Implementace systému Workday běžně dosahují 40–50% adopce po šesti měsících. Zde se dozvíte, jak postavit školení, které tato čísla skutečně posune, a které nástroje podporují jednotlivé fáze.

Proč je školení Workday náročné

Workday je klamavě složitý. Uživatelské rozhraní vypadá čistě, ale za ním se skrývají stovky podnikových procesů, specifických úkolů podle rolí a uživatelských konfigurací, které se v každé organizaci liší. Zaměstnanci neselhávají proto, že by byl systém Workday nezvládnutelný; selhávají proto, že obecné školení (videa Workday Community, učební lekce) neodpovídá konkrétní organizaci, kterou používají. Problémy s adopcí Workday téměř vždy pramení ze školení, které neodpovídá skutečné konfiguraci společnosti.

Týmy, které školení Workday zvládnou správně, kombinují instruktážní videa pro konkrétní role s vyhledatelnou dokumentací skutečných procesů organizace a pro vysoce rizikové transakce využívají nápovědu přímo v aplikaci. Klasické školení v učebnách se stává doplňkem, nikoli hlavní událostí. Tento přístup na míru zajišťuje, že zaměstnanci obdrží relevantní a praktické informace pro své každodenní úkoly, což efektivně zvyšuje jejich kompetence a důvěru.

6 priorit školení Workday

1. Samoobsluha pro manažery

Manažeři musí být autonomní při provádění klíčových úkolů, jako jsou schvalování, organizační změny a akce v oblasti odměňování. Když manažeři nemohou tyto úkoly provádět bez zásahu HR, stává se to pro organizaci úzkým hrdlem. Efektivní školení by mělo manažerům umožnit dokončit tyto úkoly samostatně, což snižuje zpoždění a zvyšuje efektivitu. Typický školicí modul může obsahovat 3–5 videonávodů, z nichž každý se zaměřuje na konkrétní samoobslužný úkol, s časem dokončení do 30 minut.

2. Samoobsluha pro zaměstnance

Úkoly jako žádost o dovolenou, správa benefitů a aktualizace osobních údajů by měly být pro zaměstnance jednoduché. Cílem je, aby zaměstnanci tyto úkoly zvládli do 90 sekund, což minimalizuje frustraci a chyby. Školení by mělo zahrnovat interaktivní průvodce a krátká instruktážní videa, ke kterým mají zaměstnanci kdykoli přístup, což zajistí, že budou schopni snadno zvládat samoobslužné funkce.

3. Pracovní postupy pro HR Business Partnery

HR Business Partneři zpracovávají kritické procesy, jako je přijímání zaměstnanců, ukončování pracovních poměrů a správa pracovních pozic. Chyby v těchto oblastech mohou vést k řetězovým problémům ovlivňujícím mzdy a soulad s předpisy. Školení musí být hluboké a komplexní, často zahrnující podrobné standardní operační postupy (SOP) a scénáře s hraním rolí pro simulaci reálných situací. Tyto lekce by měly probíhat v průběhu několika týdnů s pravidelným hodnocením, aby se zajistilo zvládnutí složitých procesů.

4. Finance a nákup

U organizací, které používají Workday Financial Management, vyžadují finanční procesy specifické pokrytí. Školení by se mělo zaměřit na úkoly, jako jsou schvalování výdajů, požadavky na objednávky a převody rozpočtu, které jsou zásadní pro udržení finanční integrity. Směs e-learningových modulů a praktických workshopů může poskytnout potřebnou hloubku a zajistit, že finanční týmy budou ve Workday pracovat s jistotou a přesností.

5. Nábor (Recruiting)

Modul Workday Recruiting je složitý a přináší vlastní sadu výzev. Školení náborářů vyžaduje specializovaný obsah, který řeší nuance správy kandidátů, inzerování pozic a plánování pohovorů. Strukturovaný školicí program kombinující videonávody, interaktivní simulace a vzájemné učení může náborářům pomoci systém ovládnout a zvýšit efektivitu náboru.

6. Reporty a panely (Dashboards)

Vytváření a interpretace reportů je často oblastí, do které se při školení investuje nejméně. Manažeři a personalisté musí být zběhlí v generování reportů, které poskytují cenné informace o jejich činnosti. Školení by mělo obsahovat podrobné návody na vytváření a analýzu reportů s praktickými cvičeními, která uživatele povzbudí k prozkoumání různých technik vizualizace dat. Toto zaměření může změnit způsob využívání dat v organizaci a vést k lepšímu rozhodování.

