Doküman Otomasyon Yazılımı

Trupeer's Belge Otomasyon Yazılımı, ekran kayıtlarından ve iş akışı demolarından profesyonel belgelerin oluşturulmasını otomatikleştirir. Herhangi bir süreci kaydedin; yapay zeka ekran görüntüleri, adım adım talimatlar ve isteğe bağlı video kılavuzlarıyla yapılandırılmış, biçimlendirilmiş belgeleri otomatik olarak oluşturur - manuel belge yazma ihtiyacını tamamen ortadan kaldırır. Daha ileri gitmeden önce, bu sayfanın ne olduğunu ve ne olmadığını netleştirmekte fayda var. Trupeer'ın "belge otomasyonu", prosedür ve operasyon belgeleri oluşturmanın otomasyonudur. Yapay zeka, kaydedilen iş akışlarını izler ve standart işletim prosedürleri (SOP), eğitim kılavuzları, adım adım prosedürler, yardım merkezi makaleleri ve işe alım (onboarding) belgeleri oluşturur. Eğer "bir CRM'den gelen verilerle kontratları ve teklifleri otomatik doldurma" (PandaDoc, Conga, HotDocs kategorisi) anlamında bir belge otomasyonu arıyorsanız, Trupeer bu iş akışı için tasarlanmamıştır. Bu sayfanın daha alt kısımlarında yer alan ayrıntılı kapsam bölümü, hangi belge türlerinin uygun olduğunu ve hangilerinin olmadığını tam olarak açıklamaktadır.

• İş akışlarını kaydedin ve yapay zekanın eksiksiz belgeleri otomatik olarak oluşturmasına izin verin.

• Her adımda otomatik ekran görüntüsü alma ve açıklama ekleme.

• Numaralandırılmış adımlar ve biçimlendirilmiş metinlerle yapılandırılmış belge çıktısı.

• Tüm otomatik belgelerde tutarlı marka bilinci ve şablonlar.

• Oluşturulan belgeleri paylaşın, dışa aktarın veya herhangi bir platforma gömün.

Trupeer's Belge Otomasyon Yazılımı Nedir?

Trupeer'ın belge otomasyon yazılımı, kurumların iş belgeleri oluşturma şeklini dönüştürür. Prosedürleri manuel olarak yazmak, ekran görüntüleri almak ve belgeleri biçimlendirmek yerine, bir iş akışını gerçekleştirirken ekranınızı kaydetmeniz yeterlidir. Yapay zeka eylemlerinizi izler, her adımı tanımlar, ilgili ekran görüntülerini yakalar ve otomatik olarak eksiksiz, profesyonel bir belge oluşturur. Bu, belge hazırlama sürecinin en çok zaman alan kısmı olan ilk oluşturma aşamasını çözen bir belge otomasyonudur.

Gerçekçi bir senaryo: 80 çalışanı olan bir şirketteki operasyon yöneticisinin önümüzdeki çeyrekte 30 prosedürü belgelemesi gerekiyor: yeni masraf raporu akışı, güncellenmiş güvenlik olayı müdahalesi, müşteri adaptasyon süreci, Workday'deki çeyreklik kapanış adımları, yeni tedarikçi onay iş akışı. Eski yaklaşım: her birini Google Docs'ta manuel olarak yazmak, ekran görüntülerini tek tek almak, yapıştırmak, tutarlı bir şekilde biçimlendirmek ve incelemeye göndermek. Prosedür başına 90-120 dakika, 30 prosedürle çarpıldığında 45-60 saatlik çalışma anlamına gelir. Bu yüzden belgeleme sürekli ertelenir. Üç çeyrek sonra, prosedürlerin yarısı hala belgelenmemiştir ve denetim döneminde bu durum fark edilir. Kayda dayalı akış ise bunu tersine çevirir: her prosedürü gerçek iş sırasında kaydedin, yapay zeka belgeleri oluştursun, inceleyin ve yayınlayın. Asla planlanamayan bir çeyreklik özel yazma süresi yerine, iki haftalık kayıt oturumları ve yapay zeka işlem süresiyle 30 prosedür tamamlanır.

Belge Otomasyon Yazılımı Nasıl Çalışır?

Belge Otomasyon Yazılımını kullanmaya başlamak yalnızca birkaç dakika sürer

Adım 1: Kaydedin veya Yükleyin

Tarayıcı tabanlı ekran kaydediciyi başlatın ve belgelemek istediğiniz iş akışını gerçekleştirin veya yapay zeka analizi için mevcut bir video kaydını yükleyin.

