تخيل أنك تدير فريق تقنية معلومات في مؤسسة صاخبة حيث كل دقيقة لها أهميتها. فريقك يحل مئات الحوادث كل شهر، لكن الحلول غالبًا ما تبقى حبيسة معرفة الفريق أو مبعثرة بين رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات. ومن دون نهج منظم لتوثيق هذه الحلول، قد تضيع معلومات قيّمة، مما يؤدي إلى تكرار العمل وإهدار الوقت. يمكن للمؤسسات تقليل وقت حل الحوادث بنسبة تصل إلى 50% من خلال توثيق الحلول السابقة واستخدامها بالشكل الصحيح.

يمكن للمؤسسات تقليل وقت حل الحوادث بنسبة تصل إلى 50% من خلال توثيق الحلول السابقة واستخدامها بالشكل الصحيح.

وهنا يصبح تحويل حلول الحوادث المسجّلة إلى مقالات معرفة في ServiceNow نقلة كبيرة. فمن خلال تحويل هذه الحلول إلى محتوى قابل للبحث وإعادة الاستخدام، يمكن لفريقك تحسين الكفاءة والاتساق. لا يقتصر هذا النهج على الحفاظ على المعرفة داخل فريقك فحسب، بل يمكّن أيضًا الفرق والأقسام الأخرى من خلال تزويدها بإمكانية الوصول السهل إلى الحلول. وأثناء استكشافك لـبرامج إنشاء SOP، سترى كيف يمكن للتوثيق المنظم أن يغيّر سير عملك.

لماذا يُعد إنشاء مقالات معرفة في ServiceNow من الحلول المسجّلة أمرًا مهمًا؟

في كل مؤسسة، تعتمد العمليات الفعّالة بدرجة كبيرة على التدفق السلس للمعلومات. عندما تواجه فرق تقنية المعلومات حوادث، فإنها غالبًا ما تحلها بالاعتماد على كمّ كبير من المعرفة الضمنية والخبرة. ولكن إذا لم تُسجَّل هذه الحلول وتُشارك، فمن المرجح أن تتكرر المشكلات نفسها، مما يهدر الوقت والموارد القيّمة. تصبح مقالات المعرفة في ServiceNow، المنشأة من الحلول المسجّلة، أصلًا أساسيًا في سير عمل العمليات. فهي توفر طريقة منظمة وسهلة الوصول لالتقاط المعلومات ونشرها عبر المؤسسة.

بالنسبة لمديري تقنية المعلومات، المخاطر كبيرة. إذ يجب عليهم ضمان استجابة فرقهم بسرعة للحوادث مع تقليل وقت التعطل إلى الحد الأدنى. ومن خلال تحويل حلول الحوادث إلى مقالات معرفة، يمكنهم تبسيط عملية إدارة الحوادث. هذا النهج الاستباقي يقلل احتمالية تكرار المشكلات ويُمكّن من حل الحوادث بسرعة أكبر. وبالنسبة للمؤسسة، يعني ذلك تقليل وقت التوقف وتحسين الإنتاجية. كما يرسخ ثقافة التحسين المستمر والتعلّم، حيث يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إلى الحلول السابقة والبناء عليها. والنتيجة بيئة عمليات أكثر مرونة وكفاءة.

ما فوائد إنشاء مقالات معرفة في ServiceNow من الحلول المسجّلة؟

يوفر تحويل حلول الحوادث إلى مقالات معرفة منظمة العديد من المزايا. دعونا نلقي نظرة على بعض الفوائد الرئيسية.

• تبسيط حل الحوادث. مع مكتبة حلول موثقة جيدًا، تستطيع الفرق الوصول بسرعة إلى الإصلاحات المجربة وتطبيقها، مما يقلل الوقت المستغرق في استكشاف الأخطاء المتكرر.

• خفض التكاليف التشغيلية. من خلال تقليل العمل المكرر ومنع فترات التوقف الطويلة، يمكن للمؤسسات توفير المال. وتقل الحاجة إلى الموارد لمعالجة المشكلات المتكررة.