Porovnání funkcí: Nástroje pro školení Workday

Přehled nástrojů

1. Trupeer

Trupeer vyniká jako všestranný nástroj pro vytváření školicího obsahu na míru. Nahráním jakékoli obrazovky Workday, a to i s vlastními konfiguracemi, Trupeer vygeneruje profesionální instruktážní videa, písemné SOP a vyhledatelnou dokumentaci. To umožňuje administrátorům HR vytvořit obsah na celý týden pro konkrétní role během jediného dne. Efektivita nástroje Trupeer znamená, že obsah lze rychle aktualizovat, aby držel krok s cyklem vydávání nových verzí Workday, což zajišťuje, že školicí materiály jsou vždy aktuální.

Pro: Rychlá tvorba obsahu, funguje na vlastních konfiguracích, nacenění na uživatele.

Proti: Nejedná se o nástroj pro nápovědu v reálném čase; pro vynucení nápovědy pomocí bublinových tipů je třeba jej zkombinovat s WalkMe nebo Whatfix.

2. Workday Learning

Jako nativní LMS vyniká Workday Learning ve sledování shody s předpisy a certifikací. Jeho možnosti tvorby obsahu jsou však omezené. Nejlépe se hodí pro účely sledování, kde jeho integrace s Workday poskytuje bezproblémové prostředí. Organizace jej často doplňují robustnějšími autorskými nástroji pro tvorbu poutavého školicího obsahu.

Pro: Nativní integrace s Workday.

Proti: Zastaralé uživatelské rozhraní pro tvorbu; nejlepší pro sledování, nikoli pro vytváření.

3. WalkMe

WalkMe nabízí nejhlubší dostupnou nápovědu přímo v aplikaci pro Workday, včetně bublinových tipů, průvodců a vynucování validace. Ačkoli jsou jeho komplexní funkce zpoplatněny vyšší cenou, hloubka nápovědy, kterou nabízí, může výrazně zvýšit adopci a zdatnost uživatelů, což z něj činí hodnotnou investici pro velké podniky s komplexními potřebami.

Pro: Hloubka, vyzrálost.

Proti: Cena, náročnost na služby.

4. Whatfix

Whatfix poskytuje silné pokrytí Workday za dostupnější cenu než WalkMe. Jeho nabídka zahrnuje video a obsahové nástroje, což z něj činí vyvážené řešení pro organizace, které chtějí zlepšit své školicí programy bez vysokých nákladů. Doba implementace se pohybuje v rozmezí 1–3 měsíců, během nichž si organizace mohou platformu přizpůsobit svým specifickým potřebám.

Pro: Příznivá cena, obsahuje nástroje pro tvorbu obsahu.

Proti: Implementace trvá 1–3 měsíce.

5. Apty

Apty poskytuje nákladově efektivní platformu pro digitální adopci s dobrým pokrytím Workday. Je určen pro podniky, které hledají cenově dostupné řešení, jež přesto poskytuje základní nápovědu v aplikaci. Ačkoli je jeho partnerská síť ve srovnání s jinými nástroji menší, Apty zůstává schůdnou volbou pre organizace, které upřednostňují hodnotu a funkčnost.

Pro: Příznivá cena, připraveno pro velké podniky.

Proti: Menší partnerská síť.

6. Workday Community

Workday Community nabízí obecná videa a dokumentaci přímo od společnosti Workday. Ačkoli je to užitečný referenční bod pro základní dotazy, neposkytuje školení specifické pro danou organizaci, které je nezbytné pro efektivní adopci. Společnosti by jej měly používat jako doplňkový zdroj vedle více přizpůsobených školicích materiálů.

Hloubková analýza: Jak zajistit, aby školení Workday fungovalo

Přizpůsobte školení své konfiguraci

Implementace Workday se v různých organizacích dramaticky liší. Každá firma má jedinečné procesy, vlastní pole, schvalovací řetězce a integrace, díky nimž je její nastavení Workday odlišné. Obecné školení je navrženo pro standardní nastavení Workday, nikoli pro vaši konkrétní konfiguraci. Právě v této mezeře mezi oběma přístupy adopce často selhává. Úspěšné týmy nahrávají své skutečné konfigurace a vytvářejí obsah pro konkrétní role, což vede k o 30–50 % vyšší míře adopce ve srovnání s těmi, které se spoléhají na obecné materiály.

