待办事项清单是最简单的效率工具——也是最有效的工具之一。使用 Trupeer，您可以从免费的待办事项模板开始，通过自定义您的 品牌识别 来节省数小时的任务跟踪时间，并将团队待办事项转化为可分享的视频更新，让每个人都保持一致。

什么是免费的待办事项模板？

免费的待办事项模板是一种可重复使用的结构，用于记录您或您的团队计划要做的事情，这样就不会遗漏，并且下一步要处理什么会一目了然。

它是任何人都会保留的最简单文档，也是最可靠地让人“用不下去”的那一个。待办事项模板由一列任务和一个勾选框组成，没人需要帮助来设计它。人们真正需要帮助的是：为什么一份在第一周还有效的清单，到第十二周却被忽视了。

模板不是清单本身。此页面的所有内容都围绕一种单一的失败模式以及如何应对，而且不需要任何特定文件。

遵循使用方式。免费的待办事项清单 Excel 文件或待办事项模板 Excel 布局，适用于任何共享或可排序的场景。免费的待办事项清单 Google Sheets 版本也是同样的东西，只是当需要多人同时使用时更方便。免费的待办事项清单 Word 文件适合打印页面，免费的待办事项清单 PDF 则适合打印后手动填写。

你无法下载“答案”

直说也值得，因为这是少数几份文档之一：诚实的答案并不是人们正在寻找的那个。

几乎所有在搜索待办事项模板的人，都在找一个文件。待办事项清单免费下载安装、某种格式化的内容，最好还能打印，最好还是免费的。想要这些完全合理，而且有成千上万份，它们都没问题。

出问题的不是模板，而是清单上累积的内容。带勾选框的任务列不是设计问题，任何布局、配色方案或计划格式都从未修复过：当人们不再打开清单时，清单就会失效。

真正出问题的是清单上不断累积的东西，而那是一种习惯，不是一个文件。下面的结构在您已经拥有的任何工具里搭建起来只需要大约五分钟。本页剩余内容都在讲这种习惯。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）部分

从主导航进入“模板（Templates）”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要使用的模板将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，展开模板视图以清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑（Edit）”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的分区

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标，并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“保存（Save）”，将更新后的模板存为您的专属模板。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，打开“预览（Preview）”。

在预览界面中，如有需要，您仍可直接继续进行调整，确保模板呈现得与您想要的完全一致。

使用待办事项模板，您可以：

• 节省规划时间：跳过空白页面，使用适用于日常、每周和项目任务的结构。

• 轻松排序优先级：内置优先级、截止日期和状态字段，让您更容易聚焦真正重要的事项。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件（brand kit）应用您的徽标、颜色和字体——非常适合面向客户或共享的任务清单。

• 沟通进展：将团队待办事项与简短视频更新配对——非常适合 变更管理 和异步站会。

• 跨团队扩展：为每个团队、项目或冲刺使用同一模板。

• 覆盖全球团队：一键将任务更新翻译为 65+ 种语言。

两周内清单上的任何内容都不算任务

下面是诊断方法，而且只需要在任何长度合理的清单上花十分钟。

查看每一项在两周以上仍然停留的内容。不要只是瞥一眼，要认真看。然后对每一项，判断它实际上属于下面哪一种。

一个你还没有做出的决定。理清定价。决定供应商。修复排班问题。这些都不是任务，它们只是穿着“任务外衣”的决定，并且会无限期地待在清单上，因为你无法“完成”一个决定，你只能“做出”它。所需的行动其实是三十分钟的思考，但由于这项内容看起来并不需要三十分钟，所以从不会被安排。

某件事被别人卡住了。等待报价。等待房东。等待法务。这些看起来像任务，但并不是。你唯一能做的就是催促，而催促是一种不同的活动，需要一个日期，而不是一个勾选框。

你已经决定不去做的事情。这是最大的类别，几乎没人承认。你有意识地在六周内没有做的那一项，实际上已经被否决了；参与其中的人都知道，只有清单不知道。

每一种都需要不同的回应，而这三种都不是“去做”。因此它们才会一直存在。每次你看清单时，你都会看到一些看似可以立刻行动的内容，短暂地感到内疚，然后又转去做别的事——这是一种每天多次缴纳的小“税”。

