Добър план за процес е това, което превръща „трябва да оправим това“ в реална промяна. С Trupeer можете да спестите часове от планирането на процеси, като започнете с безплатен шаблон за план на процес, персонализирате го с вашите насоки за бранда и превърнете плана в видео актуализации, които обединяват заинтересованите страни зад промяната.

Какво е шаблон за план на процес и кой ви е нужен?

Терминът обхваща няколко различни документа, което си струва да се изясни, преди да изтеглите каквото и да било, защото при търсене се връщат проектни планове, графици и планове за подобрение в приблизително равни дялове.

В производството и инженерството на операциите терминът има точно значение. Планът за процес, често наричан маршрут или маршрутна карта, описва как ще бъде произведен конкретен артикул: последователността от операции, работният център или машината за всяка, инструменталното оборудване, времето за настройка и работа и къде се извършва инспекцията. Това е документът, който превръща чертежа в инструкции за цеха и в числа за системата за планиране.

На други места терминът се използва по-общо, за да означава всеки план, свързан с процес, който обикновено се оказва един от още три документа.

Тази страница разглежда първото значение както трябва, защото това е реален артефакт, към който нищо друго в резултатите от търсенето не насочва, и ви води към правилната страница за останалите три.

Четирите документа, които хората имат предвид с „план на процес“

Петата възможност, ако планирате работа със старт и край, а не повтарящ се процес, е проектен план, а нашият шаблон за план на IT проект покрива точно тази форма.

Ако нито един от първите четири не е това, за което сте дошли, останалата част от тази страница няма да ви помогне и един от тези линкове ще.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията „Templates“

Отидете до секцията Templates от основната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да виждате ясно пълната структура и детайлите.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Преглед и фина настройка на шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за план на процес можете да:

• Спестите часове от планирането: Пропуснете празната страница със структура, създадена за промяна на процеса.

• Постигнете измеримо подобрение: Вградени секции за текущо състояние, цел и показатели.

• Останете в стила на бранда: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer.

• Разгръщайте промените по-бързо: Сдвоявайте плановете с видео обиколки - идеално за управление на промяната.

• Стандартизирайте подобрението: Използвайте един и същ шаблон за всяко подобрение на процеса.

• Достигнете до глобални екипи: Превеждайте плановете за процеси на 65+ езика с едно кликване.

Защо планът на процес всъщност е документ за ценообразуване

Плановете за процес се пишат от инженери и се четат от инженери, затова се третират като технически документи. Не са, или не само.

Всяко число надолу по веригата идва от тях. Ценовата оферта се извежда от времето за настройка и работа. Графикът се извежда от същите времена. Планът за капацитет, датата за доставка, стандартната цена и изчислението на маржа също се връщат към маршрут, който някой е написал веднъж.

Това означава, че планът на процес е най-комерсиално значимият документ в една операция и е документът с най-слаба дисциплина по поддръжката. Той се създава при въвеждане на частта от процесен инженер, подписва се и след това никога повече не се разглежда, освен ако нещо не се повреди.

Никой не го „притежава“ след това. Няма тригер за преглед, няма сравнение с реалността и няма запис в полето, когато някой за последно е проверил. Междувременно процесът се променя: нова машина наполовина намалява цикъла, добавя се допълнителна операция след оплакване от клиент, приспособление подобрява времето за настройка.

Маршрутът продължава да казва това, което е казвал в годината, в която е написан, а бизнесът продължава да ценообразува по него.

Как стандартните времена се разминават и какво струва това

Разминаването не е случайно и не се „усреднява“, което е частта, която хората най-често разбират погрешно.

Към операциите се добавя и никога не се маршрутизира. Стъпка за обезбърбяване след оплакване за качество, допълнителна инспекция след „изплъзване“, операция по почистване след промяна в спецификацията на клиента. Всяка се изпълнява, никоя не е включена в маршрута, а трудът изчезва в общите разходи, където никой не може да го види.