Praktický přístup zahrnuje vytvoření 3 až 7minutových videí spárovaných s písemnými SOP pro každý procesní workflow. Tyto zdroje jsou uspořádány podle rolí a úkolů, nikoli podle modulů Workday, což zaměstnancům usnadňuje vyhledání relevantního školení. Uložením těchto materiálů do vyhledatelné knihovny přístupné přímo vedle systému Workday mohou organizace tento přístup škálovat pro tisíce zaměstnanců, aniž by přetížily své školicí kapacity.

Příprava manažerů před spuštěním pro zaměstnance

Manažeři jsou pro úspěšnou adopci klíčoví. Pokud si HRBP a linioví manažeři nebudou ve Workday jistí, nebudou si jisté ani jejich týmy. Osvědčenou strategií je proškolit HRBP dva týdny před manažery, a následně proškolit manažery dva týdny před zaměstnanci. Tento fázovaný přístup zajišťuje, že se každá skupina naučí systém dostatečně do hloubky, aby mohla mentorovat tu další. Uspěchaná nasazení, která tuto posloupnost přeskočí, často vedou k měsícům zmatků a zvýšenému počtu požadavků na podporu HR, což podkopává zvýšení efektivity, které Workday slibuje.

Aktualizace obsahu podle cyklu vydávání nových verzí

Workday vydává aktualizace dvakrát ročně, což může změnit vzhled obrazovek, upravit pracovní postupy a představit nové funkce. Školicí materiály starší než šest měsíců jsou pravděpodobně zastaralé. Efektivní školicí programy slaďují aktualizaci obsahu s cyklem vydávání nových verzí Workday, což zajišťuje, že aktualizace nezahrnují pouze změny kódu, ale také aktualizované školení. Nástroje jako Trupeer, které dokáží generovat obsah ze záznamů obrazovky dostatečně rychle, aby odpovídaly tempu vydávání verzí Workday, jsou nezbytné pro udržení školení aktuálního a relevantního.

Výzvy, se kterými se potýkají školicí týmy Workday

Dominuje prezenční školení v učebnách. Tradiční půldenní školení často zanechávají zaměstnance přetížené a neangažované. Pro lepší udržení znalostí přejděte na asynchronní videonávody a SOP, ke kterým mají zaměstnanci přístup na vyžádání.

Chybí obsah specifický pro manažery. Když manažeři obdrží stejné obecné školení jako řadoví zaměstnanci, nepokrývá to jejich specifické potřeby. Vytvořte specializovaný program pro manažery, který jim poskytne dovednosti potřebné k efektivnímu vedení jejich týmů.

Tvorba reportů se ignoruje. Mnoho organizací při školení opomíjí vytváření reportů, takže manažeři se standardně vracejí k tabulkám. Integrujte návody na tvorbu reportů, které manažery naučí používat reportovací nástroje Workday pro získání lepších přehledů.

Mobilní rozhraní se neškolí. Vzhledem k tomu, že se stále více zaměstnanců spoléhá na mobilní aplikaci Workday, školení často předpokládá práci na počítači. Zajistěte, aby vaše školení výslovně pokrývalo mobilní procesy, což vyhoví různým preferencím uživatelů a zlepší adopci.

Vlastní procesy nejsou zdokumentované. Vlastní obchodní procesy vaší organizace nejsou pokryty obecnými zdroji Workday Community. Dokumentujte a vyučujte tyto specifické procesy, abyste zajistili, že je zaměstnanci budou moci provádět přesně a efektivně.

Nezbytné funkce pro školení Workday

• Obsah specifický pro organizaci odpovídající vaší konfiguraci Workday: Školení na míru, které zrcadlí jedinečné nastavení vaší organizace, zvyšuje relevanci a adopci.

• Vzdělávací plány založené na rolích (manažer, HRBP, zaměstnanec, náborář): Přizpůsobené plány zajišťují, že každá role obdrží relevantní školení, což zvyšuje zdatnost a důvěru.

• Video + SOP pro každý klíčový proces: Kombinace vizuálních a písemných pokynů vyhovuje různým stylům učení a posiluje porozumění.

• Vyhledatelná knihovna přístupná přímo z Workday: Centralizované centrum zdrojů umožňuje zaměstnancům rychle najít potřebné školení, což zkracuje prostoje.

• Schopnost aktualizace podle cyklu vydávání verzí: Udržování školicích materiálů v aktuálním stavu s pololetními verzemi Workday zajišťuje přesnost a relevanci.

• Nápověda v aplikaci u vysoce rizikových transakcí: Pomoc v reálném čase během kritických úkolů předchází chybám a zvyšuje důvěru uživatelů.

