Kaizen 推动了世界上一些最成功的运营变革。使用 Trupeer，您可以通过先从免费的 Kaizen 方法模板开始，节省 Kaizen 文档编写的数小时；再用您的 品牌规范 进行定制；并将 Kaizen 的成果转化为视频更新，推动整个团队的采用。

什么是 Kaizen 方法？Kaizen 模板又能做什么？

Kaizen 是由小改进构成的持续改进：由实际在做这项工作的人提出并执行，而不是由项目团队来完成。规模是有意为之的：一项 Kaizen 应该是本周由一个人或一个班次就能改变的事情，而不是带预算的项目计划。

Kaizen 模板就是用来记录这些变化的表单。它的职责很聚焦。用大约五分钟的书写把一次改进变得可见，这样就能复制到其他工位、班次或地点；同时，让提出改进的人获得认可。

如果填写表单所需的时间比完成改进所用的时间还长，那么这份表单就不会被填写。接下来大部分内容都源于这一限制。

为什么大多数 Kaizen 项目会在第六个月前后崩塌

这种模式足够稳定，因而可以预测。启动时张贴海报。第一月涌入大量想法。每月开一次委员会会议，每次处理少量事项。积压增长得比清理更快。第四个月开始提交减少，到第九个月时，一个在技术上“存在”的项目却没有任何产出。

通常的诊断是：人们失去了兴趣，或者奖励太小。但这两点都不对。人们会看着自己的想法被搁置，得出“提交没意义”的结论，然后就停止了。限制从来不在于想法生成，而在于闭环。

这对模板设计很关键，因为大多数 Kaizen 表单是为了“被评审”而构建的。它们会在任何事情发生之前就要求填写预计节省、主管签名和分类；而一份“被评审”的表单，会制造出摧毁项目的排队队列。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）

从主导航进入“模板”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要处理的模板以打开它。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，请展开模板视图，以便清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑（Edit）”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的版块

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“保存（Save）”，将更新后的模板存为您自己的版本。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，请打开“预览（Preview）”。

在预览界面中，如有需要，您还可以继续直接进行调整，确保模板呈现得与您想要的完全一致。

使用 Kaizen 方法模板，您可以：

• 节省促成（facilitation）时间：跳过空白页，使用为 Kaizen 构建的结构。

• 快速推动小胜利：内置字段用于捕获并跟踪每一次改进。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体和颜色。

• 叠加式改进：将 Kaizen 成果转化为视频更新，用于分享学习收获。

• 跨团队标准化：为每一次 Kaizen 活动使用同一模板。

• 覆盖全球团队：一键将 Kaizen 文档翻译为 65+ 种语言。

Kaizen 模板规则：记录一次变化，而不是提出请求

决定一个 Kaizen 项目能否存活的唯一决策，是表单是在变化发生之前还是之后被填写。

如果在变化发生之前填写，表单就是一项请求。它会带来一个决策、一个队列、一次等待以及更高的拒绝率。您构建出来的是一个建议箱。

如果在变化发生之后填写，表单就是一份记录。改进已经存在，没有人正在等待；表单的职责就变成了把一个好主意“横向复制”，而不是决定它是否被允许。

任何车间现场或办公室里的大多数改进都足够小、成本足够低、可逆性足够强，因此“许可”只是形式，没人会拒绝。让人们为这种形式排队，才是能量消耗的来源。

因此，这个模板有两种表单：用于记录已经完成的变化的记录卡（应当承载绝大多数内容）；以及用于少数确实需要决策的提案表单——并且刻意保持得很小，以便推进得更快。

如何在 Kaizen 模板中设置“现在就做（do-it-now）”的阈值

记录卡只有在大家清楚知道何时可以使用时才有效。模糊的许可等同于没有许可；当第一次有人因为未经询问就擅自行动而被批评时，对所有人来说这条“通道”就会关闭。

请把阈值写成必须全部为真的条件，发布出来，并让原本会批准的人在其上签字。

一个可行的起始集合：材料成本低于 [50]；单人时间少于 [2] 小时；在一个班次内可撤销；仅影响您自己的区域；并且不涉及下方排除列表中的任何内容。精确数字并不如“把它写下来”以及“主管提前同意”这两点重要。