接下来遵循的规则很简单。两周内未动过的任何内容，都要被分诊到三个位置之一，而不是原地不管。

三个清单

拆分成三个清单就是整个干预措施，而且每个清单都有不同的规则。

本周要做。你真正已经承诺要做的事情。它必须足够小，才有可能实现（这一点在下文会进一步说明）。这是你白天唯一会查看的清单。

等待中。所有被别人卡住的事项，并附上对方的姓名和催促日期。这里没有你的任务；每周查看一次就足够了。没有它，被卡住的事项会继续留在活跃清单上，为你无法完成的工作制造内疚感。

不做。几乎没人会保留的清单，也是最能带来解脱感的那一个。你已经决定不做的事项，并附上一行原因。与其删除不如保留，意味着这个决定被记录下来，因此三个月后同样的想法不会再回来，也不会被某个不知道曾经考虑过的人再次添加。

在这三个清单背后，还有第四件事：其他所有内容的积压清单或库存。让它保持较长是可以的。问题不在于它长，而在于它不能成为你用来工作的清单；在我见过的几乎所有系统里，这两者都会被合并。

区分的关键就在这里。你欠别人的清单是一份库存。你将要做的事情清单是一份计划。从库存出发会带来回避，因为面对两百件事的清单时，诚实的反应就是移开视线。

待办事项模板必须包含什么

六个字段。大多数模板只有两个。

添加日期（Date added）是值得争论的那个字段。没有它，停留了四个月的条目看起来会和昨天添加的一模一样，而这正是清单开始“腐烂”的条件。

免费待办事项模板：可复制的结构

用真实示例填充，而不是占位符。这里是一个用于租赁中介分公司的共享清单。

从这里复制。

清单一：本周要做。每人最多十二项。

清单二：等待中。每周审阅一次，而不是每天。

清单三：不做。附带原因，保留而不是删除。

规则。清单一中任何在十四天内未动过的内容，都要带着催促日期移到清单二，带着原因移到清单三，或预订一个三十分钟的时间段来做出它真正需要的决定。

从这里复制。

待办事项清单示例：三百八十项与三十六个任务

Ashfold Lettings 经营四家分公司，团队约三十名员工。房产维护工作通过一份共享电子表格进行跟踪，大家一致认为这是正确的做法。

在超过十八个月的时间里，它累积到三百八十个未完成条目。

到了那时，几乎没人会打开它。真正的工作被记录在个人笔记本和一个分公司消息群里，而这份电子表格变成了人们偶尔出于义务更新的东西。

最终，有人把这三百八十项全部逐一查看并分类。

其中九十一项早就已经做完，却从未关闭。

一百四十七项在等待别人，主要是房东的决定或承包商的报价。没有人能推进其中任何一项。

六十二项是根本没有人打算去做的事情。曾经提出过改进建议、被替代的想法、以及来自上一位经理的“锦上添花”。

四十四项是其他条目的重复。

三十六项是真正的、可执行的、但尚未完成的任务。

在三百八十项清单中，只有三十六个是真正的任务。大约只有九% 的内容是被要求去查看的，而其中任何人都能实际采取行动。

这三十六项里有两项非常重要，却一直被忽视。锅炉保养已经逾期七个月。防火门缺陷被记录了下来，却从未处理，并在合规检查中被发现，最终发出了整改通知。

这两项都不是被刻意忽略的。它们一直待在一个清单里，而周围九十一%的内容都是噪音；人类的注意力无法在这种比例下持续存在。

重建使用了三个清单和一条规则。本周要做的事项，每人最多十二项。等待中：附上指定负责人和催促日期。不做：附上原因。任何在十四天内未动过的内容都必须移走。

整个机构的活跃清单最终稳定在四十到六十项之间，并一直保持在这个范围。

逾期的法定事项在三个月内从十一项降到零项，而真正解决它们的并不是为法定事项新增一个流程。关键在于：它们变得可见了。

让清单持续运转的四个习惯

以上所有内容都归结为少数几个习惯。之所以值得直说，是因为它们才是“有人在用的清单”和“被放弃的清单”之间真正的差异。

