Списъкът със задачи е най-простият инструмент за продуктивност — и един от най-ефективните. С Trupeer можете да спестите часове за проследяване на задачите, като започнете с безплатен шаблон за списък със задачи, персонализирате го с вашата брандинг идентичност и превърнете списъците със задачи на екипа в споделими видео актуализации, които държат всички в синхрон.

Какво е безплатен шаблон за списък със задачи?

Безплатният шаблон за списък със задачи е повторно използваема структура за записване на това, което вие или вашият екип възнамерявате да правите, така че нищо да не бъде забравено и следващото нещо за работа да е ясно.

Това е най-простият документ, който всеки поддържа, и този, който най-надеждно спира да работи. Шаблонът за списък със задачи е колона от задачи и отметка, за чието проектиране никой няма нужда от помощ. Това, от което хората реално имат нужда, е да разберат защо списък, който е работил през първата седмица, се игнорира до дванадесетата.

Шаблонът не е списъкът. Всичко на тази страница е за един-единствен начин на провал и какво да направите по въпроса, и нищо от това не изисква конкретен файл.

Форматът следва употребата. Безплатен Excel шаблон за списък със задачи или безплатно оформление за списък със задачи в Excel пасва на всичко, което се споделя или сортира. Безплатната версия на шаблон за списък със задачи в Google Sheets е същото нещо, когато няколко души трябва да го използват едновременно. Безплатен Word файл за списък със задачи пасва на разпечатана страница, а безплатен шаблон за списък със задачи PDF пасва на разпечатка, която попълвате на ръка.

Не можете да изтеглите отговора

Струва си да го кажем направо, защото това е един от малкото документи, в които честният отговор не е този, който хората търсят.

Почти всеки, който търси шаблон за списък със задачи, търси файл. Безплатно изтегляне на списък със задачи — нещо форматирано, идеално за разпечатване, идеално безплатно. Това е напълно разумно желание и има хиляди такива — и всички са наред.

Проблемът не е в шаблона. Колона от задачи с отметка не е проблем с дизайна и нито едно оформление, цветова схема или формат на планер никога не е оправял списък, който хората са спрели да отварят.

Какво се обърква, е това, което се натрупва в списъка, и това е навик, а не файл. Структурата по-долу отнема около пет минути, за да я изградите във всеки инструмент, който вече имате. Останалата част от тази страница е за навика.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете в секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да виждате пълното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за списък със задачи можете да:

• Спестявате време за планиране: Пропуснете празната страница със структура, която работи за ежедневни, седмични и проектни задачи.

• Приоритизирате лесно: Вградените полета за приоритет, краен срок и статус улесняват фокуса върху това, което има значение.

• Оставате в бранда: Приложете логото, цветовете и шрифтовете си с brand kit-а на Trupeer — чудесно за списъци със задачи, насочени към клиенти, или за споделени списъци.

• Комуникирате напредъка: Сдвоете списъците със задачи на екипа с кратки видео актуализации — идеално за управление на промяната и async standups.

• Мащабиране във всички екипи: Използвайте един и същ шаблон за всеки екип, проект или спринт.

• Достигате глобални екипи: Превеждайте видео актуализациите за задачи на 65+ езика с един клик.

Всичко в списъка за две седмици не е задача

Ето диагностиката и тя отнема десет минути върху всеки списък с разумна дължина.

Погледнете всеки елемент, който е там от повече от две седмици. Не само бегло — както трябва. После за всеки един изяснете кое от следните неща всъщност е.

Решение, което не сте взели. Изяснете цените. Решете доставчика. Отстранете проблема с графика. Това не са задачи — това са решения, облечени като задачи, и стоят в списъците безкрайно, защото не можете да изпълните решение, можете само да го вземете. Необходимото действие е тридесет минути мислене, което никога не се планира, защото елементът не изглежда като че ли изисква тридесет минути.

