Планът за работа е основата на всеки добре управляван проект. Той улавя какво трябва да се случи, кога и от кого — така че всеки член на екипа, заинтересованата страна и участникът да останат в синхрон от старта до предаването. С Trupeer можете да спестите часове от документацията, като започнете с готов шаблон за план за работа, персонализирате го с вашия компаниен бранд кит и го превърнете в излъскано видео с обиколка, с което екипът ви реално може да се ангажира.

Какво е безплатен шаблон за план за работа?

Безплатният шаблон за план за работа е повторяемa структура за това какво ще прави екип или отделен човек за определен период — обикновено месец, тримесечие или година.

Той се намира между два документа, с които повечето хора са по-запознати. Проектният план обхваща една част работа от начало до край, с зависимости и критичен път. Списъкът със задачи показва какво прави някой тази седмица. Планът за работа обхваща средата: какво дадена функция или човек е поел като ангажимент по време на период, изразено на ниво, което някой може да прегледа.

Списъкът с разделите е безспорен и всеки публикуван шаблон го включва. Цели, дейности, отговорници, срокове, ресурси, мерки. Тази структура е напълно подходяща.

Това, което определя дали планът има значение след дванадесет месеца, е формулировката на всеки ред — и конкретно дали редовете някога могат да бъдат довършени.

Форматът следва употребата. Безплатната версия на шаблона за план за работа в Excel е най-често срещаната и пасва добре на таблицата, тъй като ще искате да сортирате по отговорник и дата. Безплатният шаблон за план за работа в Word пасва на версията, която се обсъжда и одобрява, а безплатното PDF-партньорство към шаблона за план за работа в Word е обичайната комбинация — една редактирана и една подадена. Безплатният шаблон за план за работа в PDF е подписаното копие, а месечният план за работа е същата структура, но в по-кратък интервал.

План за работа или проектен план?

Струва си да се изясни първо, защото това е въпросът, с който повечето хора идват.

A проектният план обхваща определена част работа с начало и край. Той има зависимости, последователност и обикновено критичен път. Когато работата е свършена, планът приключва и се архивира. Шаблонът за проектен план покрива този документ, а датите и последователността се намират в плана за проекта.

A планът за работа обхваща период, а не част работа. Той съдържа няколко несвързани неща, които екипът възнамерява да постигне между сега и края на тримесечието или годината. Няма критичен път, защото елементите са предимно независими.

Практичната разлика е това, което кара всеки от тях да се провали. Проектният план се проваля поради последователност и зависимости. Планът за работа се проваля поради формулировката, защото период-базиран план без зависимости няма нищо, което да принуди всеки ред да бъде довършен.

Ако работата ви има един резултат и последователност, искате проектен план. Ако имате единадесет неща за довършване до декември и те едва ли са свързани помежду си, искате план за работа.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията с шаблони

Отидете до секцията Шаблони от основната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Редактиране, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Запази, за да съхраните обновения шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда персонализираният ви шаблон, отворете Преглед.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът се показва точно както искате.

С шаблон за план за работа можете:

• Да спестите часове от документацията: Пропуснете празната страница и заснемете цели, обхват, срокове и резултати за минути с помощта на доказана структура.

• Да останете в бранда: Персонализирайте шаблона за план за работа в Word, Google Docs или PDF формат с вашето лого, шрифтове, цветове и тон на комуникация.

• Да синхронизирате екипите по-бързо: Заменете дългите срещи и имейл нишките с ясен видео обзор, който всеки може да гледа сам по собствен график. Идеално за разгръщане на промени и стартиране на проекти.

• Да превеждате на 65+ езика: Достигнете до разпределени екипи на техния роден език с превод с едно кликване.

• Да актуализирате в движение: Редактирайте плана за работа и Trupeer автоматично генерира видеото — без нужда от презапис.

Всеки ред трябва да е нещо, което може да бъде довършено

Ето теста. Прочетете всеки ред и си задайте какво ще съществува, когато той бъде завършен.

