Lean Coffee превръща срещите от еднопосочни излъчвания във фокусирани разговори, водени от участниците. С Trupeer можете да спестите часове за подготовка на фасилитацията, като започнете с безплатен шаблон по метода Lean Coffee, персонализирате го с вашите brand guidelines и превърнете резултатите от сесията в видео резюмета, които екипът да преглежда отново.

Какво представлява методът Lean Coffee и за какво е шаблонът?

Lean Coffee е формат за среща без предварително зададен дневен ред. Хората, които се включват, предлагат темите, гласуват за тях и ги обсъждат в кратки, предварително определени времеви блокове, като групата решава след всеки блок дали да продължи. Създаден е от Джим Бенсън и Джеръми Лайтсмит в Сиатъл през 2009 г. и се разпространява сред agile екипите оттам.

Шаблонът за Lean Coffee е дъската и правилата: три колони, формат на карти, разпределение за гласуване и таймбокс. Дъската може да е стена, бяла дъска или споделен canvas, но това е далеч по-малко важно от правилата, които са прикрепени към нея.

Форматът пасва на всяка повтаряща се среща, при която правилните теми не могат да се предвидят седмица по-рано. Ретроспективи на екипа, сесии на общност от практики, разговори на ниво над прекия мениджър и постоянната среща, която тихомълком се е превърнала в актуализация за статуса. Не е подходящ за срещи, при които решение трябва да бъде взето до определен срок, поради причини, разгледани по-надолу.

Lean Coffee премахва водещия дневния ред, но не и дневния ред

Почти всяко ръководство описва Lean Coffee като среща без дневен ред. Това е вярно и прикрива това, което реално се случва.

Срещата Lean Coffee има дневен ред. Той се изгражда през първите пет минути, в стаята, от всички. Това, което е премахнато, е ролята на човека, който го е изграждал предварително, а именно там се намира силата в повечето срещи. Който задава дневния ред, решава какво да получи внимание, в какъв ред и кое тихомълком никога да не се появи.

Ето защо форматът дава толкова различни резултати в различни екипи при идентично оборудване. Това е преразпределение на контрола, маскирано като техника за фасилитация. Екипите, в които контролът вече е сравнително равномерно разпределен, едва ли забелязват. Екипите, в които един човек задава всеки дневен ред, го намират или за освобождаващ, или за заплашителен, и именно това определя дали форматът ще оцелее.

Той също така ви казва какво да защитите. Всяко правило по-долу съществува, за да попречи на водещия дневния ред да се появи отново — независимо дали това става чрез това кой предлага, кой гласува първи или кой говори първи по всяка тема.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете в секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху всеки шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите обновения шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон по метода Lean Coffee можете да:

• Спестите часове за фасилитация: Пропуснете празната страница с доказана структура Lean Coffee.

• Водите ангажиращ разговор: Вграденото гласуване и таймбоксът поддържат сесиите фокусирани.

• Останете в бранд: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer.

• Улавяте прозрения: Превърнете резултатите от сесията в видео резюмета за отсъстващите заинтересовани страни.

• Стандартизирайте между екипите: Използвайте един и същ шаблон за всяка сесия Lean Coffee.

• Достигнете глобални екипи: Превеждайте резюметата на сесиите на 65+ езика с един клик.

Как да проведете среща Lean Coffee стъпка по стъпка

Настройте три колони: To discuss, Discussing, Discussed. Физически или дигитално — няма значение.

Дайте на всички по три или четири минути да запишат теми, по една на карта, в тишина. Тишината е носеща. В момента, в който хората започнат да предлагат на глас, увереният и по-старшият запълват дъската.

Прочетете картите без приписване. Който фасилитира ги чете, а не авторът — така една тема не се претегля според това кой я е предложил.

Дайте на всеки човек по две или три гласа и накарайте всички да гласуват едновременно. Точки, отметки — каквото поддържа дъската. Едновременните решения са толкова важни, колкото и тишината.

Подредете по гласове, преместете най-горната карта в Discussing и задайте таймер за пет минути. Обсъждайте.