Нещо, което е блокирано от друг човек. Чакате офертата. Чакате наемодателя. Чакате юристите. Това изглежда като задачи, но не е. Единственото, което можете да направите, е да преследвате, а преследването е различна дейност, която изисква дата, а не отметка.

Нещо, което сте решили да не правите. Това е най-голямата категория и никой не си го признава. Елемент, който съзнателно не сте направили шест седмици, е отхвърлен като решение, и всички, които участват, го знаят — освен списъкът.

За всеки от тях е нужна различна реакция и нито една от трите не е „направи го“. Затова продължават. Всеки път, когато погледнете списъка, виждате нещо, което изглежда изпълнимо, за миг се чувствате виновни и минавате към нещо друго — което е малък данък, плащан няколко пъти на ден.

Правилото, което следва, е просто. Всичко, което не е пипано две седмици, се разпределя в едно от трите места — не се оставя там, където е.

Трите списъка

Разделянето на три е цялата интервенция и за всеки има различно правило.

Правене тази седмица. Това, към което реално сте се ангажирали. Трябва да е достатъчно малко, за да е правдоподобно — което е разгледано по-надолу. Това е единственият списък, който гледате през деня.

Чакане на. Всичко, което е блокирано от друг човек, с името на човека и дата за преследване. Нищо тук не е ваша задача и прегледът на този списък веднъж седмично е достатъчен. Без него блокираните елементи стоят в активния списък и генерират вина за работа, която не можете да свършите.

Неправене. Списъкът, който почти никой не поддържа, и този, който носи най-голямо облекчение. Елементи, срещу които сте решили, с едно изречение причина. Да ги държите, вместо да ги изтривате, означава, че решението е записано, така че същата идея няма да се върне след три месеца и да бъде добавена от някой, който не знае, че е била разглеждана.

Зад тези три стои четвърто нещо — беклогът или инвентарът на всичко останало. Няма проблем да е дълъг. Проблем е да е списъкът, от който работите, и двата се сливат в почти всяка система, която съм виждал.

Разграничението е ключът. Списъкът с това, което дължите, е инвентар. Списъкът с това, което ще правите, е план. Работата от инвентар води до избягване, защото честният отговор на списък с двеста неща е да погледнете настрани.

Какво трябва да съдържа шаблонът за списък със задачи

Шест полета. Повечето шаблони имат две.

Дата на добавяне е полето, за което си струва да се спори. Без него елемент, който е там от четири месеца, изглежда точно като добавен вчера — а това е точно условието, при което списъците „гният“.

Безплатен шаблон за списък със задачи: структурата, която да копирате

Попълнен с реален пример, а не с плейсхолдъри. Това е споделен списък за клон на агенция за недвижими имоти.

Копирайте оттук.

Списък едно, правене тази седмица. Максимум дванадесет елемента на човек.

Списък две, чака се. Преглежда се веднъж седмично, не ежедневно.

Списък три, няма да се прави. С причини, запазени вместо изтрити.

Правилото. Всичко в списък едно, което не е пипано четиринадесет дни, се премества в списък две с дата за преследване, премества се в списък три с причина или се запазва слот от тридесет минути, за да се вземе решението, което всъщност е.

Копирайте оттук.

Пример за списък със задачи: триста и осемдесет елемента и тридесет и шест задачи

Ashfold Lettings управлява четири клона с около тридесет служители. Задачите по поддръжка на имоти се проследяваха в споделен електронен лист, за който всички се съгласиха, че е правилното нещо.

За период от над осемнадесет месеца достигнаха триста и осемдесет отворени елемента.

До този момент почти никой не го отваряше. Реалната работа се проследяваше в индивидуални тетрадки и в група за съобщения на клона, а електронният лист се беше превърнал в нещо, което хората актуализираха от време на време по задължение.

Накрая някой прегледа всички триста и осемдесет и ги класифицира.

Деветдесет и един вече бяха направени и никога не бяха затворени.

