优秀的工作流，是团队实现规模化的关键，而不是一团乱麻的救命稻草。使用 Trupeer，您可以从免费工作流模板开始，在 品牌规范 的基础上进行定制，并将工作流转化为视频演练，让每一步都栩栩如生。

什么是免费工作流模板？

免费工作流模板是一种可复用的结构，用于描述工作如何从触发器开始，经过一系列阶段，最终形成完整结果。

几乎所有已发布版本都是图表：阶段用方框表示，方框之间用箭头连接，有时还会为相关人员设置泳道。这些内容确实很有用，而且每个工具里都有成千上万份，全部免费。

模板本身并不能决定这项练习是否值得。真正决定的是：您把精力投入到了图表的哪一部分，而几乎每个人都会投入到错误的部分。

形式取决于用途。免费工作流模板的 PPT 布局最常见，因为工作流本质上是图表，而演示软件正好擅长绘制它们。免费工作流模板的 Excel 版本适合阶段表以及其背后的时间安排。免费工作流模板的 Word 文件适用于嵌入到流程文档中的工作流；免费工作流模板的 PDF 则适用于用于流转的已达成一致版本。

您指的是哪种工作流？

这个词涵盖三种不同的内容，而搜索时会把它们混在一起，因此值得先确定您需要哪一种。

工作流图。 用于直观呈现工作如何流转：阶段、顺序、决策点、谁负责做什么。由工作流制作工具或工作流设计工具绘制（这类工具很多，而且大多数在团队所需的层级上都是工作流免费）。用于理解或达成一致某个流程，以及本页面大部分内容所讨论的内容。工作流图也常被称为流程工作流模板，并且与流程图有很大重叠。

已文档化的工作流。 将同样的信息以流程/规程的形式写出来，而不是绘制出来；包含负责人、时间安排和规则。组织在说“我们需要一个工作流”时，往往真正需要的就是这种。

自动化工作流。 在工具中配置的一段顺序流程：在不需要任何人手动传递的情况下，让工作在人员或系统之间流转。这正是工作流制作工具、工作流设计工具或自动化平台提供的内容，而且已经有成千上万的预制版本可用。这是另一种练习，本页面最后一部分也会讲到它在什么情况下有帮助。

顺序很重要。在自动化之前先做映射，才能避免把一个糟糕的流程自动化——它会变得更快，但不会更好。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）部分

从主导航进入“Templates（模板）”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要操作的模板，将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，请展开模板视图，以便清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“Edit（编辑）”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标，并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“Save（保存）”，将更新后的模板存为您的版本。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，请打开“Preview（预览）”。

在预览界面中，如有需要，您还可以继续直接进行调整，确保模板呈现得与您想要的完全一致。

使用工作流模板，您可以：

• 节省设计时间：跳过空白页面，直接使用适用于任意工作流的结构。

• 可视化复杂工作：内置触发器、决策和交接所需字段。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体和颜色。

• 更快培训团队：将工作流与视频演练配对，用于新员工入职培训。

• 跨团队标准化：每个工作流都使用同一模板。

• 触达全球团队：一键将工作流翻译为 65+ 种语言。

箭头就是工作流

下面是几乎所有工作流图在“箭头”方面都会犯的错误。

看任意一张工作流图。方框会被仔细描述：提出需求单、核对预算、技术审批、商务审批、提交采购订单。每个方框都代表某个人正在做的工作，而绘制流程图的人会问：每一步里具体发生什么。

现在再看箭头。它们通常只是空白的直线，上面没有任何文字。

这恰恰是错误的顺序，因为方框才是工作发生的地方，而箭头才是时间流逝的地方。

方框内的所有内容都在同一个人的掌控之中。他们知道怎么做、会去做，而且耗时通常是几分钟。箭头的性质不同：它表示工作从某个人手中离开并到达另一个人的手中；在这之间，它会停留在收件箱、队列、托盘、系统状态或每周会议议程中。