Adım 2: Yapay Zeka ile Belge Oluşturma

Yapay zeka kaydınızı kare kare analiz eder, her iş akışı adımını tanımlar, açıklamalı ekran görüntülerini çıkarır ve her eylem için açık yazılı talimatlar içeren yapılandırılmış bir belge oluşturur.

Adım 3: Özelleştirin ve Dağıtın

Tutarlı bir tasarım için marka kitinizi uygulayın, gerekli düzenlemeleri veya eklemeleri yapın ve oluşturulan belgeyi bağlantı, gömme (embed) kodu veya dosya dışa aktarma yoluyla paylaşın.

Trupeer's Belge Otomasyon Yazılımının Temel Özellikleri

• Akıllı Ekran Görüntüsü Otomasyonu: Yapay zeka, her iş akışı adımında en ilgili ekran durumunu algılar ve yüksek çözünürlüklü ekran görüntülerini otomatik olarak çıkarır. Her ekran görüntüsü numaralandırılmış göstergelerle, aktif kullanıcı arayüzü öğelerinin etrafındaki vurgu kutularıyla ve eylemlerin tam olarak nerede gerçekleştiğini gösteren imleç konumu işaretçileriyle zenginleştirilir. Ekran görüntüsü aşaması, çoğu manuel prosedür belgelendirmesinin yarım kaldığı yerdir. Eski iş akışı: kaydı izle, doğru anda duraklat, Cleanshot veya benzeri bir araçla ekran görüntüsü al, kırp, açıklama ekle, belgeye yapıştır, tipik bir SOP için bunu 30 kez tekrarla. Yeni iş akışı: yapay zeka zamanlamayı yapar, tıklama anlarında ekran görüntülerini yakalar ve her adımın referans verdiği belirli kullanıcı arayüzü öğesinin üzerine vurguları otomatik ekler. Böylece 30 manuel ekran görüntüsü işlemi sıfıra iner. Yazar neyin yakalandığını gözden geçirir, ayarlanması gerekenleri değiştirir ve yayınlar.

• Doğal Dilde Adım Oluşturma: Yapay zeka, robotik talimatlar üretmek yerine her adım için açık, doğal dilde açıklamalar oluşturur. Yazım stili, belgelenen eylemin karmaşıklığına göre adapte olur; basit tıklamalar için kısa talimatlar, karmaşık yapılandırmalar veya karar noktaları için ise ayrıntılı açıklamalar sunar. Dürüst olunması gereken gerçekçi kapsam: Yapay zeka, seslendirme ve görsel iş akışından adım açıklamaları üretir. Böylece "Ayarlar'a, ardından Faturalandırma'ya ve ardından Fatura Geçmişini Dışa Aktar'a tıklayın" ifadesi adım metni haline gelir. Teknik veya sektöre özel terimler içeren prosedürler için, önceden tanımlanmış özel sözlük yapay zekanın doğru kelimeleri kullanmasına yardımcı olur. Sözlük olmadan, yapay zeka düzenleme gerektirebilecek genel ifadeler kullanır. Çoğu ekip sözlüğü ilk gün bir kez kurar ve belge başına düzenleme süresi inceleme dahil 5-10 dakikaya düşer.

• Çoklu Formatta Belge Dışa Aktarma: Otomatikleştirilmiş belgeleri farklı dağıtım kanallarına uygun çeşitli formatlarda dışa aktarın. Yardım merkezleri için web sitelerine gömülebilir içerikler, çevrimdışı kullanım için indirilebilir dosyalar veya kuruluşunuzun halihazırda kullandığı wiki platformları, bilgi tabanları ve içerik yönetim sistemleriyle uyumlu biçimlendirilmiş çıktılar oluşturun. Gerçek aktarım formatları: Yazılı belge PDF veya Word (DOCX) olarak indirilir. Eşleşen video kılavuzu MP4 olarak indirilir. Paylaşılan Sayfa bağlantısı, her ikisini de görünürlük kontrollerine sahip (herkese açık, yalnızca kuruluş, seçilen alan adları, yalnızca davetle) tek bir markalı URL altında birleştirir. Paylaşılan Sayfa bağlantısı Notion, Confluence, SharePoint, Document360, GitBook veya iframe gömmeyi kabul eden herhangi bir platforma yerleştirilebilir. Böylece belge Trupeer'da üretilir ve ekibin mevcut belge altyapısının çalıştığı her yerde barındırılır.