Сто и четиридесет и седем чакаха някой друг — най-вече решение от наемодател или оферта от изпълнител. Никой не можеше да напредне с нито един от тях.

Шестдесет и две бяха неща, за които никой нямаше намерение да прави. Предложени подобрения веднъж, идеи, които бяха заменени, и „ако може“ от предишен ръководител.

Четиридесет и четири бяха дубликати на други елементи.

Тридесет и шест бяха истински, изпълними задачи, които не са свършени.

Тридесет и шест реални задачи в списък от триста и осемдесет. Грубо девет процента от това, което хората бяха помолени да разгледат, беше работа, която някой можеше да предприеме.

Две от тези тридесет и шест бяха от голямо значение и бяха невидими. Обслужване на котел беше със закъснение от седем месеца. Дефект на противопожарна врата беше записан и никога не беше задействан, а се появи при проверка за съответствие, което доведе до известие за подобрение.

И двете не бяха игнорирани умишлено. И двете стояха в списък, където деветдесет и един процента от това, което ги заобикаляше, беше шум, а човешкото внимание не оцелява при такова съотношение.

Преработката използва три списъка и една-единствена норма. Правене тази седмица, ограничено до дванадесет елемента на човек. Чака се, с посочен човек и дата за преследване. Няма да се прави, с причина. Всичко, което не е пипано четиринадесет дни, трябваше да се премести.

Активният списък за цялата агенция се установи между четиридесет и шестдесет елемента и остана там.

Просрочените задължителни елементи преминаха от единадесет до нула в рамките на три месеца, а това, което ги оправи, не беше нов процес за задължителни елементи. Това беше фактът, че станаха видими.

Четири навика, които поддържат списъка да работи

Всичко по-горе се свежда до малък брой навици и си струва да ги кажем направо, защото те са това, което реално отличава списък, който някой използва, от такъв, който изоставя.

Разпределяйте на всеки две седмици, а не непрекъснато. Всичко, което не е пипано четиринадесет дни, се премества в „чака се“, в „няма да се прави“ или се запазва време, за да се вземе решението, което всъщност е.

Поддържайте списъка „няма да се прави“. Това е списъкът, който никой не поддържа, и този, който спира същата отхвърлена идея да се връща всяко тримесечие.

Записвайте задачите, започвайки с глагол. Елемент, който започва с съществително, е тема, а темите не се довършват.

Оразмерявайте деня честно — това е темата на следващата секция.

Оразмеряване на ежедневния списък със задачи

Вторият навик и този, който решава дали списъкът ще се използва и утре.

Ежедневният списък трябва да съдържа това, което реално можете да свършите — а за повечето хора това е значително по-малко, отколкото записват. Надеждният начин да намерите своята цифра е да погледнете назад към последните две седмици и да преброите какво наистина сте завършили средно за един ден. Повечето хора откриват, че това са три до пет съществени елемента плюс всичко, което денят им подхвърли.

Запишете толкова. Не броя, който бихте искали да управлявате.

Причината това да има значение не е мотивационна. Списък, който довършвате, е списък, на който вярвате, а списък, на който вярвате, се отваря и утре. Списък, който никога не довършвате, ви учи в рамките на две седмици, че довършването не е целта, и щом този урок се случи, списъкът става декоративен.

Две практични добавки. Поставете най-трудния или най-избягвания елемент първи, защото няма да стане по-лесен в четири следобед. И дръжте отделен ред за това, което ще направите, ако денят тръгне зле — обикновено един елемент — така че дори разстроен ден да завършва с нещо приключено.

Списък със задачи, чеклист или task tracker?

Три документа, които изглеждат сходно, но се държат различно.

A списък със задачи е променящ се набор от еднократни елементи. Нещата се добавят и премахват постоянно и списъкът никога не е същият два пъти.

A чеклист, понякога търсен като to do list checklist, е фиксиран набор от стъпки, изпълнявани многократно, където смисълът е, че нищо не се пропуска. Шаблонът за чеклист покрива това, включително разликата между това да четете чеклиста, докато работите, и да го използвате, за да потвърдите след това.