把方框里的工作时间加总。然后对比从触发器到结果的实际耗时。在大多数流程中，这个比例会令人吃惊，而所有差异几乎都来自箭头。

这带来直接的实际后果。改进方框内的工作（通常也是流程改进投入最多的地方）无法触及大部分已耗时间。只有关注交接环节才能做到。

标注交接

针对每一条箭头，需要记录四件事。每项只需几分钟，但这就是完整的方法。

谁交给谁。 写明角色，而不是部门。工作从角色流转到部门时，落点会变得无处安放。

如何触发。 是什么原因让下一位知道“有东西需要处理”。可能是邮件、系统通知、状态变更、实体托盘，或者什么都没有——这比人们想象中更常见，而且是最糟的情况，因为这意味着下一阶段会在“有人刚好看到”的时候才开始。

在哪里等待。 指定一个明确地点。共享收件箱、审批队列、文件夹、会议议程。如果您无法命名这个地点，那么里面的内容就没有人负责。

通常要等多久。 给出真实数字：来自数据或通过询问获得。这个数字能帮助您识别需要修复的两条箭头。

当您这样做时，几乎立刻会出现两种模式。

把交接放进共享收件箱或未命名的队列里，通常是最慢的，因为“查看责任”是分散的。为队列指定负责人，往往在不改变其他任何东西的情况下，就能把等待时间减半。

而把交接放进周期性事件（例如每周会议或每两周一次的讨论小组）里，则等待时间可能长达一个完整周期——无论工作本身有多快。每周议程里只要 5 分钟的审批，最终就是 5 天的审批；如果它在周三到达，就会变成 7 天。

工作流模板必须包含什么

八个组成部分。交接表是新增项，也是没有任何已发布模板会包含的部分。

即使您什么都不做，计算“工作时间对比已耗时间”这一行也依然值得。只需要一个下午，它通常会把讨论从“如何让阶段更快”转变为“为什么这要花 11 天”。

免费工作流模板：可复制的结构

用真实示例填充，而不是占位符。该工作流为工程服务公司中的采购需求单到采购订单。

从这里复制。

触发器。 工程师识别所需的零件或服务，并提交需求单。

结果。 向签约供应商发出采购订单，并通知提出需求的人。

阶段（含工作时间）。

总工作时间：47 分钟。

交接表。 最关键的部分。

工作时间对比已耗时间。 47 分钟的工作。11.4 个工作日的已耗时间。大约 99% 的已耗时间都在等待，其中 85% 又集中在两条箭头上。

决策点。 超过一万英镑的需求单需要董事审批，这会增加一个阶段，并带来一次额外交接。对于非签约供应商的需求单，会转入一个采购来源的子流程。

例外情况。 紧急需求会通过口头授权绕过该工作流进行处理，这是非合同支出最大的来源，并且会被单独追踪。第 3 阶段被拒绝的需求单会在不通知的情况下退回给工程师，因此有些需求单从未被重新提交。

从这里复制。

工作流示例：11 天之外的 47 分钟

Lensfield Group 提供设施与工程服务，并拥有约 750 名员工。

其采购需求单工作流在两年前的流程改进活动中完成了映射。该图很整齐：9 个方框，标注清晰，并为每个阶段指定了负责人。它挂在采购办公室里。

随后开展的改进工作聚焦在方框上。需求单表单被简化。预算核对被移到仪表盘视图中。审批界面也被重新梳理。

所有阶段的总工作时间加起来是 47 分钟。

从需求单到采购订单的平均已耗时间为 11.4 个工作日。

没人把这两个数字放在一起，因为该图里没有任何字段能容纳它们。

当有人最终测量了箭头时，9 条箭头中有两条占了大部分时间。

从预算核对到技术审批的交接平均为 2.8 天。需求单通过邮件进入共享工程收件箱，但没有指定负责人；当有人刚好看到时才会被处理。

从技术到商务审批的交接平均为 4.1 天，因为商务经理会在周二审核需求单。每周周期内 5 分钟的审批，最终就是 5 天的审批；如果它在周三到达，就会变成 7 天。