• Mobilní pokrytí, pokud zaměstnanci používají Workday na mobilu: Řešení mobilních procesů zajišťuje konzistentní zážitek ze školení napříč zařízeními.

• Integrace s LMS (Workday Learning nebo externí): Bezproblémová integrace se systémy pro správu výuky usnadňuje sledování a správu pokroku ve školení.

Případové studie a persony

Globální implementace HR: Yasmin, viceprezidentka pro lidské zdroje, společnost se spotřebním zbožím s 22 000 zaměstnanci

Yasmin vedla spuštění Workday HCM ve 14 zemích, což byl úkol vyžadující pečlivou koordinaci. Použila Trupeer k vytvoření videoobsahu pro konkrétní role v 6 jazycích, díky čemuž bylo školení inkluzivní a přístupné pro různorodou pracovní sílu. Nasazením Whatfixu na 15 kritických transakcí, jako jsou nástupy, odchody a akce v oblasti odměňování, zajistila, že se zaměstnanci mohli v těchto procesech bezpečně orientovat. Strategické zavedení školení, které naplánovalo školení HRBP a manažerů před spuštěním pro zaměstnance, vedlo k šestiměsíční míře adopce samoobsluhy ve výši 76 %, což je výrazný nárůst oproti 43 % u předchozí implementace HRIS. To je přesně chvíle, kdy se hodí školicí videa pro spuštění Workday a je to přesně ten druh obsahu, který Trupeer dokáže vygenerovat přímo z jednoduchého nahrávání obrazovky.

Samoobsluha pro manažery: Clarissa, ředitelka HRIS, fintech s 5 000 zaměstnanci

Clarissa čelila běžnému problému: manažeři se kvůli nedostatečnému pochopení samoobslužných možností Workday příliš spoléhali při schvalování na HRBP. Aby to vyřešila, vytvořila knihovnu SOP specifickou pro manažery, která pokrývá 12 běžných úkonů. Vložením videí do oznámení Workday poskytla Clarissa manažerům snadný přístup ke školicím zdrojům, které potřebovali. Výsledkem bylo, že se míra využívání samoobsluhy manažerů během dvou čtvrtletí zvýšila o 58 %, což uvolnilo ruce HRBP, aby se mohli soustředit na strategičtější iniciativy.

Zavedení financí: Karim, ředitel finančních systémů, servisní firma s 3 500 zaměstnanci

Karim měl za úkol implementovat Workday Financial Management, což byl klíčový projekt pro finanční operace firmy. Namísto spoléhání se na obecná videa Workday vytvořil Karim obsah přizpůsobený účtové osnově a schvalovacím řetězcům společnosti. Tento přístup zajistil, že finanční tým obdržel školení relevantní pro jejich konkrétní procesy. Během 90 dnů dosáhla adopce finančního týmu 85 %, což dokazuje účinnost přizpůsobeného školení. Pro širší perspektivu prozkoumejte našeho průvodce řízením změn, který poskytuje další pohledy na úspěšné zavádění softwaru.

Osvědčené postupy

Obsah specifický pro vaši konfiguraci poráží obecný. Přizpůsobení školení jedinečné konfiguraci Workday vaší organizace zvyšuje relevanci a vede k vyšší míře adopce. Zaměřením se na vaše konkrétní pracovní postupy a procesy se zaměstnanci mohou s materiálem lépe ztotožnit, což vede k lepšímu zapamatování a uplatnění v praxi.

Proškolte manažery před zaměstnanci. Prioritní školení manažerů zajišťuje, že budou mít jistotu a znalosti k efektivnímu vedení svých týmů. Tento strukturovaný přístup vytváří kaskádový efekt, kdy manažeři mohou podporovat své týmy, což vede k hladšímu přechodu a menšímu počtu překážek během zavádění.

Aktualizujte s každým vydáním nové verze Workday. Udržování školicích materiálů v aktuálním stavu s pololetními aktualizacemi Workday je zásadní. Pravidelné aktualizace zajišťují, že se zaměstnanci vždy učí z nejpřesnějších a nejaktuálnějších informací, což předchází zmatkům a chybám, které mohou plynout ze zastaralého školení.

Pokryjte výslovně mobilní procesy. Vzhledem k tomu, že stále více zaměstnanců používá Workday na mobilních zařízeních, je nezbytné zahrnout školení specifické pro mobilní zařízení. Tím, že se zaměříte na nuance mobilních procesů, zajistíte konzistentní uživatelský zážitek napříč všemi platformami, což zvýší celkovou angažovanost a spokojenost.

