%

Estas métricas concretas se convierten en su estrella guía a lo largo de todo el proceso de implantación del software. Le ayudan a tomar decisiones sobre las características, las prioridades de formación y desarrollo, y la asignación de recursos. Y lo que es más importante, ofrecen a su equipo algo tangible por lo que trabajar y que celebrar una vez alcanzado.

💡 Consejo profesional: Documente estos objetivos en un formato compartido que las partes interesadas puedan consultar a lo largo de su plan de implantación. Los objetivos ocultos y enterrados en carpetas olvidadas no generan resultados.

Seguir de cerca lo que importa

Las métricas de éxito deben abarcar tres áreas críticas que determinan el éxito de la adopción a largo plazo:

1. Las métricas de adopción de usuarios revelan la rapidez con la que la gente acoge el nuevo software a través de mediciones de la tasa de inicio de sesión, la utilización de funciones y el tiempo de capacitación

2. Las métricas de impacto empresarial muestran si la tecnología ofrece el valor prometido mediante mejoras en el crecimiento de los ingresos, el ahorro de costes o la satisfacción del cliente

3. Las métricas operativas realizan un seguimiento de los aumentos de eficiencia, como la reducción de los tickets de asistencia, la disminución de los tiempos de formación y la menor cantidad de errores de los usuarios

Paso nº 2: Crear su equipo de implantación

La implantación de software no es una misión en solitario. Necesita personas que entiendan la tecnología, personas que comprendan sus procesos empresariales y personas que puedan tender un puente entre ambas partes.

Quiénes deben participar

El equipo de sus sueños necesita tres tipos de perfiles:

1. Los expertos técnicos se encargan de los aspectos fundamentales. Su equipo de TI conoce su infraestructura, los requisitos de seguridad y los retos de integración. Ellos le dirán si su magnífica idea funcionará en su entorno

2. Los usuarios finales son las personas que utilizarán este software a diario. Elija representantes de cada departamento que no tengan miedo de hablar de los problemas. Estas personas detectarán problemas de usabilidad que a los expertos técnicos se les pasarían por alto

3. Los gestores del cambio facilitan la faceta humana de la adopción del software. Crean planes de comunicación, abordan la resistencia y ayudan a la gente a adoptar nuevas formas de trabajar. No subestime esta función; un excelente software fracasa si la gente se niega a utilizarlo

La importancia de la colaboración interfuncional

Cada grupo habla un idioma diferente. El departamento de TI habla de API y capacidad de servidores. Los usuarios hablan de sus flujos de trabajo diarios y de sus puntos de fricción. Los gestores del cambio hablan de curvas de adopción y estrategias de comunicación. Su trabajo como líder de la implantación es traducir entre estos grupos. Cuando TI diga "el sistema puede soportar 1000 usuarios concurrentes", ayúdeles a comprender qué significa eso para el equipo de ventas durante su temporada alta. Cuando los usuarios digan "esto requiere demasiados clics", ayude a TI a comprender el impacto en la eficiencia.

Las reuniones interfuncionales periódicas evitan sorpresas. Programe reuniones semanales de control en las que cada grupo comparta novedades, inquietudes y obstáculos. Esto fomenta la responsabilidad y detecta los problemas a tiempo. Por ejemplo, si trabaja con una agencia de desarrollo de software en Europa del Este que habla un idioma diferente, asegúrese de incluirla también en estas sincronizaciones para mantener la alineación con las necesidades tanto técnicas como comerciales.

Paso nº 3: Crear un plan de implantación

Un buen plan convierte los proyectos abrumadores en partes manejables. Su plan de implantación debe leerse como una receta que cualquiera de su equipo pueda seguir.

Establecer hitos y plazos realistas

Divida su implantación en fases que aporten valor a lo largo del camino. Quizás la Fase 1 se centre en la funcionalidad básica para sus usuarios avanzados, la Fase 2 añada funciones avanzadas y la Fase 3 incluya integraciones secundarias pero de gran utilidad.