结果并不是“采购变慢”。而是工程师停止使用该流程。现场需要零件，而 11 天的周期根本来不及，所以大家会直接走紧急口头授权的路径下单。

非合同支出每年大约为 120 万英镑，按估算相较签约价格高出 14%。其中约 17 万英镑，再加上对已承诺支出的可视性不足——这正是财务总监真正的抱怨。

修复只解决了两条箭头，其他什么都没动。

商务审批从周二调整为每天 20 分钟的固定时段，并将 5000 英镑以下的权限下放给下属的工程经理；这覆盖了 71% 的需求单，并且对这些需求单完全移除了交接环节。

共享工程收件箱被替换为对指定经理的直接指派，并配有一名副手。

已耗时间从 11.4 天降到 2.3 天。

次年非合同支出约为 31 万英镑，剩余部分主要是真正的紧急情况，而不是因为有人在绕过一个缓慢流程。

两年对方框的工作让 47 分钟变得更好。把注意力放在两条箭头上 6 周，就消除了 9 天。

如何用六步映射工作流

1. 命名触发器和结果。 两者都要以可观察事件来表述。起点模糊的工作流无法被衡量。

2. 列出阶段，5 到 9 个。 如果您有 20 个阶段，说明您在映射多个工作流，或包含了属于作业指导书的任务细节。

3. 为每个阶段指定一个角色。 由部门负责的阶段，实际上是没有人负责的阶段。

4. 为每条箭头添加标签。 从谁到谁、触发器、在哪里等待、等待多久。每个人都会跳过这一步，而答案就在这里。

5. 汇总工作时间并与已耗时间对比。 这个差距就是您的改进机会，而且几乎从不在阶段本身。

6. 在触碰其他任何内容之前，先修复最糟的两条箭头。 在大多数工作流中，两个交接环节就占据了延迟的大部分。

即使有人抵触，第四步也值得坚持，因为数据并不存在，而且收集它会让人感觉像是在做一个项目。逐一询问每个阶段的负责人：在他们接手之前，事情通常会停留多久——这只需要一个下午，而且足够准确，能识别出真正重要的两条箭头。

标注规范：方框、泳道与符号

三种约定，而选择的重要性通常远低于大多数指南所说。

简单的方框与箭头。 对大多数用途都足够，并且最容易维护。这种类型的简单工作流模板是正确的默认选择，任何人无需培训也能读懂。

泳道。 按角色划分的行或列，并将阶段放在执行该阶段的角色所在的泳道中。真正有价值的原因只有一个：每当一条线跨越泳道边界，那就是一次交接，因此泳道能让关键箭头在视觉上变得一目了然。如果您要从正式标注中只带走一件东西，那就选这个。

正式流程图符号。 菱形表示决策，圆柱表示数据，其他符号同理。适用于受众已经熟悉该约定的场景；但在受众不熟悉时，它也可能成为混淆来源。大多数内部工作流图不需要超过方框、箭头和菱形。

两个实用要点。把图控制在一页或一个屏幕内，因为跨三页的工作流不会被整体阅读，而页面之间的交接恰恰最容易丢失。并且如果工具允许，请把时间标注直接放在图中的箭头上：当图里同时展示“四天等待”和“五分钟审批”时，论点就能成立，而无需任何人额外解释。

工作流、流程图还是 SOP？

四类相关文档，而差异决定您应该构建哪一种。

一个 工作流 或 流程工作流模板 展示工作如何在阶段与人员之间流转。它的价值在于顺序与交接。

一个 流程图（process map） 大体上是同一种产物，通常会绘制得更细致，有时也会包含时间安排；在大多数组织中，这些术语经常被互换使用。

一个 SIPOC 是一页式摘要，用于在任何人开始映射之前先确定流程从哪里开始、到哪里结束；而 SIPOC 分析模板 则解释了为什么这个边界问题会导致如此多的无效投入。

一个 标准作业程序（standard operating procedure） 描述的是流程如何执行，而不是工作如何流转；它通常跨越多个角色。SOP 模板 涵盖了它。

在所有这些之下，关于“一个人如何完成一项任务”的细节，应该放在 作业指导书 中。

真正有效的顺序是：用 SIPOC 达成边界一致，用工作流图看清交接，用 SOP 定义流程，用作业指导书定义任务。跳过前两步并直接做 SOP，会得到一份描述某个流程的文档，而这个流程可能从未被真正查看过。

