Страхотното проектно предложение превръща една идея в финансирана инициатива. С Trupeer можете да спестите часове при писането на предложения, като започнете с безплатен шаблон за проектно предложение, персонализирате го с вашата брандинг идентичност и превърнете предложението в видео pitch, което вземащите решения могат да гледат за 5 минути.

Какво е шаблон за проектно предложение и кой го чете?

Проектното предложение описва работата, която искате някой да одобри или финансира: какъв е проблемът, какво предлагате да направите по него, как ще го направите, кой ще го направи, колко време ще отнеме и каква е цената.

Определящата му характеристика е, че е написано за човек с правомощието да каже „не“. Това го отличава от офертата (brief), която разрешава работа, която вече е решена, и от плана, който описва как одобрената работа ще бъде изпълнена.

Обикновено читателят е един от трима души. Клиент или потенциален клиент, който избира между доставчици. Финансираща организация или структура за грантове, която разпределя ограничен бюджет. Или вътрешен одобряващ, който решава между конкуриращи се заявки в рамките на същия бюджет.

И тримата имат нещо общо, което оформя всичко останало на тази страница. Те не четат вашето предложение само по себе си.

Вашето предложение се чете в стек, а не самостоятелно

Почти всяко предложение е написано така, сякаш е единственият документ на бюрото на читателя. Въведение, за нас, нашият подход, нашият екип, казуси, график, цена. Самостоятелен аргумент, който води към заключение.

Това не е начинът, по който се чете. Читателят има отворени три или четири предложения, набор от критерии, по които оценява, и ограничено внимание за всеки документ. Те не оценяват вашия аргумент. Те извличат едни и същи няколко отговора от всяко предложение и ги сравняват.

Което означава, че задачата на предложението не е да бъде убедително последователно. Трябва да е лесно за извличане.

Практическото последствие е неприятно за всеки, който се гордее с умението да пише. Добре аргументирано предложение от четиридесет и седем страници, което „зарява“ отговора на силно претеглен критерий на страница четиридесет и една, ще загуби пред по-обикновено предложение от тридесет страници, което го поставя под заглавие, съответстващо на името на критерия.

Това не е недостатък на оценяващите. Това е това, което изисква сравнение, и е напълно предвидимо, ако знаете, че предстои.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията „Templates“

Отидете до секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите цялостното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите обновения шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за проектно предложение можете да:

• Спестите часове при писане: Пропуснете празната страница със структура, използвана от опитни PM-и.

• Спечелите одобрения: Вградените секции за проблем, ROI и риск създават силен аргумент.

• Останете в бранда: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer.

• Питчвайте с въздействие: Превърнете предложението във видео pitch, което реално се гледа от вземащите решения.

• Стандартизирайте между проектите: Използвайте един и същ шаблон за всяко предложение.

• Достигнете до глобални заинтересовани страни: Превеждайте предложенията на 65+ езика с един клик.

Отразете критериите за оценка, в техния ред

Промяната с най-висока възвръщаемост за едно предложение е структурна и не изисква никакво писане.

Ако критериите са публикувани, използвайте ги като заглавия на секциите, в дадения ред, като използвате техните формулировки, а не вашите. Списък за търг с шест критерия трябва да доведе до предложение с шест основни секции, назовани по тях. Оценяващият критерий четири трябва да намери секция, наречена с името на критерий четири.

Ако критериите не са публикувани, попитайте. Повечето купувачи ще ви кажат, а самото питане показва, че възнамерявате да отговорите на въпроса, а не просто да говорите за себе си.

Ако не можете да питате, направете изводи и го кажете на страница първа. Кратък параграф, в който посочвате какво разбирате, че решението трябва да „включи“, дава на читателя възможност да ви коригира и показва, че сте помислили за техния проблем, а не само за вашите възможности.

От това следват две неща, срещу които хората се съпротивляват. Любимото ви съдържание може да не се вписва в нито един критерий — тогава то отива в приложение или отпада. И редът на секциите може да изглежда нелогичен като разказ, което няма значение, защото не се чете като разказ.