Cada hito debe responder al menos a tres preguntas:

• ¿Qué funcionalidad específica estará lista?

• ¿Qué usuarios pueden empezar a beneficiarse de ella?

• ¿Cómo mediremos el éxito en esta etapa?

💡 Consejo profesional: Añada un margen de tiempo a su calendario. La implantación de software siempre lleva más tiempo del esperado porque descubrirá requisitos que no sabía que tenía. Una buena regla general: coja su estimación inicial y añada un 25% para complicaciones inesperadas.

Crear documentación y contenidos de formación completos

Sus materiales de formación deben adaptarse al nivel de cada persona. Algunos aprenden mejor con vídeos, otros prefieren instrucciones escritas y algunos necesitan sesiones prácticas de aprendizaje directo.

Planifique diferentes tipos de contenido para públicos distintos:

• Guías de referencia rápida para usuarios experimentados que solo necesitan lo básico

• Videotutoriales detallados para flujos de trabajo complejos

• Tutoriales interactivos para quienes aprenden de forma práctica

• Documentos de preguntas frecuentes que aborden las dudas más habituales

Las herramientas modernas de IA pueden acelerar drásticamente su proceso de planificación. Puede generar cronogramas iniciales del proyecto, crear esquemas de formación o incluso redactar borradores de la documentación de usuario. Estas herramientas no sustituirán al criterio humano, pero le ofrecerán sólidos puntos de partida en lugar de páginas en blanco.

🎥 Visión de Trupeer: Convierta cada tutorial de software interno en un recurso de formación sin esfuerzo adicional. Con Trupeer, todo lo que necesita es una grabación de pantalla. La inteligencia artificial se encarga del resto, transformándola en una documentación detallada y fácil de seguir para que no tenga que pasarse semanas elaborando guías.

Ahorre tiempo en documentación con Trupeer

Paso nº 4: Preparar la infraestructura

Su flamante software necesita una base sólida sobre la que ejecutarse. La preparación de la infraestructura suele hacerse con prisas porque no resulta tan emocionante como explorar las funciones, pero saltarse este paso provoca problemas de rendimiento y usuarios frustrados.

Requisitos de hardware y del sistema

Revise los requisitos técnicos de su software en comparación con su infraestructura actual. ¿Dispone su red de suficiente ancho de banda para videollamadas si va a implantar un software de colaboración? ¿Tienen sus ordenadores suficiente potencia de procesamiento para aplicaciones que consumen muchos recursos?

🚨 Dato destacado: Muchas empresas recurren a ejecuciones en paralelo durante la implantación, utilizando el sistema antiguo y el nuevo de forma simultánea para detectar problemas antes de realizar el cambio definitivo.

Planificación de la integración y permisos

La mayor parte del software no existe de forma aislada. Su nuevo CRM necesita comunicarse con el sistema de correo electrónico, el software de contabilidad y, posiblemente, su sitio web. Planifique estos puntos de integración con antelación y pruébelos a fondo.

La configuración de los permisos requiere una reflexión detenida. Conviene que los usuarios accedan a lo que necesitan sin abrir brechas de seguridad. Cree roles de usuario que coincidan con su estructura organizativa y, a continuación, pruébelos para asegurarse de que los permisos resultan lógicos en la práctica.

Configuración del entorno de prueba

Configure un entorno controlado que refleje fielmente su instalación de producción. Esto le proporcionará un lugar seguro para experimentar, formar a los usuarios y resolver las dificultades sin afectar a sus sistemas en vivo, Su entorno de prueba debe utilizar datos realistas para revelar problemas del mundo real y herramientas como testRigor pueden ayudar a validar los flujos de trabajo antes del despliegue.

El entorno de prueba debe incluir datos reales (anonimizados en caso necesario) para que pueda detectar problemas que solo surgen con patrones de uso reales. Los datos de prueba limpios y perfectos rara vez revelan la compleja realidad de las operaciones cotidianas.