Zaveďte školení na tvorbu reportů. Manažeři potřebují rozumět tomu, jak vytvářet a interpretovat reporty ve Workday, aby mohli dělat informovaná rozhodnutí. Poskytnutí specializovaného školení o tvorbě reportů nejen zlepšuje jejich analytické dovednosti, ale také jim umožňuje efektivně využívat data, což přináší lepší obchodní výsledky.

Umožněte vyhledávání školení přímo z Workday. Integrace vyhledatelné školicí knihovny přímo do Workday umožňuje zaměstnancům rychlý a snadný přístup ke zdrojům. Toto pohodlí zkracuje prostoje a zvyšuje produktivitu, protože uživatelé mohou najít odpovědi, které potřebují, aniž by přerušili svou práci.

Často kladené otázky

Stačí Workday Community?

Pro obecné reference může být Workday Community užitečným výchozím bodem. Pro specifické konfigurace a procesy vaší organizace však často nestačí. Obecná povaha zdrojů Workday Community znamená, že nemohou řešit jedinečné aspekty vašeho nastavení, které jsou zásadní pro efektivní školení a adopci. Chcete-li tuto mezeru překlenout, zvažte kombinaci zdrojů Workday Community s přizpůsobenými školicími materiály, které odrážejí specifické potřeby vaší organizace.

Potřebuji Workday Learning?

Workday Learning je často součástí systému pro sledování shody s předpisy a může být cenným nástrojem pro monitorování certifikací a pokroku ve školení. Nicméně pokud jde o tvorbu obsahu, možnosti Workday Learning jsou omezené. Většina organizací zjišťuje, že jej potřebuje doplnit robustnějším autorským nástrojem pro tvorbu poutavého a efektivního školicího obsahu. Kombinací Workday Learning s dalšími nástroji můžete dosáhnout komplexního školicího řešení, které řeší jak potřeby sledování, tak tvorby obsahu.

Jaký je nejlevnější přístup ke školení Workday?

Nákladově efektivní přístup ke školení Workday zahrnuje vytvoření knihovny videí a SOP pomocí nástroje, jako je Trupeer. Tato metoda vám umožňuje vytvářet školicí obsah na míru, který řeší specifické procesy vaší organizace bez vysokých nákladů. Zatímco vrstva platformy pro digitální adopci (DAP) může zvýšit náklady, je přínosná pro vysoce rizikové procesy, kde je nezbytná asistence v reálném čase. Zaměřením se na základní aspekty školení a selektivním investováním do dalších nástrojů můžete maximalizovat hodnotu a zároveň minimalizovat náklady.

Jak dlouho by mělo školení Workday trvat?

Pro většinu zaměstnanců by mělo být školení Workday stručné a zaměřené, obvykle do 4 hodin asynchronního učení. Tento časový rámec umožňuje zaměstnancům získat potřebné dovednosti, aniž by byli přetíženi. U HRBP a manažerů může být školení delší, protože jejich role často zahrnují složitější procesy a odpovědnost. Přizpůsobením délky školení potřebám každé role můžete zajistit, že všichni zaměstnanci obdrží odpovídající úroveň instrukcí.

Mělo by školení probíhat před, nebo po spuštění systému (go-live)?

Školení by ideálně mělo proběhnout před datem spuštění, s možnostmi procvičování v testovacím prostředí (sandbox) pro upevnění znalostí. Předběžné školení umožňuje zaměstnancům seznámit se se systémem a procvičit si jeho používání v kontrolovaném prostředí, což minimalizuje výpadky během vlastního nasazení. Školení po spuštění by se mělo zaměřit na upevňování znalostí a řešení případných mezer identifikovaných po spuštění. Strategickým plánováním harmonogramu školení můžete zajistit, že zaměstnanci budou připraveni a budou mít jistotu, až bude Workday spuštěn.

Závěr

Školení Workday je úspěšné tehdy, když odpovídá vaší konkrétní konfiguraci, správně řadí přípravu manažerů před spuštěním pro zaměstnance a aktualizuje se s každou novou verzí. Na sadě nástrojů záleží méně než na přístupu k obsahu. Podniky, které investují do knihoven obsahu pro konkrétní role, zaznamenávají čísla adopce, která ospravedlňují investici do Workday; ty, které to nedělají, pouze dodají Workday a nazývají to školením. Zaměřením se na přizpůsobené školení pro konkrétní role a udržováním materiálů v aktuálním stavu můžete dosáhnout vyšší míry adopce a maximalizovat hodnotu vaší investice do Workday.