Platforma pro podnikovou dokumentaci a bázi znalostí

Trupeer AI je vrstva pro firemní tvorbu obsahu, která plní platformu znalostní báze, kterou společnost již provozuje. Specialista jednou zaznamená průchod procesem, vysvětlení systému nebo školicí modul a Trupeer AI vygeneruje jak MP4 video, tak psaný dokument ve formátu PDF nebo Word. Obojí se odešle do libovolného firemního nástroje pro dokumentaci, který společnost používá (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 nebo jiná interní platforma), a to prostřednictvím standardního nahrání nebo vložením Sdílené stránky (Shared Page). Omezením většiny programů pro firemní dokumentaci je rychlost, s jakou může ústřední tým vytvářet dobře strukturovaný videoobsah a psaný obsah napříč odděleními, regiony a obchodními jednotkami, nikoli to, kde dokumenty nakonec skončí.

• Produkční vrstva, která zásobuje Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 a další firemní nástroje pro dokumentaci, které společnost již používá.

• Jedna nahrávka vytvoří jak MP4 video, tak psaný dokument, připravený pro stávající znalostní bázi.

• Sada pro budování značky (Brand kit) zajišťuje vizuální konzistenci napříč tisíci interních dokumentů.

• Překlad do více než 65 jazyků pro globální podniky s pobočkami v různých regionech.

• Vlastní klonování hlasu znamená, že se hlas jednoho školitele přenáší celou knihovnou obsahu.

Co Trupeer AI vytváří pro týmy firemní dokumentace

L&D tým, tým interní komunikace, vedoucí IT podpory nebo specialista na provoz otevře tento nástroj. V prohlížeči zaznamenají průchod procesem, vysvětlení systému, školicí modul nebo vysvětlení směrnice. Trupeer AI se postará o postprodukci. Slovní vata a pauzy se odstraní. Efekty přiblížení zvýrazní části obrazovky, kde musí zaměstnanci jednat. V rámci jedné úlohy vznikne jak koncept videa, tak koncept psaného dokumentu, a to včetně vložených snímků obrazovky a číslovaných kroků.

Výstup se dodává jako MP4 video a dokument PDF nebo Word. MP4 se nahraje do firemního LMS, firemního účtu Vimeo, interního videoportálu nebo přímo do platformy znalostní báze, která podporuje vložené video. Dokument PDF nebo Word putuje do Confluence, Notion, SharePointu, firemní wiki, příručky pro zaměstnance nebo stávajícího systému správy znalostí týmu. Sada pro budování značky se uplatňuje v celé organizaci: logo společnosti, firemní barvy, úvodní a závěrečné snímky a schválená písma odpovídají zbytku knihovny dokumentace. Vlastní glosář zpracovává interní názvy produktů, systémové zkratky, názvy obchodních jednotek a terminologii z regulovaných odvětví, kterou by AI jinak nenapsala správně.

Jak funguje pracovní postup firemní dokumentace ve třech krocích

Tříkrokový postup pokrývá produkční tok: jedna nahrávka na vstupu, jedno schválení a jedno odeslání na platformu, kterou podnik již provozuje.

Krok 1: Nahrajte nebo nahrajte soubor

Spusťte nahrávání obrazovky v prohlížeči nebo nahrajte stávající video soubor (včetně nahrávek ze Zoomu nebo Teams, které již tým vytvořil). Specialista projde jakýkoli proces, systém nebo směrnici, z nichž se má stát dokumentace, stejným způsobem, jako by je vysvětloval nováčkovi.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje video a psaný dokument

Odstraní se slovní vata, pauzy a momenty typu „nechte mě to najít“. Efekty přiblížení a kurzoru zvýrazní důležité části obrazovky. V editoru se společně zobrazí koncept videa a koncept psaného dokumentu. Vlastní glosář si poradí s terminologií specifickou pro daný podnik, názvy interních systémů a zkratkami, které se mění každé čtvrtletí.

Krok 3: Branding, překlad, sdílení

Použijte sadu pro budování značky (brand kit), aby firemní logo, barvy, úvodní a závěrečné snímky odpovídaly stávajícím standardům dokumentace organizace. Přeložte obsah do jazyků, ve kterých zaměstnanci v jednotlivých regionech skutečně pracují. Odešlete jej přímým nahráním na platformu znalostní báze, odkazem na Sdílenou stránku (Shared Page) nebo stažením ve formátu MP4/PDF, se kterým tým naloží podle požadavků procesu správy dokumentace.

Kdo tento firemní nástroj na dokumentaci otevírá

Člověk, který tento nástroj v rámci velké organizace otevírá, je obvykle vedoucí centrálního L&D, manažer interní komunikace, specialista na podporu IT, vlastník správy znalostí nebo vlastník obchodních procesů, který byl požádán o zdokumentování standardních operačních postupů napříč několika obchodními jednotkami. Otevírají jej, když se v celé společnosti zavádí nový systém a 5 000 zaměstnanců se ho potřebuje naučit do konce čtvrtletí, když se změní proces v jednom regionu a musí se rozšířit do dalších 14 regionů, když se objeví nová směrnice a je třeba rozeslat opakovací školení všem zaměstnancům, nebo když interní znalostní báze obsahuje 200 článků v restech, které tam leží od minulého fiskálního roku.