• تحسين التدريب وتهيئة الموظفين الجدد. يمكن لأعضاء الفريق الجدد اكتساب الخبرة بسرعة أكبر من خلال الوصول إلى قاعدة معرفة شاملة. ويمكنهم دراسة الحلول السابقة وفهم السياق والخطوات المتضمنة.

• تعزيز التعاون. مشاركة مقالات المعرفة عبر الأقسام تبني ثقافة تعاونية. ويمكن للفرق المساهمة في المستودع المركزي والتعلم منه، مما يؤدي إلى حلول مبتكرة.

• اتساق جودة الخدمة. يضمن النهج الموحد في توثيق الحلول جودة متسقة في التعامل مع الحوادث. ويحظى العملاء والمستخدمون الداخليون بخدمة موثوقة وفعّالة.

• اتخاذ قرارات قائمة على البيانات. يمكن أن يكشف تحليل الاتجاهات داخل قاعدة المعرفة عن المشكلات الشائعة ويساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية. ويمكن للفرق التركيز على التحسينات الجذرية بدلًا من الحلول المؤقتة.

• ولنظرة أعمق، يغطي دليلنا حول إنشاء فيديوهات المنتج المخطط المجاور.

• تنفذ الفرق هذا سير العمل من البداية إلى النهاية باستخدام منصة الفيديو بالذكاء الاصطناعي من Trupeer، التي تحول التسجيلات الخام إلى مخرجات مصقولة من دون محرر.

ما الميزات في Trupeer التي تساعدك على إنشاء مقالات معرفة في ServiceNow من الحلول المسجّلة؟

تقدم Trupeer عدة إمكانات تجعل الانتقال من الحلول المسجّلة إلى مقالات المعرفة سلسًا. إليك كيفية تطبيق بعض هذه الميزات على هذه المهمة.

تسجيل الشاشة بالذكاء الاصطناعي مع التكبير التلقائي واكتشاف النقرات

تتيح لك هذه الميزة تسجيل الحلول بدقة. وأثناء تنقلك خلال عملية الحل، تقوم Trupeer تلقائيًا بالتكبير على مناطق الشاشة التي تحدث فيها الإجراءات، مع إبراز الخطوات الرئيسية. يضمن ذلك توثيق الأجزاء المهمة من الحل بوضوح. كما تقوم ميزة اكتشاف النقرات بوسم كل إجراء، مما يسهل تحويل هذه التسجيلات إلى تعليمات خطوة بخطوة لمقال معرفة. هذا المستوى من التفصيل يعزز وضوح التوثيق وفائدته.

توليد SOP تلقائيًا من أي تسجيل

تُعد قدرة Trupeer على إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) مباشرة من التسجيلات ذات قيمة كبيرة. بمجرد تسجيل الحل، تنشئ Trupeer تلقائيًا SOP قابلًا للتعديل، يمكن تصديره إلى صيغ مختلفة. هذه الميزة لا توفر الوقت فحسب، بل تضمن أيضًا أن يكون التوثيق دقيقًا ومتسقًا. وباستخدام هذه منصة التوثيق بالذكاء الاصطناعي، يمكن للفرق الاحتفاظ بسجلات شاملة بأقل جهد ممكن.

تعليق صوتي بالذكاء الاصطناعي بأكثر من 65 صوتًا طبيعيًا، مع إمكانية ضبط السرعة والنبرة

إضافة تعليق صوتي احترافي إلى تسجيلاتك يمكن أن تجعل مقالات المعرفة أكثر جذبًا وأسهل فهمًا. توفر Trupeer مجموعة واسعة من الأصوات الطبيعية التي يمكن تعديل سرعتها ونبرتها، مما يضمن أن يكمّل السرد المحتوى. وتعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للحلول المعقدة التي قد يعزز فيها الشرح الواضح الفهم والاحتفاظ بالمعلومة.

قاعدة معرفة قابلة للبحث بالذكاء الاصطناعي مع روابط زمنية عميقة

بمجرد توثيق حلولك، يصبح جعلها سهلة البحث أمرًا بالغ الأهمية. تقوم قاعدة المعرفة القابلة للبحث بالذكاء الاصطناعي من Trupeer بفهرسة كل تسجيل مع روابط عميقة على مستوى الطابع الزمني، مما يسمح للمستخدمين بالقفز مباشرة إلى الأجزاء ذات الصلة من الفيديو أو المستند. تجعل هذه الوظيفة العثور على المعلومات المحددة سريعًا وفعّالًا، وتدعم اتخاذ القرار وحل المشكلات بسرعة أكبر.