Как да проверите покритието спрямо претеглянията

Проверка за десет минути преди подаване, която открива по-голямата част от щетите.

В тази таблица се виждат два сценария на провал и и двата са често срещани.

Съдържание с недостатъчно претегляне. Критерий, който струва една пета от точките, е отговорен в два параграфа. Броят на думите не е нужно да е точно пропорционален на претеглянето, но разлика с порядък е проблем при оценяването, а не избор на стил.

Съдържание, което не може да се открие. Материал, който съществува, но е разпределен в документа, вместо да е отговорен на едно място. Оценяващият критерий пет не сглобява отговора ви от четири секции. Те оценяват това, което могат да намерят.

Пуснете таблицата. Поправете редовете, отбелязани с не. Обикновено това е цялата намеса.

Таблицата за сравнение, която трябва да напишете за тях

Всеки оценяващ изгражда таблица за сравнение — формално или върху гърба на страница. Те избират измеренията.

Можете да ги изберете и вие, и почти никой не го прави.

Поставете кратка таблица на страница първа или втора, която показва измеренията, върху които според вас трябва да се вземе решение, с вашия отговор срещу всяко от тях. Оставете останалите колони напълно празни; читателят ще ги попълни мислено.

Избирайте измеренията внимателно. Те трябва да са наистина важни за купувача, да са неща, които можете да подкрепите с доказателства, и поне едно трябва да е такова, за което сте сигурни, че алтернативите са по-слаби. Таблица с измерения, при която сте просто „достатъчно добри“, е по-зле от липсата на таблица.

Това не е трик и не изисква конфронтация. Посочването на измеренията, които имат значение, е услуга за читател, който предстои да го направи сам, с по-малко информация от тази, която имате вие.

Когато купувачът е публикувал критерии, вашата таблица трябва да ги използва. Когато не са, вашата таблица е вашето предположение и се удвоява като параграфа, описан в предходната секция.

Безплатен шаблон за проектно предложение: структурата, която да копирате

Копирайте от тук. Адаптирайте имената на секциите към критериите на купувача, където съществуват.

Обложка. Име на проекта или търга, вашата организация, дата, референтен номер, контакт.

Резюме на една страница. Какво предлагате в един параграф. Таблицата за сравнение. Цената. Решението, което искате, и до кога.

Разбиране на изискването. Проблемът, преформулиран с ваши думи, показващ, че сте го разбрали, а не просто повтаряте brief-а. Включете какво смятате, че решението ще се базира на него, ако критериите не са публикувани.

Секции, които отразяват критериите. По една за всеки критерий, в техния ред, назовани с техните думи. Всяка секция отговаря напълно на съответния критерий, на едно място.

Програма. Фази, етапи и дати. Самият план не е предложението, а нашият шаблон за проектен план обхваща работния документ, който изграждате след спечелването.

Екип. Посочените хора, които реално ще изпълнят работата, с тяхната наличност. Не е „capability statement“.

Цена. Ясно, на едно място, с това какво е включено и какво не. Предположенията, от които зависи цената, номерирани.

Рискове и как ги управляваме. Отговаря се като секция, а не разпределено, ако това е критерий.

Какво не предлагаме. Изрични изключвания. Това се чете като увереност, а не като „предпазване“, и предотвратява най-честия спор след възлагане.

Приложения. Казуси, CV-та, сертификати, политики. Всичко, което подкрепя, а не отговаря.

Копирайте до тук.

Консултантската компания, която написа 47 страници и се класира трета

Marlow and Deane, инженерна консултантска компания с около сто и четиридесет души, участва в рамкова схема за проектиране на пътища за четири години с местен орган, на стойност приблизително 2,8 милиона британски лири за периода.

Техното предложение беше с четиридесет и седем страници. Беше добре написано, с силни CV-та на екипа, детайлна методология и три релевантни казуса. Структурата му беше: въведение, за нас, нашият подход, нашият екип, казуси, програма, цена.

Те се класираха трети от пет по качество.