Подобрете данните за състоянието на имуществото. Прегледайте представянето на изпълнителите. Разработете подход за влага и мухъл. Укрепете мониторинга на съответствието. Подобрете преживяването при въвеждане.

Всяко от тези неща е разумно намерение, но нито едно от тях не може да бъде довършено. Няма състояние на света, в което данните за състоянието на имуществото да бъдат подобрени — накрая и напълно. Представянето на изпълнителите може винаги да бъде преглеждано отново. Всеки от тези редове може да се работи цяла година, да се отчита като „в процес“ всеки месец и да се пренесе в следващия план с почти идентична формулировка.

Това не е проблем с мотивацията или с отчитането. Това е проблем с граматиката. Тези редове са дейности, а дейностите не приключват. Резултатите приключват.

Тестът има един въпрос и той се отговаря за секунди. Какво ще съществува, което не съществува сега, когато този ред е готов? Документ, подписано споразумение, обучена група хора, работещ отчет, записано решение, конфигурирана система. Нещо, към което можете да посочите.

Ако отговорът е напредък, движение, подобрение или по-добър подход, редът е дейност и ще остане в плана и следващата година.

Струва си да се отговори на две възражения. Някои работи наистина са непрекъснати — като отговаряне на телефона или поддържане на услуга — и непрекъснатата работа изобщо не принадлежи в план за работа. Тя принадлежи в длъжностната характеристика. А някои резултати отнемат повече време от периода на плана — което е добре, стига редът да назовава резултата, който трябва да бъде доставен в рамките на периода, а не крайния, в крайна сметка, резултат.

Превръщане на дейност в резултат

Преобразуването е механично, след като веднъж сте го видели направено, и обикновено създава повече редове, отколкото сте започнали — което е полезната част.

Подобрете данните за състоянието на имуществото става: проучване на състоянието на имуществото, завършено за двадесет процента от портфолиото, до септември. Отчет за качеството на данните, който идентифицира пропуски, до март. Актуализирана спецификация на проучването, одобрена, до май.

Прегледайте представянето на изпълнителите става: данни за представянето за всички четирима изпълнители, съставени спрямо KPI по договора, до април. Писмен преглед, издаден на всеки изпълнител, до май. Записано решение дали да се възложи отново реактивният договор, до юли.

Разработете подход за влага и мухъл става: писмена политика, одобрена от борда, до март. Стандарт за триаж, използван в контакт центъра, до април. Всички служители по жилищата обучени, с запазени записи, до юни. Месечен пакет за отчетност, произведен, до юли.

Забележете какво се случва. Една дейност става три или четири резултата, всеки с дата, и неяснотата изчезва, защото не можете да напишете резултат, без да решите какво реално възнамерявате да произведете.

Забележете и че общата сума вече е честна. Двадесет и две дейности изглеждаха управляеми. Тридесет и един резултата, които съдържат, не са — и да го откриете през януари е значително по-добре, отколкото да го откриете през декември.

Какво трябва да съдържа шаблонът за план за работа

Осем компонента. Колоната „Резултат“ е тази, която променя документа.

Статусът „Отложен“ си струва да присъства изрично. Без него всичко, което не е доставено, се отчита като „в процес“ за неопределено време — и така планът се натрупва. Отложен с причина е честен резултат и изчиства реда.

Безплатен шаблон за план за работа: структурата, която да копирате

Запълнен с реален пример, а не с плейсхолдъри. Планът обхваща екипа по управление на активи на жилищно сдружение за една година.

Копирайте оттук.

Период. Април до март. Всички дати са в рамките на периода.

Цел едно: да разберем състоянието на имуществото.

Цел две: да управляваме правилно влагата и мухъла.

Цел три: да държим изпълнителите отговорни за договорите им.

Не е в този план. Изрично, защото предотвратява планът да се разширява тихо.

