Страхотният проектен бриф подрежда всички на една и съща страница още преди да започне проектът — какво се изгражда, защо има значение, кои са участниците и как ще се измерява успехът. С Trupeer можете да спестите часове от писането на проектни брифове, като започнете с безплатен шаблон за проектен бриф, персонализирате го с вашата brand identity и превърнете брифа в кратко видео резюме, което заинтересованите страни могат да гледат за 3 минути.

Какво е шаблон за проектен бриф и кога се пише?

Проектният бриф е краткият документ, който се изготвя в самото начало на проекта, преди да съществува план, и който казва за какво е проектът, защо е важно сега, кого засяга, как изглежда успехът и какви ограничения го обвързват.

Това е документът, който хората подписват, за да разрешат работата, и се превръща в отправна точка, срещу която всички спорят шест месеца по-късно. Той е нарочно кратък — обикновено една или две страници — защото се пише в момента с най-малко информация.

Шаблонът ви дава секциите: контекст, цели, обхват, резултати, график, бюджет, заинтересовани страни, критерии за успех. Всяка версия, която ще намерите, предлага приблизително същото и няма нищо лошо в това.

Проблемът с брифовете почти никога не са секциите. Проблемът е какво се слага в тях.

Повечето брифове посочват решение, а не проблем

Ето оплакването, което прави всяки екип за доставка, агенция и инженерна група относно брифовете — изразено по един и същи начин във всяка индустрия: „Ни бяха възложени решенията“.

„Изградете клиентски портал.“ „Създайте нов интранет.“ „Доставете мобилно приложение.“ „Преработете потока за onboarding.“ Всяко от тези е нещо, което трябва да се изгради, представено така, сякаш е изискване, въпреки че всъщност е отговор на въпрос, който брифът никога не поставя.

Това се случва по разумна причина. Който възлага проекта, обикновено го мисли от седмици и вече е стигнал до заключение. Писането на заключението се усеща като яснота, а писането на проблема — като неяснота.

Цената е, че най-евтините решения се изключват, преди някой изобщо да ги разгледа. Щом брифът каже „портал“, проектът става „портален“ проект и опцията, която би решила 80% от проблема за 5% от парите, никога не се оценява, защото никой не е помолен да оцени нещо.

Бриф, който посочва проблем, кани отговори. Бриф, който посочва решение, кани оценки.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете до секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълната структура и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда персонализираният ви шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за проектен бриф можете да:

• Спестите часове от писане: Пропуснете празната страница с доказана структура на бриф.

• Подравните заинтересованите страни бързо: Брифове на една страница правят одобренията и синхронизацията по-бързи.

• Останете в бранда: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer — идеално за брифове на агенции и клиенти.

• Питчвайте с въздействие: Превърнете брифа в видео резюме — чудесно за sales enablement и питчове към заинтересовани страни.

• Стандартизирайте между проектите: Използвайте един и същ формат на бриф за всяка инициатива.

• Достигнете до глобални екипи: Превеждайте брифовете на 65+ езика с едно кликване.

Тестът с трите отговора за всеки проектен бриф

Две минути — и това е единственият тест за бриф, който си струва да се прави.

Прочетете брифа и назовете три наистина различни неща, които биха го удовлетворили.

Не три вариации на едно и също. Три различни подхода: изградете нещо, променете процес, купете нещо, премахнете стъпка, комуникирайте по различен начин, направете по-малко.

Ако можете да назовете три, брифът описва проблем и пред проекта стои реално решение.

Ако можете да назовете само едно, брифът описва решение. Това не е автоматично грешно, защото понякога решението наистина е взето по добри причини и в този случай честното нещо е да се каже така и документът да се нарече спецификация, а не бриф. Нечестно е да представите предрешено заключение като открит въпрос и после да се изненадате, че никой не го е оспорил.

Проведете този тест върху брифа, преди да бъде разпространен, с човек, който не е участвал в написването му. Авторът винаги може да назове три, защото знае какво е отхвърлил. Никой друг не може, защото брифът не го съдържа.

Как да напишете проблема вместо резултата

Четири навика и нито един от тях не отнема повече време от писането на решението.

Започнете с наблюдение и число. Не „клиентите трудно проверяват поръчките си“, а „клиентите са се свързали с нас шест хиляди и седемстотин пъти миналия месец, за да попитат къде е поръчката им“. Числото прави две неща: доказва, че проблемът е реален, и определя стойността, която едно решение има.

Посочете какво се случва сега. Как проблемът се обработва в момента — лошо — включително workaround-а, който хората са измислили. Описанието на текущото състояние позволява на някого да предложи по-евтин отговор.

