Bezplatný generátor obchodních procesů

Generátor obchodních procesů Trupeer AI pořídí záznam obrazovky toho, jak práce skutečně probíhá, a přemění jej na kompletní dokumentaci obchodního procesu: vyleštěné video s průvodcem plus písemný průvodce procesem, připravené ke sdílení, brandingu a překladu do 65+ jazyků. Vedoucí provozu, týmy pro zlepšování procesů a analytici obchodních procesů jej používají k zachycení toho, jak proces běží dnes — což je chybějící první krok ve většině projektů zlepšování obchodních procesů a automatizace obchodních procesů.

• Zaznamenejte obchodní proces jednou. Získejte video i písemnou dokumentaci procesu ve stejné práci.

• Zachytí proces tak, jak skutečně běží, ne tak, jak si na něj někdo vzpomíná, nebo jak jej popisuje původní mapa obchodního procesu.

• Aktualizujte znovu-nahráním změněného kroku. Zbytek dokumentace procesu zůstává na místě.

• Přeložte dokumentaci do 65+ jazyků pro globální týmy, které provozují stejný obchodní proces napříč regiony.

• Sdílejte prostřednictvím odkazu na sdílenou stránku s vlastním brandem, který se vloží do jakéhokoli softwaru pro řízení obchodních procesů, intranetu nebo znalostní báze.

Co Trupeer AI vytváří pro dokumentaci obchodních procesů

Někdo z provozu zaznamená prováděný proces: třeba vedoucí financí při měsíční uzávěrce, podpora při předávání eskalace nebo obchodní operace při přiřazování teritorií. Trupeer AI se postará o zbytek. Odstraní se výplňová slova, vyhladí se chvění kurzoru a efekty přiblížení zvýrazní části obrazovky, kde se práce skutečně děje. Proto se skvěle doplňuje s šablonami obchodních plánů, ze kterých proces i dokumentace vycházejí ze stejného zdroje.

Výstupem je vyleštěné video plus písemný průvodce procesem — ve stejné práci. Video ukazuje, jak proces běží. Písemný průvodce jej rozebere do očíslovaných kroků se screenshoty. Různé cílové skupiny tíhnou k různým formátům. Vizualní typy sledují video. Lidé, kteří proces spouští poprvé, se řídí písemným průvodcem. Auditoři a týmy pro compliance získají stopu na papíře, která prokazuje, jak proces skutečně běží — ne jak to říkala původní šablona dokumentace procesu.

Brand kit se aplikuje automaticky: firemní logo, barvy, písma, úvodní a závěrečné slide — vše odpovídá zbytku knihovny dokumentace společnosti. Názvy produktů a interní názvy nástrojů zůstávají konzistentní díky vlastnímu glosáři, což je důležité, když dokumentace obchodního procesu odkazuje na systémy, které AI jinak nemusí umět správně vyslovit nebo napsat. Vrstva pro záznam obrazovky AI zajišťuje zvýraznění kurzoru, zaměření na oblast a automatické přiblížení při interakcích v UI — tedy to, co většina softwaru pro obchodní procesy buď vynechává, nebo dělá špatně.

Jak generátor obchodních procesů funguje ve třech krocích

Celý tok trvá jeden záznam a vytvoří dokumentaci procesu připravenou k odeslání. Žádné samostatné psaní, žádný software na vývojové diagramy, žádný backlog dokumentace. Poté je šablona toku procesu přirozeným dalším krokem, protože dokumentace je už zachycená.

Krok 1: Zaznamenejte obchodní proces na obrazovce

Klikněte na záznam v prohlížeči, zachyťte workflow tak, jak se skutečně provádí, nebo nahrajte existující video soubor. AI pracuje s tím, co je zaznamenáno. Žádný přípravný skript, žádný samostatný flowchart, žádný diagram obchodního procesu, který byste museli nejdřív nakreslit. Čím bohatší je záznam, tím bohatší je dokumentace, která z něj na druhé straně vznikne.

Krok 2: Trupeer AI vygeneruje video a písemného průvodce procesem

Odstraní se výplňová slova. Přidají se efekty přiblížení a kurzoru tam, kde pomáhají divákovi sledovat, co se děje na obrazovce. Návrh videa a návrh písemného průvodce procesu se v editoru objeví společně. Aplikuje se vlastní glosář, takže se názvy interních produktů v obou výstupech správně píší a vyslovují.

Krok 3: Značkování, překlad a sdílení

Aplikujte brand kit, aby firemní logo, barvy a úvodní/závěrečné slide odpovídaly zbytku knihovny dokumentace. Přeložte do španělštiny, mandarínštiny, hindštiny, portugalštiny nebo do jakýchkoli 65+ jazyků, kterými společnost mluví. Poté odešlete prostřednictvím odkazu na Sdílenou stránku, který může tým vložit do jakékoli platformy pro řízení obchodních procesů, znalostní báze, intranetu nebo help centra.

Kdo si ve skutečnosti otevře generátor obchodních procesů

Osoba, která tento nástroj otevře, je obvykle vedoucí provozu, analytik obchodních procesů nebo manažer pro zlepšování procesů ve společnosti, kde dokumentace obchodních procesů leží v backlogu alespoň šest měsíců. Vzor je konzistentní: seniorní lidé proces znají, protože jej vybudovali. Novější lidé ne. Ten rozdíl se projeví nekonzistentním prováděním, opakovanými žádostmi o školení a zjištěními z auditu, jejichž vyřešení trvá týdny. Trupeer AI zachytí proces seniorní osoby, dokud jej ještě dělá, místo aby se jej snažila z ní vytěžit prostřednictvím rozhovoru zpětně.