Paso nº 5: Formar a su equipo

La formación es el factor determinante para el éxito de la implantación de un software. Puede tener la herramienta más potente del mundo, pero si la gente no sabe utilizarla con eficacia, solo habrá creado un pisapapeles muy caro.

El problema no es que la gente no quiera aprender, sino que la mayoría de los programas de formación resultan aburridos, irrelevantes o abrumadores. Los largos manuales en PDF acumulan polvo digital. Los vídeos de formación genéricos no abordan sus flujos de trabajo específicos. Los enfoques de talla única ignoran el hecho de que diferentes roles necesitan información distinta.

Los videotutoriales superan a la extensa documentación

Las personas aprenden más rápido observando que leyendo, especialmente cuando se trata de formación en software.

Los buenos vídeos de formación se centran en situaciones reales a las que se enfrenta su equipo a diario. En lugar de explicar cada función, recorra flujos de trabajo completos de principio a fin para que los usuarios comprendan no solo dónde hacer clic, sino por qué. Para que el proceso resulte más completo y útil, puede grabar la pantalla con sonido, capturando no solo el aspecto visual del proceso, sino también su propia voz explicando cada paso.

Trupeer transforma automáticamente las grabaciones de pantalla en excelentes materiales de formación. Puede grabarse a sí mismo guiando a través de los procesos y, a continuación, la IA generará voces en off profesionales, ampliará los pasos importantes y añadirá subtítulos para facilitar la accesibilidad.

Por ejemplo, si va a implantar una nueva herramienta de gestión de proyectos, grábese creando un proyecto, asignando tareas, fijando plazos y generando informes. Trupeer destacará automáticamente los clics del ratón, ampliará la pantalla cuando esté rellenando formularios y creará transiciones fluidas entre los pasos.

La función de voz en off de la IA implica que no necesita equipos de grabación ni habilidades de locución. Basta con grabar la pantalla y Trupeer creará un audio claro y profesional que guiará a los espectadores en cada paso.

💡 Consejo profesional: Grabe vídeos distintos para los diferentes roles de usuario. Su equipo de ventas necesita conocer funciones diferentes a las de su equipo de contabilidad, y una formación específica para cada función resulta mucho más relevante y aplicable.

Paso nº 6: Realizar un despliegue piloto

Los programas piloto le permiten probar su plan de implantación en el mundo real sin tener que arriesgarlo todo sobre hipótesis no contrastadas.

Elegir el grupo piloto adecuado

Los usuarios piloto deben representar a su base de usuarios más amplia, pero estar dispuestos a afrontar contratiempos ocasionales. Busque personas que tengan influencia en sus departamentos pero que también sean lo bastante pacientes como para aportar comentarios constructivos.

Evite elegir únicamente a los usuarios con más conocimientos tecnológicos, ya que pasarían por alto problemas de usabilidad con los que se topará el usuario medio. Del mismo modo, no elija únicamente a las personas que ofrecen resistencia al cambio, o recibirá comentarios excesivamente negativos que no reflejarán las dificultades de adopción habituales.

Recopilar comentarios e iterar rápidamente

Cree canales de comentarios estructurados para capturar información específica y útil. Las encuestas genéricas que preguntan "¿Cómo ha sido su experiencia?" generan respuestas poco concretas que no le ayudan a mejorar.

En su lugar, plantee preguntas específicas:

• ¿Qué tareas llevaron más tiempo de lo esperado y por qué?

• ¿Qué información necesitaba que no estuviera disponible de inmediato?

• ¿En qué punto se quedó bloqueado o confundido?

• ¿Qué soluciones temporales ideó?

💡 Consejo profesional: Cuando los usuarios piloto se encuentren con problemas, pídales que graben sus pantallas mientras explican el problema con el grabador de pantalla con IA de Trupeer. Esto le proporcionará información mucho más detallada que los informes de errores por escrito o las descripciones telefónicas. Posteriormente podrá utilizar estas grabaciones para crear contenidos de ayuda específicos. Si tres personas experimentan dificultades con el mismo flujo de trabajo, es señal de que necesita una mejor formación o mejoras en la interfaz del proceso.