Různá oddělení v podniku jej používají pro různé typy obsahu. Centrální L&D vytváří školicí videa a odpovídající psané průvodce pro LMS. Interní komunikace vytváří videa s oznámeními vedení a psanou verzi, která se vkládá do článku na intranetu. IT podpora vytváří návody k zavádění systémů a psanou příručku pro administrátory. Personální oddělení (HR) vytváří školicí video moduly a obsah příručky pro nově příchozí zaměstnance. Obchodní operace vytvářejí školení pro podporu prodeje a psané metodiky. Tým zákaznické úspěšnosti (Customer Success) vytváří knihovny videonávodů pro zákazníky a psané nápovědné články. Stejný pracovní postup od nahrávání k dokumentu zvládne všechny tyto úkoly, aniž by bylo nutné kupovat pro každé oddělení jiný nástroj.

Kategorie firemní dokumentace, které tento generátor zvládá

Firemní dokumentace obvykle spadá do několika kategorií, z nichž všechny vyhovují stejnému toku od nahrávání k dokumentu. Standardní operační postupy pro každodenní práci na jednotlivých pozicích. Dokumentace k systémům pro interní platformy, které zaměstnanci používají. Školicí moduly pro onboarding nových zaměstnanců a rozvoj dovedností. Obsah opakovacích školení pro zajištění shody s předpisy u směrnic a postupů, u nichž musí společnost prokázat, že na ně školí. Komunikace řízení změn pro migrace systémů, aktualizace procesů a organizační změny. Obsah nápovědy pro zákazníky pro externí znalostní bázi. Trupeer AI generuje pro každý z těchto případů video a psaný dokument společně, přičemž sada pro budování značky a glosář se uplatňují konzistentně v celé knihovně.

Při širší správě firemních znalostí se Trupeer AI nachází ve vrstvě tvorby obsahu. Platforma znalostní báze, kterou společnost provozuje, zajišťuje úložiště, taxonomii, oprávnění, vyhledávání a analytické vrstvy. Trupeer AI vytváří multimediální obsah (videonávody a psanou dokumentaci), který plní platformu strukturovaným obsahem, který zaměstnanci podniků skutečně konzumují. Tyto dvě vrstvy spolupracují: platforma znalostní báze odpovídá na otázku, „kde obsah žije a kdo ho může vidět“, a Trupeer AI zase na to, „kdo letos vytvoří 200 videí a odpovídajících psaných dokumentů bez najmutí specializovaného produkčního týmu“.

Kam Trupeer zapadá vedle Confluence, Notion, SharePointu a dalšího softwaru pro firemní znalostní báze

Trupeer AI sám o sobě není platformou znalostní báze ani platformou pro firemní dokumentaci v tradičním slova smyslu. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice a ServiceNow Knowledge zajišťují platformovou vrstvu: kde obsah žije, kdo k němu má přístup, jak je organizován do prostorů a kategorií, jak funguje vyhledávání a jak se vykazují analýzy. Firemní organizace téměř vždy již jednu z nich používají (někdy i několik v různých odděleních) a Trupeer AI pracuje po boku jakékoli firemní wiki, softwaru pro firemní znalostní báze nebo softwaru pro firemní dokumentaci, který společnost standardizovala.

Trupeer AI se stará o tvorbu obsahu, kterou platformové nástroje neumí dobře. Napsat článek o dvanáctikrokovém procesu s obrázky obrazovky od nuly zabere specialistovi na dokumentaci většinu dne. Vytvoření odpovídajícího videonávodu zabere videoEditoru další dva dny. S Trupeer AI jeden specialista zaznamená proces jednou a oba formáty odešle zhruba za hodinu, a to včetně aplikace sady pro budování značky a překladu. Navazující platformová vrstva zůstává přesně taková, jaká je. Práce se přesouvá do objemu vysoce kvalitního multimediálního obsahu, který může podnik vygenerovat za čtvrtletí, což obvykle představuje posun od desítek článků ke stovkám bez navýšení počtu zaměstnanců.

Konzistence značky, překlady a aktualizace pro globální podniky

Programy firemní dokumentace narážejí na tři výzvy, které se u menších společností nevyskytují: konzistence značky napříč tisíci interních dokumentů, které musí vypadat, jako by pocházely od stejné společnosti, jazykové pokrytí pro zaměstnance ve více než 12 zemích a šíření aktualizací, když se změna procesu v centrále musí dostat do všech regionálních poboček, aniž by se z toho stal šestiměsíční projekt. Trupeer AI řeší všechny tři výzvy ve vrstvě tvorby obsahu. Sady pro budování značky vynucují konzistenci loga, barev, písma a úvodních/závěrečných snímků u každého videa a dokumentu, který tým vytvoří. Překlad pokrývá více než 65 jazyků a vztahuje se na hlasový doprovod videa i psaný dokument v rámci jedné úlohy. Aktualizace fungují tak, že se znovu nahraje pouze změněný krok, takže aktualizace směrnice se rozšíří do stávající knihovny obsahu, aniž by se musela znovu budovat od nuly.

Pro organizace s požadavky na kontrolu bezpečnosti nebo shody s předpisy dokumentuje Centrum důvěryhodnosti Trupeer AI (Trupeer AI Trust Center) zabezpečení platformy, postupy nakládání s daty a aktuální stav certifikace. Firemní nákupní týmy si tyto dokumenty obvykle vyžadují během hodnocení. Vlastní klonování hlasu na úrovni Enterprise znamená, že hlas jediného firemního vypravěče se může nést celou knihovnou obsahu, takže prostředí působí na zaměstnance konzistentně bez ohledu na to, které oddělení školení vytvořilo. Spojení tohoto nástroje s tvůrcem SOP Trupeer AI pokrývá jak multimediální školicí obsah, tak dokumentaci standardních operačních postupů, která pod ním leží.