工作流自动化

围绕这个术语的相关搜索，大多是工具搜索，因此值得直接回应。

工作流制作工具或工作流设计工具负责绘制图表。自动化平台则更进一步：让工作流转起来——路由条目、发送通知、变更状态、按计时器升级处理。针对常见流程，已经存在成千上万的预制自动化模板。

自动化特别适合本页面所描述的问题，因为箭头正是自动化要消除的东西。一个依赖“有人注意到邮件”的交接，会变成一个依赖“无需任何人注意”的交接。

两个需要谨慎的点，都是许多组织在付出代价后才学到的。

先映射，再自动化。Lensfield 最慢的那条箭头是每周一次的复核周期；如果把通知自动化到该队列里，本可以在四天里节省几小时。真正的修复是调整周期，而自动化是找不到这个问题的。

而且自动化并不会移除队列，它只会移除“注意到”的延迟。如果工作会立刻进入一个由某个人每周处理一次的队列，那么已耗时间不会改变；您只是构建了一个看起来更快的“报告系统”。

自动化真正能带来帮助的地方，是那些因为通知或可视性导致的、具有真实等待时间的交接。这类情况很常见，而且当您知道它们是什么之后，就值得对其进行自动化。

免费工作流模板无法解决什么

未标注的箭头。 没有任何免费工作流模板的免费下载，也没有“最佳免费工作流模板”会提示您填写交接数据，因为每个已发布模板都会把箭头当作一条线，而不是一个字段。

没有负责人的队列。 图表展示的是工作到达某个地方。是否有人负责查看，这是一个管理问题。

审批周期。 每周一次的审批会议会把已耗时间“设定”为一个底线，而映射练习无法降低它。要改变它，需要更高层级的人同意采用不同的节奏。

绕过流程的人。 Lensfield 的非合同支出是对一个 11 天工作流的理性回应。在不修复持续时间的情况下强制执行流程，只会把问题转移，而不是解决。

展示交接处真正发生了什么

映射工作流依赖于询问人们他们做什么；而他们对方框的回答通常可靠，对箭头的回答却不可靠。

人们可以准确描述自己的阶段。但他们无法描述阶段之间发生什么，因为那不是任何人的阶段。问“从技术审批到商务审批，工作是怎么过去的？”你会被告知“邮件发送过去”，这是真的，但它遗漏了一个关键事实：邮件会落在收件箱里，与另外两百封邮件一起被周二查看。

Trupeer AI 能帮助您补上那一半“可观察”的内容。记录某个人如何完成他们的阶段，会捕捉他们实际做了什么，包括他们在哪里检查是否有新工作、当缺少某些信息时会怎么处理，以及那些没人提起的替代方案——因为它已经不再被当作问题记录。最终输出是一份带截图的书面演练（截图已被捕捉并放置好），并与视频一起放入您自己的品牌体系中。

记录下来。做成品牌内容。翻译它。用 Trupeer 来实现。

接下来有两个用途。首先，一旦工作流达成一致，每个阶段都需要一份负责人可以遵循的流程/规程；而记录会作为映射的副产品自动生成，而不是再额外启动一个独立的文档项目。其次，当工作流跨站点或跨语言时，同一份记录会让每个地点都获得同一阶段版本，从而减少一个常见的差异来源：阶段耗时的不同。

至于箭头本身，没有任何替代方案能取代“测量”。询问每个阶段的负责人：在他们接手之前，事情通常会停留多久；或者从承载该工作的任何系统中提取时间戳。

这些材料会存放在您的 知识库 中，并同时作为 培训 使用。让文档保持一致的方式很简单：只需一次设置 品牌套件，而文档模板的设置也在 文档模板设置指南 中有说明。

常见问题解答

有免费工作流模板的 PPT 版本吗？

是的。幻灯片是工作流最常见的载体，因为演示软件能轻松绘制方框和箭头，且结果便于共享。免费工作流模板的 PPT 布局是一个合理的默认选择。

把时间标注到箭头上。展示“四天等待”和“五分钟审批”的图表，可以在不需要任何人额外解释的情况下说明为什么要更改；而任何已发布的幻灯片模板都不会包含这个字段。

有免费工作流模板的 Excel 版本吗？

Excel 更适合承载图表背后的表格，而不是图表本身。免费工作流模板的 Excel 文件是放置阶段列表（含工作时间）的正确位置，更重要的是：放置交接表（含典型等待时长）。

