Всяко плащане към доставчик започва с запис за доставчика. Ако този запис е грешен, всичко по веригата също се обърква: фактурите не могат да бъдат съпоставени, плащанията отиват към грешна банкова сметка, един и същ доставчик е регистриран три пъти и измамниците намират лесен начин да проникнат. Данните за главния доставчик са малка част от финансите по обем, но носят голям дял от риска. SOP за главни данни на доставчици дава на екипа ви един контролиран начин да създава, променя, преглежда и блокира записи на доставчици.

Този безплатен шаблон за SOP за главни данни на доставчици обхваща целия жизнен цикъл на записа на доставчика — от новата заявка за доставчик и проверката до одобрение, създаване, промени в банковите данни, периодични прегледи и деактивиране. Включва таблица за обработка на изключения и контролите, които одиторите очакват. Копирайте структурата по-долу, вижте попълнен пример или я отворете в Trupeer и я персонализирайте за вашия екип.

Какво е SOP за главни данни на доставчици?

SOP за главни данни на доставчици е стандартна оперативна процедура за управление на записи на доставчици във вашата ERP или система за възлагане на обществени поръчки. Тя определя кой може да заявява, проверява, одобрява, създава, променя и блокира записи на доставчици, кои документи и проверки са необходими на всяка стъпка и как се записват промените. Добър шаблон за SOP за главни данни на доставчици отдава особено значение на промените в банковите данни и предотвратяването на дубликати — двете области, в които лошите данни за доставчици нанасят най-големи щети.

Главните данни на доставчиците стоят в началото на цикъла на покупки и плащания, така че тази SOP работи заедно с вашия шаблон за procure to pay SOP.

Защо ви е нужен SOP за главни данни на доставчици?

• Измамите с плащания често започват с данни за доставчици. Фалшиви доставчици и измамни заявки за промяна на банкови данни и двете зависят от слаби контроли за главните данни на доставчиците.

• Дубликатите водят до дублирани плащания. Един и същ доставчик, регистриран два пъти, улеснява плащането на една и съща фактура два пъти.

• Лошите данни разрушават процесите. Грешни данни за данък, условия или адреси водят до неуспешно съпоставяне, закъснели плащания и проблеми със съответствието.

• Одиторите тестват контролите за главните данни на доставчиците. Разделянето на задълженията, одобренията и дневниците за промени трябва да имат документирани процедури.

• Много хора работят с данните за доставчици. Поръчки, AP, данъци и съответствие трябва да следват едни и същи правила.

• Чистите данни за доставчици подкрепят автоматизацията и анализа. Анализът на разходите и автоматизираното съпоставяне разчитат на точни записи.

Кой използва шаблон за SOP за главни данни на доставчици?

• Екипи за главни данни на доставчици, които създават и поддържат записи на доставчици.

• Екипи „Покупки“, които заявяват нови доставчици и управляват отношенията с доставчиците.

• Екипи „Задължения към доставчици“ (Accounts payable), които разчитат на точни данни за доставчици, за да плащат фактури.

• Екипи „Данъци и съответствие“, които проверяват данъчна регистрация, санкции и документация.

• Финансови контролери, които отговарят за контролите върху данните за доставчици.

• Екипи за споделени услуги, BPO и внедряване на ERP при настройка или миграция на данни за доставчици.

• Вътрешни и външни одитори, които преглеждат контролите за доставчици.

Прегледайте шаблона за SOP за главни данни на доставчици

Шаблонът започва с документен контрол, цел и обхват, след което включва таблица с роли за заявяващите, „Покупки“, екипа за главни данни на доставчици, AP, данъци и съответствие и одобряващите. Следват стандарти за данни: задължителни полета, правила за именуване, документи и проверки за верификация. Процедурата обхваща жизнения цикъл на записа на доставчика в седем етапа, като всеки има номерирани стъпки, отговорници и очаквани резултати. Таблица за обработка на изключения описва какво да се прави при дубликати, подозрителни заявки за промени, съвпадения със санкции и спешни заявки. Шаблонът завършва с контроли, KPI, записи и история на ревизии. Всяка секция е редактируема, така че да добавите имената на полетата във вашата ERP, нивата на одобрение или проверки специфични за държавата.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията „Templates“

Отидете до секцията „Templates“ от основната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите цялото оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете:

• Да добавите нови секции

• Да дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Да добавите лого и да коригирате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е необходимо, като гарантирате, че шаблонът се показва точно както искате.

