一份出色的手册是公司能够产出的高杠杆资产之一——它将知识扩展到任何需要它的人。使用 Trupeer，您可以从免费手册模板开始，结合您的 品牌规范 进行定制，并借助我们的 AI 手册创建器，把任何手册变成视频演示，从而节省撰写手册的数小时。

什么是手册模板？您需要哪一种？

手册是一份供人查阅以正确完成某项事情的文档：操作机器、使用软件、遵循流程或学习一项工作。手册模板则是其背后的可复用结构，涵盖让一份手册看起来像下一份手册的各个部分、前置信息以及约定规范。

更难的问题是：您正在撰写的是哪一种手册。因为“手册”这个词至少涵盖八种不同文档，它们面向的读者不同、生命周期不同、法律分量也不同。网页应用的用户手册与工业设备的操作手册，除了名字之外几乎没有共同点。

弄错代价很具体：它不会产出一份“糟糕”的文档，而是产出一份试图同时成为四种手册的文档——这正是下文描述的失败模式。

由两位签署人签署的手册，并不算“一份手册”

下面是测试方法，大约一分钟就能完成。

列出所有需要批准您手册变更的人。不是让他们“审阅”。而是让他们“批准”，也就是：没有他们的批准，文档就无法重新发布。

如果这份名单只有一个名字，那么您就只有一份手册。如果有四个名字，那么您就有四份手册——有人把它们装订在一起，而装订本身正是导致它们都无法保持最新的原因。

机制很简单，而且会彻底击败良好意图。由不同人拥有的内容会以不同的速度变化。安全声明很少变动，需要合规。操作说明每个版本都会变动，需要产品支持。故障排查每周都可能更新，需要服务团队。把它们绑成一份文档后，最便宜的那种变更就会继承最慢的审批路径，于是九页的修复要等两百页的评审。

参与其中的每个人在每一步都表现得很合理，但手册仍然会过时。这就是这种失败如此常见的原因：没有人做错任何事。

因此，任何手册项目的第一个决策都不是模板。真正要决定的是：有多少份手册，而答案取决于签署人数量。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）栏目

从主导航进入“Templates（模板）”栏目。

步骤 2：选择并打开一个模板

点击任意您想要使用的模板，将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，展开模板视图以便清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“Edit（编辑）”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标，并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“Save（保存）”，将更新后的模板存为您自己的模板。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，打开“Preview（预览）”。

在预览界面中，如有需要，您还可以继续直接进行调整，确保模板呈现得与您期望完全一致。

借助 Trupeer 的手册模板，您可以：

• 节省撰写时间：跳过空白页，直接使用适用于任意手册类型的成熟结构。

• 覆盖所有使用场景：用户手册、培训、运营、说明与政策模板一应俱全。

• 保持品牌一致性：使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体与颜色。

• 降低支持工作量：清晰的手册帮助用户自助解决问题——减少工单与返工。

• 添加视频教程：为难以用文字解释的步骤嵌入视频。

• 触达全球用户：一键将手册翻译为 65+ 种语言。

手册类型、每份由谁签署，以及它们多久会更新

向下阅读“批准”这一列。几乎每一家认为自己“手册有问题”的组织，实际上都把这三份或四份内容混在了一起。

最常被错误合并的两行是培训手册与用户手册。它们的读者在做不同的事：一个是在远离任务的地方学习，另一个则卡在任务的中间。兼顾两者的文档既太长，无法查阅；又太浅，无法真正学到。

