SOPs nach SharePoint exportieren

Ein Trupeer-Video in SharePoint einbetten

Öffnen Sie in Trupeer das Video, das Sie einbetten möchten.

1. Klicken Sie auf Teilen und wählen Sie dann Einbetten.

2. Kopieren Sie den Einbettungslink oder -code.

3. Öffnen Sie Ihre SharePoint-Website und bearbeiten Sie die Seite.

4. Fügen Sie eine Einbettung oder ein Web Part hinzu und fügen Sie dann den Einbettungscode dort ein, wo das Video erscheinen soll.

Das Video wird direkt in Ihrem SharePoint-Inhalt angezeigt, damit es für die Nutzer zugänglich ist.

Weitere Informationen zum Aktivieren der Videofreigabe in Trupeer finden Sie unter Wie kann ich mein Video veröffentlichen?

Exportieren Sie SOPs nach SharePoint, damit Ihre Verfahren dort leben, wo Ihre Organisation bereits arbeitet: Nehmen Sie einen Prozess einmal in Trupeer auf und veröffentlichen Sie dann die SOP in SharePoint als eingebettete Anleitung und Video, als Link oder als Word- oder PDF-Datei.

Viele Organisationen speichern ihre Richtlinien und Verfahren in SharePoint. Es ist das Intranet, das die Leute kennen, dort sind Dokumentbibliotheken, Berechtigungen und Aufbewahrung bereits eingerichtet, und dort erwarten Auditoren, kontrollierte Dokumente zu finden. Das Problem ist, gute SOPs dort hineinzubekommen. Das manuelle Schreiben von Verfahren dauert Wochen, Screenshots werden schnell veraltet und aktualisierte Versionen landen verstreut über verschiedene Websites und Bibliotheken. Trupeer erstellt die SOP aus einer Aufzeichnung und bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, sie in SharePoint einzubinden: So ist das Verfahren, das die Mitarbeitenden im Intranet finden, klar, visuell und aktuell.

So exportieren Sie SOPs nach SharePoint

Viele Teams kombinieren sie: eine eingebettete Schritt-für-Schritt-Anleitung auf der Teamseite für den täglichen Gebrauch und ein PDF in der Bibliothek für kontrollierte Dokumente für Audits.

So exportieren Sie eine SOP nach SharePoint

1. Erstellen Sie die SOP in Trupeer, indem Sie den Prozess einmal aufnehmen oder eine Aufzeichnung hochladen, die Sie bereits haben; so konvertieren Sie eine Bildschirmaufzeichnung in eine SOP.

2. Prüfen und genehmigen Sie die SOP, und ergänzen Sie Geschäftsregeln, Ausnahmen sowie Angaben zum Verantwortlichen.

3. Wählen Sie, wie Sie veröffentlichen: Kopieren Sie den Einbettungscode oder Link oder exportieren Sie die SOP als Word- oder PDF-Datei.

4. Fügen Sie sie zu SharePoint hinzu: Fügen Sie den Einbettungscode in einen Embed-Webpart auf einer modernen Seite ein, fügen Sie den Link zu einer Seite oder zu „Quick Links“ hinzu oder laden Sie die Datei in eine Dokumentbibliothek hoch.

5. Setzen Sie Berechtigungen und Metadaten in SharePoint so, wie Sie es für jedes kontrollierte Dokument tun würden.

Exportieren Sie eine SOP als Datei für eine SharePoint-Bibliothek

1. Öffnen Sie in Trupeer die SOP und exportieren Sie sie als Word- oder PDF-Datei.

2. Öffnen Sie in SharePoint die Dokumentbibliothek, in der Ihre Verfahren gespeichert sind.

3. Laden Sie die Datei hoch und fügen Sie Ihre üblichen Metadaten hinzu, z. B. Verantwortlicher, Version und Überprüfungsdatum.

SharePoint-SOPs aktuell halten

Das größte Risiko bei SOPs im Intranet ist, dass die Kopie, die die Leute finden, veraltet ist. Zwei Gewohnheiten helfen:

• Bevorzugen Sie Einbettungen und Links für Arbeitsverfahren, damit die Seite immer die aktuelle Version aus Trupeer anzeigt.