Обратната информация беше поучителна. Търгът беше публикувал шест критерия за оценка с претегляния: технически подход 25%, социална стойност 20%, управление на програмата 15%, екип 15%, управление на риска 15% и иновации 10%.

Социална стойност, съвместно вторият най-високо претеглен критерий на една пета от наличните точки, беше разгледана в два параграфа на страница четиридесет и една.

Управление на риска, още 15%, беше разпределено в методологията, вместо да е отговорено като секция. Бележката на оценяващия казваше, че не са успели да открият ясно отговор.

Така 35% от наличните точки бяха оценени ниско за съдържание, което или едва съществуваше, или не можеше да бъде намерено в 47 страници.

Печелившата оферта беше 31 страници. Нейните шест основни секции бяха шестте критерия за оценка, в реда на търга, използвайки формулировките на търга.

Офертата струваше на Marlow and Deane около 24 хиляди британски лири като време на персонала.

Те промениха процеса, а не писането. Заглавията на секциите вече отразяваха публикуваните критерии в техния ред и с техните думи. Проверка на покритието се прави преди подаване, като се изброява всеки критерий, неговото претегляне, къде е отговорено и колко думи получава, като всичко непропорционално се маркира. Таблица за сравнение стои на страница две. И екипът за изпълнение чете предложението, преди да бъде изпратено.

При първата оферта по новия процес екипът за изпълнение премахна четири ангажимента, които казаха, че не могат да бъдат изпълнени, както са написани.

През следващите осемнадесет месеца те подадоха единадесет оферти и спечелиха шест, спрямо три от единадесет в сравнимия предходен период. Два от петте загубени случая бяха с обратна връзка, че са били втори по качество и са загубили по цена — което е различен проблем и по-добър за имане.

Какво да включите в проектно предложение и къде

Структурата по-горе, с три решения за разположение, които са по-важни от съдържанието.

Цената е отпред, в резюмето, и отново в собствена секция. Читателите я търсят първо независимо къде я поставяте, а предложение, което я задържа, се чете като уклончиво. Изграждането до разкриване работи в pitch, а не в документ, който се сравнява с други два.

Всеки критерий е отговорен точно на едно място. Разпределянето на отговор заради плавен разказ струва точки, защото оценяващият оценява това, което е под съответното заглавие.

Предположенията са номерирани и свързани с цената. Всяко предложение съдържа предположения, а тези, които са свързани с цената, са тези, които определят дали крайният договор ще съответства на това, което сте оферирали. Номерирането им означава, че вариация може да посочи конкретно един.

Какво да оставите: вашата история, освен ако не е критерий. Общи „capability statements“. Методология, която описва какво би направил всеки компетентен доставчик. Всичко, което не бихте искали да ви цитират обратно през шестия месец — темата на следващата секция.

Нека екипът за изпълнение го прочете, преди да го изпратите

Предложението е обещание и всяко изречение в него става очакване, което някой друг трябва да изпълни.

В повечето организации предложението се пише от функция „bid“ или „business development“ под натиск във времето, а хората, които реално ще изпълнят работата, го четат за първи път след спечелването. Дотогава ангажиментите вече са договорни.

Корекцията струва един час. Който и да ще води изпълнението, чете предложението преди подаване, с една инструкция: маркирайте всичко, което не можете да изпълните, както е написано, или не можете да изпълните на посочената цена.

Списъкът обикновено е кратък и конкретен. Време за реакция, което предполага наличност, която никой няма. Изпълнимост, описана по начин, който подсказва повече, отколкото е оценено. Посочен конкретен човек, който е ангажиран другаде. Стъпка от методология, която звучи впечатляващо и не се случва.

Всяко от тези неща е по-евтино да се премахне сега, отколкото да се преговаря отново през третия месец, и премахването рядко отслабва офертата, защото ангажиментите, които се премахват, обикновено са общи, а не отличаващи.

Когато предложението печели, същият този преглед става отправна точка за плана за изпълнение, тъй като ръководителят на изпълнението вече е прочел и е предизвикал обхвата.

Варианти на проектно предложение: грант, консултиране и строителство

Структурата остава, но акцентът се измества значително според типа.