Рутинни ремонти и работа по празни имоти, което е стандартна бизнес практика, а не елемент от план. Прегледът за рационализация на имуществото, който е отложен за следващата година и е записан като такъв. Всичко, което възниква от регулаторна проверка, която ще бъде планирана отделно, след като бъдат известни резултатите.

Одобрен от. Ръководител „Управление на активи“ като автор. Директор „Операции“, който е одобрил резултатите и датите. Преглеждан ежемесечно на срещата по операциите, където единственият задаван въпрос е кои резултати са се придвижили.

Определения на статусите. Не е започнат, в процес, доставен, отложен. Отложен изисква причина и решение дали се връща в следващия период. Нищо не остава в процес през два последователни прегледа без обяснение.

Копирайте оттук.

Пример за план за работа: деветнадесет от двадесет и две все още са в процес

Cawdale Housing управлява около шест хиляди жилища с приблизително сто и осемдесет служители.

Екипът по управление на активи изготвяше годишен план за работа всяка година. Най-новият имаше двадесет и две линии и те бяха от онзи тип линии, които се появяват във планове навсякъде. Подобрете данните за състоянието на имуществото. Прегледайте представянето на изпълнителите. Разработете подход за влага и мухъл. Укрепете мониторинга на съответствието.

В края на годината деветнадесет от двадесет и две бяха отчетени като „в процес“ или „продължаващо“.

Никой не беше изостанал. Реална работа се беше случила по повечето от тези линии. Това, което не се беше случило — и не можеше да се случи — беше приключване, защото нито една от линиите не описваше нещо, което може да бъде завършено.

Линията за влага и мухъл беше тази, която имаше значение. Тя присъстваше в плана три поредни години с почти идентична формулировка и всяка година беше отчетена като „в процес“, което беше вярно.

През третата година регулаторна проверка установи, че подходът на сдружението към влагата и мухъла не е документиран и се прилага нееднакво между екипите. Последицата беше понижение на регулаторната оценка, програма за корективни мерки и около четиристотин и осемдесет хиляди паунда работа, изместена извън планираната програма.

Планът беше носил елемента три години. Това, което никога не беше носил, беше дата, до която нещо конкретно ще съществува.

Преработката превърна двадесет и две дейности в тридесет и един резултата. Линията за влага и мухъл стана четири: писмена политика, одобрена от борда; стандарт за триаж, използван в контакт центъра; четиридесет обучени служители по жилищата с запазени записи; и месечен пакет за отчетност.

Правилото, което беше прието, беше едно изречение. Ако не можете да назовете какво ще съществува, то не влиза в плана.

Две неща се случиха веднага. Планът стана по-дълъг — от двадесет и две линии на тридесет и една — и значително по-честен, защото тридесет и един датирани резултата се виждат като много работа по начин, по който двадесет и две стремежа не се виждат. Три елемента бяха отпаднали на етапа на планиране поради капацитет — нещо, което никога не се беше случвало преди.

В края на следващата година двадесет и седем от тридесет и един бяха доставени с записани дати, а четири бяха официално отложени с причини.

Броят, който си струва да се следи, беше пренасянето. Елементи, които се прехвърляха в плана за следващата година, паднаха от деветнадесет на четири.

Как да напишете план за работа в шест стъпки

1. Определете периода и се придържайте към него. Всеки резултат има срок в рамките му. Всичко със срок по-късно принадлежи на следващия план, а не на този.

2. Групирайте под две до пет цели. Повече от пет означава, че сте описали отдела, а не сте направили план.

3. Напишете всеки ред като нещо, което ще съществува. Документ, решение, обучена група, работещ отчет. Ако не можете да го назовете, продължете да пренаписвате, докато можете.

4. Дайте на всеки от тях отговорник и дата. Един човек и дата в рамките на периода.

5. Маркирайте само външните зависимости. Когато даден резултат се нуждае от нещо от друг екип, назовете го. Вътрешните зависимости обикновено са шум.