• Koşullu İçerik Mantığı: Yapay zeka, iş akışlarının ne zaman karar noktaları veya dallanan yollar içerdiğini algılar ve her yolu net bir şekilde belgeler. Süreciniz eğer-ise senaryoları içerdiğinde, oluşturulan belgeler alternatif adımları ve koşulları yakalayarak iş akışının tüm kapsamını kapsayan kapsamlı belgeler üretir. Kapsam konusunda net olmakta fayda var. Yapay zeka doğrusal iş akışlarını doğal olarak yönetir: 1. adımı yapın, ardından 2. adımı yapın, ardından 3. adımı yapın. Birden fazla dallanan yola sahip iş akışları için ("müşteri Pro planındaysa X yapın; Enterprise planındaysa Y yapın"), yapay zekanın başarısı henüz tam olarak kanıtlanmamıştır. Yoğun koşullu prosedürleri belgeleyen ekipler genellikle iki şeyden birini yapar: her dalı ayrı bir kayıt olarak kaydeder ve her yol için ayrı prosedür belgeleri oluşturur veya tek bir yolu kaydedip inceleme adımı sırasında koşullu notları manuel olarak ekler. Potansiyel müşterilere bu iddiada bulunmadan önce, otomatik koşullu içerik algılamanın gerçek bir özellik mi yoksa geleceğe yönelik bir hedef mi olduğunu ürün ekibiyle doğrulamakta fayda vardır.

Neden Trupeer's Belge Otomasyon Yazılımını Seçmelisiniz?

• Manuel Yazımı Ortadan Kaldırın: Belgelemenin en çok zaman alan kısmı yazma aşamasıdır. Belge otomasyonu, uygulamalı olarak gösterilen iş akışlarını bitmiş belgelere dönüştürerek manuel yazma engelini tamamen ortadan kaldırır. Somut bir örnek: Bir SaaS şirketindeki kıdemli destek mühendisi, tekrarlayan bir sorun için özenli bir SOP hazırlamak amacıyla 90 dakika harcar. Gerçek prosedür ise 6 dakika sürer. Yani 90 dakikanın 84 dakikası yazma, ekran görüntüsü alma ve biçimlendirme işidir. Trupeer akışı bunu tersine çevirir: 6 dakikalık uygulama süreci belgeyi oluşturur; yazma ve ekran görüntüsü işlemlerini yapay zeka halleder. SOP başına toplam kıdemli mühendis süresi: inceleme dahil yaklaşık 15 dakika. Çeyrek başına 30 SOP ele alındığında, kazanılan zaman birikerek kıdemli mühendislerin gerçek teknik işlerine geri dönebileceği birkaç güne eşdeğer hale gelir.

• Doğruluğu Garanti Edin: Gerçek iş akışı kayıtlarından oluşturulan belgeler, süreçlerin birinin hatırladığı gibi değil, tam olarak nasıl çalıştığını yansıtır. Otomatikleştirilmiş belgeler, manuel olarak yazılan prosedürlere göre doğası gereği daha doğrudur. Bu özelliğin çözdüğü sorun: Yazar prosedürü uyguladıktan üç hafta sonra hafızasından belgeler. Ana hatları hatırlar. Ancak 3. ve 4. adımlar arasında çıkan onay uyarısını kaçırır. İki tıklamanın sırasını karıştırır. Üç ay sonra, belgelenmiş prosedürü takip eden müşteriler 4. adımda takılıp kalırlar çünkü belgeler ekranda gördükleriyle eşleşmemektedir. Gerçek prosedür sırasında kayıt yapmak, hafızanın unuttuğu küçük ayrıntılar dahil canlı davranışı yakalar. Böylece belgeler yazarın üç haftalık eski hatırasıyla değil, gerçeklikle eşleşir.