• Exportieren Sie Dateien nach jeder genehmigten Änderung erneut, und ersetzen Sie die alte Datei in der Dokumentbibliothek, damit die Versionshistorie an einem Ort bleibt.

Weitere Informationen zum Verwalten von Versionen finden Sie unter SOP-Versionierung: Best Practices.

Um Verfahren zu erkennen, die nicht mehr mit der Anwendung übereinstimmen, sehen Sie Erkennung veralteter SOPs.

Warum Teams Trupeer-SOPs in SharePoint veröffentlichen

• Die Leute finden SOPs dort, wo sie ohnehin schauen, im Intranet und in Teamseiten.

• Jede SOP wird mit einem kurzen Video geliefert, sodass sich Verfahren leichter befolgen lassen als nur mit Text.

• Kontrollierte Kopien passen zur bestehenden Governance, mit SharePoint-Berechtigungen, Metadaten und Aufbewahrung.

• Eine Quelle für jede Sprache: Übersetzen Sie die SOP in Trupeer und veröffentlichen Sie jede Sprachversion auf der richtigen Website; siehe den SOP-Translator.

• Updates sind schneller, weil Sie die SOP in Trupeer bearbeiten, statt ein Dokument neu zu schreiben.

Wer exportiert SOPs nach SharePoint?

• Operations- und Prozessverantwortliche, die Verfahren für ihre Teams veröffentlichen.

• Qualitäts- und Compliance-Teams, die kontrollierte Dokumente in Dokumentbibliotheken verwalten.

• HR- und Onboarding-Teams, die Onboarding-Hubs im Intranet aufbauen.

• IT- und Shared-Services-Teams, die Wissensseiten für Mitarbeitende betreiben.

Wenn Sie die gesamte SOP-Bibliothek neben SharePoint verwalten möchten, sehen Sie Trupeer's SOP-Management-Software.

Beweis: Verfahren und Schulungen im Enterprise-Maßstab

Genpact hat Trupeer für einen unternehmensweiten Workday-Rollout genutzt und aufgezeichnete Prozess-Sessions in mehr als 500 Schulungsmaterialien über 20 Workstreams in fünf Sprachen umgewandelt – für 140.000 Mitarbeitende in 40 Ländern, in 3 Monaten statt 12. Lesen Sie die Genpact-Kundengeschichte.

FAQs

Kann ich SOPs nach SharePoint exportieren?

Ja. Sie können das Video und die Anleitung einer Trupeer-SOP auf einer SharePoint-Seite einbetten, zur Live-SOP verlinken oder die SOP als Word- oder PDF-Datei exportieren und in eine Dokumentbibliothek hochladen.

Was ist besser: Einbetten oder eine Datei hochladen?

Durch Einbetten oder Verlinken bleibt die Seite automatisch auf der aktuellen Version. Das Hochladen einer Word- oder PDF-Datei eignet sich für kontrollierte Dokumente, Audit-Dateien und Aufbewahrungsrichtlinien. Viele Teams nutzen beides.

Wie bette ich eine Trupeer-SOP in SharePoint ein?

Kopieren Sie den Einbettungscode aus dem Share-Menü von Trupeer, bearbeiten Sie Ihre SharePoint-Seite, fügen Sie einen Embed-Webpart hinzu und fügen Sie den Code ein.

Gelten SharePoint-Berechtigungen auch für Trupeer-SOPs?

Dateien, die Sie hochladen, folgen den Berechtigungen Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek. Bei eingebetteten oder verlinkten SOPs müssen Sie außerdem in Trupeer das Teilen und die Sichtbarkeit entsprechend einstellen, damit nur die richtigen Personen sie öffnen können.

Kann ich SOPs in mehreren Sprachen nach SharePoint veröffentlichen?

Ja. Übersetzen Sie die SOP in Trupeer und veröffentlichen Sie jede Sprachversion auf der jeweiligen SharePoint-Website oder -Bibliothek.

Funktioniert Trupeer auch mit Microsoft Teams?

Ja. SharePoint und Teams verwenden dieselben Dateien, und Sie können auch Teams-Aufzeichnungen in SOPs umwandeln; siehe Teams-Aufzeichnung zu SOP.

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