С шаблон за SOP за главни данни на доставчици можете да:

• Създавате записи на доставчици по един и същи начин всеки път: Едни и същи задължителни полета, документи и проверки.

• Предотвратявате измами с плащания: Проверявате всяка промяна в банковите данни чрез независим канал.

• Спирате дубликатите още в източника: Проверявате за съществуващи записи, преди да създадете нов.

• Поддържате данните за доставчици чисти: Преглеждате и блокирате неактивни или непълни записи по график.

• Преминавате одити с по-малко усилия: Показвате одобрения, доказателства за верификация и пълен дневник на промените.

Какво трябва да съдържа шаблонът за SOP за главни данни на доставчици

Безплатен шаблон за SOP за главни данни на доставчици: структурата за копиране

Копирайте структурата по-долу във вашия документ или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.

1. Документен контрол. SOP ID: [VMD-001]. Версия: [x.x]. Отговорник: [Vendor master data lead]. Одобряващ: [Finance controller]. Дата на влизане в сила: [date]. Следващ преглед: [date].

2. Цел. Тази SOP дефинира как [Company] заявява, проверява, одобрява, създава, променя, преглежда и блокира главни записи на доставчици, така че данните за доставчиците да са точни, пълни и защитени срещу измами и дублиране.

3. Обхват. Приложимо е за всички записи на доставчици за [entities] в [ERP или procurement system], включително доставчици, изпълнители и еднократни доставчици. Изключва [employee records for expense reimbursement, covered by the expenses SOP].

4. Роли и отговорности.

5. Стандарти за данни. Юридическо име точно както е в данъчната регистрация. Стандартен формат на адрес. Задължителни полета: [legal name, tax ID, address, bank details, payment terms, contact]. Правила за именуване: [rules]. Необходими документи: [tax certificate, bank confirmation letter, signed supplier form].

6. Процедура.

Етап 1: Заявяване на нов доставчик. Заявяващият подава нова заявка за доставчик чрез [form or system] с данните на доставчика, необходимите документи и бизнес причина. „Покупки“ потвърждава, че доставчикът е необходим.

Етап 2: Проверка за дубликати. Екипът за главни данни на доставчици търси съществуващи записи по юридическо име, данъчен идентификатор, банкова сметка и адрес. Ако има съвпадение, заявката се отхвърля или се пренасочва към съществуващия запис.

Етап 3: Верификация на доставчика. Проверете данъчния идентификатор с [official source], скринирайте доставчика и неговите собственици срещу списъци със санкции и верифицирайте банковите данни чрез независим канал, например обаждане към известен контакт или писмо за потвърждение от банка.

Етап 4: Одобрение. Одобряващият преглежда заявката и доказателствата за верификация и я одобрява или отхвърля. Одобряващият не трябва да е лицето, което е заявило или създало доставчика.

Етап 5: Създаване на записа. Екипът за главни данни на доставчици създава записа с всички задължителни полета, прикачва доказателствата и задава условията за плащане и метода на плащане.

Етап 6: Промяна на съществуващ запис. Промените се заявяват чрез [form or system], никога само по имейл. Промените в банковите данни се верифицират чрез обаждане на телефонния номер на доставчика, който вече е в досието, а не на номер, предоставен в заявката за промяна, и се одобряват от някой, различен от лицето, което прави промяната.

Етап 7: Преглед и блокиране. Всеки [quarter] преглеждайте доставчици без активност в [12 months], непълни записи и дубликати. Блокирайте или деактивирайте записи, които вече не са необходими.

7. Обработка на изключения.

8. Контроли. Хората, които създават или променят доставчици, не могат да ги одобряват, да създават поръчки за покупки или да одобряват плащания. Промените в банковите данни изискват независима верификация и втори одобряващ. Доклад за всички промени на доставчици се преглежда [weekly] от някой извън екипа за главни данни на доставчици. Неактивните доставчици се блокират по график.

9. KPI. Време за създаване на доставчик, процент на дубликати, записи с всички задължителни полета, банкови промени, верифицирани преди плащане, неактивни доставчици, блокирани, и констатации от одит.