免费手册模板：每份手册都共享的结构

无论您在撰写哪种类型，前置信息都相同，而且是大多数草稿会跳过的部分。请从这里复制。

标题及其涵盖内容。适用的产品、版本或流程要写得足够精确，让读者拿到略有不同的版本时知道该停下。

适用对象。角色以及默认的起始知识。“面向受过培训的操作员”和“面向首次使用者”会生成完全不同的文档，读者应能在五秒内判断自己拿到的是哪一种。

负责人和批准人。每项各写一个名字。如果这两项不是同一人，请注明，因为正是这种差异决定了变更速度。

版本与日期。版本号、发出日期，以及相较于上一版的变更内容，用一行概括。

安全与限制。仅在工作存在风险时才需要，并且应放在说明之前，而不是放在附录中。

如何使用本手册。两到三行：是通读还是按需查阅？索引在哪里？如果不覆盖您的情况该怎么办。

正文。特定类型的部分，并根据您在上面选择的那一行进行结构化。

如果这些内容仍无法帮助怎么办。给出明确的路径，而不是一个通用的支持地址。

复制到这里。版本行以及这两个名字字段，是区分手册与普通文档的关键，也是有人赶时间时最先会被删掉的内容。

如何拆分一份已经写好的手册

大多数人打开这页时手里已经有一份现成文档，而不是空白页，所以这比模板更重要。

打印出来，或打开目录页。对每个章节写一个名字：谁必须批准对这部分内容的变更。不是谁写的。

按这个名字把章节分组。这些分组就是您的手册。实际操作中，您通常会发现三到四组，以及一个无人认领的孤立章节；而孤立章节往往早就已经过时。

按“最伤”的顺序拆分——这几乎总是指：在等待最慢审批人的同时，变化最多的那部分内容。价值就在这里，通常也是被合规审批困住的操作或故障排查内容。

拆分时不要重写。保持文本不变地移动、重新发布，然后在之后修正内容。拆分与重写同时进行，往往会让这些项目在 40% 时卡住并被放弃。

在每份文档中保留交叉引用，指向其他文档，因为您的读者仍会把它当作“一份手册”，并且永远都会这样。

一份花了十一周才能改动九页的手册

Kilnmore Systems 为酒店和医院生产商用洗衣设备。每台机器随附一份《操作与维护手册》，长达一百四十八页。

其中包含：由工程部门批准的安装说明、由合规部门批准的安全警告与符合性声明、由产品部门撰写的操作说明、同样来自产品部门的清洁计划、由服务团队提供的故障排查、由供应链提供的备件清单，以及由法务提供的保修条款。七位贡献者、四位批准人、一份 PDF。

2024 年，一次固件发布改变了操作菜单。手册中大约九页内容变得不正确。

更新这九页意味着要重新发布整份文档，而重新发布又触发了完整的合规评审，因为符合性声明被绑定在同一个文件里。那次评审花了十一周。

在这十一周里，大约三百四十台机器发货时，其手册中的操作部分与机器并不匹配。关于菜单的服务呼叫从每月大约四次上升到大约三十次，并持续了两个季度。按每次约八十五英镑计算，这大约有一百六十次可避免的呼叫，总计不到一万四千英镑——还未计算这对上线造成的影响。

手册里没有任何内容写得很糟。文档准确、详尽且制作精良。问题在于它无法以低成本进行修改，而无法低成本修改的文档，在其大部分生命周期里都会是错误的。

解决方案是结构性的：按批准人拆分成四份文档——由合规部门负责的安装与安全、由产品部门负责的操作指南、由服务团队负责的服务与故障排查、由供应链与法务负责的备件与保修。它们之间保留交叉引用，并附上一张列出四份文档的统一封面页。

