员工离职的方式和他们入职的方式同样重要。使用 Trupeer，您可以从免费的员工离职交接模板开始，结合您的 品牌规范 进行定制，并将离职流程制作成面向人力资源、IT 和管理者的视频演示，从而节省数小时的离职文档编写时间。

离职交接通常会在两个方向上失败：要么在第一天就切断访问权限，导致没人知道月末流程如何运作；要么在六周内保留完整访问权限，最终对方带着所有仍未关闭的内容离开。

问题在于三项独立的截止期限同时运行、彼此拉扯。该模板将它们视为三条并行轨道，而不是一份清单。

下载离职交接模板

免费、可编辑、无水印。Excel 是主要工作文件，因为离职交接是跨三个团队的协同问题。

如何在 Trupeer 中定制此模板

步骤 1：打开模板版块

从主导航进入“模板”版块。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要处理的模板以将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，可展开模板视图以清晰查看完整布局和详细信息。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的定制模板

完成所有必要更改后，点击“保存”，将更新后的模板存为您的专属版本。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看定制模板的效果时，打开“预览”。

在预览界面中，如有需要，您仍可直接继续调整，确保模板呈现效果与您的预期完全一致。

使用员工离职交接模板，您可以：

• 节省协同时间：跳过空白页面，使用为人力资源交接场景搭建的结构。

• 保护公司知识：内置的知识交接步骤可防止员工离开后知识流失。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体和颜色。

• 降低安全风险：清晰的访问移除流程可保护公司系统安全。

• 让每次离职交接标准化：对每一种离职类型使用同一套模板。

• 覆盖全球团队：一键将离职文档翻译为 65+ 种语言。

三组时钟

访问与知识这两组时钟之间存在直接张力。解决方案不是在两者之间妥协，而是对它们进行顺序编排：在通知期的上半段优先集中采集知识，然后分阶段逐步降低访问权限，而不是在最后一刻直接关闭。

法律时钟是那种一旦错过就会产生实际法律后果的时钟；当离职是友好协商时，它也最容易被遗忘。

访问时钟

离职交接中风险最高的部分，也是为什么安全公司会把这个关键词排在第一位。

必须撤销的内容。 邮箱与日历。单点登录与目录账号。所有 SaaS 工具（包括 IT 不直接管理的那些）。VPN 与远程访问。办公场地访问权限、钥匙与通行证。离职人员知晓的共享账号与服务账号密码。任何系统上的管理员权限。公司设备：笔记本、手机、硬件钥匙。云存储以及任何个人盘同步。代码仓库、部署访问权限与生产凭据。支付卡、费用账户与采购权限。客户系统以及任何客户端账号。实体文件以及锁柜中的任何物品。

最容易被忽略的两类。影子 IT：指离职人员用公司卡注册过、但 IT 从未知晓的工具。以及共享凭据：撤销某一个人的访问意味着要轮换多个人共同使用的密码，而这周五通常没人愿意做。

分阶段撤销。不要在最后一刻“一刀切”，而是分阶段移除：尽早撤销管理员权限与生产访问权限，因为这两项风险最大，交接时也很少需要。接着处理面向客户的系统。最后一天再处理通用工具与邮箱。

对于非自愿离职，上述所有操作都应立即进行，通常甚至在沟通之前完成。这不是“疑神疑鬼”，而是标准做法；同时清单也为此提供了单独的路径。

知识时钟

需要最多时间、却得到最少关注的那一组。

在离职人员的最后一周完成知识交接，产出的文档往往是在时间压力下由“心已离开”的人匆忙写就。应从通知期的第一周开始着手：此时他们仍在意、也仍记得。

真正需要被记录的内容，按丢失后造成的痛点程度排序：

• 未被记录的流程。只有他们才会做的事情，通常是每月或每季度一次，而从未有人写下来。

• 关键关系。真正决定客户走向的联系人是谁；哪些供应商会在截止期限上“通融”；以及需要联系银行时找谁。

• 例外情况。账单开票方式不同的账户、需要手动修正的报表、以及在月末最后一个工作日就会失败的系统。

• 进行中的工作。哪些事项仍在进行、当前状态如何、接下来会发生什么。

• 访问权限与凭据：团队将来可能需要的任何内容。

• 事物所在位置。文件、文件夹、系统，以及桌面上那份决定整个流程的电子表格。

最后一项比它应该出现的频率更高。请直接问：团队是否依赖某些只存在于你个人电脑上的内容，而不是共享位置？

法律与薪资时钟

固定截止期限、真实后果，以及在离职是友好协商时最可能被“随意对待”的那条轨道。

最终薪酬：包括未结清的工资、已累积但未休的假期、任何合同奖金或佣金，以及依法可扣除的项目。时间由法律规定并因司法辖区而异，在某些地方还会按州进一步区分。

法定文件。在英国，这包括 P45。在美国，这包括最终工资结算单，以及在适用情况下的 COBRA 通知。其他地区要求又会不同，因此本节需要进行本地核查，而不是套用模板答案。

