操作与维护手册可确保机械、设施和系统安全高效地运行。使用 Trupeer，您可以从一份免费的操作与维护手册模板开始，结合您的 品牌规范 进行定制，并借助我们的 AI 手册创建器 将复杂流程转化为清晰的视频演示，从而节省撰写 O&M 手册的数小时。

什么是操作与维护手册模板？

操作与维护手册通常简称为 O&M 手册，是在某项建造或安装完成并交付给将负责运行它的人员时移交的文件。包括建筑物、机房、处理设施、生产线或软件系统进入正式运行服务。

它的职责范围明确且使用周期长。它告诉操作人员如何安全运行、如何进行维护、当出现故障时该做什么、每个部件由谁提供，以及保修条款是什么。它通常很少被查阅，但一旦需要就往往非常紧急，往往是在编写它的人离开多年之后。

O&M 手册模板是一套可重复使用的结构，用于生成一份手册：包括章节、所需内容、资产数据以及格式。模板很容易找到，但即使从一个好的模板生成的完整手册仍可能无法真正使用——这也是本页大部分内容要讲的。

为什么 O&M 手册会被“接收”而不是“核查”

O&M 手册有一个其他文件所不具备的特性：它在交付时付款，并且在大约十八个月到五年之后的某个时刻才真正第一次被用到。

这种时间错配影响一切。在实际完工时，承包商希望收到尾款并释放保留金。客户希望建筑可以开放、生产线可以运行或系统可以上线。手册通常在“恰好没人有时间或专业知识去评估它”的那一刻成批到达。

因此，它被检查的是“是否完整”，而不是“是否好用”。卷册是否齐全？章节是否按要求顺序排列？每个系统是否都有排程？图纸是否包含？这些都是合理的问题，而且每一个都可以被一份在第三年凌晨两点也无法帮助任何人的手册回答“是”。

缺陷往往更晚才会暴露，当商业谈判的筹码已经消失。到那时，保留金已释放，缺陷责任期已到期，而负责组装手册的人也已经转去做别的项目。

解决办法不是换一个更好的模板。关键是：在您仍然有东西可以“抓住并修改”的时候，就对手册进行测试。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开“模板”部分

从主导航进入“模板”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要处理的模板以将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，展开模板视图以清晰查看完整布局与细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“保存”，将更新后的模板存为您自己的模板。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，打开“预览”。

在预览界面中，如有需要，您还可以继续直接进行调整，确保模板呈现效果与您的预期完全一致。

使用 O&M 手册模板，您可以：

• 节省撰写时间：跳过空白页面，直接使用为技术手册打造的结构。

• 提升安全性：内置安全章节可保护操作人员与设备。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体与颜色。

• 减少停机时间：清晰的维护流程可避免故障并延长设备寿命。

• 更快培训操作人员：将手册与设备视频演示配对。

• 覆盖全球团队：一键将 O&M 手册翻译为 65+ 种语言。

在签字确认前如何测试 O&M 手册

不要阅读它。要使用它。

选择少量真实任务——这些任务操作人员确实需要亲自完成——然后让您自己的操作人员仅使用手册尝试完成每一项任务：不要有人协助，也不要让承包商人员在房间里。为每次尝试计时。

这些任务应至少包含：一项例行维护活动、一项部件更换、一项非工作时间的紧急操作、一项定位类任务（例如为指定回路找到隔离点），以及一项行政查询类任务（例如查找某台设备的保修条款和服务联系人）。

五项就足够了。这个练习只需要一个上午，却能发现超过一周的桌面审查所能发现的问题，因为它测试了完整性检查无法验证的两件事：信息是否能被不事先知道答案的人找到；以及它是否与实际安装的内容一致，而不是与设计图纸一致。

在测试开始之前就把测试写入合同：明确通过条件，并从合同总金额中保留一部分作为未通过时的约束。没有资金挂钩的测试只会变成沟通，而沟通往往发生在所有人都希望尽快开放的那一周。

五项情景验收测试，以及需要保留什么

在运行测试之前设定通过标准，而不是测试之后。合理的做法是：由具备能力的操作人员在规定时间内完成全部五项任务；任何失败都将手册退回以进行修正。

合同金额的 2.5%，或双方约定的固定金额，在测试通过前予以保留，足以改变行为而不至于引发争议。关键在于：这笔钱要与手册本身绑定，而不是放在一般保留金里，因为一般保留金会针对其他一百件事释放。