Когато таймерът изтече, направете гласуване с палец. Палец нагоре означава продължаване, палец надолу — преминаване нататък, а настрани е неутрално. Печели мнозинството. Ако продължи, добавете три минути и повторете.

Когато една тема приключи, преместете картата в Discussed и вземете следващата. Спрете в края на времето за срещата независимо какво остава на дъската и оставете недовършените карти там, където са.

Безплатен шаблон по метода Lean Coffee: дъската и картите

Копирайте от тук.

Дъска. Три колони. To discuss, Discussing, Discussed. Нищо друго. Четвърта колона за действия е най-честото допълнение и е описана по-долу.

Полета на картата. Тема на един ред, формулирана като въпрос или твърдение, а не като заглавие на тема, така че „трябва ли да спрем да замразяваме пускането в петък“ вместо „замразяване на пускането“. По желание — една-единствена дума за вида на картата: въпрос, проблем, идея или решение. Оставете автора извън.

Блок с правила, договорени веднъж и видими за всяка сесия. Темите се записват в тишина, три минути. Картите се прочитат от фасилитатора, без приписване. Всеки получава [3] гласа, подадени едновременно. Първият таймбокс е [5] минути, разширенията са [3] минути. Гласуване с палец при броене на три, без обсъждане преди него. Най-старшият човек в стаята гласува последен или не гласува. Срещата приключва в края на времето си независимо какво остава на дъската.

Запис на сесията. Дата, кой е присъствал, темите, които са стигнали до дъската, темите, които не са, и всички действия. Запазвайте ги поради причините в секцията за това какво да носите между сесиите.

Копирайте до тук. Блокът с правила е шаблонът. Трите колони са просто мястото, където се поставят картите.

Защо гласуването с палец е целият метод Lean Coffee

Гласуването с точки не е отличително. Всеки съществуващ формат за уъркшоп го използва и среща, която гласува с точки за дневен ред и след това работи по него, е добре приоритизирана нормална среща.

Гласуването с палец е реалният механизъм. На всеки пет минути групата е питана, без обсъждане, дали тази тема все още заслужава времето в стаята. Това е непрекъснато съгласие и прави нещо, което дневният ред не може: позволява на тема, която се оказва по-важна, отколкото е изглеждала, да продължи двадесет минути, и убива такава, която е изглеждала обещаващо след пет.

Това е и правилото, което екипите първо размиват. Най-честата корупция е фасилитаторът да пита на глас: „да продължим ли с тази?“. Това не е гласуване с палец. Това е открит въпрос и човекът, който се чувства най-комфортно да говори, отговаря на него — и така дневният ред се връща директно към човека, от когото е бил взет.

Правете го мълчаливо, едновременно, при броене на три. Ако е неудобно за първите две сесии, това е нормално и минава.

Как старшинството тихомълком убива среща Lean Coffee

Форматът има един реален провал и той не е в инструментите.

Ако най-старшият човек в стаята предлага теми на глас, гласува първи или говори първи по всяка карта, срещата се връща назад. Не драматично. Всички все още записват карти и всички все още гласуват. Но картите, които стигат до дъската, започват да са тези, които този човек така или иначе би поставил в дневния ред, и в рамките на около четири сесии хората спират да предлагат неща, които няма да получат гласове.

Сигналът се измерва и си струва да се измерва. Пребройте колко различни хора са предложили темите, които са стигнали до дъската, в продължение на пет сесии. Ако една трета от стаята генерира по-голямата част от дъската, форматът е спрял да работи независимо колко добре се чувства срещата.

Три правила го оправят и не струват нищо. Темите се записват в тишина. Гласовете се подават едновременно. Най-старшият човек гласува последен или се въздържа. Последното обикновено е най-трудното за въвеждане и най-ефективното, и работи най-добре, когато старшият човек го предлага сам.

Пример за Lean Coffee: работи в един екип, умря в три

Aldercroft, софтуерна компания с около сто и осемдесет души, провеждаше Lean Coffee през седмица в инженерния отдел в продължение на година. Беше добре прието и ръководството го разпространи в още шест екипа.