福利终止及任何继续权利。养老金通知。若适用且可执行的偿还条款，则需归还任何搬迁或培训成本。存在的情况下，以书面形式确认竞业限制等限制性条款。解释参考政策。

在一开始就以书面形式获取薪资部门的截止期限。薪资截点非常严格，错过一个就会把一次本应顺利的离职变成投诉。

自愿还是非自愿

流程中最关键的分支之一，而大多数模板都会忽略它。

从右侧栏的经验可以看出：非自愿离职根本不会给您留出知识交接窗口。唯一的防御是依赖已经存在的文档——这也是为什么应持续采集关键流程，而不是等到离职时才开始。

离职交接清单

收到通知后

通知期内

最后一周

离职后

一份可执行的时间线

情景。运营分析师在提前四周通知的情况下辞职。月度对账流程的唯一负责人，并且是两家供应商的主要联系人。

注意第三周。由继任者运行流程，离职人员在旁观，而不是反过来。旁观他人完成任务所学到的远不如在对方可随时纠正您的情况下一起完成；而第三周也是最后一周，纠正仍然可行。

交接文档

离职人员需要产出的内容，也是最容易被匆忙赶工的交付物。

“例外情况”章节是最有价值的，也是最容易被遗漏的，因为它看起来像是在承认事情并不井然。请直接索要这一部分。

离职面谈

值得做，而且要做得认真，而不是走过场。

• 安排在最后一周，而不是最后一天；此时他们更专注于离开。

• 由人力资源来进行，别让管理者来。人们不会告诉自己的管理者：管理者才是原因。

• 询问决策过程，而不仅是目的地。你最早是什么时候开始考虑离职的？当时发生了什么。

• 询问是什么能让他们留下。答案往往比人们想象的要小。

• 询问下一位需要知道什么。这往往是整场对话中最有用的问题。

• 不要辩护。目的在于获取信息，而不是达成解决方案。

• 按季度汇总主题。一次离职面谈只是一个轶事；五次且主题相同才算发现。

对于解雇，建议跳过：通常不合适，且偶尔在法律上也不明智。

离职交接邮件

大多数流程都需要四封。

确认辞职。确认最后工作日、通知期、接下来会发生什么，以及他们应就薪酬与福利向谁咨询。语气温和且基于事实。

内部公告。先与离职人员达成一致。说明他们将离开、时间安排、由谁接手职责，并感谢他们。除非他们希望写明原因，否则不写原因。

通知客户或供应商。以姓名引入新的联系人，确认衔接连续性，并给出交接日期。应在离职人员离开前发送，而不是离开后。

离职人员最后一天的说明。确认最终薪酬日期、他们将收到哪些文件以及何时收到、设备归还安排、参考政策，以及之后如何联系人力资源。最后这一封能避免大多数离职后的咨询。

模板套件包含以上四封邮件，并带有占位符。

访问撤销登记表

最重要的交付物只有一个：清单告诉您要做什么，而登记表证明您确实做了。

每个系统一行：系统名称、持有的访问级别、负责人、由谁撤销、日期、由谁核验。每个系统都要覆盖，包括 IT 不直接管理的那些。

先从您的工具清单中建立一次主列表，然后复用。每次离职都重新建立会导致遗漏，而遗漏通常总是同一类：用公司卡购买的 SaaS 工具、共享登录账号、以及客户自有的系统。

在离职后 24 小时内，由撤销者以外的人员进行核验。未经核验的撤销是访问审计中第二常见的问题，仅次于“根本没有发生撤销”。

入职与离职交接一起做

值得把它们作为同一个流程来构建，因为它们使用的是同一套工具清单，只是从相反的方向出发。

入职阶段分配的任何访问权限，都必须在离职阶段撤销。如果您的入职清单与访问撤销登记表不匹配，那么其中必有一项是错误的；通常是离职那份，因为分配会被记住，而撤销却不会。