A task tracker е списък със задачи с добавено отчитане: статус, изпълнител, дати и изглед за човек, който не изпълнява работата. Безплатното изтегляне на Excel шаблон за task tracker е това, което повечето екипи в крайна сметка искат, след като в процеса участват повече от около трима души.

Честата грешка е да използвате списък със задачи там, където трябва чеклист. Ако същите седем неща се случват всеки път, когато включвате нов наемател, клиент или служител, това е чеклист, а да поставяте тези седем елемента в списък със задачи всеки път означава, че някой в крайна сметка ще напише шест.

Варианти

Същата структура от три списъка, но с различни ритми.

Ежедневният списък със задачи. Три до пет съществени елемента. Работният списък и единственият, който гледате през деня. Ежедневен списък със задачи, който редовно завършва недовършен, е твърде дълъг, а не твърде амбициозен.

Седмичен списък. Това, към което сте се ангажирали тази седмица, от което всеки сутрин се черпи ежедневният списък. Това е нивото, на което повечето хора трябва да планират, защото една седмица е достатъчно дълга, за да поеме лош ден.

Планер за месечен списък със задачи. По-добре се използва за ангажименти с дати, отколкото за задачи, защото задачите за месец напред обикновено са решения, маскирани като задачи. Месечният изглед работи най-добре като календар с фиксирани точки, като седмичният списък върши работата отдолу.

Списък със задачи на екипа. Отговорникът става от съществено значение, а статусът — споделен факт, а не личен. Тук task tracker-ът започва да е правилният отговор.

Шаблон Excel за списък със задачи на служител. Обикновено това е гледната точка на мениджър за това кой какво прави. Струва си да се внимава, защото списък, поддържан от мениджър, а не от човека, който изпълнява работата, ще стане грешен в рамките на две седмици. Нека отговорникът поддържа своя собствен ред.

Разпечатваеми и хартиени списъци. Шаблон за списък със задачи, който може да се редактира безплатно, обикновено означава, че можете да променяте полетата, а не само да го разпечатате. Хартията е наистина ефективна за ежедневна употреба и причината е триенето. Писането на ръка изисква достатъчно усилие, за да се добавят по-малко неща — което е обратното на проблема при дигиталните списъци.

Формати

Шест начина, по които хората ги поддържат, и всеки пасва на нещо различно.

Excel или Google Sheets. Правилният избор за всичко споделено, сортирано или отчитано. Безплатно изтегляне на Excel шаблон за ежедневен, седмичен и месечен списък със задачи обикновено ви дава три таба, които се подреждат удобно с ритъма по-горе.

Word. Шаблон за списък със задачи в Word файл пасва на разпечатана страница, която попълвате на ръка и почти нищо друго. Не може да сортира, което за списък с какъвто и да е размер е ограничение.

PDF и разпечатки. За хартия и хартията е наистина добра за ежедневни списъци. Дръжте основния екземпляр някъде дигитално и разпечатайте деня.

Приложения за бележки и специализирани task apps. Става, и важат същите правила. Записването е лесно в тези инструменти, което прави правилото за две седмици по-важно, а не по-малко.

Хартиени тетрадки. Подценени заради триенето по-горе и лоши за всичко споделено.

Форматът има много по-малко значение от това дали някой разпределя списъка. Перфектна електронна таблица със триста елемента е по-зле от лист хартия с четири.

Какво не може да поправи безплатният шаблон за списък със задачи

Списък, който всъщност е инвентар. Нито едно безплатно изтегляне на шаблон за списък със задачи не различава това, което дължите, от това, което ще правите. Разделянето на списъците го прави.

Решения, маскирани като задачи. Те ще стоят във всеки инструмент безкрайно. Само ако ги разпознаете и запазите време, за да решите, ги премахвате.

Работа без отговорник. В споделен списък елемент без име срещу него не се прави от никого и всички приемат, че някой друг го прави.