Четири месеца по-късно инженерният отдел все още го провеждаше. Три от шестте тихомълком бяха спрели. Двама го бяха превърнали в актуализация за статуса с ритуал за гласуване отпред.

Прегледът очакваше да открие проблем с фасилитацията или инструментите и не откри нито едното. Всеки екип имаше една и съща дъска, един и същ таймер и една и съща страница с правила.

Различаваха се първите три минути. В екипите, в които форматът умря, темите се предлагаха на глас вместо да се записват в тишина, а най-старшият човек в стаята гласуваше първи, видимо.

Те го преброиха. В customer success, в рамките на пет сесии, тридесет и една от тридесет и четирите теми, които стигнаха до дъската, идваха от трима от единадесетте присъстващи. В инженерния отдел за същия период четиридесет и седем теми идваха от девет от дванадесет.

Гласуването с палец се влоши по същия начин. Провалилите се екипи имаха фасилитатор, който на глас питаше дали да продължат. Инженерният отдел го правеше мълчаливо на три.

Корекциите бяха трите правила по-горе, въведени в customer success от директора на екипа, който се доброволира да спре да гласува. През следващите пет сесии осем от единадесет души предложиха теми, които стигнаха до дъската.

Нищо за шаблона не се промени. Дъската беше идентична през цялото време.

Какви са често срещаните капани в Lean Coffee?

Последните две си струва да се отделят от останалите. Lean Coffee е лош формат за вземане на решение, което трябва да бъде направено до петък, защото нищо не гарантира, че темата ще стигне до дъската. Използвайте го, за да извадите на повърхността какво трябва да се реши, а след това проведете друга среща, за да го решите.

Как да заснемете действия, без да нарушите формата

Пропускът в стандартния формат е реален. Темите се обсъждат, всички си тръгват с усещането, че е било добър разговор, и нищо не се променя. Няколко библиотеки с шаблони вече предлагат Lean Coffee с вариант за действия точно поради тази причина.

Най-лекото решение, което работи: когато една тема приключи, преди картата да се премести в Discussed, фасилитаторът задава един въпрос. Дали се случва нещо в резултат на това? Ако да, запишете карта с име и дата. Ако не, кажете го на глас и продължете нататък.

Този въпрос отнема около петнадесет секунди и това е единственото допълнение към формата, което си струва да се направи. Избягвайте пълно преглеждане на действията в края, което връща срещата обратно към управляван дневен ред.

Прочетете на глас картите с действия от предишната сесия в началото на следващата, преди да започне писането на темите. Нищо повече от това. Тези тридесет секунди правят повече за проследяването от всеки tracker.

Какво да запазите между сесиите и какво ви казва

Повечето екипи изтриват дъската в края. Така се изхвърля най-интересният резултат, който форматът произвежда.

Дъската е запис на това, което вашият екип реално иска да обсъди, генерирано без никой да го филтрира. Ако се запази за повече от тримесечие, тя отговаря на въпроси, на които нито една анкета няма да отговори.

Кои теми се гласуват многократно и никога не се решават. Обикновено това е нещо извън контрола на екипа, което никой не е ескалирал, и си струва да бъде ескалирано.

Кои теми се предлагат и никога не получават гласове. Понякога това е хоби конче на един човек. Понякога това е нещото, което всички избягват.

Колко различни хора предлагат теми. Броят на участниците от примера по-горе, проследен във времето.

И кои теми са процедурни, тоест някой иска да разбере как се прави нещо. Група от такива теми не е проблем на обсъждането. Това е пропуск в документацията, облечен в костюм на среща.

Мога ли да получа шаблон Lean Coffee в PPT или Excel?

PowerPoint пасва на слайда с правилата и сценария на фасилитатора, а не на дъската. Един слайд с седемте правила, показан в началото на всяка сесия, прави повече за последователността, отколкото всичко друго, което можете да сложите на екран — особено когато фасилитацията се върти.

Excel пасва на записа на сесията: дата, присъстващи, предложени теми, темите, които стигнаха до дъската, кой предложи всяка, и действията с отговорници. Този лист прави възможни броя на участниците и анализа на повтарящите се теми, и отнема около десет минути за настройка.