Машините стават по-бързи, а маршрутите — не. Нова машина или по-добро инструментално оборудване съкращава времето за цикъл, цехът печели, а маршрутът продължава със старото число. После ценообразувате високо за това семейство части и губите работа, която бихте могли да спечелите с печалба на по-ниска цена.

Времената за настройка се подобряват с познаването. Първата настройка на нова част е наистина по-бавна от петдесетата. Маршрути, написани при въвеждането, запазват стартовите времена трайно.

Промени в материалите и дизайна преместват работата. Смяна на измервателен уред или ревизия на толеранс променя операцията и рядко задейства преглед на маршрута.

Последицата е, че грешките се натрупват и в двете посоки едновременно, поради което средната стойност изглежда „добра“. Бизнесът може да има медианна вариация близо до сто процента, докато при една трета от частите реално се надвишава сериозно, а при друга трета се оферира прекалено високо. Ако гледате само средното, скривате и двете.

Безплатен шаблон за план на процес: маршрутът, който да копирате

Копирайте оттук. Един маршрут за всяка част или сервизна позиция.

Заглавна част. Номер на частта или артикула и ревизия. Описание. Номер и ревизия на маршрута. Дата на влизане в сила. Автор. Последна проверена дата, т.е. кога някой за последно го е сравнил с реалното изпълнение. Основа за количество, т.е. размерът на партидата, за който се приемат тези времена.

Ред за всяка операция:

Номер на операцията, на стъпки по десет, за да могат операциите да се вмъкват без да се преименуват всички.

Описание на операцията, един ред, първо глаголът.

Работен център или машина, по идентификатор, а не по име.

Време за настройка, и дали е за партида или за смяна.

Време за работа на единица, с посочена единица.

Квалификационен клас или необходима квалификация, когато влияе на разходите или планирането.

Инструментално оборудване и приспособления, по идентификатор.

Материал или компонент, който се използва в тази операция.

Инспекция или проверка, кръстосано препратено към контролния план, вместо да се повтаря тук.

Референтни документи, т.е. чертежът, работната инструкция и всяка спецификация.

Реално към маршрутизирано отклонение, попълнено от записаното време, което е колоната, която повечето маршрути нямат.

Копирайте до тук. Две договорености спестяват много проблеми по-късно. Номерирайте операциите по десетки. И посочете размера на партидата, за който се приемат времето за настройка и времето за работа, защото маршрут без основа за количество произвежда безсмислици при първото ценообразуване на някой, който оферира различен обем.

Какво се включва в план на процес за сервизна операция

Същата структура работи и извън производството, а терминологията се променя.

Операциите стават стъпки от процеса. Работните центрове стават екипи или роли. Времето за настройка става време за подготовка или за превключване на контекста, което сервизните операции рутинно пропускат и което често е по-голямо от самата работа. Времето за работа става време за обработка на случай. Инструменталното оборудване става системи и достъп.

Струва си да добавите две неща за сервизна работа.

Изчакване между стъпките, което в повечето сервизни процеси надвишава времето за обработка с голяма разлика и е невидимо, ако записвате само времето на „докосване“. Случай, който отнема 40 минути работа и 11 дни изминало време, има проблем, който времето за обработка никога няма да покаже.

Процент повторна работа на стъпка, т.е. делът на случаите, които се връщат към тази стъпка. Производствените маршрути улавят скрап; сервизните маршрути почти никога не улавят повторна работа и това е същото число, което върши същата работа.

Търговската логика е идентична. Ако ценообразувате професионални услуги, договори за поддръжка или обработка по обем, вашите времена за обработка са базата на разходите и те се разминават по същите причини.

Производителят ценообразува по маршрути на 4 години

Hallamshire Fabrications извършва производство на ламарина и монтаж, с около сто и двадесет служители, голям микс и нисък обем. Всичко се ценообразува по маршрути.

Договор, спечелен по цена, е дошъл под очакваната маржа, което е подтикнало някого да провери.