Твърде много работа. Списъкът е измервателен инструмент, а не решение. Ако всичко в него е наистина необходимо и има повече работа, отколкото време, честният отговор е да го кажете, вместо да го реорганизирате по-привлекателно.

Кога повтарящата се задача трябва да спре да бъде задача

Един модел, който си струва да забележите във всеки дългосрочен списък.

Някои елементи се връщат всеки месец със същия текст и обикновено са там, защото един човек знае как се прави, а никой друг — не. Съгласувайте сметката. Пуснете отчета. Настройте новия служител. Задачата не е наистина незавършена работа — тя е постоянна зависимост от конкретен човек.

Тези елементи принадлежат в писмена процедура, а не в списък, и причината да не са там е, че документирането им отнема повече време, отколкото да ги свършите, така че никога не се случва.

Trupeer AI премахва тази пречка. Който и да прави нещото, го записва веднъж, а резултатът е писмено ръководство с вече заснети и поставени скрийншотове, заедно с видео, в собствения ви брандинг. Тогава повтарящият се елемент става нещо, което всеки може да поеме, като го изважда от списъка на един човек завинаги, а не само за месец.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

Материалът стои във вашата knowledge base и служи и като обучение за всеки, който го поеме. Когато дадена задача се изпълнява по фиксирана последователност всеки път, тя принадлежи в шаблона за чеклист или, ако обхваща няколко души, в SOP шаблона. Последователността във вашите документи е въпрос на настройване на brand kit веднъж и настройката е покрита в ръководството за настройка на шаблон за документи.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за списък със задачи Excel или версия на шаблон за списък със задачи Excel?

Excel е най-добрият общ избор, защото сортира, филтрира и може да се споделя. Безплатен Excel файл за шаблон за списък със задачи с шестте полета по-горе отнема около пет минути за създаване, а изтеглянето на Excel шаблон за списък със задачи ще ви даде нещо подобно за секунди.

Единственото колона, която трябва да добавите към каквото и да използвате, е „Дата на добавяне“. Почти никой публикуван шаблон не я включва и без нея не можете да различите елемент на четири месеца от този от вчера — а това е условието, което позволява списъците да „гният“.

Има ли безплатна версия на шаблон за списък със задачи в Google Sheets?

Google Sheets е правилният отговор за всеки споделен списък, защото няколко души могат да го държат отворен едновременно и винаги има само една версия. Безплатният файл с шаблон за списък със задачи в Google Sheets работи идентично с структурата в Excel.

Използвайте три таба вместо три файла: прави се, чака се и няма да се прави. Да ги държите на едно място е това, което прави преместването на елемент между тях действие за две секунди, вместо нещо, което хората избягват.

Откъде мога да взема безплатен Excel шаблон за task tracker?

Task tracker добавя статус, изпълнител и отчитане към списък със задачи и това е, което искате, след като участват повече от около трима души. Безплатното изтегляне на Excel шаблон за task tracker обикновено ви дава тези колони.

Това, което трябва да следите, е, че tracker-ите обикновено са направени за човека, който чете отчета, а не за човека, който върши работата. Ако хората, които изпълняват задачите, го намират по-бавен от собствените си бележки, те ще си запазят бележките и tracker-ът ще е грешен.

Има ли версия на шаблон Excel за списък със задачи на служител?

Да, и има дизайнерско решение, което си струва да вземете, преди да го приемете. Шаблонът Excel за списък със задачи на служител често е изграден като гледна точка на мениджър, който изброява кой какво трябва да прави.

Нека всеки поддържа собствените си редове, вместо мениджърът да поддържа всички. Списък, поддържан от човек, който не изпълнява работата, излиза от актуалност в рамките на две седмици и тогава седмичният разговор е за коригиране на списъка, а не за самата работа.

Има ли безплатно изтегляне на Excel шаблон за ежедневен, седмичен и месечен списък със задачи?