Нито едното не е подходящо за самата дъска по време на срещата. Дъската трябва да е нещо, до което всички могат да стигнат по едно и също време — което означава стена, бяла дъска или споделен canvas. Дъска, която само фасилитаторът може да редактира, връща водещия дневния ред през задната врата.

Когато една и съща тема продължава да се връща, запишете я

След като започнете да пазите записа на сесията, една закономерност се появява в почти всеки екип. Няколко теми се повтарят и когато ги разгледате отблизо, те изобщо не са дебати. Това са хора, които питат как работи нещо или как се предполага да се прави, а обсъждането е колективен акт на припомняне.

Тези теми не се нуждаят от още пет минути. Нуждаят се от това да бъдат записани веднъж.

Trupeer AI прави това достатъчно евтино, за да го направите в деня. Който е знаел отговора в срещата, записва самото действие, а резултатът е форматирано ръководство със стъпките, които вече са написани, плюс видео и документ за вашия knowledge base във вашия собствен бранд. Тема, която е отнела петнадесет минути от среща на екипа три пъти за тримесечие, си струва десет минути запис.

Запишете я. Брандирайте я. Преведете я. Trupeer я.

Когато повтарящата се тема е процес, а не въпрос, SOP creator я покрива, а структурите за написването ѝ са в нашите knowledge base article templates. Инструкциите за настройка са в document template setup guide.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон по метода Lean Coffee в PPT?

Използвайте слайдове за правилата и сценария на фасилитатора, а не за дъската. Един слайд, който изброява седемте правила, един, който показва таймбокса, и един със задачите от предишната сесия — това е достатъчно. Да го ограничите до три слайда има значение, защото презентация на фасилитатора, по-дълга от това, спира да се отваря.

Има ли безплатен шаблон по метода Lean Coffee в Excel?

Excel е правилното място за записа на сесията, а не за самата среща. Колони за дата, брой участници, тема, кой я предложи, получени гласове, дали е била обсъдена, и всяко действие с отговорник. Струва си да добавите два извлечени показателя: различни предлагащи на сесия и теми, които се появяват за втори или трети път.

Какъв е най-добрият безплатен шаблон по метода Lean Coffee?

Този, който включва правилата за гласуване, а не само трите колони. Повечето безплатни шаблони ви дават оформление на дъската — частта, която бихте могли да нарисувате на бяла дъска за десет секунди. Правилата за тишина, едновременни гласувания и гласуването с палец са това, което реално отличава метода, и шаблон без тях ще произведе обикновена среща със стикери върху нея.

Колко дълга трябва да бъде среща Lean Coffee?

Между тридесет и шестдесет минути. Под тридесет минавате през една тема. Над шестдесет присъствието намалява, защото привлекателността на формата е, че е кратък и приключва навреме. Каквото и да изберете, приключете в посочения час с карти все още на дъската, тъй като това учи хората, че гласовете им са били реални.

Колко гласа трябва да получава всеки човек?

Два или три. По-малко принуждава към по-трудни избори и изкарва на повърхността наистина належащата тема. Повече изравнява подредбата, докато всичко има по два гласа и последователността става произволна. Три е често срещаното подразбиране и работи за повечето размери на групи.

Можете ли да провеждате Lean Coffee дистанционно?

Да, и правилата имат значение повече, а не по-малко. Използвайте споделен canvas, който всички могат да редактират, накарайте хората да записват теми в тишина с включени камери и използвайте едновременните гласувания, които инструментът поддържа, вместо да искате хората да се изказват. За гласуването с палец броене на три с всички на камера работи, а изпращането на реакционни емотикони в същия момент работи почти също толкова добре.

Lean Coffee същото ли е като ретроспектива?

Не, макар че често се използва за провеждане на такава. Ретроспективата има дефиниран обхват, тоест период на работа, върху който се фокусирате, и обикновено структура, която преминава от това, което се е случило, към това, какво да се промени. Lean Coffee няма обхват и няма сюжетна линия. Това е начин да изберете какво да обсъждате, което го прави добър контейнер за ретроспектива и лош заместител, когато екипът трябва да стигне до договорени действия.