Те взели 40-те най-високоволюмни номера на части и сравнили маршрутизираното време с записаното време за период от шест месеца.

Медианната реална стойност е била 118 процента от маршрутизираното време, което само по себе си е подсказвало умерено подценяване. Разпределението разказало друга история.

Единадесет от четиридесет са били в рамките на 10 процента и в двете посоки. Седемнадесет са били между 15 и 45 процента над. Дванадесет са били между 10 и 30 процента под.

Превишенията се групирали около операции, които са били добавени и никога не са маршрутизирани. Стъпка за обезбърбяване, въведена през 2022 г. след оплакване от клиент. Допълнителна инспекция, добавена през 2023 г. И двете са изпълнявани на всяка част и нито една не е присъствала в нито един маршрут, така че никоя никога не е била оферирана.

Недостигът се групирал в семейство, при което по-нова машина е намалила приблизително наполовина цикъла три години по-рано. Маршрутите все още носели времената на старата машина, така че бизнесът е оферирал около 30 процента по-високо за части, които е могъл да произвежда печелившо на по-ниска цена.

По договора, който е започнал разследването, неизвлеченото време е било около 61 хиляди паунда над сумата за 14 месеца. Отделно, преглед на загубени оферти е показал, че значима част е била загубена по цена за части, които маршрутите са надценявали.

Коренната причина е била собствеността. Маршрутите са създавани при въвеждане на частта от процесен инженер и не са имали никакъв тригер за преглед. Средната възраст на маршрут в системата е била 4,2 години и никой не е бил отговорен за нито един от тях след подписването.

Последвали три промени. Към формата на маршрута са добавени последна проверена дата и колона за отклонение. Месечен отчет сравнява записаното време с маршрутизираното по операция, като маркира всичко извън 15 процента за десет или повече задачи. И всяка промяна на процеса, т.е. нова операция, машина или инструментално оборудване, изисква маршрутът да бъде актуализиран в същия запис за промяна, а не като последваща задача.

Те прегледали първо най-лошите 40.

Дванадесет месеца по-късно медианната стойност реално към маршрутизирано е била 104 процента, частите в рамките на 10 процента са се увеличили от 11 от 40 до 29, а процентът печеливши оферти по прегледаните семейства е нараснал с около 6 процентни пункта.

Как да създадете план на процес, стъпка по стъпка

Започнете от чертежа или сервизната спецификация и обема. Времената нямат значение без посочен размер на партидата или обем на случаите.

Избройте операциите в последователност, на нивото на детайлност, което използва вашата система за планиране. Ако е прекалено фино, става трудно за поддръжка; ако е прекалено грубо, няма да виждате къде отива времето.

Назначете всяка операция на работен център или роля, по идентификатор.

Оценете времето за настройка и работа и запишете откъде идва всяко число. Оценка, маркирана като оценка, се преразглежда. Оценка, представена като стандарт, не се преразглежда.

Добавете инструментално оборудване, материали и точки за инспекция, като се позовавате на контролния план, вместо да го дублирате.

Кръстосано препратете работната инструкция за всяка операция, така че маршрутът да казва какво се случва, а инструкцията — как, което е обхванато от нашия шаблон за производствени работни инструкции.

После го пуснете срещу реална задача и сравнете. Първите маршрути винаги са грешни някъде и първата задача е най-евтината възможност да разберете къде.

Как да поддържате маршрутизираното време честно спрямо реалните стойности

Това е частта, която разделя система за маршрути, която работи, от такава, която тихо струва пари.

Сравнявайте записаното с маршрутизираното ежемесечно, по операция, а не по част, защото систематичното отклонение обикновено принадлежи на работен център, а не на продукт.

Задайте праг за отклонение и брой задачи, за да реагирате на модели, а не на единични задачи. 15 процента за десет задачи е разумна отправна точка.

Разследвайте и в двете посоки. Превишенията привличат внимание, защото вредят на маржа. Недостигът е по-тих и по-лош, защото ви струва работа, която никога не сте знаели, че сте загубили.