6. Съгласувайте го с някой, който не е вие. Покрито по-долу, и това е стъпката, която прави останалото задължително.

Стъпка трета е цялото упражнение. Стъпки първа, втора, четвърта и пета са счетоводни дейности около него, а стъпка шеста е това, което спира планът да бъде частен документ.

Кой го одобрява

Повечето планове за работа се пишат от един човек за собствена справка. Нищо в тях не е съгласувано с никого, което означава, че всичко в тях може да бъде отпаднало, без никой да забележи, и че ангажимент, който никой друг не държи, е просто намерение.

Достатъчни са два подписа. Авторът и един човек над или до него, който е прочел резултатите и датите и ги е одобрил.

Какво означава съгласие на практика е тясно и конкретно. Те приемат, че тези резултати са правилните за периода, че датите са постижими и че ако нещо бъде отпаднало, ще бъдат уведомени и ще знаят защо. Последната клауза е полезната, защото превръща тихото „изплъзване“ в разговор.

След това преглеждайте ежемесечно, накратко, с един въпрос: кои резултати са се придвижили. Не какво е правел всеки, което води до среща за статус. Един резултат или съществува, или не съществува, и ежемесечният преглед на план с тридесет елемента трябва да отнеме петнадесет минути.

Следете за всичко, което е „в процес“ през два последователни прегледа без видима промяна. Това е най-ранното предупреждение, че даден ред тихо се е върнал към това да бъде дейност.

Варианти на план за работа

Структурата остава, а интервалът определя какво принадлежи в нея.

Месечен шаблон за план за работа. Кратък хоризонт, така че резултатите са малки и конкретни. Това е интервалът, в който тестът за резултатите се прилага най-лесно, тъй като почти нищо, което е наистина непрекъснато, не се побира в рамките на месец.

Тримесечен план за работа. Най-полезният интервал за повечето екипи. Достатъчно дълъг, за да приключи нещо съществено, и достатъчно кратък, за да се вижда елемент, който е блокирал.

Годишен план за работа. Там, където проблемът с дейностите е най-лош, защото една година се усеща достатъчно дълга, за да побере неясни намерения. Разбийте годишните резултати на тримесечни или очаквайте резултата на Cawdale.

План за работа на екип. Отговорникът за всеки резултат е най-важен, защото споделеният ред е ред без отговорник. Два или три резултата на човек обикновено са реалистичният максимум заедно с нормалната им работа.

Индивидуален план за работа. Често използван в контекста на оценка и развитие и тестът за резултатите се прилага без промяна. Когато планът е свързан с възнаграждение или развитие, неясните редове са несправедливи, както и неефективни, защото не могат да бъдат оценявани последователно.

Планове за работа в сектора на развитието и финансирани с грантове. Често се изискват от финансиращия в предписан формат, като форматът има предимство. Дисциплината за резултатите пак помага, защото финансиращите обикновено искат да знаят какво ще съществува до кога.

План за работа или тракер?

Търсят се заедно и са различни инструменти.

A план за работа казва какво ще бъде доставено в даден период. Той се пише веднъж, съгласува се и се преглежда ежемесечно.

A тракер записва напредъка по работата, докато се случва. Шаблонът за тракер за проект, независимо дали го намирате като шаблон за тракер за проект в Excel, безплатно изтегляне на шаблон за тракер за задачи в Excel или безплатно изтегляне на шаблон за проследяване на проект в Excel, ви дава същото: редове работа със статуси, дати и отговорници, които се актуализират непрекъснато.

Обикновено искате и двете и те отговарят на различни въпроси. Планът отговаря дали правим правилните неща през това тримесечие. Тракерът отговаря какво е състоянието на всичко в момента.

Два свързани документа излизат в същите търсения, обикновено като безплатно изтегляне на шаблон за тракер за задачи или подобно. Шаблонът за планиращ календар в Excel обикновено е изглед на календар, а не документ за ангажименти — полезен за планиране, но не и за отчетност. А простият шаблон за проектен план в Excel е версията за един проект — правилният документ, когато работата ви има един резултат и последователност, а не единадесет несвързани ангажимента.

