Страхотният наръчник е едно от най-високоефективните активи, които една компания може да създаде — той мащабира знанията за всеки, който има нужда от тях. С Trupeer можете да спестите часове при създаването на наръчници, като започнете с безплатни шаблони за наръчници, персонализирате ги с вашите brand guidelines и използвате нашия AI manual creator, за да превърнете всеки наръчник в видео-обход.

Какво е шаблон за наръчник и кой ви е нужен?

Наръчникът е документ, който някой използва, за да прави нещо правилно: да управлява машина, да използва софтуер, да следва процес или да се научи на работа. Шаблонът за наръчник е повторно използваемата структура зад него — включва секциите, уводната част и конвенциите, които карат един наръчник да изглежда като следващия.

По-трудният въпрос е кой наръчник пишете, защото думата обхваща поне осем различни документа с различни читатели, различна продължителност на живота и различна правна тежест. Потребителски наръчник за уеб приложение и ръководство за експлоатация на индустриално оборудване почти нямат общо помежду си, освен името.

Да го обърнете е скъпо по конкретен начин. Това не води до лош документ. Това води до един документ, който се опитва да бъде четири — това е режимът на провал, описан по-долу.

Наръчник с двама подписващи не е един наръчник

Ето теста и отнема около минута.

Избройте всички, които трябва да одобрят промяна във вашия наръчник. Не да го прегледат. Да го одобрят — в смисъл, че документът не може да бъде издаден отново без тях.

Ако в списъка има едно име, имате един наръчник. Ако има четири, имате четири наръчника, които някой е събрал в едно, и именно свързването е причината никой от тях да не се поддържа актуален.

Механизмът е прост и напълно обезсилва добрите намерения. Съдържание, което принадлежи на различни хора, се променя с различна скорост. Декларациите за безопасност се променят рядко и изискват съответствие. Инструкциите за експлоатация се променят при всяка версия и изискват продукт. Отстраняването на неизправности се променя всяка седмица и изисква екипа по сервиз. Съберете ги в един документ и най-евтината промяна наследява най-бавния възможен път за одобрение — така че корекцията на девет страници чака прегледа на двеста страници.

Всеки участващ действа разумно на всяка стъпка и наръчникът пак остарява. Това прави този тип провал толкова често срещан: никой не прави нищо нередно.

Затова първото решение във всеки проект за наръчник не е шаблонът. То е колко наръчника има и отговорът е броят на подписващите.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете до секцията Templates от основната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълната структура и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Преглед и фина настройка на шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С ръчните шаблони на Trupeer можете да:

• Спестите часове при писане: Пропуснете празната страница с доказани структури за всеки тип наръчник.

• Покриете всеки сценарий: Шаблони за потребителски наръчници, обучение, операции, инструкции и политики.

• Останете в бранда: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer.

• Намалите натоварването за поддръжка: Ясните наръчници помагат на потребителите да се обслужват сами — намаляват тикетите и преработките.

• Добавите видео уроци: Вградете видео за стъпки, които трудно се обясняват с текст.

• Достигнете до глобални потребители: Превеждайте наръчниците на 65+ езика с един клик.

Типовете наръчници, кой подписва всеки и колко често се променят

Прочетете надолу колоната с одобренията. Почти всяка организация, която смята, че има проблем с наръчника, всъщност има три или четири от тези, слети заедно.

Двете редици, които най-често са неправилно слети, са обучителният наръчник и потребителският наръчник. Те имат различни читатели, които правят различни неща: единият учи извън задачата, а другият е заседнал по средата ѝ. Документ, който служи и за двете, е твърде дълъг, за да се консултира, и твърде повърхностен, за да се научи от него.

Безплатен шаблон за наръчник: структурата, която споделя всеки наръчник

Какъвто и тип да пишете, уводната част е една и съща и това е частта, която повечето чернови пропускат. Копирайте оттук.

Заглавие и какво обхваща. Продуктът, версията или процесът, за които се отнася, описани достатъчно точно, за да може читател с леко различен случай да знае кога да спре.

За кого е. Ролята и предполагаемите начални знания. „За обучени оператори“ и „за първия потребител“ създават много различни документи и читателят трябва да може да разбере за пет секунди кой от тях държи.

Собственик и одобряващ. По едно име за всеки. Ако това са различни хора, отбележете го, защото тази разлика определя колко бързо може да се променя.

Версия и дата. Номер на версията, дата на издаване и какво е променено спрямо предишната — в един ред.

Безопасност и ограничения. Само когато работата носи риск и поставено преди инструкциите, а не в приложение.

Как да използвате този наръчник. Два или три реда: чете ли се от начало до край или се ползва на части, къде е индексът, какво да правите, ако не покрива вашия случай.