每两周分诊一次，而不是持续不断。任何在十四天内未动过的内容，要移入等待中、不做，或预订时间来做出它真正需要的决定。

保留“不做”清单。它是几乎没人会保留的清单，也是能阻止同一个被否决的想法每个季度都重新出现的那一个。

从动词开始写任务。以名词开头的条目是一个主题，而主题不会被完成。

诚实地给当天定规模——这也是下一部分要讲的内容。

为每日待办事项清单定规模

第二个习惯，也是决定这个清单明天是否会被使用的关键。

每日清单应该包含您确实能做的事情；对大多数人来说，这个数量要比他们写下的少得多。找到您“真实数字”的可靠方法是回看过去两周，统计在一个平均日里您真正完成了多少。大多数人会发现：大约三到五个重要事项，再加上当天发生的任何额外事情。

把这些写下来。不要写您希望自己能管理的数量。

这件事重要的原因并不是为了激励。完成的清单会让您信任它，而您信任的清单会在明天被打开。永远完不成的清单会在两周内教会您：完成并不是重点；一旦这个教训被学到，清单就会变成装饰品。

再补充两个实用做法。把最难做或最容易被回避的事项放在最前面，因为下午四点时它不会变得更容易。并为“如果今天进展不顺”要做的事情单独留一行——通常只有一项——这样即使当天被打乱，也能在最后完成一项并关闭。

待办事项清单、检查清单还是任务跟踪器？

三种看起来相似、但行为完全不同的文档。

待办事项清单（to-do list） 是一组会变化的“单次事项”。事情会不断被添加和移除，因此清单每次都不会相同。

检查清单（checklist），有时也会被搜索为 to do list checklist，是一组固定步骤，会被反复执行；其价值在于不会遗漏任何步骤。检查清单模板 覆盖了这些内容，包括区分“边做边读检查清单”和“做完后用它来确认是否完成”。

任务跟踪器（task tracker） 是带有汇报功能的待办事项清单：状态、负责人、日期，以及一个供不在执行工作的人查看的视图。任务跟踪器 Excel 模板的免费下载安装，通常是大多数团队在涉及超过大约三个人之后最终会想要的东西。

最常见的错误是把检查清单的内容放进待办事项清单里。如果每次你为租户、客户或员工入职时都会发生同样的七件事，那么这就是检查清单；每次都把这七项放进待办事项清单，就意味着总有人最终会把其中六项打出来。

变体

同样的三清单结构，只是节奏不同。

每日待办事项清单。三到五个重要事项。工作清单，也是您白天唯一会查看的清单。经常以未完成结束的每日待办清单，问题不在于不够有野心，而在于太长。

每周清单。您本周承诺要做的事项；每天早上从中抽取生成每日清单。大多数人应该在这个层级进行规划，因为一周足够长，能吸收一次糟糕的日子。

每月待办事项规划器。更适合带日期的承诺，而不是任务，因为一个月以后的任务通常是伪装成任务的决定。每月视图最适合作为固定节点的日历，而每周清单在下面执行工作。

团队任务清单。负责人变得至关重要，状态也从“私有事实”变成“共享事实”。这时任务跟踪器才开始成为正确答案。

员工任务清单模板 Excel。通常是经理视角，用来列出谁在做什么。使用时值得谨慎，因为由经理维护而不是由实际执行工作的人维护的清单，在两周内就会变得不准确。让负责人维护自己的那一行。

可打印清单与纸质清单。待办事项模板的可编辑免费版本通常意味着您可以更改字段，而不仅仅是打印。纸质用于日常确实非常有效，原因是“摩擦成本”。手写一项需要付出足够的努力，因此添加的内容更少；这恰恰是数字清单的问题所在。

格式

六种保存方式，每一种都适合不同的需求。

Excel 或 Google Sheets。适用于任何需要共享、可排序或可汇报的场景。每日、每周、每月任务清单模板的 Excel 免费下载安装通常会给您三个标签页（tabs），与上面的节奏对应得非常自然。