• Tutarlılık Sağlayın: Şablonlar ve marka kitleri, her otomatik belgenin kurumsal standartlara uymasını sağlar. Kaynak iş akışını kimin kaydettiğine bakılmaksızın tüm belgelerde tutarlı biçimlendirme, dil ve görsel stil sağlanır. Dağınık belgelendirmelerin en çok başarısız olduğu alan burasıdır. Bir yıl boyunca beş farklı katılımcı. Her birinin kendi yazı stili, ekran görüntüsü alışkanlıkları, adım biçimlendirme tercihleri vardır. Kimi belgeler giriş paragraflarıyla başlar, kimileri doğrudan 1. adıma geçer. Bazıları uyarılar için dikkat çekici kutular kullanırken, diğerleri uyarıları düz metne gömer. Okuyucu, belge kitaplığında 5 farklı okuma deneyimiyle karşılaşır. Şablonlar, marka kiti ve yapay zeka üretimi sayesinde, kaynağı hangi katılımcı kaydetmiş olursa olsun belgeler aynı yapıyı takip eder. Böylece yıl boyunca yayınlanan 30 belge tek bir ekip tarafından üretilmiş gibi okunur. Bu aslında doğrudur; aynı şablonu ve yapay zeka hattını kullanan 5 farklı katılımcı aracılığıyla tek bir ekip üretmiştir.

• Belgelendirmeyi Ölçeklendirin: Kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu hızda belgeler üretin. İster 10 ister 1.000 iş akışını belgeliyor olun, belge otomasyon yazılımı çabayı aynı oranda artırmadan iş yükünü yönetir. Gerçekçi ölçeklendirme hesabı: Manuel belge üretimi, yazar sayısıyla doğrusal olarak ölçeklenir: daha fazla belge, daha fazla yazar demektir. Yapay zeka tarafından oluşturulan belgeler ise yapay zeka işlem kapasitesiyle ölçeklenir: daha fazla belge, daha fazla işlem süresi anlamına gelir ancak belge başına insan gücü süresi neredeyse sabit kalır. Dolayısıyla çeyrekte manuel olarak 30 belge üreten 5 kişilik bir ekibin, çeyrekte 300 belge üretmesi için 50 kişilik bir ekibe ihtiyacı olacaktır; bu yüzden çoğu ekip çeyrek başına 30 veya daha az belgede kalır. Yapay zeka üretimiyle, aynı 5 kişilik ekip, çalışan sayısını artırmadan çeyrekte 200-300 belge üretebilir. Tıkanıklık noktası yazmaktan ziyade, kayıt oturumları için konu uzmanlarının uygunluğuna kayar.

İç Ekipler İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Departmanlar genelinde standart işletim prosedürlerinin (SOP) oluşturulmasını otomatikleştirin. Ekip üyelerinden SOP'leri manuel olarak yazmalarını istemek yerine, iş akışlarını kaydetmelerini sağlayın ve belge otomasyonunun tam doğrulukla kılavuzlar üretmesine izin verin.

2. Kurumsal bilgileri, personel değişimleriyle kaybolmadan önce sistemli bir şekilde kaydedin. Deneyimli çalışanlar iş akışlarını kaydettiğinde, otomasyon, onların uzmanlığını gelecekteki her ekip üyesi için koruyan kalıcı ve aranabilir belgeler üretir.

3. Belge bakımının getirdiği idari yükü azaltın. Süreçler değiştiğinde, güncellenen iş akışını yeniden kaydedin; otomasyon belgeyi yeniden oluşturarak mevcut belgeleri manuel olarak revize etme zahmetini ortadan kaldırır.

4. Kuruluş genelinde tutarlı bir belge kitaplığı oluşturun. Otomatikleştirilmiş şablonlar ve markalama, her departmanın belgelerinin profesyonel görünmesini ve aynı yapıyı takip etmesini sağlayarak tüm kitaplıkta gezinmeyi ve kullanılabilirliği kolaylaştırır.

SaaS Ekipleri İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Ürününüz geliştikçe yardım merkezi belgelerini otomatikleştirin. Özellikler değiştiğinde, güncellenmiş iş akışını kaydedin ve otomatik olarak yeni belgeler oluşturun; böylece düzinelerce makaleyi manuel olarak yeniden yazmak zorunda kalmadan yardım merkezinizi güncel tutun.

2. Ürün geliştirme hızıyla uyumlu müşteri katılımı (onboarding) belgeleri üretin. Belge otomasyonu, müşteri başarısı (customer success) ekiplerinin yeni özellikler için profesyonel kılavuzları haftalar sonra değil, özelliklerin yayınlandığı aynı sprint döngüsünde oluşturmasını sağlar.

3. Şirket içi ve harici belgeleri senkronize tutun. Aynı iş akışı hem şirket içi süreç belgelerine hem de müşteriye yönelik kılavuzlara hizmet ettiğinde, belge otomasyonu her kitle için uygun biçimlendirmeyle tek bir kayıttan her ikisini de oluşturur.