Разделете ограниченията от изискванията. Бюджетът е ограничение. Крайният срок е ограничение. „Трябва да се интегрира със съществуващата система за склад“ е ограничение. „Трябва да има вход (login)“ е изискване, маскирано като ограничение, и обикновено идва от менталната картина на решението.

Дефинирайте успеха като промяна в числото, а не като наличие на резултат. Да намалите тези контакти наполовина в рамките на шест месеца е критерий за успех. Стартирането на портал е етап.

Когато наистина имате предвид решение, поставете го в ясно обозначена секция, която казва това — като кандидат, а не като бриф.

Безплатен шаблон за проектен бриф: структурата за копиране

Копирайте оттук. Една или две страници и се въздържайте от разширяване.

Заглавна част. Име на проекта, спонсор, автор, дата, версия и търсеното решение.

Проблемът. Наблюдение с число, колко често се случва и каква е цената. Два или три изречения.

Как се обработва сега. Текущият процес, включително workaround-а, и защо не е достатъчно добър.

Защо сега. Какво се е променило, което прави това ценно да се направи през този квартал, а не следващата година.

Кой е засегнат. Хората или клиентите, които участват, и приблизително колко са.

Критерии за успех. Кое число се променя, с колко и до кога. Едно или две, изразени като резултати.

Ограничения. Бюджет, краен срок, системи, които не могат да се променят, регулаторни или договорни задължения, хора, които не са на разположение. Всичко, което е наистина фиксирано, и нищо, което всъщност е предпочитание.

Извън обхват. Какво този проект няма да адресира — достатъчно конкретно, за да е спорно.

Възможни подходи, ако има такива. Решения, които вече са разглеждани, ясно обозначени като кандидати, а не като бриф, с причината всяко да е в списъка.

Търсеното решение и от кого. Какво искате и кой го разрешава.

Копирайте до тук. Ако брифът надхвърли две страници, обичайната причина е контекстът, който принадлежи в приложение, което никой няма да чете — и това е напълно окей.

Търговецът, който изгради портал, за който никой не се регистрира

Ashfold Group е специализиран търговец с около деветдесет магазина и значителен онлайн бизнес.

Брифът беше две страници, добре написан, и беше одобрен без трудности. В него пишеше: изградете портал за самообслужване на клиенти, където клиентите да могат да влизат, за да виждат статуса на поръчките, да изтеглят фактури и да подават запитвания. Бюджет триста и четиридесет хиляди британски лири. Девет месеца.

Доставен беше навреме и близо до бюджета — триста седемдесет и една хиляди.

Шест месеца след старта имаше три хиляди и сто регистрирани акаунта при приблизително четиридесет и шест хиляди активни клиенти — под седем процента. Обемът на контактите към сервизния център остана непроменен.

Последващият преглед след внедряването зададе прост въпрос: какъв проблем беше изграден да реши това. Никой не можеше да посочи в брифа, защото брифът беше описал решение.

Така че някой отиде и намери проблема. Сервизният център обработваше около единадесет хиляди контакта на месец. Извадка от петстотин показа, че 61% са някаква версия на „къде е моята поръчка“, което е около шест хиляди и седемстотин контакта на месец.

От тези клиенти 84% вече бяха получили имейл за изпращане, съдържащ линк за проследяване. Или не са го видели, или са се върнали към него след като линкът е изтекъл на 14-ия ден.

Доминиращият проблем следователно не беше, че клиентите нямат начин да проверяват. Проблемът беше, че начинът, който вече имаха, не работеше.

Три по-евтини подхода никога не бяха оценени, защото брифът не беше поканил такива: удължаване валидността на линка за проследяване. Препращане на линка по график до момента на доставка. Добавяне на статус на поръчката в секцията на акаунта, която вече съществуваше, оценено впоследствие на около осемнадесет хиляди британски лири.

Порталът беше легитимно решение на реален проблем. Той не беше най-големият проблем и изискваше регистрация, която 93% от клиентите никога не направиха.

Брифът за последващия проект беше написан по различен начин. Клиентите се свързват с нас шест хиляди и седемстотин пъти на месец, за да попитат къде е поръчката им. 84% от тях вече са получили линк за проследяване. Намалете тези контакти наполовина в рамките на шест месеца. Ограничения: без промяна в интеграцията с превозвача, сто и петдесет хиляди британски лири и трябва да работи без да изисква от клиентите да се регистрират.

Три екипа предложиха три наистина различни отговора. Избраният струваше шестдесет и две хиляди британски лири и намали тези контакти с 58% в рамките на пет месеца.

Разликата между двата брифа е, че вторият можеше да бъде отговорен по три начина. Първият можеше да бъде отговорен по един начин и този начин вече беше избран.