交接表正是用来识别改进机会的地方。按典型等待时长从高到低排序，通常排在前两行的就是大部分已耗时间所在。

有免费工作流模板的 Word 版本吗？

Word 适用于将工作流嵌入到更大的文档中，例如流程/规程、质量手册或入职培训资料包。免费工作流模板的 Word 文件适用于这种场景：图表作为图片呈现，交接表作为表格呈现。

把可编辑的图表放在其他地方。把工作流以图片形式粘贴到文档中后无法更新，而工作流的变化频率通常高于包含它的文档。

有免费工作流模板的 PDF 吗？

PDF 适用于已达成一致并已流转的版本，尤其是在工作流属于质量体系的一部分，或已由多个职能部门签署确认的情况下。将免费工作流模板导出为 PDF：在导出时把日期和版本标注在文件上。

保留源文件，因为交接的时间安排需要定期重新测量。包含两年前等待时间的工作流图，描述的是一个已经不再存在的流程。

有一个简单的工作流模板值得使用吗？

有，而且“简单”通常就是正确的。一个包含 5 到 9 个方框、并为箭头添加标签的简单工作流模板，几乎能满足所有用途；而正式标注能提供精确度，但大多数内部受众并不需要。

值得增加的复杂度并不是更多符号。真正需要的是泳道，因为它们会把每一次交接都以“跨越边界的一条线”的形式清晰呈现——这正是您要找的东西。

什么是流程工作流模板？

同一份文档，只是换了一个略有不同的名称。流程工作流模板用于映射工作如何在流程中流转：阶段、顺序、决策与交接。

有时会做出的区分是：工作流覆盖工作流转的过程，而流程覆盖整个活动（包括工作本身）。在实践中，这些术语可以互换，并且给箭头做标注会让两者都变得更好。

有“最佳”的免费工作流模板吗？

最佳的免费工作流模板是：它包含“阶段之间发生什么”的字段，而本质上几乎没有模板具备。

如果您在比较不同选项，图表质量并不是关键变量。每个工具都能把方框和箭头画得足够清楚。请选择您团队能更轻松更新的那个，因为工作流图只有在“仍然是最新的”情况下才有用；而是否能轻松更新，决定了它是否仍然保持“时效”。交接表需要您自己补上。

工作流制作工具或工作流设计工具和模板是同一回事吗？

不是。工作流制作工具或工作流设计工具是用来绘制图表的软件。模板则是您用它来绘制的起始布局。大多数工具会同时提供两者，因此搜索其中一个会返回另一个。

工具的选择重要性通常低于人们想象，因为每个工具都能把方框和箭头画得足够清楚。请选择您团队已经在使用的那个，因为工作流图只有在“仍然是最新的”情况下才有用，而是否容易更新取决于它是否方便。

有免费工作流模板的免费下载吗？还是工作流在任何地方都免费？

两者都有，而且数量很多。每个主要的模板网站、绘图工具和演示平台都提供免费工作流模板的免费下载；同时也有一些工具在团队所需的层级上提供“工作流免费”。

因此，下载并不是限制因素。无论用哪个工具，布局都只需要 10 分钟就能完成。真正免费版本不提供的是交接数据，而这正是“图表”和“会改变事情的文档”之间的全部差异。

工作流图和工作流自动化有什么区别？

图表描述工作如何流转。自动化让它在不需要任何人手动携带的情况下流转：通过路由条目、发送通知和变更状态。

先画图表。自动化消除的是“注意到工作已到达”的延迟——这在许多工作流中确实是主要问题；它不会改变每周处理一次的队列，也不会解决没有产能的阶段。知道您属于哪一种，正是映射练习要做的事。