Месечният приключващ процес в края на месеца е мястото, където малките пропуски се превръщат в големи забавяния. Сверка, която никой не е поел, начисление, което някой е забравил, и дневник, чакащ одобрение, докато рецензентът е в отпуск. Повечето финансови екипи не се нуждаят от повече усилие в края на месеца; нуждаят се всички да работят по един и същ списък, в същия ред, с ясни отговорници и срокове. Шаблонът за контролен списък за приключване в края на месеца ви дава този списък, а SOP-ът зад него показва на екипа как да го изпълнява.

Този безплатен шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца изброява всяка задача за приключване по работен ден, с отговорници, срокове, статус и подписване, плюс кратък SOP за изпълнение на приключването и допълнителните задачи за тримесечен и годишен край. Копирайте контролния списък по-долу, адаптирайте го към вашите дружества и системи или се регистрирайте, за да го експортирате като редактируем шаблон.

Какво е шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца?

Шаблонът за контролен списък за приключване в края на месеца е готов списък с задачите, които финансовият екип изпълнява, за да приключи счетоводните книги в края на всеки месец. Той групира задачите по работен ден — от подготовката преди приключването до финалната проверка — и записва кой е отговорен за всяка задача, кога е дължима, нейния статус и кой я е подписал. Добрият шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца включва и кратък SOP, който обяснява как се изпълнява приключването: кой го координира, как се ескалират забавянията и как се подписва приключването.

Контролният списък казва на хората какво да правят и кога; SOP-ът зад всяка задача им показва как. За пълния запис по процедурата за record to report вижте шаблона за SOP за record to report.

Защо да използвате контролен списък за приключване в края на месеца?

• Нищо не се пропуска. Всяка повтаряща се задача е включена, всеки месец.

• Отговорността е ясна. Всяка задача има конкретен отговорник и срок.

• Забавянията се виждат рано. Общият изглед на статуса прави късните задачи видими още в деня, а не в края.

• Приключването става по-бързо. Екипите спират да преоткриват реда на задачите всеки месец.

• Одитите са по-лесни. Завършен и подписан контролен списък е доказателство, че приключването е извършено и прегледано.

• Покритието е по-лесно. Когато някой отсъства, колега може точно да види какво остава.

Кой използва шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца?

• Финансови контролери и мениджъри по приключването, които координират процеса.

• Счетоводители от главната книга и счетоводители по персонал, които публикуват дневници и извършват сверки на сметки.

• Екипи AP, AR, заплати и дълготрайни активи, които приключват своите под-счетоводства.

• CFO-и и финансови директори, които преглеждат и подписват резултатите.

• Собственици на малък бизнес и счетоводители, които приключват книгите за едно-единствено дружество.

• Екипи за споделени услуги и аутсорснато счетоводство, които приключват множество дружества или клиенти.

• Одитори, които преглеждат контролите при приключване.

Прегледайте шаблона за контролен списък за приключване в края на месеца

Шаблонът започва с обобщение на приключването: период, дружества, календар за приключване, мениджър по приключването и подписване. След това идва контролният списък, групиран по работен ден — от подготовката преди приключването до финалната проверка — с колони за задача, отговорник, дължим ден, статус, рецензент и бележки. Кратък SOP обяснява как се изпълнява приключването, как се обработват забавянията и изключенията и как се подписва приключването. Отделни секции изброяват допълнителните задачи за тримесечен и годишен край, а секция с KPI проследява как се подобрява приключването. Всяка секция е редактируема, така че можете да добавяте задачи, да променяте дни или да създадете по един таб за всяко дружество.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете в секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Преглед и фина настройка на шаблона

Когато искате да видите как изглежда персонализираният ви шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът се показва точно както искате.

С шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца можете да:

• Приключвате по един и същ начин всеки месец: Един списък, един ред и ясни отговорници.

• Виждате статуса с един поглед: Разберете кои задачи са изпълнени, закъснели или блокирани.

• Съкращавате приключването: Премахнете времето за изчакване и преработките между задачите.

• Показвате на одиторите прегледано приключване: Запазвайте подписите и бележките за всяка задача.

• Обучавате нови членове на екипа по-бързо: Свържете всяка задача със своя SOP и кратко видео.

Какво трябва да съдържа шаблонът за контролен списък за приключване в края на месеца

Безплатен шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца: списъкът за копиране

Копирайте контролния списък по-долу в електронна таблица или документ или се регистрирайте, за да го експортирате като редактируем шаблон. Дните са работни дни спрямо края на периода; коригирайте ги според вашия календар.

Обобщение на приключването. Период: [месец и година]. Дружества: [списък]. Мениджър по приключването: [име]. Целеви ден за приключване: [работен ден]. Финално подписване: [Финансов контролер].

Преди приключването (ден -3 до ден 0)

Ден 1: Под-счетоводства

Ден 2: Начисления и вътрешногрупови

Ден 3: Сверки

Ден 4: Преглед и корекции

Ден 5: Отчитане и подписване

След приключването

SOP за приключване в края на месеца: как да изпълнявате контролния списък

Контролният списък работи най-добре, когато е подкрепен с кратък SOP, който обяснява как се изпълнява приключването.