任何不满足上述条件的内容，都进入提案表单。这不是惩罚，只是换到另一条速度不同的通道。

“现在就做”通道中绝不能出现什么

这份清单不是可选项，也是其余方法之所以安全的原因。

任何涉及机器防护、隔离与锁定（lockout）、个人防护装备（PPE）、紧急停止（emergency stops）或风险评估中命名的任何控制项的内容都不行。任何会改变产品规格、已验证流程、校准（calibration）或任何由客户或监管批准覆盖的内容都不行。任何会影响消防、电气或压力系统的内容都不行。任何会改变其他团队从您这里获得内容的内容都不行。

这些领域的改进仍然欢迎。它们需要通过提案表单以及您现有的变更控制流程，因为“现在就做”通道的意义在于：它覆盖的是“做错也不贵”的改动。

如果您的站点在受监管的质量体系下运作，请在项目上线前，让质量经理和安全负责人以书面形式批准阈值和这份排除清单。任何悄悄绕过变更控制的 Kaizen 方案，都将在下一次审核中被发现。

免费 Kaizen 模板：可复制的四字段记录卡

适用于阈值范围内、已经完成的改进。四个字段，站着填，五分钟内完成。

它原本是什么。用一句话说明改进前工作是如何完成的。照片比一句话更好，而且耗时更少。

现在是什么。用一句话说明发生了什么变化。同样，使用照片。

为什么更好。从以下选一个：更安全、更快、走动更少、等待更少、错误更少、材料更少、更容易学习。不要要求填写节省金额。操作人员无法计算；编造的数字比没有更糟。该字段存在的目的，是用来给你试图避免创建的队列进行排序。

谁以及何时。写明姓名和日期。这是认可（credit），比任何奖励机制都更重要。

就这么简单。若您有多个区域或产线，请再加一行用于填写区域或产线编号，然后就停止。每增加一个字段都会减少提交量；卡片的价值在于数量与可见性，而不是任何单条记录的完整度。

阈值以上改进的 Kaizen 提案表单

适用于不满足阈值或落入排除清单的任何内容。六个字段。

问题（作为观察）。发生了什么、多久发生一次、以及您如何知道。不是把解决方案穿上“问题”的外衣。

当前状况。今天这项工作看起来是什么样的；如存在数字，请一并填写。

拟议变更。您想做什么。

目标状况。改进之后工作会是什么样的，以及您将如何判断它是否有效。

它需要什么。成本、时间、停机时间（downtime）、还会影响到谁，以及它会触发哪些批准。

负责人和决策日期。写明负责人姓名以及他们将在何时前给出答复；提交时达成一致。

最后这个字段是人们最容易漏掉的，也是让通道保持诚实的关键。没有决策日期的提案会重新回到积压队列中，而正是这个队列摧毁了上一个项目。

Kaizen 模板格式对比：记录卡、A3 和 Kaizen 看板

最常见的错误是默认就去做 A3。A3 是用于“原因存在争议”的问题的思考工具。大多数 Kaizen 并不是这种情况；把一个四字段的改进强行塞进 A3，最终会让一条五分钟的记录变成一个为期两周、没人能完成的项目。

一个 Kaizen 示例：214 个想法之后项目停止了

Arclow Components 是一家二级汽车供应商，拥有两座工厂和四百二十名员工。它在一月启动了一个 Kaizen 项目。

该表单有十一项字段，提交前需要主管签名，并填写预计的年度节省；同时还会把内容提交给每月开会的 Kaizen 委员会。第一个月共收到两百一十四份提交。

委员会每次会议大约处理十五份左右。到四月时，积压已超过一百八十份；从提交到任何答复的中位时间为七十一天。六月提交降至十九份，九月降至四份。

事后复盘发现两件事。第一是等待。被问到为什么停止时，操作人员根本没有提到奖励。他们描述的是：看着自己的卡片在看板上放了两个月，然后得出显而易见的结论。

第二是“节省”字段。大约 60% 的表单要么留空，要么填了编造的数字，因为机器操作员无法计算把一个料箱移动三米的年度价值。委员会用这个字段来排序优先级，因此没有数字的想法会沉下去；而那些沉下去的，往往是不花钱的小型人体工学与走动距离类修正——本来只需要一个下午就能完成。