Грантови и предложения за финансиране. Форматът на финансиращата организация е задължителен и обикновено предписателен, включително лимити за думи на секция. Отговаряйте на въпросите в техния ред и третирайте лимитите за думи като сигнал за претегляне. Тук резултатите и измерването тежат повече от метод.

Консултантски предложения. Екипът и подходът доминират, а купувачът до голяма степен оценява дали тези конкретни хора ще са добри за работа с тях. Посочени лица с реална наличност надминават „capability statements“.

Строителство и инженеринг. Програмата, методологията (method statement), рискът и съответствието носят тежестта, а изискванията към документацията често са уточнени. Квалификациите по здраве и безопасност често са „преминава/не преминава“ врата, а не оценяван критерий.

Търгове за публичния сектор. Критериите и претеглянията са публикувани, оценяването е формализирано и въпросите за уточнение обикновено са разрешени и недостатъчно използвани. От другата страна на масата, нашият шаблон за план за управление на обществените поръчки обхваща как купувачите определят типа договор спрямо това колко добре могат да уточнят какво искат — полезен контекст за интерпретиране на търга.

Вътрешни предложения. Конкуриране за бюджет, а не срещу доставчици. Сравнението е с други вътрешни инициативи, така че измеренията, които си струва да се назоват, обикновено са възвръщаемост, риск и какво няма да се направи вместо това.

Фрийланс и малки проектни предложения. Две до четири страници. Обхват, цена, график, изключвания и какво се случва, ако обхватът се промени. Дължината тук не сигнализира нищо полезно.

Недостатъците при използването на шаблон за предложение

Струва си да бъдете честни за това, защото почти нищо написано по темата не е.

Шаблоните насърчават да отговаряте на грешната структура. Редът на секциите в шаблона е общ, а критериите на купувача са конкретни. Следването на шаблона вместо критериите е точно провалът в работния пример по-горе.

Те създават общо съдържание. „Boilerplate“ методология и секции за възможности се четат като „boilerplate“, а оценяващите четат много предложения.

Те ви изкушават да попълните всяка секция. Секция без нищо отличително за казване е излишно тегло в документ, който се прелиства, и размива секциите, които имат значение.

Те скриват цената. Повечето шаблони поставят търговските условия в края, където така или иначе читателите първо гледат.

Те не са форматът на купувача. Където купувачът уточнява формат, неговият формат отменя всичко на тази страница.

Използвайте шаблон за чеклиста с неща, които не бива да забравяте, и оставете критериите на купувача да определят структурата.

Проектно предложение, brief или бизнес казус?

Три документа, които стоят близо един до друг и се объркват.

A proposal се пише за човек, който ще реши дали да се продължи, обикновено конкурентно, и съдържа цена. Неговата задача е да спечели.

A brief се пише, след като решението да се направи нещо вече е взето, като описва проблема и разрешава работа. Той е вътрешен и няма цена. Нашият шаблон за project brief го обхваща, включително защо brief-ове, които посочват решение вместо проблем, причиняват толкова много разхищение.

A business case обосновава инвестиция с опции, разходи и ползи и се одобрява от функция „finance“ или от борд. Предложение, което е станало дълго и пълно с финансово моделиране, обикновено е бизнес казус с грешното име.

За вътрешна работа последователността е brief, business case, plan. За външна работа е tender или enquiry, proposal, contract, plan. Предложенията се появяват само във второто, поради което толкова съвети за предложения стоят странно спрямо вътрешната проектна практика.

Мога ли да получа шаблон за проектно предложение в Word или PDF?

Word или Google Docs за писане, защото предложенията минават през няколко кръга на преглед и коментари, и защото понякога купувачът изисква файл, който може да се редактира.

PDF за подаване, винаги, освен ако купувачът не посочи друго. Това фиксира оформлението, предотвратява случайни редакции и предотвратява документът ви да бъде „пренареден“ в нещо, което не сте проектирали.

Два детайла за производството, които са по-важни от това, което трябва да бъдат. Отметнете или линкнете секциите в PDF, защото оценяващ, който скача между критерии, ще ви благодари. И проверете размера на файла спрямо лимита на портала преди крайния срок, а не в самия край, което е наистина честа причина за късни подавания.