أدوات فيديو قابلة للتضمين للإرشاد داخل التطبيق

يمكن أن يعزز تضمين تسجيلات الفيديو مباشرة داخل التطبيقات دعم المستخدمين والتدريب بشكل كبير. توفر Trupeer أدوات فيديو قابلة للتضمين تتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية. تتيح هذه الميزة للمستخدمين الوصول إلى المحتوى التعليمي من دون مغادرة بيئة التطبيق، مما يحسن تجربة المستخدم ويقلل الحاجة إلى الدعم الخارجي. وباستخدام إمكانات مولد قاعدة المعرفة، يمكن للمؤسسات ضمان أن المعلومات المهمة دائمًا في متناول المستخدمين.

كيف تنشئ مقالات معرفة في ServiceNow من الحلول المسجّلة خطوة بخطوة باستخدام Trupeer؟

الخطوة 1: سجّل الحل

ابدأ بالتقاط حل الحادث باستخدام ميزة تسجيل الشاشة بالـذكاء الاصطناعي من Trupeer. شغّل المسجل القائم على المتصفح لتجنّب التثبيتات. تنقل خلال عملية الحل بينما تقوم Trupeer تلقائيًا بالتكبير على الإجراءات المهمة. تبرز هذه الميزة المناطق الرئيسية، مما يضمن وضوح التسجيل النهائي. كما تقوم قدرة اكتشاف النقرات بوسم كل إجراء، مما يسهّل تحديد الخطوات المهمة. تستغرق العملية كاملة، من الإعداد إلى الإكمال، حوالي 15 دقيقة حسب تعقيد الحل. وإذا كانت هناك عدة شاشات، فتأكد من تسجيل إجراءات كل شاشة بالتتابع لضمان الترابط.

الخطوة 2: إزالة المحتوى الحشو

بمجرد اكتمال التسجيل، استخدم ميزة إزالة الكلمات الحشوية التلقائية من Trupeer لتنظيف الصوت. تزيل هذه الأداة بالذكاء الاصطناعي التوقفات غير الضرورية والكلمات الحشو مثل "أم" و"آه"، مما ينتج تسجيلًا أكثر احترافية واختصارًا. ما عليك سوى تحديد التسجيل وتطبيق هذه الميزة. وعادةً لا تستغرق المعالجة أكثر من 5 دقائق. تضمن هذه الخطوة أن يكون المحتوى واضحًا ومركزًا، مما يجعل خطوات التوثيق اللاحقة أكثر سهولة. وهي مفيدة بشكل خاص إذا كان المتحدث مترددًا أو غير واثق أثناء التسجيل، ما يؤدي إلى منتج نهائي أكثر سلاسة.

الخطوة 3: توليد SOP

بعد تجهيز التسجيل المصقول، حان الوقت لتوليد إجراء تشغيل قياسي (SOP). استخدم ميزة توليد SOP التلقائية في Trupeer لإنشاء مستند جاهز للتعديل. حدّد التسجيل وابدأ عملية توليد SOP. تحلل Trupeer الفيديو وتنتج SOP مفصّلًا خطوة بخطوة يمكن تصديره بصيغ مختلفة مثل PDF أو HTML. تستغرق العملية عادةً حوالي 10 دقائق. تضمن هذه الميزة توثيق كل إجراء بدقة، مما يوفر أساسًا قويًا لإنشاء مقال معرفة شامل في ServiceNow.

الخطوة 4: أضف تعليقًا صوتيًا بالذكاء الاصطناعي

لتحسين الجودة التعليمية لتسجيلك، أضف تعليقًا صوتيًا بالذكاء الاصطناعي باستخدام أكثر من 65 صوتًا طبيعيًا من Trupeer. اختر صوتًا يطابق النبرة والسرعة اللتين تريدها، ثم طبقه على التسجيل. تستغرق هذه الخطوة عادةً 5 دقائق. والنتيجة سرد احترافي يكمل المحتوى المرئي، مما يجعله أكثر جذبًا وأسهل فهمًا. وإذا كان الجمهور المستهدف يضم غير الناطقين باللغة، فاختر صوتًا واضحًا وبطيئًا لضمان الفهم. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للحلول التقنية المعقدة التي تتطلب شروحًا تفصيلية.