维护一份统一的系统列表，并明确谁负责分配、谁负责撤销。这样入职与离职交接就变成同一份文档的两个视图：入职阶段新增的工具会自动同步到离职交接阶段。入职清单与计划模板 是另一半内容。

外包人员与自由职业者

经常被完全忽略，而且风险往往比员工更高，因为访问权限是非正式授予的，而没有人力资源流程在盯着结束日期。

在授予访问权限时就设置访问到期时间，并与合同结束日期绑定，而不是指望有人记得。将外包人员纳入访问登记表。离职时确认 IP 所有权并归还材料。并检查他们是否被授予了任何共享账号下的访问权限——这在短期合作中更常见。

校友与再雇用

如果处理得当，一次离职可能会变成未来的再雇用机会，或成为推荐来源。

如果您可能会再雇用他们，请明确留出可能性，因为人们通常不会主动假设这一点。根据您的数据保留政策，在合规且适当的情况下保留校友名单。并在员工档案中记录再雇用资格，同时写明理由。还要注意：最后两周的处理方式，会在多年后由当事人转述给其他人，从而影响他们对贵组织的看法。

如何构建您的离职交接流程

1. 先从入职阶段建立系统清单，因为它是同一份列表。

2. 将清单拆分为三条轨道，这样冲突会变得可见。

3. 将非自愿路径单独编写。它不是“同一流程换个时间点”。

4. 把知识采集前置到通知期上半段。

5. 为每项任务指定明确的角色，覆盖人力资源、IT、薪资、设施管理以及管理者。

6. 以书面形式获取薪资截止期限并放入清单。

7. 建立访问登记表并让核验成为某个人的职责。

8. 起草四封离职邮件，避免在时间压力下临时写。

9. 先执行，再复盘。前三次离职会帮您发现所有缺口。

10. 每年以及新增系统时复查。

最佳实践

• 在第 1、2 周进行知识采集，从不放到最后一周。

• 由继任者在离职人员旁观的情况下完成任务，而不是反过来。

• 访问权限分阶段下调：先处理管理员与生产权限。

• 访问登记表在 24 小时内由第二人完成核验。

• 将非自愿离职的情况作为单独路径进行文档化。

• 离职面谈由人力资源进行，而不是管理者。

• 按季度汇总主题，而不是逐条阅读。

• 入职与离职交接基于同一套系统清单构建。

• 包含外包人员，并在授予时设置到期时间。

• 公告措辞与离职人员协商一致。

常见错误

• 在第 1 天就切断所有访问权限，导致无法完成交接。

• 在最后一天之前一直保留所有访问权限，包括生产与管理员权限。

• 在最后一周才尝试进行知识交接。

• 交接文档写了，但继任者从未阅读。

• 共享凭据从未轮换。

• 忘记影子 IT，因为 IT 从未知道它的存在。

• 没有访问撤销登记表，因此没人能证明访问权限已被移除。

• 完全不包含外包人员。

• 在友好离职的情况下错过薪资截止期限，因为没人盯着。

• 离职面谈由离职人员正在离开的那位管理者进行。

• 将辞职与解雇使用同一套流程。

• 从未向继任者介绍关键联系人，导致关系从零开始重建。

在通知期结束前先记录他们知道的内容

在 Trupeer AI 中打开模板，应用您的 品牌套件，确保离职文档与您其他人力资源材料保持一致，然后直接编辑任意章节。设置说明在 模板指南 中。

交接文档通常是离职交接流程最容易出问题的地方：还剩四周的人被要求把自己已经连续三年每月执行的流程写下来，最后拿回来的往往只有六条要点，而这些要点只有对他们来说才说得通。然后他们离开了，而第一次有人真正运行该流程时，就是它第一次失败的时候。

让他们改为记录下来。Trupeer AI 把一段屏幕录制转成书面流程，并配上旁白 视频演示，录制顺序按实际工作发生的先后，而不是按他们记忆的顺序。相比写文档，它占用他们更少的时间——这在他们已经离开了一半的时候尤其重要；当季度版本轮到时，继任者还可以在第 3 个月再次观看。

翻译成 65+ 种语言以支持分布式团队，并将这一套保存在您的 知识库 中，这样下一次离职也能继续使用。知识交接 SOP 模板 覆盖更完整的流程。

记录它。打造品牌。翻译它。用 Trupeer 来做。

常见问题

Excel 里有免费的离职交接清单模板吗？

有，而且 Excel 是大多数团队使用的版本，因为离职交接是跨人力资源、IT、薪资和管理者的协同问题。它包含完整清单（含负责人和日期），并在单独的标签页中提供访问撤销登记表。