10. Записи. Заявки, доказателства за верификация, резултати от скрининг за санкции, одобрения и дневник на промените, съхранявани за [period].

11. История на ревизии. Версия, дата, обобщение на промяната, автор и одобряващ.

Пример за SOP за главни данни на доставчици: промяна на банкови данни

Ето как работи SOP за една често срещана заявка. Детайлите са илюстративни.

Пристига имейл от „accounts team“ на доставчика с искане да актуализират банковите си данни преди следващото плащане. Екипът за главни данни на доставчици не променя нищо въз основа на имейла. Вместо това те искат от доставчика да подаде официалния формуляр за промяна, след което се обаждат на доставчика на телефонния номер, който вече е в записа на доставчика. Финансовият контакт на доставчика потвърждава заявката и новите данни за сметката. Екипът за главни данни на доставчици актуализира записа и прикачва бележката от разговора и формуляра, а второ лице, което не е направило промяната, го одобрява. Промяната се появява в седмичния доклад за промени на доставчици, който се преглежда от ръководителя на AP.

Ако известният контакт на доставчика беше казал, че никога не е искал промяна, екипът за главни данни на доставчици би блокирал плащанията към доставчика, би уведомил финансовия контролер и би докладвал опита за измама.

Контроли, които да включите в SOP

KPI за проследяване

• Време за създаване на доставчик: от пълна заявка до активен запис.

• Процент на дубликати: дублирани записи, открити като дял от всички записи.

• Пълнота на записа: дял от записи с всички задължителни полета.

• Проверени банкови промени: дял от банкови промени, верифицирани независимо преди плащане.

• Блокирани неактивни доставчици: неактивни записи, блокирани при всеки преглед.

• Констатации от одит: проблеми с главните данни на доставчици, повдигнати от вътрешен или външен одит.

Задайте собствените си цели и ги базирайте, преди да промените процеса.

Как да изградите SOP от записи

1. Изберете задача, като създаване на доставчик, проверка за дубликати или обработка на промяна в банка.

2. Запишете кой е най-добрият човек в екипа в своята ERP, като разказвате за всяка проверка и доказателствата, които събира.

3. Генерирайте SOP и видео с Trupeer, след което добавете вашите задължителни полета, нива на одобрение и правила за верификация.

4. Попълнете таблицата за изключения от реални случаи, минали опити за измама и констатации от одит.

5. Вземете одобрение от ръководителя на главните данни на доставчици и финансовия контролер.

6. Публикувайте и обучете, и актуализирайте SOP винаги когато вашата система или контроли се променят; вижте SOP version control.

Какъв формат да използвате

Стъпка по стъпка с таблица за изключения подхожда за създаване и промени на доставчици. Това е форматът, който използва горният шаблон.

Чеклист подхожда за верификация, така че всяка необходима документация и проверка да бъдат потвърдени преди одобрение.

Формуляр за заявка подхожда за нови доставчици и заявки за промени, като улавя една и съща информация всеки път.

Таблица или отчет подхожда за преглед на дневника на промените и периодично почистване.

Най-добри практики за управление на данните за доставчици

• Никога не променяйте банкови данни само по имейл.

• Верифицирайте с данни за контакт, които вече имате, а не с такива, предоставени в заявката.

• Проверявайте за дубликати по данъчен идентификатор и банкова сметка, не само по име.

• Дръжте създаването на доставчици отделно от покупките и плащанията.

• Преглеждайте дневника на промените редовно и разследвайте всичко необичайно.

• Обучете всички, които работят с данните за доставчици, включително AP и „Покупки“, за признаците на измама.

Чести грешки, които да избягвате

• Да позволявате на AP или „Покупки“ да създават доставчици, от които също поръчват или плащат.

• Да приемате промени в банка на бланка или по имейл без обратно обаждане.

• Да търсите дубликати само по име, пропускайки варианти и съкращения.

• Никога да не почиствате неактивни доставчици.

• Да не прикачвате доказателства към записи, така че одиторите да не могат да видят какво е проверено.

Чеклист за SOP за главни данни на доставчици

• Документният контрол е завършен, с отговорник и дата на преглед.

• Ролите поддържат създаването на доставчици отделно от покупките и плащанията.