Capture incidencias con claridad con Trupeer

Paso nº 7: Despliegue completo y comunicación

La fase piloto ha ido bien, ha corregido los problemas principales y ya está listo para el gran lanzamiento. El despliegue completo requiere mantener el impulso, la comunicación y asegurarse de que nadie se quede atrás.

Estrategia de lanzamiento para grandes audiencias

Realice la implantación por oleadas en lugar de activar el cambio para todo el mundo a la vez. Esto le proporcionará un volumen de incidencias de soporte manejable y le permitirá perfeccionar los procesos entre los distintos grupos.

Considere la posibilidad de agrupar las fases de implantación de forma lógica:

• Comience con los departamentos que formaron parte de su programa piloto

• Pase a los departamentos con flujos de trabajo similares

• Termine con los equipos que tengan los requisitos más complejos

Cada oleada debe vivirse como un motivo de celebración, no como un trastorno. Todo el mundo observa para ver la reacción de sus compañeros, así que asegúrese de que los primeros adoptantes compartan experiencias positivas.

🚨 Dato destacado: El fracaso de implantación de software más costoso de la historia se atribuye a menudo al proyecto de Sistema de Apoyo al Combate Expedicionario de la Fuerza Aérea de EE. UU.. Se descartó tras gastar algo más de 1.000 millones de dólares.

Comunicación interna y anuncios

Su estrategia de comunicación debe llegar a los usuarios a través de múltiples canales y responder a las preguntas que se formulan. Explique qué va a cambiar, por qué cambia y qué beneficios obtienen con ello.

Elabore mensajes diferentes para audiencias distintas. Los directivos quieren conocer el rendimiento de la inversión (ROI) y las ventajas estratégicas. Los usuarios finales desean conocer cómo afecta esto a su trabajo diario y cuándo deben empezar a utilizar el nuevo sistema.

Proporcionar recursos de formación bajo demanda

Las personas aprenden a ritmos diferentes y necesitan repasar los conocimientos en momentos distintos. Cree una biblioteca de recursos de formación a la que los usuarios puedan acceder cuando necesiten ayuda.

Su biblioteca de recursos debe incluir guías de inicio rápido, vídeos de flujos de trabajo detallados para procesos complejos, guías de usuario para la resolución de problemas comunes y contenidos avanzados para descubrir funcionalidades específicas.

Con Trupeer, puede crear toda esta biblioteca a partir de grabaciones de pantalla de la configuración real de su software. Grabe una vez y luego adapte el contenido a diferentes formatos para adecuarse a cada estilo de aprendizaje.

🚨 Dato destacado: Las actualizaciones de software por el Efecto 2000 a finales de la década de 1990 constituyeron uno de los mayores proyectos de implantación global de la historia, involucrando a millones de sistemas en todo el mundo.

Paso nº 8: Supervisar, ofrecer asistencia e iterar

La implantación no termina cuando todo el mundo inicia sesión por primera vez. Las adopciones de software más exitosas incluyen una supervisión constante, asistencia y mejoras continuas basadas en patrones de uso reales.

Establecer bucles de retroalimentación y sistemas de asistencia

Cree múltiples vías para que las personas obtengan ayuda y compartan sus comentarios. Algunos usuarios prefieren opciones de autoservicio, otros desean hablar con una persona y algunos solo se comunicarán si les solicita activamente su opinión.

Su ecosistema de soporte podría incluir:

• Documentación de ayuda en autoservicio y videotecas

• Sesiones de consulta periódicas donde los usuarios puedan plantear preguntas

• Encuestas de satisfacción enviadas en momentos clave

• Análisis de uso que muestren patrones de adopción y puntos de dificultad

Los análisis de Trupeer facilitan esta tarea. Puede ver cuánto tiempo permanecen los usuarios en un vídeo, dónde decae el interés y qué apartados generan más reacciones. Esos datos le ayudan a mejorar el contenido, corregir carencias y ofrecer ayuda incluso antes de que el usuario la solicite.