Да, и три таба са естествената структура. Безплатното изтегляне на Excel шаблон за ежедневен, седмичен и месечен списък със задачи обикновено ви дава точно това.

Използвайте ги в правилната посока. Месечният изглед държи ангажиментите с дати. Седмичният списък е това, към което сте се ангажирали. Ежедневният списък се черпи от седмичния всяка сутрин и държи три до пет съществени елемента. Ако попълвате и трите независимо, получавате три списъка, които не си съвпадат.

Има ли безплатен шаблон за списък със задачи Word или версия на шаблон за списък със задачи Word?

Word пасва на разпечатана страница. Безплатен Word файл с простa таблица работи, ако възнамерявате да го попълвате на ръка и да го поставите на стена, а изтеглянето на шаблон за списък със задачи Word ще ви даде точно това за няколко секунди.

За всичко, което ще сортирате, споделяте или ще държите по-дълго от седмица, използвайте електронна таблица. Word не може да сортира и пренареждането на списък от тридесет елемента чрез влачене на редове е достатъчно неприятно, че хората спират да го правят.

Има ли безплатен шаблон за списък със задачи PDF, разпечатваем, или безплатно изтегляне на шаблон за списък със задачи?

PDF пасва на разпечатки, а хартията е наистина ефективна за ежедневни списъци. Безплатният шаблон за списък със задачи PDF, който разпечатвате всяка сутрин, има едно реално предимство пред всяко приложение: писането на ръка изисква достатъчно усилие, за да ви накара да добавяте по-малко неща.

Всяко безплатно изтегляне на шаблон за списък със задачи ще свърши работа за това. Дръжте основния списък дигитално и разпечатайте деня. Основен хартиен списък не може да се търси и разбирането дали нещо вече е било записано е най-голямата част от това, за което служи споделеният списък.

Има ли безплатно редактиране на шаблон за списък със задачи?

Почти всички са. Безплатната редакция на шаблон за списък със задачи означава просто, че можете да променяте полетата, вместо само да го разпечатате, което всяка електронна таблица или документ ви позволява.

Редакцията, която си струва да направите, независимо кой вариант изберете, е да добавите колона „Дата на добавяне“ и да намалите стойностите на статуса до четири: прави се, чака се, готово, няма да се прави. Повече стойности на статус водят до спорове коя от тях се прилага.

Откъде мога да намеря безплатно изтегляне на списък със задачи?

Навсякъде и те до голяма степен са взаимозаменяеми — добре е да го знаете, преди да отделите час, сравнявайки ги. Безплатното изтегляне на списък със задачи от който и да е от големите сайтове за шаблони ще е напълно достатъчно.

Безплатно изтегляне на списък със задачи е налично от всички тях. На тази страница няма заключен файл. Структурата по-горе се поставя във всеки инструмент за около пет минути, а частта, която определя дали списъкът ви работи, е разпределянето на всеки две седмици, а не оформлението.

Чеклист за списък със задачи ли е същото като списък със задачи?

Чеклистът за списък със задачи е хибрид, към който хората посягат, и двата документа се държат различно. Списъкът със задачи държи променящи се еднократни елементи. Чеклистът държи фиксирана последователност, изпълнявана многократно, където стойността е, че нищо не се пропуска.

Практичният тест е дали бихте записали същите елементи отново следващия месец. Ако бихте — това е чеклист и трябва да живее някъде постоянно. Преписването на същите седем стъпки за включване в списък със задачи всеки път е начин шест от тях да се свършат.

Полезен ли е планерът за месечен списък със задачи?

За ангажименти с дати — да. За задачи — по-малко, защото повечето неща за месец напред са решения, а не действия, и ще стоят недокоснати, докато не станат спешни.

Използвайте планера за месечен списък със задачи като календар с фиксирани точки и оставете седмичния списък да свърши реалната работа. Ако даден елемент се появява в месечен планер три месеца поред, приложете правилото за две седмици, защото почти сигурно е решение, което никой не е взел.