Excel 里有免费的离职交接清单模板吗？可以免费下载吗？

有。每种格式都可免费下载安装，不需要账号，也没有水印。

Word 里有离职交接清单模板吗？

有。Word 适合离职人员完成的交接文档，以及可打印清单。Excel 版本更适合跟踪，Word 版本适合任何由个人撰写的内容。

有免费的离职交接清单模板吗？

有。本页面上的所有内容都免费，包括清单、交接文档、离职面谈表、访问登记表以及四封离职邮件模板。

PDF 里有离职交接清单吗？

有：既有可打印清单，也有离职面谈表。完成后的时间线（worked timeline）也同样以 PDF 提供，这样您可以看到三条轨道如何并行运行。

是否有入职与离职交接清单模板？

有，而且应该一起构建。两份清单都使用同一套系统清单（从相反的方向出发），因此入职阶段分配的任何权限在离职阶段都必须撤销。如果两份列表不匹配，离职那份通常是不完整的。查看 入职清单与计划模板 获取另一半内容。

是否有离职交接交接模板？

有。它涵盖岗位概览、职责与继任者、带触发条件的定期任务、未被记录的流程、进行中的工作、关键联系人、系统与访问权限、文件存放位置以及已知例外情况。最后一节最有价值，也最常被留空。

是否有离职交接邮件模板（给员工的示例）？

有，共四封：确认辞职、内部公告、通知客户与供应商，以及最后一天的说明（确认薪酬日期、文件、设备归还与参考政策）。最后一封能避免大多数离职后的咨询。

什么是员工离职交接？

管理员工离职的流程：转移他们的知识与职责、撤销他们的访问权限、归还公司财产、完成最终薪酬与法定文件，并妥善关闭雇佣关系。

离职交接清单应包含哪些内容？

三条轨道上的任务。覆盖每个系统、设备与凭据的访问撤销。知识交接，包括交接文档与继任者简报。法律与薪资部分：涵盖最终薪酬、法定文件、福利与限制性条款。另加离职面谈、公告以及离职后的核验。

离职交接需要多久？

从收到通知的当天开始，并贯穿整个通知期运行。知识采集应放在前两周，而不是最后一周。离职后的任务（包括访问核验、法定文件与文件归档）可在之后持续最多 30 天。

辞职与解雇的离职交接有什么区别？

除了文书工作之外，几乎所有方面都不同。解雇通常意味着立即撤销访问权限，往往在沟通之前完成；没有知识交接窗口；公告通常是事先准备好的；通常没有离职面谈；且法律风险显著更高。把它们当作同一套流程是双向的错误。

什么时候应撤销系统访问权限？

应分阶段撤销，而不是一次性全部撤掉。尽早撤销管理员权限与生产访问权限——一旦这些区域完成交接就立刻处理。接着处理面向客户的系统。邮件与通用工具在最后一天结束时处理。对于非自愿离职，所有操作应立即进行。随后在 24 小时内用访问登记表进行核验，由撤销者以外的人员完成。

交接文档里应该包含什么？

岗位概览、每项职责对应的继任者、定期任务及其触发条件、未被记录的流程、带状态与下一步操作的进行中工作、带背景信息的关键联系人、系统与访问权限级别、文件存放位置（包括本地存储的内容），以及已知例外情况与变通方案。

需要做离职面谈吗？

对于辞职：需要。安排在最后一周进行，并由人力资源而不是管理者来主导。询问他们最早是什么时候开始考虑离职，以及是什么会让他们留下。按季度汇总主题，因为一次面谈只是一个轶事。对于解雇则跳过，因为通常不合适。

外包人员需要离职交接吗？

需要，而且他们往往风险更高：访问权限是非正式授予的，而没有人力资源流程在盯着结束日期。应在授予时设置访问到期时间，并与合同结束时间绑定，同时将外包人员纳入访问登记表。

我可以定制这个离职交接模板吗？

可以。每个版本都支持完全编辑。系统清单这一部分必须由您自己维护；从您的入职清单构建它是最快的路径。在 Trupeer AI 中，您也可以应用您的品牌套件，让离职文档与其他人力资源材料保持一致。

相关模板

• 入职清单与计划模板

• 知识交接 SOP 模板

• 交接文档模板

• 项目交接模板

• 项目交接清单模板

• 员工手册模板

• 人力资源 SOP 模板

• 清单示例模板