重新启动后，通道被拆分：材料成本低于五十美元、少于两小时、可逆、仅限自有区域、不在排除清单中——做出改动，然后填写四字段卡片。其他所有内容都进入提案表单；委员会的公开队列上限为十二项，这意味着在某个事项闭环之前，不会接受任何新的内容。

第二年，他们记录了三百四十次 Kaizen。其中三百零六次是“做了并记录”，从未触及委员会。剩下的三十四次通过提案通道，决策的中位时间为九天；仅靠这个上限就达成了效果。每月提交量保持大致平稳，而不是崩塌。

关于想法本身，没有任何变化。变化在于：其中大多数想法不再需要任何人的许可。

5 条主要 Kaizen 原则是什么？

通常会把它们概括为：了解客户、让流程顺畅流动、去现场（gemba）、赋能员工、保持透明。用这种方式表述，它们就是口号；因此下面是每一条对模板提出的要求。了解客户意味着记录卡要写明受益者是谁。让流程顺畅流动意味着改进要先瞄准等待与走动，而不是先瞄准速度。去现场意味着表单在工作发生的地方填写，而不是在办公桌前填写。赋能员工对应“现在就做”的阈值。保持透明意味着看板上展示已记录了什么、哪些已经闭环。

如果您的模板不支持以上任何一条，那它就只是一个建议表单。

如何使用此模板开展 Kaizen 活动

Kaizen 活动是对某个流程进行的集中推进，通常为两到五天；由跨职能团队参与，并且在这一周内拥有改变事情的权限，而不是等到之后再做。

在活动开始时只使用一次提案表单，用于定义整个流程的目标状况；然后在活动本身中用记录卡来推进，因为在活动期间阈值实际上被“抬高”了。活动进行时，把卡片逐步贴到墙上收集。

失败的模式是把活动当成“项目本身”，而不是把它当作加速器。一个站点一年做四次活动，中间什么都不做，这其实是在做带着 Kaizen 标签的项目工作。如果日常改进的频率在一个月内回到之前的水平，说明活动改变了流程，但没有改变习惯。

闭环率：告诉你 Kaizen 还活着的那个数字

每月统计两件事。已记录（Recorded）：表示对已经完成的改进提交了卡片。已闭环（Closed）：表示提案无论结果如何都已做出决策。

健康的项目会有较大的已记录数量，以及较小且快速流动的提案队列。不健康的项目会出现队列不断增长、已记录数量下降；这种模式会在提交量明显崩塌前两到三个月出现，这也使它成为您能收到的最早预警。

不要衡量节省金额。关于小改进的数字往往是“在估算之上再估算”，它们的产出时间比改进本身更长；而收集这些数字又会重新引入抑制提交的字段。请衡量参与度与闭环情况，并对一部分改进做耐久性审计。

我能在 Excel、Word 或 PDF 中获取 Kaizen 模板吗？

Excel 适合用于日志（log），也就是运行中的列表：包含每一条已记录与拟议的 Kaizen 及其日期、负责人和状态；这正是闭环率可计算的原因。Word 或打印卡片适合用于记录卡本身，因为它需要在机器旁手工填写。

PDF 适合用于固定在看板上的版本，但不适合用于任何您希望以数字方式完成的内容。最常见的结构性错误是把整个项目都放进一个电子表格里；这会悄悄把提交推回到办公桌上，并远离实际工作的现场。

如何把 Kaizen 改进标准化，让它真正落地

没有写入标准的改进会回退，通常在大约六周内发生；并且当提出改进的人休假时，情况总会发生。这一步是大多数项目会跳过的；它也是“三百次已记录的 Kaizen”与“三百次改进”之间的差异。

标准化意味着新的做法会在实际培训所依据的任何文件中替换旧做法：站点的 作业指导书（work instruction）、SOP 或 工位辅助文件（job aid）。如果改进改变了任务的执行方式，但没有更新任何文件，那么这项 Kaizen 就没有完成。

Trupeer AI 让这一步快到足以真正发生。只需记录一次新的方法，您就会获得逐步指南、用于班组简报的教学视频，以及用于您 知识库 的文档——并且全部使用您自己的品牌风格。因此，更新标准只需几分钟，而不会变成“没人有时间做”的工作。