Тяло. Частта, специфична за типа, структурирана според редицата, която сте избрали по-горе.

Какво да направите, ако това не помага. Посочен маршрут, а не общ адрес за поддръжка.

Копирайте до тук. Редът за версията и двете имена са полетата, които разделят наръчника от документ, и това са първите неща, които се изрязват, когато някой бърза.

Как да разделите наръчник, който вече е написан

Повечето хора стигат до тази страница, държейки съществуващ документ, а не празна страница, така че това е по-важно от шаблона.

Отпечатайте го или отворете страницата със съдържанието. Срещу всяка секция запишете по едно име: кой трябва да одобри промяна в тази секция. Не кой го е написал.

Групирайте секциите по това име. Тези групи са вашите наръчници. На практика обикновено ще откриете три или четири групи и една „сираче“ секция, която никой няма да притежава, а „сирачето“ обикновено вече е остаряло.

Разделете в реда, който боли най-много — почти винаги това е съдържанието, което се променя най-често, докато стои зад най-бавния одобряващ. Там е стойността и обикновено това е съдържанието за експлоатация или отстраняване на неизправности, „заключено“ зад съответствието.

Не пренаписвайте, докато разделяте. Преместете текста без промени, публикувайте отново и коригирайте съдържанието след това. Разделяне и пренаписване едновременно е начинът тези проекти да заседнат на четиридесет процента и да бъдат изоставени.

Оставете кръстосана препратка във всеки документ, която сочи към останалите, защото вашият читател все още го мисли като един наръчник и винаги ще го мисли така.

Наръчникът, който струва единадесет седмици, за да се променят девет страници

Kilnmore Systems произвежда търговско перално оборудване за хотели и болници. Всяка машина, която се изпраща, идва с ръководство за експлоатация и поддръжка, което стига до сто и четиридесет и осем страници.

То съдържаше инструкции за инсталация, одобрени от инженеринг, предупреждения за безопасност и декларации за съответствие, одобрени от съответствие, инструкции за експлоатация, написани от продукт, графици за почистване също от продукт, отстраняване на неизправности от сервизния екип, списък с резервни части от supply chain и условия по гаранцията от правния отдел. Седем сътрудници, четирима одобряващи, един PDF.

През 2024 г. пускане на firmware промени менюто за експлоатация. Около девет страници от наръчника станаха грешни.

Актуализирането на тези девет страници означаваше преиздаване на документа, а преиздаването на документа задейства пълно преразглеждане на съответствието, защото декларациите за съответствие бяха обвързани в същия файл. Това преразглеждане отне единадесет седмици.

По време на тези единадесет седмици около триста и четиридесет машини бяха изпратени с наръчник, чиято секция за експлоатация не съответстваше на машината. Обажданията към сервиза за менюто се увеличиха от приблизително четири на месец до около тридесет и останаха там за два тримесечия. Това е някъде около сто и шестдесет предотвратими обаждания по около осемдесет и пет паунда всяко — тоест малко под четиринадесет хиляди паунда, преди да се брои какво направи това на старта.

Нищо в наръчника не беше написано лошо. Документът беше точен, задълбочен и добре изработен. Просто не можеше да се променя евтино и документ, който не може да се променя евтино, ще бъде грешен през по-голямата част от живота си.

Корекцията беше структурна. Четири документа, разделени по одобряващ: инсталация и безопасност под съответствие, ръководството за експлоатация под продукт, сервиз и отстраняване на неизправности под сервизния екип, части и гаранция под supply chain и правен отдел. Кръстосани препратки между тях и една корица, която изброява и четирите.

При следващото пускане на firmware ръководството за експлоатация беше актуализирано и публикувано отново за четири дни. Документът за съответствие не беше пипан, защото в него нищо не се беше променило.

Как да пишете наръчник, който хората наистина ще отварят

Пишете първо страницата със съдържанието и я покажете на някого, който ще използва наръчника. Половината от структурните грешки излизат наяве в този разговор, преди да сте загубили време за писане върху тях.

Пишете първо секцията, от която читателят най-вероятно ще има нужда, а не секцията, която логически идва първа. В повечето наръчници това са различни неща и подредбата, която следва архитектурата на продукта, почти никога не е подредбата, която следва проблема на читателя.

Използвайте думите на читателя за заглавия. Хората търсят в наръчник това, което се случва с тях, а не името на подсистемата, която го отговаря.

Номерирайте стъпките само когато редът наистина има значение. Номерираният списък предполага последователност и читателите следват подразбиращи се последователности дори когато са грешни.