الخطوة 5: تضمين الفيديو في قاعدة معرفة

ادمج الفيديو النهائي في قاعدة معرفة ServiceNow الخاصة بك باستخدام أدوات الفيديو القابلة للتضمين من Trupeer. تتضمن هذه الخطوة إنشاء رمز تضمين وإدراجه في مقال ServiceNow المطلوب. يمكن للمستخدمين الآن الوصول إلى الفيديو مباشرة داخل قاعدة المعرفة، مما يعزز سهولة الاستخدام. عملية الدمج بسيطة وتستغرق نحو 10 دقائق. لا يوفّر هذا النهج إرشادًا بصريًا فحسب، بل يقلل أيضًا الحاجة إلى توثيق إضافي. تأكد من وضع الفيديو بشكل منطقي داخل المقال، بما يتوافق مع الأقسام النصية ذات الصلة للحصول على أفضل تجربة مستخدم. وغالبًا ما تبدأ الفرق التي تقارن الأدوات بـمقارنة بدائل Loom قبل الاستقرار على سير عمل موحد.

الخطوة 6: النشر ومراقبة التفاعل

أخيرًا، انشر مقال المعرفة عبر القنوات ذات الصلة وراقب تفاعل المستخدمين باستخدام تحليلات المشاهدين من Trupeer. توفر هذه الميزة رؤى حول عدد المشاهدات ونقاط الانسحاب وخرائط الحرارة. يمكنك الوصول إلى هذه التحليلات عبر لوحة تحكم Trupeer لفهم كيفية تفاعل المستخدمين مع المحتوى. هذه الخطوة بالغة الأهمية لتحسين المقالات المستقبلية وضمان فعالية المعلومات المقدمة. ضع جدولًا منتظمًا لمراجعة التحليلات، ويفضل أن يكون أسبوعيًا، لإجراء التعديلات اللازمة بناءً على ملاحظات المستخدمين وسلوكهم. تضمن هذه العملية المستمرة التحسين المتواصل وملاءمة قاعدة المعرفة لديك.

ما النصائح التي تساعدك على إنشاء مقالات معرفة في ServiceNow من الحلول المسجّلة؟

يتطلب إنشاء مقالات معرفة فعّالة من الحلول المسجّلة تخطيطًا وتنفيذًا استراتيجيين. إليك بعض النصائح لمساعدتك على تحسين هذه العملية وتعظيم قيمة جهود التوثيق.

• ركّز على الوضوح. تأكد من أن كل خطوة في التسجيل واضحة وسهلة الفهم. تجنب المصطلحات المتخصصة ما لم تكن معرّفة داخل المقال.

• حافظ على الاتساق. استخدم تنسيقًا وأسلوبًا موحدين عبر جميع مقالات المعرفة لمساعدة المستخدمين على التنقل وفهم المحتوى بسهولة أكبر.

• أضف عناصر مرئية. كلما أمكن، أدرج لقطات شاشة أو مقاطع فيديو لتوضيح الخطوات المعقدة. يمكن للوسائل البصرية أن تعزز الفهم بشكل كبير.

• استخدم حلقات التغذية الراجعة. اطلب بانتظام ملاحظات المستخدمين حول فائدة المقالات. يمكن أن يوفر ذلك رؤى قيّمة للتحسين المستمر.

• أبقِه محدثًا. راجع قاعدة المعرفة وحدّثها بانتظام لضمان بقاء المعلومات دقيقة وذات صلة.

• استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي. استخدم إمكانات الذكاء الاصطناعي مثل مقارنة بدائل Scribe من Trupeer لتعزيز عمليات التوثيق وتبسيطها.

• درّب فريقك. استخدم برامج إنشاء فيديوهات تعليمية لتدريب فريقك على أفضل الممارسات لالتقاط الحلول وتوثيقها.