免费操作与维护手册模板：可复制的结构

从这里复制。共十个章节。根据 IT 系统的术语进行调整（对应关系已在注释中标明）。

1. 引言与范围。本手册涵盖哪些内容、描述的资产或系统、合同或项目编号，以及带日期的版本信息。

2. 安装说明。安装了什么、用通俗语言说明其工作原理，以及各部件之间如何关联。对于系统，说明其架构及依赖关系。面向具备能力的操作人员撰写，而不是面向设计者。

3. 资产台账。每一项设备或部件都应有唯一引用：位置、制造商、型号、序列号、安装日期、预计寿命、供应商与服务联系人。该章节是最先“变质”的，也是最重要的。

4. 操作说明。正常运行、启动、停机、季节性或负载变化、设定值及其容差，以及操作人员在无需升级的情况下被允许调整的内容。

5. 维护排程。任务、频率、谁具备能力执行、预计耗时，以及对流程的引用。只有频率而没有流程的内容不能称为排程。

6. 维护流程。每项任务对应实际方法，并说明每项方法所需的工具、部件与隔离要求。若某项任务较复杂或后果较高，使用 方法流程 的格式最合适。

7. 故障排查与紧急操作。按症状录入，而不是按系统录入，因为故障就是以这种方式呈现。包含非工作时间的操作，以及操作人员在何处停止并呼叫他人的节点。

8. 调试与测试记录。竣工设置、测试证书、平衡数据与性能结果。设置比证书更重要，也是最常被遗漏的内容。

9. 竣工图纸与原理图。反映施工期间做出的变更，而不是设计问题。标注日期并提供引用。

10. 保修、备件与联系人。每项资产的保修条款与到期时间、建议的备件储备，以及带有复核日期的指定联系人。

从这里复制。添加一个真正可用的目录页，以及一个按引用编号汇总的资产索引。因为在实际使用中，大多数查询并不是从章节标题开始，而是从设备上的标签开始。

一份 O&M 手册要“可用”必须包含什么

完整性与可用性是两种不同的测试，而大多数手册都能通过第一项。

它们之间有三点差异。可查找性：操作人员能否在一分钟内从墙上的标签找到对应页面（通常需要资产索引，而不是目录页）。时效性：图纸与设定值是否反映实际安装情况，而不是图纸上画的内容。以及流程：维护章节是否包含方法，而不是仅列出频率。

值得额外添加的两项内容，模板通常很少包含。首先是前置的一页紧急摘要，并单独覆膜，覆盖隔离点、紧急联系人和立即采取的行动；因为在真正的紧急情况下，没有人会去翻第七卷。其次是从第一天起就指定一位负责该手册的人员（在操作方侧），因为没有“所有者”的文件不会被维护。

最常出现且最没用的章节通常是厂商资料附录：这些资料往往是销售手册，而不是服务文档。应核查实际提供了什么，而不是仅仅确认“某些东西存在”。

一个丢了九天、£31,000 的“休闲信托”案例

Peterfield Leisure Trust 运营六个中心，并接收了一处价值一千四百万英镑的新泳池与健身设施的交付。

O&M 手册在实际完工时到达：共十一本活页夹卷册和一份 USB 驱动器。那一周它们被接收了。开放日期已安排，承包商的最终付款与交付挂钩，所执行的检查是基于所需目录清单的完整性审查。

十四个月后，泳池的 UV 消毒装置在周六下午发生故障。

值班经理查看手册。UV 装置对应章节里包含的是厂商销售手册，而不是服务文档，也没有任何调试设定值。维护排程中写着“UV 系统，年度服务”，但没有流程，也没有标注承包商。紧急停机流程引用了一套阀门标识方案，但与机房中实际安装的标签不匹配。竣工图纸显示的是原始设计，而不是施工期间做出的两处路径变更。

泳池关闭了九天。损失的收入约为三万一千英镑，紧急出勤费用加上重新调试又大约增加了一万八千英镑。

最让人受伤的并不是这些。当信托在保修期内联系厂商时，它无法证明已完成指定的维修服务，因为维护排程从未被转移到自己的维护系统中。没有人转移它，因为在交付到故障之间，没有人打开过手册。