Неуспехът, който трябва да избегнете, е да използвате тракер като план. Тракерът с удоволствие ще държи двеста реда в постоянен „в процес“, защото записването на състояние е предназначението му и нищо в него не принуждава нещо да бъде довършено.

Какво не може да поправи безплатният шаблон за план за работа

Редове, за които никой не може да назове изход. Нито един безплатен шаблон за план за работа не пренаписва вашите дейности като резултати. Само въпросът го прави.

Повече работа, отколкото периодът държи. Превръщането на дейности в резултати прави претоварването видимо — това е целта — и не създава капацитет. Честният отговор е да отрежете редове на етапа на планиране, вместо да ги отчитате като „в процес“ през декември.

Непрекъсната работа по план. Стандартната бизнес практика не принадлежи в план за работа. Тя принадлежи в длъжностната характеристика и поставянето ѝ в плана кара планът да изглежда пълен, без да се ангажирате с нищо.

План, който никой друг не е одобрил. Документ с един подпис е частна бележка.

Произвеждане на резултатите, които са документи

Повтарящ се модел в плана на Cawdale си струва да се отбележи, защото се появява в повечето планове за работа.

Няколко от резултатите бяха документи или обучени хора. Писмена политика. Стандарт за триаж, който се използва. Четиридесет обучени служители по жилищата с запазени записи. Това са точно резултатите, които се „изплъзват“, и причината е, че създаването им се конкурира с оперативната работа и няма външен краен срок, докато не пристигне инспектор.

Trupeer AI намалява разходите за този тип резултати. Който знае как трябва да протече процесът, го изпълнява веднъж, докато записва, а резултатът е писмен видео обзор със заснети и поставени скрийншотове — заедно с видео — в собствения ви бранд. Стандартът за триаж се превръща в документ, който някой може да следва, вместо в описание на намерение, а резултатът за обучение става нещо, което можете да разпространявате и да доказвате, вместо сесия, която трябва да планирате за четиридесет души.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

Следват две точки. Резултатът за обучение с отчет за присъствие е довършим по начин, по който „повишаване на осведомеността“ не е, и записаният материал прави записа лесен. А когато даден резултат е документиран процес, записът е документът — това премахва разликата между решението как нещо трябва да работи и това да бъде написано.

Материалът се намира във вашата база знания и служи и като обучение. Когато даден резултат е повторяемa процедура, той принадлежи в шаблона за SOP. Последователността във вашите документи е въпрос на настройване на бранд кит веднъж и настройката е покрита в ръководството за настройка на шаблона за документ.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за план за работа в Excel?

Excel е естественият формат, защото планът за работа е таблица, която ще сортирате по отговорник, дата и статус. Безплатният файл с шаблон за план за работа в Excel се справя добре с това, а изтеглянето на шаблон за план за работа в Excel ще ви даде стандартните колони.

Колоната, която трябва да добавите, е тази, която назовава какво ще съществува, когато всеки ред е завършен. Повечето публикувани шаблони имат колона за дейност и колона за статус, които заедно позволяват даден ред да стои „в процес“ за година, без никой да може да каже какво липсва.

Има ли версия на шаблон за план за работа в Word?

Word пасва на версията, която се обсъжда и одобрява, защото планът за работа обикновено се нуждае от кратък разказ за периода и целите около таблицата. Файлът с шаблон за план за работа в Word работи за това.

Дръж работната версия в електронна таблица. Статусите се променят ежемесечно и таблица в документ спира да се актуализира след няколко прегледа.

Има ли безплатен шаблон за план за работа в Word документ?

Да, и безплатният шаблон за план за работа в Word документ е същото нещо под по-старо разширение.