Свързвайте актуализациите на маршрута с контрол на промяната. Всяка нова операция, промяна на машина или инструментално оборудване актуализира маршрута в същия запис за промяна. Не като последващо действие, защото последващи действия не се случват.

Поставяйте последна проверена дата на всеки маршрут и отчитайте „възрастта“. Списък с маршрути на повече от три години без проверка е списък с най-малко надеждните ви числа.

Когато маршрутът се променя, защото някой е подобрил метода, това подобрение си струва да бъде записано както трябва, а нашият шаблон за план за подобрение на процеса покрива прехода.

План на процес или проектен план: кое пишете?

Проектният план покрива работа със старт, край и резултат. Той се пише веднъж за тази конкретна работа и се затваря, когато работата приключи.

Планът на процес покрива работа, която се повтаря. Той описва как ще се произвежда всяка инстанция и остава „жив“ толкова дълго, колкото артикулът се произвежда или услугата се доставя.

Практичният тест е дали бихте написали още един за следващата инстанция. Ако да, искате проектен план. Ако същият документ служи за всяка инстанция, искате план на процес.

Ако ги объркате, получавате два познати провала. Ако третирате повтарящ се процес като проект, означава да пишете един и същ план многократно и никога да не натрупвате стандартни времена. Ако третирате проект като процес, означава да приемете, че съществува установен маршрут за работа, която никой не е правил преди, и така първата статия и прототипната работа се оферират сериозно подценено.

План на процес, процесна карта или документация за процеса?

Три свързани документа на различни „височини“.

A план на процес е количествен. Операции, работни центрове, времена, материали. Неговите читатели са планиране, калкулиране на разходи и графици.

A процесна карта или поток е визуална. Последователност и точки за решения. Неговият читател е човек, който се опитва да разбере или подобри формата на работата, и нашият шаблон за процесен поток покрива кога си струва да се рисува.

Документацията за процеса е инструктивна. Тя описва как се изпълнява работата, за да може някой да я направи, и нашият шаблон за документация за процеса го покрива.

Повечето операции се нуждаят и от трите и те трябва да се препращат взаимно, вместо да се повтарят. Маршрутът казва, че операция двадесет се изпълнява на машина четири за единадесет минути. Работната инструкция казва как да се изпълни. Картата показва къде стои операция двадесет в потока. Когато същото съдържание се появява в два от тях, те се разминават в рамките на една година.

Мога ли да получа шаблон за план на процес в Excel или Word?

Excel, без много съмнение. Маршрутът е таблица с изчислявани колони: общо време за операция от настройка и работа, цена за партида от време и ставка и колона за отклонение, която сравнява записаното с маршрутизираното. Всичко това иска формули и анализът в работещия пример по-горе е pivot, а не проект.

Създайте по един лист за всяка част или артикул със заглавен блок над таблицата с операции, плюс обобщаващ лист, който изброява всеки маршрут с последната проверена дата и текущото отклонение. Този обобщен лист е това, което превръща папка с маршрути в нещо, което всеки може да управлява.

Word пасва само на околната процедура: как се създават, одобряват и ревизират маршрутите във вашата организация, което принадлежи към вашите документни политики, а не към самите маршрути.

PowerPoint няма полезна роля тук освен да представя анализа на отклонението, а PDF пасва на издадения маршрут, изпратен с пакет за задача, експортиран от работната книга на живо, с поставена върху него ревизия.

Повечето бизнеси с размер над определена граница пускат маршрути вътре в ERP или MRP система, а не в електронни таблици, и същият проблем с поддръжката се прилага там, с една разлика: системата прави времената по-трудни за виждане и следователно по-лесни за оставяне на мира.

Как да поддържате плана и метода в синхрон

Маршрутът казва, че операция двадесет отнема единадесет минути. Дали реално отнема единадесет минути зависи от това как се изпълнява операцията, което живее в друг документ, който се променя по различен график.