Поставяйте всяко предупреждение веднага преди стъпката, за която се отнася. Глава с предупреждения отпред е правен артефакт, а не инструкция — тя се чете веднъж и никога повече.

Тествайте, като наблюдавате един човек да го използва без да му помагате. Всяко колебание е дефект. Това отнема четиридесет минути и намира повече от три кръга преглед.

Какво трябва да включва шаблонът за наръчник?

Минимум: какво обхваща, за кого е, собственик и одобряващ, версия с дата, тяло, структурирано според ситуацията на читателя, и посочен маршрут за случаите, когато наръчникът не отговаря на въпроса.

Всичко останало е специфично за типа. Потребителски наръчник за софтуер се нуждае от скрийншоти и структура, която се търси лесно. Ръководството за експлоатация се нуждае от предупреждения, поставени в текста, график за поддръжка и информация за съответствие. Обучителният наръчник се нуждае от цели и начин да проверите дали читателят е разбрал — нещо, което останалите изобщо не изискват.

Полето, което хората пропускат и което не трябва да пропускат, е името на одобряващия — по причина, че цялата тази страница е за това.

Шаблони за потребителски наръчници за софтуер и уеб приложения

Софтуерните наръчници имат едно свойство, което другите нямат: продуктът се променя под документа непрекъснато, така че всичко, което пишете, се „разваля“ още от деня, в който е пуснат.

Това подсказва три неща. Структурирайте по задачи, а не по меню, защото менюто се реорганизира, а задачите — не. Дръжте всяка тема достатъчно кратка, за да може да се актуализира самостоятелно — това означава набор от статии, които се търсят, а не обвързан документ. И не правете скрийншот на неща, които се променят често — назовавайте контрола, вместо да показвате къде се намира.

За уеб приложение, особено, наръчникът до голяма степен е заменен от помощ в продукта и търсим център за помощ, и третирането му като изтегляем PDF обикновено е грешка. Структурите за това живеят в нашите шаблони за статии в knowledge base, които решават проблема с версиите по-добре, отколкото може шаблонът за наръчник.

Когато наистина ви трябва един-единствен документ — за възлагане, съответствие с достъпността или за корпоративен клиент, който иска такъв — генерирайте го от статиите, вместо да го поддържате отделно.

Шаблони за обучителни наръчници и как се различават от потребителските

Обучителният наръчник се чете веднъж, по ред, извън работата, от човек, който все още не може да изпълнява задачата. Потребителският наръчник се ползва на части, в момента на работа, от човек, който най-вече може.

Тази една разлика променя почти всичко. Обучителните наръчници се нуждаят от контекст, работещи примери и начин да проверите разбирането. Потребителските наръчници се нуждаят от откриваемост и краткост, а контекстът в тях е шум.

Практическото следствие е, че не можете да направите обучителен наръчник, като добавите въведение към потребителски — това е това, което правят повечето опити. Напишете потребителския наръчник първо, след това напишете обучителния наръчник около него, като се позовавате навън, вместо да повтаряте.

Нашият шаблон за обучителен наръчник за обслужване на клиенти покрива обучителната част подробно за една функция и същата структура се адаптира към други.

Шаблони за ръководства за експлоатация на оборудване и регулирана работа

Ръководствата за експлоатация носят тежест, която другите нямат. Когато оборудването е обхванато от регулации за машини, налягане, електричество или медицински устройства, наръчникът е част от съответствието на продукта, а не документация за него. Съдържанието, езикът, срокът на съхранение и информацията за съответствие, които носи, може да бъдат зададени.

Практичните последици, които е добре да знаете, преди да започнете. Наръчникът обикновено трябва да бъде предоставен на езика на държавата, в която се използва, което прави превода въпрос на съответствие, а не „приятно допълнение“. Предупрежденията трябва да са със стъпката и формулировката им може да бъде предписана. Записите за това коя версия е изпратена с кой сериен номер може да трябва да се пазят с години. И всяка модификация на оборудването може да изисква наръчникът да бъде преиздаден и преоценен.

Нищо от това не е правен съвет и изискванията варират според юрисдикцията и според класа на продукта. Нека вашата функция за съответствие или външен специалист потвърди какво се отнася, преди да публикувате, и пазете съдържанието, одобрено за съответствие, в отделен документ, така че рутинна промяна в експлоатацията да не го върне обратно през преглед.

Мога ли да получа шаблон за наръчник в Word, Canva или Google Docs?

Word е подходящ за дълги наръчници, които ще бъдат отпечатани или изпратени като PDF, защото обработва номерирани секции, кръстосани препратки и генерирана страница със съдържанието — това са трите неща, които стават болезнени след около тридесет страници.