1. Роли. Мениджърът по приключването е отговорен за контролния списък, проследява статуса и ескалира забавянията. Отговорниците по задачите изпълняват задачите си до дължимия ден и ги маркират като готови. Рецензентите проверяват и подписват. Финансовият контролер одобрява финалното приключване.

2. Преди приключването. Мениджърът по приключването публикува календара за приключване и напомня на отговорниците за под-счетоводствата за часовете за cut-off три работни дни преди края на периода.

3. По време на приключването. Отговорниците по задачите актуализират статуса ежедневно: не е започнато, в процес, готово или блокирано. Мениджърът по приключването провежда кратък ежедневен check-in от ден 1 до ден 5, за да прегледа закъснелите и блокирани задачи.

4. Прегледи. Всяка сверка и ръчен дневник се преглежда от някого, различен от подготвилия, преди да бъде маркиран като готов.

5. Изключения и ескалация. Закъснели или блокирани задачи следват правилата за изключения по-долу. Всичко, което застрашава датата на приключване, се ескалира към финансовия контролер в същия ден.

6. Подписване. Когато всяка задача е готова и прегледана, финансовият контролер подписва приключването, а контролният списък се архивира заедно с доказателствата.

7. Непрекъснато подобрение. След всяко приключване екипът отбелязва какво е забавило процеса и актуализира контролния списък и SOP-овете.

Изключения при приключване в края на месеца

Добавки за тримесечен и годишен край

Добавете тези задачи към контролния списък в края на тримесечието и в края на годината:

Контролен списък за приключване в края на месеца за малък бизнес

Малките бизнеси и компаниите с едно-единствено дружество могат да използват по-кратка версия на шаблона за контролен списък за приключване в края на месеца. Запазете същия ред, но комбинирайте задачите:

• Преди края на месеца: изпратете напомняния за неплатени фактури и претенции за разходи.

• Ден 1 до 2: запишете всички продажби и фактури от доставчици, изпълнете записи за заплати и сверете банкови сметки и сметки по кредитни карти.

• Ден 3: публикувайте начисления и предплатени разходи, прегледайте възрастта на вземанията и задълженията и проверете пробната балансова ведомост.

• Ден 4 до 5: прегледайте отчета за приходите и разходите и баланса спрямо миналия месец и бюджета, след което подпишете.

Дори когато приключването се прави от един или двама души, контролният списък и краткият SOP за всяка задача улесняват предаването към счетоводител, счетоводител по водене на книги или новоназначен служител.

KPI за приключване в края на месеца

• Дни до приключване: работни дни от края на периода до подписване.

• Задачи, завършени навреме: дял на задачите от контролния списък, изпълнени до дължимия им ден.

• Блокирани задачи: брой задачи, които чакат друга задача или друг екип.

• Корекции след приключване: промени, необходими след подписване.

• Сверки с остарели позиции: сверки, които носят необяснени позиции от по-ранни месеци.

Задайте свои собствени цели и ги използвайте като базова линия, преди да промените процеса.

Как да приключвате по-бързо с вашия контролен списък за приключване в края на месеца

• Преместете работата преди края на периода. Публикувайте повтарящи се дневници и подгответе сверки по-рано.

• Премахнете времето за изчакване. Търсете задачи, които стоят блокирани от друг екип, и договорете по-ранни предавания.

• Стандартизирайте всяка задача с SOP и видео, за да може всеки да я изпълнява по един и същ начин.

• Автоматизирайте повтарящи се задачи, като повтарящи се дневници и съпоставяне на банкови данни; вижте как да идентифицирате възможности за автоматизация в документирани процеси.

• Преглеждайте контролния списък след всяко приключване и премахвайте задачи, които вече не добавят стойност.

Как да изградите вашите SOP-ове за приключване от записи

1. Изберете задачите, които причиняват най-много забавяния или грешки, като начисления, банкови сверки или консолидация.

2. Запишете счетоводителя, който изпълнява всяка задача най-добре, по време на реално приключване, като разказва всяка стъпка и преценка.

3. Генерирайте SOP и видео с Trupeer, след което добавете вашите прагове и срокове.

4. Свържете всеки SOP от задачата в контролния списък, за да могат хората да отварят инструкциите с един клик.

5. Актуализирайте SOP-овете винаги когато системата или процесът се променят; вижте контрол на версиите на SOP.

Формати за контролен списък за приключване в края на месеца

Електронна таблица е най-често използваният формат — с по един таб за всяко дружество и колони за отговорник, дължим ден, статус и подписване.

Документ с таблици за контролен списък подхожда на по-малки екипи и естествено се комбинира с SOP за приключването.

Инструмент за управление на приключването или проект подхожда на по-големи екипи, които се нуждаят от зависимости, напомняния и табла.

Какъвто и формат да използвате, свържете всяка задача със съответния SOP и запазете завършения контролен списък като доказателство.