Hedrick Gardner, un bufete de abogados, migró con éxito a más de 200 empleados en 5 sedes de sistemas heredados a aplicaciones modernas en la nube mediante Trupeer. Su equipo de TI creó más de 100 vídeos de formación profesionales en solo unas semanas, ahorrando más de 500 horas de tiempo de creación de contenido.

Jeremy DeHart, su Director de TI, comparte: “Tuvimos la migración de TI más fluida de la historia de nuestra empresa gracias a Trupeer. Los vídeos eran consistentes y atractivos. Lo mejor de todo es que elaboramos el contenido en semanas, sin ayuda externa.”

Actualizar los materiales de formación a medida que evoluciona el software

El software cambia, los procesos mejoran y se incorporan nuevos miembros al equipo. Sus materiales de formación deben evolucionar en consecuencia, o se convertirán en obstáculos obsoletos que dejarán de ser de utilidad.

Planifique revisiones periódicas de sus contenidos de formación. Analice las tendencias de los tickets de soporte para identificar aquellas áreas en las que los usuarios experimentan dificultades de forma constante y, a continuación, cree formación específica para abordar esas carencias.

💡 Consejo profesional: Cuando descubra mejores formas de realizar las tareas o cuando cambie la interfaz del software, puede actualizar rápidamente sus materiales de formación con Trupeer. Grabe el nuevo proceso y la IA le ayudará a crear documentación, voces en off y vídeos actualizados.

Actualice sus materiales de formación más rápido con Trupeer

Consiga que los despliegues de software sean más sencillos con Trupeer

La implantación de software rara vez tiene que ver con la herramienta en sí. Se trata de las personas que la utilizan, los sistemas en los que confían y la claridad del proceso que hay detrás. Si consigue que esa parte funcione correctamente, el despliegue avanzará con mayor rapidez y menos sorpresas.

Trupeer le ayuda a llevar a cabo el tipo de implantación que convence a la gente. Desde la planificación y la alineación hasta el seguimiento del progreso y la adopción, todo se mantiene organizado, visible y listo para la acción.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es la implantación de software?

La implantación de software es el proceso de despliegue de una nueva herramienta de software en un equipo o empresa. Incluye la instalación, configuración, incorporación, formación y asistencia para ayudar a los usuarios a empezar a utilizar el software con eficacia. Un buen plan de implantación se centra en reducir las fricciones, guiar a los usuarios a través de los flujos de trabajo clave y garantizar que la herramienta se integre en su rutina diaria.

2. ¿Qué determina el éxito del despliegue de un software?

Un despliegue tiene éxito cuando los usuarios adoptan el software rápidamente y con la menor confusión posible. Cuando los equipos saben cómo resuelve el software sus problemas y se sienten seguros al utilizarlo, la adopción resulta más sencilla. Las herramientas como Trupeer pueden acelerar este proceso ayudándole a crear recorridos explicativos, tutoriales guiados por voz y guías escritas que cubran los casos de uso clave.

3. ¿Cómo puede ayudar la IA en la implantación de software?

La IA agiliza la creación de contenidos, reduce el esfuerzo manual y facilita la adaptación a diferentes estilos de aprendizaje. Con Trupeer, puede grabar su pantalla una sola vez y generar automáticamente un vídeo pulido con voz en off incorporada. Esto significa que puede implementar actualizaciones, formar a los usuarios y respaldar la adopción sin necesidad de disponer de un equipo de producción completo.

4. ¿Necesito conocimientos de desarrollo o programación para crear contenidos de incorporación con Trupeer?

En absoluto. Trupeer se ha diseñado para equipos sin conocimientos técnicos. No necesita programar, diseñar ni editar. Tan solo tiene que grabar la pantalla mientras realiza una tarea y dejar que la IA se encargue del resto, puliendo el metraje, optimizando el audio e incluso generando guías escritas a partir de la misma sesión. Se trata de una forma rápida y sencilla de producir contenido de incorporación de alta calidad.