Google Docs е подходящ за наръчници, написани съвместно и използвани онлайн, а коментарните нишки са наистина полезни по време на преглед. Става неудобно при голям обем, така че е по-подходящ за обучителни наръчници и кратки потребителски ръководства, отколкото за двеста страници ръководство за експлоатация.

Canva е подходящ за наръчници, при които външният вид носи част от смисъла: бързи стартови ръководства, инструкции за работа на единична страница, всичко, което ще се закачи на стена. Това е грешният инструмент за документ с сто кръстосани препратки.

Избирайте според дължината и предназначението, а не според предпочитанията. И независимо какво изберете, запазете съдържанието, одобрено за съответствие, там където вашият одобряващ може да го подпише — което обикновено не е същото място като останалото.

Как да поддържате наръчник актуален без проект за пренаписване

Разделянето на документа решава проблема с одобрението. То не решава проблема с писането — това, че актуализирането на наръчник означава някой да прави скрийншот, да изрязва и да пренаписва стъпки, които вече знае, и че тази работа никога не печели срещу нещо спешно.

Trupeer AI премахва по-голямата част от тази цена. Който знае текущия процес, записва себе си как го прави веднъж, а резултатът е форматирана секция от наръчник с вече поставени стъпки и изображения — готова за редакция, вместо за писане. Промяна на девет страници става за следобед.

Запишете го. Брандирайте го. Преведете го. Trupeer го.

manual creator е създаден точно за това и същото записване генерира видео за обучение и документ за вашия knowledge base с последователен бранд. Преводът тук има по-голямо значение, отколкото при повечето документи, защото за оборудване, продавано през граници, локалната езикова версия често е изискване, а не любезност. Инструкциите за настройка са в document template setup guide.

Често задавани въпроси

Има ли шаблон за потребителско ръководство стъпка по стъпка в Word, безплатно?

Структурата на уводната част по-горе се поставя в Word и работи като „черупка“ за всеки тип наръчник. За тялото на ръководство стъпка по стъпка дръжте всяка стъпка до едно действие с очаквания резултат и спрете след около девет стъпки, преди да разделите на втора тема. Няма заключено изтегляне и няма формуляр.

Има ли безплатен шаблон за обучителен наръчник в Word?

Използвайте същата уводна част, след което структурирайте тялото около това, което читателят ще може да прави, а не около функциите на продукта. Цели, след това работещ пример, после практика, после проверка. Word се справя добре с това, защото обучителните наръчници обикновено се четат по ред и често се отпечатват.

Има ли шаблон за потребителски наръчник за Canva?

Canva работи добре за кратки визуални наръчници: листове за бърз старт, инструкции за работа на една страница, всичко, което ще бъде закачено. Вземете полетата от уводната част от тази страница и ги подредете там. За всичко, което е достатъчно дълго, за да ви трябва страница със съдържанието или кръстосани препратки, използвайте Word или Google Docs вместо това.

Има ли шаблон за потребителски наръчник за Google Docs?

Копирайте структурата по-горе в Google Doc и го запазете в екипното си хранилище като шаблон. Подходящ е за съвместно създаване и четене онлайн, а коментарите по време на преглед са истинско предимство. Следете дължината, тъй като Docs става бавен и неудобен при много дълги наръчници.

Каква е разликата между наръчник, ръководство и SOP?

Наръчникът е цялостен и обхваща цял продукт или работа. Ръководството обхваща една задача от начало до край. SOP е авторитетната процедура за това как вашата организация прави нещо, написана за вътрешно съответствие, а не за читател, който се учи. Наръчниците често съдържат ръководства. SOP-ите стоят до тях, а не вътре в тях, защото имат различен одобряващ.

Колко дълъг трябва да бъде един наръчник?

Толкова дълъг, колкото изисква типът му — което не е полезен отговор, така че ето по-добър тест. Всеки наръчник, който не можете да актуализирате за по-малко от седмица, е твърде дълъг, защото няма да бъде актуализиран. Това обикновено е сигнал да го разделите, вместо да режете съдържание.

Кой трябва да пише наръчника?

Който върши работата, редактиран от този, който притежава документа. Наръчниците, написани изцяло от функцията за документация по интервюта, обикновено са добре структурирани и фино грешни в детайлите, а наръчниците, написани изцяло от практици, са точни, но неизползваеми. Комбинацията е това, което работи.

Колко често трябва да се преглежда наръчник?

По тригери, а не по график. Когато нещото, което описва, се промени, когато моделът на поддръжка или сервиз подсказва, че наръчникът се проваля, когато се промени регулация и когато неговият собственик напусне. Преглед по календар идва, когато нищо не се е променило, и пропуска момента, в който нещо се е променило.