在下一个项目中，信托把“使用测试”写入合同：在实际完工前，由其值班经理在仅使用手册的情况下完成五个情景测试。通过前保留合同金额的 2.5%。

第一次尝试中，五项里有三项失败。承包商在三周内完成修正，保留金也随之释放。此后两年内没有出现同类事件，维护排程在最初两周内就进入了信托的系统，因为有人已经不得不去找它。

如何一步步编写 O&M 手册

在施工或搭建过程中开始收集，而不是等到最后。最终两周内组装的 O&M 手册只能基于当时存在的任何文档，因此其中有那么多手册包含宣传册。

先建立资产台账，并保持其为“实时有效”。每当有任何设备或系统项被添加到现场或系统中，就在到达时新增一行。最后再“补做”台账是导致序列号缺失和型号错误的最大原因。

由设置这些参数的人在设置时记录调试设定值。之后几乎不可能再找回，而这些正是操作人员最需要的内容。

通过观察实际工作来编写流程，而不是仅依据厂商文档来写。因为安装后的实际语境会影响任务的具体执行方式。

在变更发生时更新图纸，而不是先发布“按设计制作”的版本并承诺之后再修订。

然后在客户之前先自己进行“使用测试”。承包商如果测试自己的手册，就能发现同样的问题并在不需要用“保留金争议”来推动的情况下修复。

建筑、设备与 IT 系统的 O&M 手册

这两类场景的结构是一致的，但侧重点不同。

对于建筑与基础设施，重点在资产台账、维护排程、竣工图纸以及法定文档。手册通常在实际完工时作为合同交付物提供，并会进入操作方的维护系统，因此台账数据质量决定了后续需要返工录入的工作量。

对于 IT 与软件系统，同一份文档往往也被称为操作与维护手册，并涵盖架构、依赖关系、监控、备份与恢复、例行操作任务、升级流程以及已知问题。多个公共部门机构会发布这种类型的模板。与竣工图纸相当的内容是当前的架构与配置，它会比任何建筑图纸都更快过时。我们的 IT 文档模板 会更深入地覆盖这一侧。

两类场景中最常见的失败是完全相同的：文档描述的是“设计出来的内容”，而不是“实际存在的内容”，直到真正需要时才有人发现。

交付时机、保留金与缺陷责任期

决定一份 O&M 手册是否“有用”的有三个时间点，而通常只有其中一个会被管理。

草稿交付：在实际完工之前。提前数周索要草稿，因为手册如果只在交付当天第一次看到，就无法测试。提前四周提出要求是合理的，而这也是让本页大部分内容变得可行的时间点。

实际完工。在这里进行“使用测试”，并且与资金挂钩。

缺陷责任期结束。再进行一次更小范围的复核。此时操作人员已经实际使用过手册，缺陷责任期内也可能发生了变更，图纸与设定值也可能已经过时。保留少量资金直到这次复核并不常见，但值得协商，因为这是唯一一个由具备真实资产经验的人来核查手册的节点。

还有一个值得在施工工作中明确说明的法定要点。在英国，依据《施工设计与管理法规》要求的健康与安全文件（health and safety file）是独立于 O&M 手册的交付物，内容不同、责任主体也不同；把其中一个当作另一个是常见且会带来后果的错误。在其他司法辖区，类似的区分也存在于运行文件与法定安全记录之间。

更一般地说，O&M 文档可能会被建筑法规、消防安全立法、涵盖压力、起重或电气系统的设备法规要求，也可能会被保险方要求。本页不构成法律或合规建议。在同意手册必须包含的内容之前，请与您自己的顾问确认适用于您的资产与司法辖区的要求。

O&M 手册还是操作手册：您需要哪一个？

这两者经常被互换使用，但它们是不同的文件。

一份 操作手册 描述组织如何运行：其流程、角色、政策以及标准工作方式。它面向人员与流程，适用于整个企业，并且会持续维护。

一份 O&M 手册 描述如何对某一项资产或系统进行操作与维护。它面向特定安装内容，在交付时生成，并会随着该资产的变更而维护。

您可以两者都拥有，而且大型运营方通常都会。操作手册会说明泳池设备每天由谁检查。O&M 手册会说明正确的读数是什么、隔离阀位于哪里，以及当 UV 装置报警时该做什么。