下一次固件发布时，操作指南在四天内完成更新并重新发布。合规文件没有被动，因为其中没有任何内容发生变化。

如何编写人们真正会打开的手册

先写目录页，并把它展示给将要使用手册的人。很多结构性错误会在那次沟通中暴露出来，而在任何写作被浪费之前就能发现。

先写读者最可能需要的那一节，而不是按逻辑顺序最靠前的那一节。在大多数手册中，这两者并不相同；并且，后续的排序几乎从不等同于读者问题的排序方式。

用读者的措辞来做标题。人们会为“正在发生在自己身上的事情”去搜索手册，而不是为“负责某个子系统的名称”去搜索。

只有在顺序确实重要时才给步骤编号。编号列表暗示存在序列，而读者会遵循隐含的序列——即使它们是错的。

把每条警告都放在适用步骤的紧前方。前置的“警告”章节是法律性产物，而不是指令；它只会被阅读一次，之后就不会再被翻回来看。

通过让一个人使用手册、但不提供帮助来测试。每一次犹豫都是缺陷。这个过程只需四十分钟，却能发现超过三轮评审的问题。

手册模板中应该包含哪些内容？

至少包括：涵盖内容是什么、适用对象是谁、负责人和批准人、带日期的版本信息、针对读者情境结构化的正文，以及当手册无法回答问题时的明确路径（而不是泛泛的支持入口）。

除此之外的内容都取决于具体类型。软件用户手册需要截图和便于搜索的结构。操作手册需要把警告嵌入到对应步骤中，还需要维护计划与符合性信息。培训手册需要学习目标以及检查读者是否理解的方法，而其他类型的手册根本不需要这些。

人们最常漏掉、且不应该漏掉的字段，是批准人的名字——原因正是本页所讲的全部内容。

软件与网页应用的用户手册模板

软件手册有一个其他类型没有的特点：产品在文档之下持续变化，因此您写下的任何内容都会从发布当天开始“逐渐过期”。

这就意味着三点。第一，按任务来组织结构，而不是按菜单来组织，因为菜单会被重新编排，而任务不会。第二，确保每个主题足够短，便于单独更新——这意味着应是一组可搜索的文章，而不是一份被绑定在一起的文档。第三，不要截取任何经常变化的内容截图——用控件名称替代“展示它位于哪里”。

尤其是对于网页应用，手册在很大程度上已被应用内帮助与可搜索的帮助中心所取代，把它当作可下载的 PDF 通常是个错误。相关结构可以在我们的 知识库文章模板 中找到，它对“版本管理”问题的处理通常比手册模板更好。

如果您确实需要一份单独的文档（用于采购、无障碍合规，或要求提供给企业客户的场景），请从这些文章生成，而不是单独维护。

培训手册模板与用户手册的区别

培训手册通常会被一次性、按顺序阅读：读者在远离实际工作时学习，而此时他还不能真正完成这项工作。用户手册则是在工作现场按需查阅：读者大多已经能做，只是需要查证。

这一个关键差异几乎改变了一切。培训手册需要背景信息、带练的示例以及检查理解程度的方法。用户手册需要可查找性与简洁性，而其中的背景信息反而会成为噪音。

因此，您无法通过在用户手册前加一个“引言”来制作培训手册——大多数尝试都停留在这种做法上。正确做法是：先写用户手册，再围绕它撰写培训手册，并向外引用而不是重复内容。

我们的 客户服务培训手册模板 会针对某一项功能对培训部分进行详细覆盖，并且相同结构也可适配到其他功能。

设备与受监管工作的操作手册模板

操作手册的分量比其他类型更重。若设备受机械、压力、电气或医疗器械等法规约束，那么手册属于产品合规的一部分，而不是关于设备的普通文档。内容、语言、保留方式以及其中包含的符合性信息都可能被明确规定。

在您开始之前，值得先了解一些实际后果。手册通常必须以使用所在国家/地区的语言提供，这使得翻译成为合规问题，而不是“可选项”。警告必须放在对应步骤旁边，措辞也可能被规定。需要保留哪些版本随哪些序列号发货的记录，可能要持续多年。并且，设备的任何改动都可能要求手册重新发布并重新评估。

以上内容都不构成法律建议，且具体要求会因司法辖区与产品类别而不同。在发布前，请让您的合规职能或外部专家确认适用范围；并将经合规批准的内容保存在其独立文档中，避免一次常规的操作变更把它又拖回评审流程。

我可以用 Word、Canva 或 Google Docs 获取手册模板吗？

Word 适合用于打印或以 PDF 形式交付的长篇手册，因为它能处理编号章节、交叉引用以及自动生成的目录页——这三项内容在超过三十页之后就会变得很麻烦。

Google Docs 适合协作撰写并在线阅读的手册，评论线程在评审过程中确实很有用。但当文档变得很长时会显得不太方便，因此它更适合培训手册与短用户指南，而不是两百页的操作手册。