4. Belge ekibinizi büyütmeden belge üretimini ölçeklendirin. Ürününüzün karmaşıklığı arttıkça, belge otomasyonu, çalışan sayısında bir artış gerektirmeden artan belge hacmini kolayca yönetir.

Girişimler (Startuplar) İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Teknik yazarlar istihdam etmeden profesyonel belgeler oluşturun. Belge otomasyonu, herhangi bir ekip üyesinin sadece kendi iş akışını kaydederek özenli ve iyi yapılandırılmış belgeler oluşturmasını sağlar ve özel belgelendirme personeli ihtiyacını ortadan kaldırır.

2. Hızlı büyüme süreçleri imkansız hale getirmeden önce süreçleri belgeleyin. Belge oluşturmayı erken dönemde otomatikleştiren girişimler, sorunsuz bir şekilde ölçeklenen bir bilgi tabanı oluşturarak hızlı büyüyen şirketlerin altında kaldığı belgelendirme borçlarından kurtulur.

3. Kapsamlı belgelerle kurumsal müşteri adaylarına profesyonel bir imaj sunun. Otomatikleştirilmiş belgeler kusursuz ve kapsamlı görünür; bu da potansiyel müşterilere kuruluşunuzun operasyonel mükemmelliğe önem verdiğinin sinyalini verir.

4. Belgelerinizi, ürününüz ve süreçleriniz kadar hızlı bir şekilde güncelleyin. Girişimlerin iş akışları haftalık olarak değiştiğinde, belge otomasyonu, kimsenin ilgilenmeye zaman bulamadığı bir iş yığılması yaratmadan belgeleri güncel tutar.

Büyük Ölçekli Şirketler (Enterprises) İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Küresel operasyonlarda belge oluşturmayı standartlaştırın. Belge otomasyonu, her bölgedeki ekiplerin yerel tercihler veya uygulamalar ne olursa olsun aynı şablonları, markalamayı ve yapısal standartları takip eden belgeler üretmesini sağlar.

2. Mevzuata uygun belgelendirme gereksinimlerini verimli ve tutarlı bir şekilde karşılayın. Sürüm takibine sahip otomatik belge üretimi, ekiplere manuel belge hazırlama yükü getirmeden uyumluluk çerçevelerinin gerektirdiği denetim izlerini, tutarlılığı ve eksiksizliği sağlar.

3. En çok emek gerektiren belge oluşturma adımlarını otomatikleştirerek maliyetleri azaltın. Daha önce büyük teknik yazarlık ekipleri barındıran veya belge üretimini dış kaynaklardan sağlayan kurumsal şirketler, otomasyon sayesinde önemli ölçüde maliyet tasarrufu elde eder.

4. Hızlı belge üretimiyle kurumsal değişim yönetimini destekleyin. Kuruluşlar yeni sistemler uyguladığında, operasyonları yeniden yapılandırdığında veya süreçleri standartlaştırdığında, belge otomasyonu destekleyici belgeleri projenin gerektirdiği hızda üretir.

Uzaktan Çalışan Ekipler İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Uzaktan çalışan ekip üyelerinin koordinasyon yükü olmadan asenkron olarak belgeler oluşturmasını sağlayın. Herhangi bir uzaktan çalışan, kendi planına göre bir iş akışını kaydeder ve belge otomasyonu, gerçek zamanlı iş birliği veya inceleme toplantılarına gerek duymadan profesyonel belgeler üretir.

2. Uzaktan çalışanların meslektaşlarının sözünü kesmek yerine faydalanabileceği aranabilir bir belge kitaplığı oluşturun. Belgelenmiş bir yanıtı bulmak, başka bir saat dilimindeki bir iş arkadaşına mesaj göndermekten daha hızlı olduğunda, uzaktan çalışan ekipler daha bağımsız ve verimli çalışır.

3. Belgeleri kimin veya nerede oluşturduğuna bakılmaksızın kalitede tutarlılık sağlayın. Kaynak kayıt ister Austin'deki bir ev ofisinden ister Berlin'deki ortak çalışma alanından gelsin, belge otomasyonu aynı biçimlendirmeyi, yapıyı ve markalamayı uygular.

4. Uzaktan çalışma ortamlarının yaratma eğiliminde olduğu belge boşluklarını azaltın. Süreçler yüz yüze gösterildiğinde, gayriresmi bilgi aktarımı doğal olarak gerçekleşir. Belge otomasyonu bu bilgiyi resmi olarak kaydederek, dağıtık ekiplerin geliştirmeye yatkın olduğu bilgi tekellerinin önüne geçer.