关于更广泛的手册类型以及如何判断您到底需要多少份文档，请查看我们的 手册模板 页面。

我能否以 Word、Excel 或 PDF 获取 O&M 手册模板？

Word 用于手册本身，因为它能处理编号章节、交叉引用以及自动生成的目录页——这三项正是这种长度下最容易变得麻烦的内容。

Excel 用于资产台账与维护排程，这在实践中并非可选项。这两部分是数据而不是散文，需要排序与筛选，并且之后会导入到维护系统中。将它们作为 Word 文档中的表格保留，是导致后续必须重新录入数据的最常见原因。

PDF 用于发布版本，并保留源文件。发布后的手册应固定并加盖版本时间戳，每一页都应包含资产或项目引用，以便在机房里找到散落的一页时也能识别其归属。

PowerPoint 并不是该文档的合适格式，不过在设备旁边放一页简短的紧急操作幻灯片摘要确实很有用。

如何在交付后保持 O&M 手册的“真实有效”

每一份 O&M 手册都会在被接收的当天开始过时。设备会被更换，设定值会被重新调校，承包商会更换，而手册就被放在柜子里，描述着一个不再完全存在的建筑。

现实可行的目标并不是维护一份“完全最新”的手册。关键是：最重要的章节（也就是流程、设定值与联系人）在发生变化时及时更新；而这要求更新成本足够低，才能在变化发生的当下就完成。

Trupeer AI 正是为此而有用。刚刚完成工作的工程师会把他们做过的内容记录下来一次，输出就是一份带步骤与已捕获图片的书面流程，随时可直接插入使用。更新后的流程从“等有时间再做”变成“只要二十分钟”。

记录它。打造品牌。翻译它。用 Trupeer 来做。

我们的 手册创建器 支持更长的运行类文档，文档 则会把资产记录与流程放在一起。当资产在操作人员或承包商之间交接时，仅靠手册无法完成交接，我们的 知识交接 SOP 会覆盖这一部分；而对于现场作业，施工现场作业指令 会覆盖到任务层级。设置说明在 文档模板设置指南 中。

常见问题

是否有免费的 O&M 手册模板（PDF）？

一些公共部门机构会以文档形式发布 O&M 手册模板，它们是结构方面的合理起点。待内容完成后，将您自己的版本导出为 PDF 以便发布，并确保每一页都带有项目引用。保留源文件可编辑性，因为资产台账与联系人在第一年内就需要更新。

是否有免费的 O&M 手册模板（Word）？

上面的十个章节结构可以直接粘贴到 Word 中，并作为“房屋外壳”直接使用。没有门槛式下载，也没有表单。使用 Word 来完成第 1、2 以及第 4 到第 10 章节；并将第 3 章（资产台账）保存在电子表格中，通过引用而不是嵌入到文档里。

是否有免费的 O&M 手册模板（Excel）？

Excel 特别适合用于资产台账与维护排程。包含资产引用、描述、位置、制造商、型号、序列号、安装日期、预计寿命、供应商、服务联系人、保修到期时间以及任务频率等列。该表会被您的维护系统导入，因此在交付时把它做好能节省大量后续的重复录入。

是否有免费的 O&M 手册模板（PowerPoint）？

幻灯片并不是手册的合适格式；但对于某一件事来说，它是合理的格式：一张单页紧急摘要，展示隔离点、立即采取的行动以及非工作时间的联系人，并打印后展示在机房里。应从手册中生成它，而不是用它替代手册。

我在哪里可以找到 Word 版的操作手册模板？

那是流程类文档，而不是资产类文档：它描述的是您的组织如何运作，而不是某一项安装如何运行。我们的 手册模板 页面涵盖不同类型的手册以及如何判断您需要哪一种。

谁负责编制 O&M 手册？

通常由承包商或供应商负责，作为合同交付物，并根据分包商与制造商提供的信息汇编。客户的责任是明确手册必须包含哪些内容、草稿何时到期、以及将如何被接收。只写“将提供一份手册”会导致十一本宣传册式的内容被交付。

O&M 手册应在何时交付？

在实际完工前四周交付草稿，交付时交付最终版本。草稿日期才是关键，因为这是唯一一个在不延误项目的情况下，测试手册内容可以改变任何东西的节点。

O&M 手册需要保存多久？

保存到资产寿命结束为止，再加上您法定、保险与合同义务要求的任何后续期限；对于建筑工程，这可能是很多年。将发布版本保持不变作为记录，并在其旁边维护一份可实时工作的副本，因为把两者混在一起会导致无法证明交付时到底交付了什么。