Canva 适合那些外观本身就承载部分含义的手册：快速入门指南、单页操作说明、任何会被张贴在墙上的内容。对于包含上百个交叉引用的文档，Canva 并不是合适的工具。

请根据长度与交付场景来选择，而不是按偏好来选。无论您选择哪种工具，都要确保经合规批准的内容放在批准人可以签署的地方——通常这并不与其他内容所在位置相同。

如何在不进行重写项目的情况下保持手册最新

拆分文档可以解决审批问题，但无法解决撰写问题：更新手册意味着有人要对自己已经熟悉的步骤进行截图、裁剪和重写，而这项工作永远赢不过任何紧急事项。

Trupeer AI 能移除其中的大部分成本。无论是谁掌握当前流程，都只需录制一次自己如何操作，输出就是已排版好的手册章节，其中步骤与图片都已就位，随时可编辑而不是从头撰写。原本九页的操作变更，可能只需要一个下午。

记录它。打造品牌。翻译它。用 Trupeer 来做。

我们的 手册创建器 就是为此而构建的，同一段录制还能生成用于培训的视频，以及用于您的 知识库 的文档，并保持一致的品牌呈现。这里的翻译比大多数文档更重要，因为对于跨境销售的设备而言，本地语言版本往往是要求而不是礼貌。设置说明位于 文档模板设置指南 中。

常见问题

Word 里有免费的逐步用户指南模板吗？

上面的前置信息结构可以直接粘贴到 Word 中，并作为任何手册类型的“外壳”。对于逐步指南的正文部分，请把每一步控制在一个动作及其预期结果上，并在拆分为第二个主题之前大约控制在九步左右。没有门槛下载，也没有表单。

Word 里有免费的培训手册模板吗？

使用相同的前置信息结构，然后围绕读者将能够完成的内容来组织正文，而不是围绕产品功能。先写学习目标，再给出带练示例，然后是练习，最后是检查。Word 适合这种方式，因为培训手册通常会按顺序阅读，而且经常会被打印。

Canva 有用户手册模板吗？

Canva 很适合短小的视觉型手册：快速入门单页、单页操作说明、任何可以被固定张贴的内容。把本页的前置信息字段拿过来并排版即可。对于任何需要目录页或交叉引用的较长内容，请改用 Word 或 Google Docs。

Google Docs 有用户手册模板吗？

把上面的结构复制到一个 Google 文档中，并将其保存到您的团队驱动器中作为模板。它适合协作起草与在线阅读，评审评论也是一个真正的优势。注意文档长度，因为 Docs 在非常长的手册上会变慢且难以使用。

手册、指南和 SOP 之间有什么区别？

手册是全面的，涵盖整个产品或工作。指南是从开始到结束讲解一个任务。SOP 是您组织如何执行某件事的权威流程，面向的是内部合规，而不是给读者用来学习。手册里经常包含指南。SOP 则是并列存在而不是嵌入其中，因为它们由不同的人批准。

手册应该有多长？

只要它的类型所要求的长度即可——但这不是一个有用的答案，所以这里给出更好的判断标准。任何无法在一周内更新的手册都太长，因为它就不会被更新。这通常意味着应该拆分，而不是删减内容。

谁应该撰写手册？

谁做了这项工作，就由谁来撰写；由谁拥有该文档，就由谁来编辑。完全由文档职能部门基于访谈撰写的手册往往结构良好，但细节上也常常会微妙地不准确；而完全由一线实践者撰写的手册往往准确却难以使用。两者结合才是有效的方式。

手册应该多久评审一次？

以触发条件为准，而不是按固定排期。当它描述的事物发生变化时，当支持或服务模式表明手册正在失效时，当法规发生变化时，以及当负责人离职时。日历式评审往往会在“什么都没变”的时候到来，从而错过真正发生变化的时刻。