• Дефинирани са стандартите за данни и необходимите документи.

• Всеки етап от заявката до блокирането има номерирани стъпки.

• Промените в банкови данни изискват независима верификация и втори одобряващ.

• Таблицата за изключения покрива дубликати, подозрителни заявки, съвпадения със санкции и спешни или еднократни доставчици.

• Дневникът на промените се преглежда по график.

• Посочени са KPI и записи.

Как Trupeer ви помага да изградите и поддържате SOP за главни данни на доставчици

Genpact използва този подход „първо запис“, за да внедри Workday в цялата компания, превръщайки записаните сесии на процеса в повече от 500 обучителни материала за 20 работни направления на пет езика, за 140 000 служители в 40 държави — за 3 месеца вместо за 12. Прочетете историята на Genpact за клиент.

Изтеглете безплатния шаблон за SOP за главни данни на доставчици

Отворете шаблона в Trupeer, приложете вашия brand kit, добавете задължителните си полета, нива на одобрение и правила за верификация и го споделете с всички, които работят с данните за доставчици. Вземете безплатния шаблон за SOP за главни данни на доставчици.

Свързани шаблони

• Шаблон за SOP за задължения към доставчици

• Шаблон за SOP с изключения

• Шаблон за план за управление на покупки

• Шаблон за план за контрол на процеси

• Шаблон за чеклист за приключване в края на месеца

Често задавани въпроси

Какво е SOP за главни данни на доставчици?

Това е стандартна оперативна процедура за създаване, промяна, преглед и блокиране на записи на доставчици, която обхваща кой изпълнява всяка стъпка, документите и проверките, които са необходими, одобренията, изключенията и контролите.

Какво трябва да включва SOP за главни данни на доставчици?

Документен контрол, цел и обхват, роли, стандарти за данни, необходими документи, стъпки за заявки, проверки за дубликати, верификация, одобрение, създаване, промени и периодичен преглед, таблица за изключения, контроли, KPI и записи.

Как верифицирате промени в банковите данни на доставчик?

Никога не разчитайте на имейла или писмото, с което се заявява промяната. Обадете се на доставчика на телефонен номер, който вече е в записа на доставчика, потвърдете промяната и накарайте второ лице да я одобри, преди да бъде извършено каквото и да е плащане.

Кой трябва да има право да създава доставчици?

Отделен екип за главни данни на доставчици или роля, която не създава поръчки за покупки и не одобрява плащания, така че никой да не може сам да създаде доставчик и да го плати.

Как предотвратявате дублирани доставчици?

Преди да създадете нов доставчик, търсете съществуващи записи по данъчен идентификатор, банкова сметка и адрес, както и по име, и преглеждайте записите за дубликати редовно.

Колко често трябва да се преглеждат главните данни на доставчици?

Преглеждайте дневника на промените често, например седмично, и преглеждайте неактивни, непълни и дублирани записи по график, например тримесечно.

Какво е еднократен доставчик?

Доставчик, платен веднъж и който не се очаква отново. Много ERP системи поддържат записи за еднократни доставчици, но те все пак се нуждаят от пълна верификация, включително банкови данни.

Има ли шаблон за SOP за главни данни на доставчици в Word?

Да. Word е подходящ за SOP, защото комбинира таблици, като роли и изключения, със стъпка по стъпка процедури. Отворете шаблона в Trupeer, персонализирайте го и го експортирайте във формата, от който се нуждаете.

Има ли шаблон за SOP за главни данни на доставчици в Excel?

SOP работи най-добре като документ, но много екипи поддържат дневника на заявките, дневника на промените и проверките за качеството на данните в Excel заедно с него.

Има ли шаблон за SOP за главни данни на доставчици PDF?

Да. Експортирайте персонализираната SOP като PDF за разпространение само за четене и запазете редактируемата версия като основна.

Безплатен ли е шаблонът за SOP за главни данни на доставчици?

Да. Регистрирайте се безплатно, за да отворите шаблона в Trupeer, да го персонализирате и да го експортирате.

Мога ли да създам SOP за главни данни на доставчици от екранен запис?

Да. Запишете екипа си как създава и променя записи на доставчици във вашата ERP и Trupeer превръща записите в SOP стъпка по стъпка и видеа, които можете да преглеждате, одобрявате и публикувате.