记录它。打造品牌。翻译它。用 Trupeer 来实现它。

对于多语言站点而言，这一点比听起来更重要。翻译意味着更新后的标准会传达到每个班次中、传达到他们所阅读的语言里；而这往往正是一个优秀改进停止扩散的地方。指南（Guides） 和 培训视频（training videos） 覆盖简报侧的内容。设置说明在 文档模板设置指南 中。

Kaizen 模板中应该省略什么

上文所述的预计节省金额。若财务需要数字，请让财务对一个季度样本进行评估，而不是要求每位操作人员猜测。

分类与分类代码。它们帮助某人在之后分析项目，但它们会在现在增加提交负担。请在日志阶段添加它们。

记录卡上的审批签名。签名会把记录重新变成请求；而这个模板存在的目的，就是避免这种情况。

根因分析字段。如果一个问题需要做根因分析，那它就不是 Kaizen，而是 A3 或纠正措施（corrective action）；把它们混在一起会导致两者都做得很糟。

常见问题解答

Excel 中有免费的 Kaizen 方法模板吗？

Excel 适合用于日志，而不是用于卡片。创建一个工作表，包含日期、姓名、区域、通道、一行描述、状态和闭环日期等列。这个工作表就是用来生成您的闭环率的。请把记录卡本身保留在工作站的纸面上，因为需要走到电脑前才能填写的卡片，就不会被填写。

什么是 Kaizen 格式？Excel 中是否有可免费下载的 Kaizen 格式？

Kaizen 格式是车间里对“一页表单”的通用叫法，尤其在制造业中。人们通常想要的是记录卡；上面提到的四字段版本就是完整内容。请在 Excel 或 Word 中按适合您看板的尺寸制作，然后打印出来，而不是分发文件。

Word 中有免费的 Kaizen 方法模板吗？

上面的记录卡和提案表单都被设计为可直接粘贴到 Word 并打印。没有“门槛式下载”，这也意味着您与结构之间没有任何表单。若可以，请把卡片控制在 A5 的一侧，因为尺寸会提示完成所需的时间。

是否有免费的 Kaizen 格式 PDF 可下载？

在您设置好阈值数字和排除清单之后再导出您自己的版本，因为这些内容是站点特定的，通用 PDF 无法携带它们。PDF 是适合固定在 Kaizen 看板上的副本格式；而对于仍需调整的任何内容，PDF 则不合适。

我能免费下载 Kaizen 模板吗？

记录卡、提案表单、阈值条件以及排除清单都是免费的且不受限制。使用它们、修改数字，并以您自己的名义把它们放入您自己的系统中，无需署名归属。

Kaizen 和 5S 有什么区别？

5S 是一种用于组织工作空间的特定方法：整理（sort）、整顿（set in order）、清扫（shine）、标准化（standardise）和维持（sustain），它通常也是站点从哪里开始的地方。Kaizen 是更广泛的持续小改进习惯，其中 5S 的工作只是其中一种。许多站点会进行 5S 审核，并把由此产生的修正称为 Kaizen；只要改进日志仍保持为一份列表即可。我们的 5S 流程改进模板 会专门覆盖这种方法。

Kaizen 与纠正措施（corrective action）有什么不同？

纠正措施是对“出了问题”的回应，通常是强制性的、可追溯的，并且会以正式方式闭环。Kaizen 则是对“运行良好”的改进，属于自愿行为。请把它们放在不同的系统中。把纠正措施记录成 Kaizen 会夸大数字；更严重的是，这意味着一个必须修复的问题可能会被悄悄降优先级。

一个团队应该提交多少条 Kaizen？

常见目标是每人每月一条；一旦“现在就做”通道存在，这个目标就可以实现，而在此之前则不现实。请把参与率作为更好的衡量标准：也就是本季度至少提交过任何内容的人占比。十个人各提交一条，比一个人提交十条的项目更健康。

在此模板下，谁来批准 Kaizen？

在阈值范围内：没有人。这就是关键。超过阈值：由提案表单中指定的负责人负责，并在提交时同意的决策日期前给出答复。如果您的组织无法接受“没有审批人”的通道，请把阈值设置得非常低，先运行一个季度，并在提高阈值之前展示结果。