Word。待办事项模板的 Word 文件适合打印页面，您可以手动填写并且除此之外不需要太多。它无法排序；对于任何规模的清单来说，这都会带来限制。

PDF 与可打印文件。用于纸质场景；纸质确实对每日清单很有效。把主文件保存在数字环境中，然后打印当天。

笔记应用与专用任务应用。都可以，而且同样适用这些规则。捕捉内容在这些工具里很容易，这会让“两周规则”反而更重要，而不是更不重要。

纸质笔记本。由于上面提到的“摩擦成本”而被低估；但对于任何共享场景都不太合适。

格式的重要性远不如“是否有人会对清单进行分诊”。即使是一份包含三百项的完美电子表格，也不如一张只有四项的纸片更好。

免费待办事项模板无法解决什么

一个真正是库存的清单。任何免费的待办事项模板免费下载安装都无法区分您“欠下的”与您“将要做的”。拆分清单才能做到。

伪装成任务的决定。这些会在任何工具里无限期地停留。只有识别它们，并预订时间来做决定，才能把它们移走。

没有负责人（Owner）的工作。在共享清单里，旁边没有名字标注的条目并不是“没人做”，而是“没有人正在做”，于是每个人都会默认是别人会做。

工作量太大。清单是一种测量工具，而不是解决方案。如果清单上的每一项都确实必要，而且可用时间不够，那么诚实的回应应该是说明这一点，而不是把它们换一种更“好看”的方式重新整理。

当重复任务应该停止被当作任务

任何长期存在的清单上，都值得注意一种模式。

有些事项每个月都会以相同的措辞出现，通常是因为只有一个人知道怎么做，而其他人不知道。对账。跑一遍报表。为新入职者搭建流程。这个“任务”并不是真正未完成的工作，而是对某个特定人员的持续依赖。

这些事项应该放在书面流程里，而不是放在清单上；之所以没有放进去，是因为把它们写下来要比做它们花更久的时间，所以就永远不会发生。

Trupeer AI 会移除这个障碍。无论谁来做这件事，都只需要记录一次，输出就是一份带截图的书面演练，并且截图已被捕捉并放置好；同时还会配上视频，并使用您自己的品牌风格。这样反复出现的事项就变成任何人都能接手的内容，从而把它从某一个人的清单里永久移除，而不是只“拖一个月”。

记录下来。做成品牌化版本。翻译它。用 Trupeer 来实现。

这些材料会放在您的 知识库 中，同时也会作为 培训 给接手的人使用。只要某个任务每次都按固定顺序执行，它就应该放在 检查清单模板 里；如果它涉及多个人协作，则放在 SOP 模板 中。让文档之间保持一致，本质上是先设置一次 品牌套件，而文档模板的设置方式则在 文档模板设置指南 中有说明。

常见问题

有没有免费的待办事项模板 Excel 或待办事项模板 Excel 版本？

Excel 是最好的通用选择，因为它支持排序、筛选并可共享。包含上述六个字段的免费待办事项模板 Excel 文件，搭建起来大约需要五分钟；而待办事项模板 Excel 下载会在几秒内给您类似的结果。

需要添加的那一列是“添加日期（date added）”。几乎没有公开的模板会包含它；没有它，您就无法区分四个月前添加的条目和昨天添加的条目，而这正是清单开始“腐烂”的条件。

有没有免费的待办事项模板 Google Sheets 版本？

对于任何共享清单，Google Sheets 是正确答案，因为多人可以同时打开使用，而且永远只有一个版本。免费的待办事项模板 Google Sheets 文件与 Excel 的结构在功能上完全一致。

使用三个标签页而不是三个文件：正在做（doing）、等待中（waiting on）和不做（not doing）。把它们放在同一个位置，才会让在清单之间移动一项变成两秒钟的操作，而不是让人们刻意回避的事情。

我在哪里可以免费获取任务跟踪器 Excel 模板？

任务跟踪器会把状态、负责人和汇报信息添加到待办事项清单中；当涉及超过大约三个人时，这就是您想要的东西。任务跟踪器 Excel 模板的免费下载安装通常会给您这些列。