الأسئلة الشائعة

كيف تتكامل Trupeer مع ServiceNow لمقالات المعرفة؟

تتكامل Trupeer مع ServiceNow من خلال توفير أدوات فيديو قابلة للتضمين يمكن إدراجها مباشرة داخل مقالات المعرفة في ServiceNow. ويمكن للمستخدمين إنشاء رمز تضمين من Trupeer ووضعه داخل المقال، مما يتيح مشاهدة الفيديو في السياق نفسه مع النص. يعزز هذا التكامل قيمة المقال من خلال الجمع بين المعلومات المرئية والنصية، مما يساعد على الفهم والتذكر. كما يبسط العملية على المستخدمين، لأنهم لا يحتاجون إلى التنقل بين المنصات للوصول إلى كل المعلومات التي يحتاجونها.

ما فائدة استخدام التعليق الصوتي بالذكاء الاصطناعي في مقالات المعرفة؟

يضيف التعليق الصوتي بالذكاء الاصطناعي لمسة احترافية إلى مقالات المعرفة من خلال تقديم سرد صوتي واضح وجذاب. ويساعد على إيصال المعلومات المعقدة بطريقة مفهومة، خاصة للمستخدمين الذين يستفيدون من التعلم السمعي. تتيح ميزة التعليق الصوتي بالذكاء الاصطناعي في Trupeer تخصيص السرعة والنبرة، مما يجعل المحتوى أكثر قربًا وأسهل هضمًا. وهذا مفيد بشكل خاص للفرق الدولية التي قد توجد فيها حواجز لغوية، إذ يضمن حصول الجميع على الجودة نفسها من المعلومات بغض النظر عن لغتهم الأساسية.

لماذا من المهم مراقبة التفاعل مع مقالات المعرفة؟

تساعدك مراقبة التفاعل على فهم كيفية تفاعل المستخدمين مع مقالات المعرفة الخاصة بك. توفر تحليلات Trupeer رؤى حول عدد المشاهدات ونقاط الانسحاب وخرائط الحرارة، والتي يمكن أن تكشف الجوانب التي قد يواجه فيها المستخدمون صعوبة أو يفقدون الاهتمام. ومن خلال تحليل هذه البيانات، يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة لتحسين جودة المحتوى وملاءمته. كما أن مراجعة مقاييس التفاعل بانتظام تضمن تطور قاعدة المعرفة لديك لتلبية احتياجات المستخدمين، مما يعزز الإنتاجية والرضا العامين. وتُعد حلقة التغذية الراجعة المستمرة هذه ضرورية للحفاظ على قاعدة معرفة فعّالة وسهلة الاستخدام.

هل يمكن لـ Trupeer التعامل مع عدة لغات في مقالات المعرفة؟

نعم، تدعم Trupeer الترجمة بالذكاء الاصطناعي إلى أكثر من 40 لغة مع إمكانات مزامنة الشفاه. تتيح لك هذه الميزة إنشاء مقالات معرفة متعددة اللغات يمكن الوصول إليها من قبل جمهور عالمي. وباستخدام أدوات ترجمة الفيديو بالذكاء الاصطناعي من Trupeer، يمكن للمؤسسات ضمان أن يكون محتواها شاملًا وفعّالًا عبر الأسواق اللغوية المختلفة. لا تعمل هذه القدرة على توسيع نطاق وصولك فحسب، بل تعزز أيضًا تجربة المستخدم من خلال تقديم المحتوى بلغات المستخدمين المفضلة، مما يبني فهمًا وتفاعلًا أفضل.

هل من الممكن تحديث مقالات المعرفة تلقائيًا باستخدام Trupeer؟

تقدم Trupeer توثيقًا يتحدث تلقائيًا مرتبطًا بالتسجيلات الأساسية، مما يضمن بقاء مقالات المعرفة محدثة. عندما يتم تحديث تسجيل، يمكن تحديث المستندات المرتبطة تلقائيًا، مما يقلل الحاجة إلى التحديثات اليدوية. تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في البيئات سريعة الوتيرة حيث تتغير المعلومات كثيرًا. ومن خلال أتمتة التحديثات، تضمن أن يحصل المستخدمون دائمًا على المعلومات الأكثر دقة وملاءمة، مما يعزز موثوقية قاعدة المعرفة وفائدتها.