Когато някой намери по-бърз начин, трябва да се случат две неща: работната инструкция да бъде актуализирана, за да го използват всички, и маршрутът да бъде актуализиран, за да го ценообразува бизнесът. На практика нито едното се случва, защото актуализирането на инструкцията означава да се „преправят“ снимките на настройката и да се пренапишат стъпките за задача, която авторът вече знае как да изпълни.

Trupeer AI премахва по-голямата част от тази цена. Човекът, който изпълнява операцията, я записва веднъж, а резултатът е писмена инструкция със стъпките и изображенията, които вече са заснети, готови за проверка, вместо да се изграждат наново. След това актуализацията на маршрута получава конкретно свързано съдържание, вместо да е просто число, което някой е променил.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

Когато в даден завод се използват няколко първи езика, един запис създава инструкцията на всеки от тях, което обикновено е мястото, където мултиезичните сайтове се отказват. manual creator покрива по-дълги оперативни документи, SOP creator покрива процедурите зад операциите, а резултатът живее във вашата knowledge base с последователен бранд. Инструкциите за настройка са в document template setup guide.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за план на процес в Excel?

Excel е правилният формат и структурата на маршрута се вгражда директно в лист. Няма заключено изтегляне и няма формуляр. Двете колони, които си струва да добавите към това, което вече използвате, са последна проверена дата и реално към маршрутизирано отклонение, тъй като именно те спират разминаването на времената да остава незабелязано.

Има ли безплатен шаблон за план на процес в Word?

Word пасва на процедурата, която управлява как се създават и ревизират маршрутите, а не на самите маршрути. Маршрут в Word не може да изчислява общото време за операция или отклонение и става трудно за управление, след като имате повече от шепа номера на части.

Има ли безплатен шаблон за план на процес в PowerPoint?

Не по полезен начин за самия план. Слайдовете са правилното място за анализа на отклонението, когато го представяте, и си струва да го направите, защото графика, която показва една трета от частите с превишаване и една трета с прекалено високо офериране, подкрепя поддръжката по-добре от всякакви аргументи.

Има ли безплатен шаблон за план на процес в PDF?

Експортирайте издадения маршрут в PDF за пакет за задача, с поставена върху него ревизия, и запазете изходния файл за редакция. Маршрут, който съществува само като PDF, е такъв, който никой не може да сравни с реалните стойности — и това е целият смисъл да го поддържате.

Кой е най-добрият безплатен шаблон за план на процес?

Този с последна проверена дата и колона за отклонение. Всеки безплатен шаблон за маршрут предлага операции, работни центрове и времена — лесната част. Това, което определя дали документът остава верен, е дали в него има нещо, което подтиква някого да го провери спрямо реалността.

Кой трябва да „притежава“ плана на процес?

Производството или инженерството на процесите го създава, а някой в операциите или финансите трябва да отговаря за текущата точност, защото последиците от разминаването са търговски, а не технически. Маршрути, които се „притежават“ само от инженерство, се създават добре и се поддържат рядко, тъй като никой в инженерството не се чувства отговорен за маржа.

Колко често трябва да се преглежда план на процес?

По тригери плюс на подвижен цикъл. Тригерите са всяка нова операция, промяна на машина, инструментално оборудване или дизайн, обработени в същия запис за промяна. Подвижният цикъл трябва да се управлява от отчета за отклонение, а не от календар, като се работи през всичко, което е най-далеч извън толеранса. Всичко, което не е проверено за три години, си струва да се провери независимо.

Какво е планиране на процеси в производството?

Инженерната дисциплина да се реши как реално ще бъде произведена проектираната част: кои операции, в каква последователност, на кои машини, с какво инструментално оборудване и в какви времена. Резултатът е планът на процес или маршрутът. Той стои между дизайна и производството и там, още преди да се планира каквото и да било, ефективно се определят производимостта, разходите и срокът за изпълнение.