Ключовите елементи, които всеки проектен бриф трябва да има

Двете секции, които носят най-голяма тежест, са текущо състояние и ограничения, и и двете обикновено са тънки. Текущото състояние позволява на някого да предложи евтиния отговор. Ограниченията, честно отделени от предпочитанията, са това, което спира брифа да се превърне в спецификация по невнимание.

Как да напишете проектен бриф в пет стъпки

Едно. Напишете проблема с число. Ако не можете да получите число, отделете един следобед, за да го намерите. Бриф без число е предпочитание.

Две. Опишете текущото състояние, включително как хората заобикалят проблема днес.

Три. Определете успеха като промяна в това число, с дата.

Четири. Избройте ограниченията и оспорете всяко от тях. За всеки елемент попитайте кой го е фиксирал и дали може да се промени. Приблизително една трета обикновено може и всяко, което се променя, разширява диапазона от възможни отговори.

Пет. Проведете теста с трите отговора с някой, който не го е писал. Ако не минава, или отворете брифа, или честно преименувайте документа.

После го разпространете и очаквайте отговорите, които ще получите, да включват поне един, за който не сте се сетили. Ако нито един не ви изненада, брифът вероятно е спецификация.

Ограничения, и как се вмъкват като изисквания

Това е мястото, където повечето брифове тихомълком се превръщат в спецификации, и това се случва без никой да го има за цел.

Истинското ограничение е нещо извън контрола на проекта. Бюджетът е такъв, какъвто е. Регулаторният краен срок е фиксиран. Системата за склад не се заменя тази година. Екипът има четирима души.

Предпочитание, облечено като ограничение, звучи идентично. Трябва да е мобилно приложение. Трябва да има табло (dashboard). Потребителите трябва да имат вход (login). Всяко от тези е ментална картина на решението и щом попадне в секцията „Ограничения“, се приема за неподвижно от всички по веригата.

Тестът е да попитате за всеки елемент: кой го е решил и какво се случва, ако се промени. Истинското ограничение има собственик извън проекта и последствие, ако бъде нарушено. Предпочитанието няма нито едното, и обикновено човекът, който го е написал, с готовност ще го отпадне, ако го попитате директно.

Проведете този разговор, преди брифът да бъде разпространен. Отнема двадесет минути и често са най-високостойностните двадесет минути в целия проект, защото всяко премахнато ограничение добавя възможен отговор.

Проектен бриф, бизнес кейс или проектен план?

Три документа в началото на проекта, последователно, с различни задачи.

Брифът описва проблема, ограниченията и критериите за успех. Той се пише първи, е кратък и разрешава проучване или доставка.

Бизнес кейсът обосновава разхода. Той съдържа опции с разходи и ползи и се одобрява от функция „Финанси“ или от инвестиционен борд. Бриф, който е станал дълъг и пълен с числа, обикновено е бизнес кейс с грешното име.

Проектният план описва как избраният подход ще бъде реализиран: обхват, график, ресурси, зависимости и риск. Нашият шаблон за IT проектен план покрива този слой.

Последователността има значение. Бриф, после опции, после бизнес кейс, после план. Писането на плана преди брифа — което се случва по-често, отколкото някой признава — означава, че подходът е избран, преди проблемът да е формулиран.

Щом планът съществува, брифът трябва изрично да бъде заменен, вместо да остане като втори източник на договорен обхват. Два документа, които претендират за авторитет, е начинът, по който споровете за обхват стават неразрешими.

Варианти на проектен бриф: креативен, дизайн, софтуер и строителство

Структурата се запазва между типовете, а акцентът се измества.

Креативни и маркетинг брифове се нуждаят от аудиторията и посланието и са най-податливи на „брифиране на решение“, защото клиентът идва с формат, който има предвид. Проблемът тук обикновено е поведение, което искате да промените, а не нещо, което искате да създадете.

Дизайнерски брифове се нуждаят от потребителя, контекста на използване и ограниченията на съществуващата система. Почти всеки бриф в тази категория се възползва от теста с трите отговора, защото дизайнерски бриф, който специфицира оформление, е премахнал дизайна.

Брифове за софтуерни проекти се нуждаят от проблема и текущия workaround повече от всичко друго и трябва да останат чисти от функционалности. Щом функционалностите влязат в обхвата, вие пишете документ с изисквания, който нашият lean PRD шаблон покрива.

Брифове за строителство и дизайн носят ограничения, които наистина са ограничения: обект, планиране, регулации, бюджет. Тук секцията с ограниченията е същността, а не рискът.

Проекти с тежък компонент по възлагане (procurement) се нуждаят брифът да посочва какво се купува като резултат, а не като спецификация, тъй като решението за зрелостта на спецификацията идва по-късно и нашият шаблон за план за управление на възлагането го покрива.