Най-добри практики за контролни списъци за приключване в края на месеца

• Дайте на всяка задача по един отговорник и по един рецензент.

• Използвайте работни дни, а не дати, за да работи контролният списък всеки месец.

• Назовете резервен рецензент за всяка задача за преглед.

• Провеждайте кратък ежедневен check-in по време на приключването.

• Дръжте контролния списък и SOP-овете заедно, като всяка задача е свързана със своите инструкции.

• Правете кратка ретроспектива след всяко приключване.

Чести грешки, които да избягвате

• Задачи без отговорници, за да не остане незабелязано кога се изплъзват.

• Без рецензент, за да не попадат грешките директно в отчетите.

• Контролен списък, който никога не се променя, дори когато бизнесът го прави.

• Статусът се проследява само в главите на хората, вместо в контролния списък.

• Няма SOP зад задачите, така че приключването зависи от няколко опитни хора.

Как Trupeer ви помага да управлявате по-бързо и по-чисто приключване

Genpact използва този подход „запис първо“ за внедряване на Workday в цялата компания, като превърна записаните сесии на процеса в над 500 обучителни материала в 20 работни направления на пет езика, за 140 000 служители в 40 държави — за 3 месеца вместо за 12. Прочетете историята на Genpact за клиент.

Ако подобрявате приключването като част от по-широка програма, вижте пътната карта за трансформация на финансите.

Изтеглете безплатния шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца

Регистрирайте се, за да експортирате пълния контролен списък за приключване в края на месеца и SOP като редактируем шаблон, добавете вашите дружества, отговорници и срокове и го споделете с вашия финансов екип. Вземете безплатния шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца.

Свързани шаблони

• Шаблон за Payroll SOP

• Шаблон за SOP за Accounts payable

• Шаблон за SOP за Order to cash

• Шаблон за SOP с изключения

• Шаблон за контролен списък за проект

Често задавани въпроси

Какво е шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца?

Това е готов списък с задачите, необходими за приключване на счетоводните книги всеки месец, групирани по работен ден, с отговорници, дължими дни, статус, рецензенти и подписване, плюс кратък SOP за изпълнение на приключването.

Какво трябва да включва контролният списък за приключване в края на месеца?

Задачи преди приключването, приключване на под-счетоводството, начисления и предплатени разходи, вътрешногрупови, сверки, преглед на пробната балансова ведомост и корекции, отчитане и подписване, като за всяка задача има отговорник, дължим ден, статус и рецензент.

Какви са стъпките в приключването в края на месеца?

Подгответе и задайте cut-offs, приключете под-счетоводствата, публикувайте начисления и предплатени разходи, сверете вътрешногруповите и балансова сметки, прегледайте и коригирайте пробната балансова ведомост, заключете периода, отчетете и подпишете.

Колко време трябва да отнеме приключването в края на месеца?

Зависи от размера и сложността на бизнеса, броя на дружествата и колко е автоматизирано. Проследявайте дните до приключване и използвайте контролния списък, за да го намалявате с времето.

Каква е разликата между контролен списък за приключване и SOP за приключване?

Контролният списък изброява какво трябва да се направи, от кого и кога. SOP-ът обяснява как се изпълнява всяка задача и как се управлява приключването, как се ескалира и как се подписва.

Има ли шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца в Excel?

Да. Електронна таблица работи добре за контролния списък — с по един таб за всяко дружество и колони за отговорник, дължим ден, статус и подписване. Регистрирайте се, за да експортирате шаблона, или копирайте структурата по-горе в Excel.

Има ли шаблон за контролен списък за приключване в края на месеца в Word или PDF?

Да. Запазете SOP-овете и контролния списък в документ за по-малки екипи и експортирайте PDF на подписания контролен списък като доказателство за приключването.

Безплатен ли е шаблонът за контролен списък за приключване в края на месеца?

Да. Регистрирайте се безплатно, за да експортирате контролния списък и SOP като редактируем шаблон.

Какво трябва да се добави в края на тримесечието и в края на годината?

В края на тримесечието се добавят прегледи като провизии, данъци и тримесечно отчитане. В края на годината се добавят физически преброявания, верификация на активи, данъчни изчисления, графици за одит и годишни финансови отчети.

Как да съкратите приключването в края на месеца?

Преместете работата преди края на периода, премахнете времето за изчакване между екипите, стандартизирайте задачите с SOP-ове и видеа, автоматизирайте повтарящи се задачи и преглеждайте контролния списък след всяко приключване.

Кой трябва да отговаря за контролния списък за приключване в края на месеца?

Мениджър по приключването или финансов контролер, който поддържа контролния списък актуален, проследява статуса по време на приключването и го подписва.

Мога ли да създам SOP-ове за приключване от записи на екрана?

Да. Запишете счетоводителите, които изпълняват задачи по приключването във вашия ERP, и Trupeer превръща записите в SOP-ове стъпка по стъпка и видеа, които можете да свържете от всяка задача в контролния списък.