По-полезен от избора на формат е въпросът кой го подписва. Добавете ред, който записва кой е съгласувал резултатите и датите освен автора, защото план с едно име може тихо да бъде изоставен, а план с две — не.

Има ли безплатно PDF-партньорство към шаблон за план за работа в Word документ и кое да запазя?

Повечето издатели предлагат и двете и безплатното PDF-партньорство към шаблон за план за работа в Word документ отразява как се управляват: документът се редактира, а PDF-ът е одобреният запис за периода.

Запазете редактируемия източник, тъй като резултатите се отлагат и причините трябва да бъдат записани. PDF на плана, както е одобрен през април, заедно с текущата работна версия, е правилната комбинация.

Има ли безплатен шаблон за план за работа в PDF?

PDF пасва на одобреното и разпространено копие, особено когато планът подкрепя изискване за финансиране или документ за борда. Експортирайте безплатен шаблон за план за работа в PDF веднъж, след като е одобрен, с периода и имената на всички, които са го одобрили.

Това копие е това, което сравнявате в края на годината, и фактът, че е фиксирано, означава, че сравнението е честно — а не спрямо план, който тихо е бил редактиран.

Има ли месечен шаблон за план за работа?

Да, а месечният интервал е най-лесният за писане добре. Месечният шаблон за план за работа принуждава към малки конкретни резултати, защото много малко, което е наистина неясно, може да бъде представено като постижимо в рамките на четири седмици.

Ако годишният ви план е пълен с дейности, опитайте да напишете един месец от него като резултати. Упражнението обикновено показва, че годишните редове са били по три или четири резултата всеки — това е преобразуването, което описва останалата част от тази страница.

Идентичен ли е шаблонът за тракер за проект в Excel или шаблонът за тракер за проект с план за работа?

Не. Шаблонът за тракер за проект в Excel, безплатното изтегляне на шаблон за тракер за задачи в Excel или безплатното изтегляне на шаблон за проследяване на проект записват състоянието на работата, докато се случва, непрекъснато актуализирано.

Планът за работа казва какво ще бъде доставено до кога и се одобрява в началото на периода. Използвайте тракер, за да отговорите какво се случва в момента, и план, за да отговорите дали правилните неща се правят през това тримесечие. Използването на тракер като план е как двеста реда в крайна сметка остават постоянно „в процес“.

Кое е правилното: безплатен шаблон за тракер за задачи в Excel, безплатно изтегляне на шаблон за планиращ календар или безплатно изтегляне на шаблон за проследяване на проект?

Три различни инструмента за три различни въпроса и имената не го правят очевидно.

Безплатното изтегляне на шаблон за тракер за задачи в Excel записва отделни части работа със статуси, което пасва на ежедневното изпълнение. Безплатното изтегляне на шаблон за планиращ календар в Excel обикновено е изглед на календар, който пасва на планирането, а не на отчетността. Безплатното изтегляне на шаблон за проследяване на проект е най-близо до управлението на проекти, с задачи, дати и напредък спрямо план.

Нито един от тях не е план за работа, защото нито един не пита какво ще съществува в края на периода. Когато работата ви е една единствена част с последователност, простият шаблон за проектен план в Excel е по-доброто попадение. Когато става дума за няколко несвързани ангажимента през тримесечие, използвайте структурата на тази страница и дръж тракер до нея.

Има ли безплатно изтегляне на шаблон за план за работа, което си струва да използвате?

Таблицата отнема двадесет минути за изграждане и всяка публикувана версия предлага приблизително същите колони, така че безплатното изтегляне на шаблон за план за работа ви спестява малко. Безплатното изтегляне на шаблон за планиращ календар в Excel или на прост шаблон за проектен план в Excel ще ви даде нещо подобно за съседни цели.

Преценете всеки от тях по един въпрос. Има ли колона, която назовава какво ще съществува, когато даден ред е завършен? Никой от тях няма това и липсата му е причината плановете за работа да натрупват едни и същи редове година след година.