Мога ли да получа шаблон за проектен бриф в Word или Excel?

Word или Google Docs. Брифът е текст, една или две страници, и се коментира преди одобрение. Няма нищо в него, което да иска електронна таблица.

Excel си заслужава място само ако управлявате много проекти и искате регистър: проект, спонсор, проблем в един ред, критерий за успех, ограничение по бюджет, статус и дата на одобрение. Този регистър е наистина полезен за откриване на шаблона, който иначе никой не вижда — а именно колко от проектите ви имат критерий за успех, изразен като резултат, а не като число.

PDF за одобрената версия, експортиран при подписване. Тъй като брифът е отправна точка за спорове по-късно, замразяването на одобрената версия с дата тук е по-важно, отколкото при повечето документи.

PowerPoint е лош контейнер. Бриф, представен като слайдове, има тенденция да загуби формулировката на проблема и да запази решението — по същата причина, описана на тази страница.

Как да покажете проблема, вместо да го описвате

Най-трудната част от добрия бриф е да накарате проблема да изглежда реален за хората, които не го преживяват. Число помага. Един абзац рядко помага.

Има евтина алтернатива, която почти никой не използва: запишете как се случва проблемът.

Две минути запис на служител, който обработва обаждане „къде е моята поръчка“, или на някой, който заобикаля счупена стъпка с три таба в браузъра и електронна таблица, предава повече от страница описание и е много трудно да се оспори. Прикачете го към брифа.

Trupeer AI прави това лесно, защото екранният запис се превръща както във видео, така и в писмено walkthrough на текущия процес — точно това, от което се нуждае секцията „текущо състояние“ в брифа. Освен това дава на екипа за доставка нещо, към което да се връща, когато взема решение между подходи, вместо да разчита на формулировката в брифа месеци по-късно.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

Същият запис е полезен и след това като „преди“ състояние, когато измервате дали проектът е проработил. Материалът живее във вашата knowledge base с последователен бранд и инструкциите за настройка са в document template setup guide.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за проектен бриф в Word?

Структурата по-горе се поставя директно в Word или Google Docs. Няма заключено изтегляне и няма формуляр. Двете секции, които трябва да се напишат първи, са проблемът с неговото число и ограниченията, защото всичко останало следва от тях и те са двете секции, които шаблоните обработват най-слабо.

Има ли безплатен шаблон за проектен бриф в Excel?

Excel е подходящ за регистър на брифове в портфолио, а не за отделен бриф. Колони за проект, спонсор, проблем в един ред, критерий за успех, ограничение по бюджет, статус и дата на одобрение. Преглеждането на този регистър за критерии за успех, изразени като резултати, е бърз начин да откриете кои проекти нямат измерим резултат.

Къде мога да намеря пример за проектен бриф в PDF?

Публикуваните примери се намират лесно, включително от организации от публичния сектор и здравни организации, и си струва да ги прочетете за реда на секциите. Четете ги критично, тъй като голяма част от публикуваните брифове са брифове за решение и ако ги четете безкритично, подсилвате навика, за който е тази страница.

Колко дълъг трябва да е проектният бриф?

Една или две страници. По-дългите брифове обикновено носят контекст, който принадлежи в приложение, или са погълнали бизнес кейса. Ако брифът не може да се прочете за пет минути от спонсора, ще бъде прелистен и първата секция, която се прелиства, е формулировката на проблема.

Кой трябва да пише проектния бриф?

Спонсорът или човекът, който носи отговорност за проблема, с някой от екипа по доставка, който да го прочете преди да бъде разпространен. Този втори читател улавя „брифиране на решение“, защото именно той иначе ще прекара девет месеца в изграждане на грешния отговор.

Каква е разликата между проектен бриф и креативен бриф?

До голяма степен домейнът е различен, а не структурата. Креативният бриф добавя аудитория, послание, тон и канал и обикновено се пише от клиент за агенция. И двата страдат еднакво от „брифиране на решение“ и тестът с трите отговора важи и за двата без модификации.

Кога трябва да се подпише проектният бриф?

Преди да започне каквото и да е планиране или оценяване и конкретно преди някой да се е ангажирал с подход. Бриф, подписан след като подходът е избран, е формалност и няма да помогне, когато обхватът бъде спорен по-късно, защото всички ще помнят подхода, а не документа.

Какво се случва с брифа, след като съществува проектният план?

Той трябва изрично да бъде заменен и маркиран като такъв, като планът става единственият източник на договорен обхват. Оставянето на брифа „жив“ като втори авторитет е това, което прави споровете за обхват неразрешими, тъй като и двете страни могат да цитират документ. Дръжте брифа като запис на това какъв проблем се решаваше — това е наистина полезно при приключване.