5. ¿Puedo utilizar Trupeer para onboarding interno y externo?

Sí, Trupeer funciona de forma excelente tanto para la incorporación interna como externa. Puede crear contenidos para nuevos empleados, guías explicativas para clientes o formación para socios colaboradores sin tener que cambiar de herramienta. La posibilidad de generar vídeos y documentos a partir de una única grabación facilita el intercambio de la misma información en centros de ayuda, plataformas de incorporación y bases de conocimiento internas.

6. ¿Cómo se debe elaborar la documentación de ITSM y de resolución de incidencias durante la implantación de un software?

La creación de la documentación de ITSM y de resolución de incidencias debe programarse como una fase deliberada dentro del plan de implantación del software, no como una tarea de última hora. A medida que su equipo de TI resuelva problemas durante las fases piloto y de despliegue completo, cada resolución debe registrarse y documentarse de inmediato con una herramienta como Trupeer. Esto permite elaborar una biblioteca de resolución de incidencias ya preparada que facilita la fase de puesta en marcha, reduce las escalaciones repetidas y garantiza que cualquier agente pueda resolver los problemas habituales de forma independiente, incluso en las primeras semanas de adopción del nuevo software.

7. ¿Cómo encajan los flujos de trabajo de ServiceNow y Atomic Work en un plan de implantación de software?

Las plataformas como ServiceNow y Atomic Work desempeñan un papel fundamental en la gestión de la vertiente operativa de la implantación de un software: asignación de tareas, seguimiento de las solicitudes de cambio y gestión de incidencias durante el despliegue. Para que estas plataformas funcionen de forma eficaz, cada fase del flujo de trabajo debe contar con una guía de instrucciones clara. Con Trupeer, los equipos de implantación pueden registrar cada flujo de trabajo de ServiceNow o Atomic Work conforme se configure y generar automáticamente el procedimiento normalizado de trabajo (SOP) correspondiente, garantizando que los agentes dispongan de la orientación adecuada desde el primer día del despliegue. Aquí es precisamente donde el software workflow maker checker resulta de gran utilidad, y es el tipo de contenido que Trupeer puede generar directamente a partir de una sencilla grabación de pantalla.

8. ¿Cómo se pueden generar procedimientos normalizados de trabajo (SOP) y guías de instrucciones directamente a partir de los flujos de trabajo de implantación grabados?

Uno de los enfoques de documentación más eficientes durante la implantación de software consiste en registrar los flujos de trabajo conforme se desarrollan y generar automáticamente los SOP a partir de esas grabaciones. Con Trupeer, su equipo simplemente graba la pantalla mientras recorre una configuración, un flujo de incorporación o un proceso de asistencia, y la IA genera de forma instantánea un documento de instrucciones estructurado con pasos, capturas de pantalla y locución. Esto se traduce en que la documentación de su implantación se elabora a sí misma en tiempo real, sin requerir un equipo de documentación independiente ni añadir un esfuerzo adicional a un plan de despliegue de por sí exigente.

9. ¿De qué forma reduce la búsqueda inteligente de SOPs mediante IA la carga de soporte tras la puesta en marcha de un nuevo software?

Tras la implantación de un software, el volumen de dudas y de tickets recurrentes alcanza su punto álgido en las primeras semanas, mientras los usuarios se familiarizan con los nuevos flujos de trabajo. La búsqueda inteligente de SOP mediante IA reduce drásticamente esta carga al permitir a los usuarios y a los agentes de soporte encontrar la guía de instrucciones adecuada al instante mediante consultas en lenguaje natural, evitando tener que realizar búsquedas en carpetas o tener que esperar la respuesta del departamento de TI. Cuando los SOP de implantación admiten búsquedas y están indexados por IA desde el primer día, el soporte durante la puesta en marcha resulta mucho más manejable y autónomo.