需要注意的是：跟踪器通常是为“阅读报表的人”而不是为“实际做事的人”构建的。如果执行任务的人觉得它比自己的笔记更慢，他们就会继续保留自己的笔记，而跟踪器就会变得不准确。

有没有员工任务清单模板 Excel 版本？

有，而且在采用之前值得做一个设计决策。员工任务清单模板 Excel 文件通常会以经理视角来构建，列出谁应该做什么。

让每个人维护自己的行，而不是由经理维护所有人的行。由不执行工作的人维护的清单会在两周内过时；然后每周的沟通就会变成纠正清单，而不是讨论工作本身。

有没有每日、每周、每月任务清单模板 Excel 的免费下载安装？

有，而且三个标签页是自然的结构。每日、每周、每月任务清单模板 Excel 的免费下载安装通常会给您正是这样。

用在正确的方向上。每月视图用于带日期的承诺。每周清单是您承诺要做的内容。每日清单每天早上从每周清单中抽取，并包含三到五个重要事项。把三个清单都各自独立填写，会导致三份清单彼此不一致。

有没有免费的待办事项模板 Word 或待办事项模板 Word 版本？

Word 适合打印页面。只要您打算手动填写并贴在墙上，带有简单表格的免费待办事项模板 Word 文件就能满足需求；而待办事项模板 Word 下载也会在几秒内给您同样的结果。

对于任何您需要排序、共享或保留超过一周的内容，请使用电子表格。Word 无法排序；拖拽行来重新排列三十项清单会让人感到不舒服，久而久之大家就不再做这件事。

有没有免费的待办事项模板 PDF、可打印版本，或待办事项模板免费下载安装？

PDF 适合可打印文件，而纸质用于每日清单确实非常有效。每天早上打印的免费待办事项模板 PDF，相比任何应用程序有一个真正的优势：手写需要付出足够的努力，从而让您添加更少的内容。

任何免费的待办事项模板免费下载安装都能用于此目的。把主清单保存在数字环境中，然后打印当天。纸质主清单无法搜索，而判断某件事是否已经被记录过，正是共享清单要解决的主要问题。

有没有可编辑的待办事项模板免费版本？

几乎都有。可编辑的待办事项模板免费版本意味着您可以更改字段，而不仅仅是打印；任何电子表格或文档都能做到这一点。

无论您选择哪一种，值得做的编辑改动是：添加“添加日期（date added）”一列，并将状态值减少到四个：正在做（doing）、等待（waiting）、已完成（done）、不做（not doing）。超过这四个状态值会引发关于“该适用哪个”的争论。

我在哪里可以找到待办事项清单的免费下载安装？

到处都有，而且它们大多可以互换——在花一个小时对比之前，先知道这一点很有价值。您从任何主流模板网站下载待办事项清单免费版本都可以。

在这些网站中的任何一个都能找到待办事项清单的免费下载安装。此页面没有“受限文件”。上面那套结构会在大约五分钟内粘贴到任何工具中；而决定您的清单是否能用的关键，不是布局，而是每两周一次的分诊。

待办事项清单的检查清单和待办事项清单是一样的吗？

待办事项清单的检查清单是一种混合体，人们会把它当作两份文档来用，但它们的行为不同。待办事项清单包含会变化的“单次事项”。检查清单包含一组固定顺序、会被反复执行的步骤，其价值在于不会遗漏任何步骤。

实用测试是：下个月你是否还会把同样的条目再写一遍。如果你会，那它就是检查清单，应该放在某个永久的位置。每次都把同样的七个入职步骤重新打到待办事项清单里，就是这七项里有六项会被完成的方式。

每月待办事项规划器有用吗？

对于带日期的承诺：有用。对于任务：不太有用，因为大多数一个月以后的事情通常是决定，而不是行动；它们会一直被搁置，直到变得紧急。

把每月待办事项规划器当作固定节点的日历来用，并让每周清单去完成实际工作。如果某个条目连续三个月出现在每月规划器上，就对它应用“两周规则”，因为它几乎肯定是一个还没有被做出的决定。