Stejný vzor se objevuje napříč funkcemi. Finanční týmy jej používají pro měsíční uzávěrku, onboarding dodavatelů a workflow pro výdaje. Týmy HR jej používají pro onboarding zaměstnanců, registraci do benefitů a workflow pro ukončení pracovního poměru. IT týmy jej používají pro směrování ticketů, zřizování přístupů do systémů a reakce na incidenty. Týmy pro compliance jej používají pro shromažďování důkazů během auditů, protože záznam skutečného procesu je to, o co většina auditorů žádá. Provozní konzultanti a specialisté na BPM si jej vytáhnou, když potřebují zachytit, jak klient skutečně funguje, ještě před doporučením zlepšení.

Případy použití pro dokumentaci obchodních procesů

Dokumentace obchodních procesů obvykle začíná workflow, která se každé čtvrtletí vysvětlují novým zaměstnancům. Měsíční uzávěrka, schvalování dodavatelů, přidělení teritoria, eskalace incidentu, vrácení peněz zákazníkovi: každý tým má seznam procesů, které existují v hlavě někoho a které je potřeba převést do sdílené dokumentace. Trupeer AI zkracuje mezeru mezi tím, že proces znáte, a tím, že jej máte zdokumentovaný. Výstup funguje jako šablona dokumentace procesu, kterou tým může přizpůsobit pro související workflow, místo aby pokaždé začínal od nuly.

Pro práci na zlepšování obchodních procesů je Trupeer AI vrstva dokumentace, která stojí před vrstvou zlepšování. Mapování současného stavu je předpoklad pro jeho změnu. Týmy pro analýzu obchodních procesů používají záznamy jako důkaz toho, jak proces běží dnes — což se jen zřídka shoduje s tím, jak to říká původní mapa obchodního procesu. Konzultanti pro zlepšování procesů a specialisté na BPM používají Trupeer AI jako svůj software pro mapování obchodních procesů ve fázi zachycení současného stavu, a poté přecházejí do fází analýzy a redesignu s dokumentací, na které se všichni shodnou, že popisuje realitu. Některé týmy jej kombinují s formálními nástroji pro modelování obchodních procesů; jiné používají výstup Trupeer přímo jako svůj pracovní diagram obchodního procesu.

Pro workflow v řízení obchodních procesů a v softwaru pro řízení obchodních procesů Trupeer AI řeší mezeru v dokumentaci, kterou tradiční nástroje BPM obvykle nechávají na zákazníkovi, aby ji doplnil. Platforma pro řízení obchodních procesů nebo systém pro řízení obchodních procesů zajišťuje modelování a spouštění. Nejlepší stacky softwaru pro řízení obchodních procesů obvykle kombinují nástroj pro workflow, vrstvu softwaru pro dokumentaci procesu a znalostní bázi. Trupeer AI se nachází v vrstvě dokumentace procesu. Software pro dokumentaci procesu, jako je Trupeer AI, dodává upstream obsah, na kterém zbytek stacku BPM závisí.

Kam se generátor obchodních procesů hodí vedle automatizace obchodních procesů

Nástroje pro automatizaci obchodních procesů a software pro automatizaci obchodních procesů vezmou zdokumentovaný proces a spouští jeho části bez zásahu člověka. Dokumentace je předpoklad. Většina nasazení automatizace obchodních procesů s AI a inteligentní automatizace obchodních procesů se zasekne ve druhém týdnu, protože nikdo nedokáže vyrobit dostatečně čistý popis as-is procesu, aby jej automatizační nástroj mohl modelovat. Trupeer AI tu mezeru uzavírá. Zaznamenejte skutečné workflow, předáte dokumentaci týmu pro automatizaci a přejdete do fáze tvorby.

Stejná logika platí i pro práci na transformaci obchodních procesů obecně. Ať už se tým přesouvá z manuálního procesu na takový, který chce automatizovat, migruje systémy, nebo provádí strukturální redesign, první výstup je vždy stejný: přesný popis současného stavu toho, jak proces běží dnes. Práce v oblasti business process intelligence na tom závisí. Smlouvy na business process services se vymezují podle toho a většina řešení na širším trhu se hodnotí podle stejného kritéria. Tok záznamu do dokumentace, který Trupeer AI zajišťuje, je vstup, který potřebuje každá navazující snaha v oblasti obchodních procesů.

Aktualizace: znovu-nahrajte změněný krok, zbytek procesu ponechte beze změny

Obchodní procesy se neustále mění, ale dokumentace jen zřídka drží krok. Když finanční tým přidá nový práh schválení, uzávěrkový proces se posune. HR přidá nového dodavatele background checků a onboardingový tok se posune. Po migraci IT systému se posune workflow pro zřizování přístupů. Většina nástrojů pro dokumentaci to řeší tak, že požádá tým, aby přepsal dotčené části od nuly. Trupeer AI to řeší tak, že znovu-nahraje pouze změněný krok.

Znovu-nahrávání je rychlejší než přepisování. Původní tvůrce záznamu zaznamená novou verzi kroku, který se změnil. AI znovu zpracuje pouze tu část. Jak video, tak dokument se aktualizují na místě. Jakýkoli odkaz na Sdílenou stránku, který provozní tým sdílel minulý kvartál, nyní ukazuje na aktuální verzi, přičemž aktualizovaný krok je složený do zbytku dokumentace. Každý, kdo si původní odkaz uložil do záložek, nebo jej vložil do týmové wiki, dostane nové informace bez jakéhokoli ručního dohledávání. Ten model aktualizací je rozdíl mezi dokumentací obchodních procesů, která stárne dobře, a dokumentací obchodních procesů, která se stane rizikem ve chvíli, kdy se proces změní. Spárování generátoru s Trupeer AI SOP builder pokrývá standardní provozní postupy, které leží pod zaznamenaným procesem.