Софтуерът за презентации е подходящ за pitch, който придружава предложение, а не за самото предложение. Когато купувачът иска и презентация, третирайте я като отделен артефакт, който отговаря на същите критерии в същия ред.

Тъй като предложението често е първото нещо, което клиентът вижда, brand kits го поддържат последователно с всичко след това — важно, когато купувачът частично оценява дали изглеждате организирани.

Как да покажете методологията, вместо просто да я описвате

Всяко предложение твърди, че има методология, и оценяващите четат десетки такива. Описанията на методологията са почти взаимозаменяеми, поради което критерият често се оценява по представяне, а не по същество.

Нещо конкретно пробива това. Кратък запис как реално правите нещото, линкнат от предложението, е трудно да бъде поставен под съмнение по начин, по който три страници описание не са.

Trupeer AI прави създаването му лесно. Някой от вашия екип записва процеса веднъж и резултатът е писмен walkthrough и видео, в брандинга ви, които могат да бъдат линкнати от съответната секция на предложението или предоставени като приложение.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

Има второ предназначение след спечелването. Материалът, който сте създали, за да демонстрирате методологията, става onboarding и документация за изпълнение, така че усилието не се изразходва само за офертата. Резултатът остава във вашата knowledge base и когато предложението води до предаване на работа по-късно, нашият шаблон за предаване на проект покрива какво е нужно от страна на приемащите. Инструкциите за настройка са в document template setup guide.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за проектно предложение в Word?

Структурата по-горе се поставя директно в Word или Google Docs. Няма заключено изтегляне и няма формуляр. Промяната, която си струва да направите още преди да напишете каквото и да било, е да преименувате секциите според критериите за оценка на купувача, в техния ред — това си струва повече от всеки шаблон.

Има ли безплатен шаблон за проектно предложение в PDF?

Пишете в редактор на документ и подавайте като PDF, освен ако купувачът не посочи друго. Отметнете секциите, за да може оценяващият да скача между критерии, и проверете лимита за размера на файла на портала преди крайния срок, а не в самия край.

Има ли прост шаблон за проектно предложение?

За малки проекти и фрийланс работа четири секции са достатъчни: какво ще направите, колко струва, кога ще бъде готово и какво е изключено. Две до четири страници. Дължината не носи сигнал на това ниво, а изключванията предотвратяват повечето спорове.

Къде мога да намеря безплатен шаблон за бизнес предложение в Word?

Бизнес предложение, проектно предложение и предложение за услуга са до голяма степен един и същ документ с различни акценти. Структурата по-горе работи и за трите; разликата е кои критерии купувачът оценява. Бизнес предложение към нов клиент обикновено се нуждае от повече за това защо вие, а не как, което е решение за претегляне, а не структурно.

Колко дълго трябва да е проектното предложение?

Толкова, колкото изискват критериите, и не повече. Работният пример по-горе загуби рамкова схема за 2,8 милиона британски лири с 47 страници от победител с 31. Дължината не е променливата; важна е откриваемостта спрямо критериите.

Кой трябва да пише проектното предложение?

Който ще води изпълнението, трябва или да го напише, или да го прегледа преди подаване. Предложения, написани изцяло от функция „bid“, съдържат ангажименти, които екипът за изпълнение никога не е виждал, и тези ангажименти стават договорни в деня, в който спечелите.

Трябва ли цената да е отпред или отзад?

Отпред, в резюмето, и отново в собствена секция. Читателите я търсят първо независимо, а ако я задържите, това се чете като уклончиво в документ, който се сравнява с други. Изграждането до разкриване работи в live pitch, а не в документ.

Каква е разликата между предложение и оферта (quote)?

Офертата (quote) е цена за дефинирана работа. Предложението аргументира подхода, както и цената, и се използва, когато купувачът не е уточнил напълно какво иска. Ако изискването е напълно уточнено, може да ви е нужна само оферта (quote), а подаването на предложение вместо това добавя дължина, без да добавя точки.