Geliştiriciler İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Geliştirme iş akışları, dağıtım (deployment) prosedürleri ve sistem yapılandırmaları için teknik belgeleri otomatikleştirin. Terminalinizdeki, IDE'nizdeki veya tarayıcınızdaki süreci kaydedin ve yapay zekanın doğru komut dizilimleri ve yapılandırma ayrıntılarıyla yapılandırılmış teknik belgeler üretmesine izin verin.

2. API ve entegrasyon belgelerini otomatik yeniden oluşturma ile güncel tutun. Dağıtım noktaları (endpoints), parametreler veya kimlik doğrulama yöntemleri değiştiğinde entegrasyon iş akışını yeniden kaydedin; otomasyon güncel uygulamayı yansıtan yenilenmiş belgeler üretir.

3. Gerçek geliştirme ortamı kurulumunu gösteren geliştirici adaptasyon (onboarding) belgeleri oluşturun. Yeni geliştiriciler, gerçek kurulum kayıtlarından üretilen otomatik belgeleri takip ederek talimatların mevcut araç zinciri ve yapılandırmayla sorunsuz çalıştığından emin olurlar.

4. Minimum manuel çaba ile acil durum planlama kılavuzlarını (runbooks) ve olay müdahale belgelerini güncel tutun. Üretim hatalarını çözdükten sonra çözüm iş akışını kaydedin ve belge otomasyonunun bu prosedürü nöbetçi mühendislerin gelecekteki olaylar sırasında takip edebileceği bir formatta yakalamasını sağlayın.

Onboarding & Destek Ekipleri İçin Belge Otomasyon Yazılımı

1. Her rol ve departman için onboarding (işe alım) belgelerinin oluşturulmasını otomatikleştirin. Onboarding kılavuzlarını manuel olarak yazmak yerine, temel iş akışlarını kaydedin ve belge otomasyonunun kapsamlı, tutarlı işe alım materyallerini otomatik olarak üretmesini sağlayın.

2. Kaydedilen sorun giderme iş akışlarından destek bilgi tabanı makaleleri oluşturun. Destek temsilcileri karmaşık sorunları çözerken, çözümü kaydetmek ve belgelendirmeyi otomatikleştirmek, manuel makale yazmaya gerek kalmadan tekrar kullanılabilir bilgi tabanı içerikleri üretir.

3. Destek talebi hacmini azaltan, müşteriye yönelik belgeler üretin. Yardım merkezinizde yayınlanan otomatik belgeler, yaygın soruları açık ve ekran görüntüsü açıklamalı talimatlarla yanıtlayarak müşterilerin destekle iletişime geçmesine gerek kalmadan talepleri çözer.

4. Onboarding ve destek belgelerini minimum çabayla güncel tutun. Süreçler veya ürünler değiştiğinde, etkilenen iş akışını yeniden kaydedin; belge otomasyonu belgeleri yeniden oluşturarak ekibinizin ve müşterilerinizin her zaman güncel materyallere başvurmasını sağlar.

Trupeer İçin "belge otomasyonu" Ne Anlama Geliyor (Ve Ne Anlama Gelmiyor)?

"Belge otomasyon yazılımı" ifadesi, birbirinden ayırt edilmesi gereken iki farklı ürün kategorisi için kullanılmaktadır. Birinci kategori, işlemsel (transactional) belge otomasyonudur: CRM'lerden, veri tabanlarından veya web formlarından değişken verileri çeken ve ölçekli olarak sözleşmeler, teklifler, gizlilik sözleşmeleri (NDA), ana hizmet sözleşmeleri (MSA), fiyat teklifleri, faturalar ve benzeri yasal/satış belgeleri oluşturan araçlar. PandaDoc, Conga Composer, DocuSign CLM, HotDocs, Templafy ve Docassemble bu kategoriye girmektedir. Kullanım senaryosu: bir satış operasyon ekibinin Salesforce'tan otomatik olarak çekilen müşteri adı, sözleşme süresi, fiyatlandırma segmenti ve imza yetkilisi bilgileriyle ayda 200 müşteri sözleşmesi oluşturması gerekir. Trupeer bu kullanım senaryosuna uygun değildir. Eğer aradığınız buysa, birinci kategorideki araçlar doğru seçim olacaktır.

İkinci kategori ise prosedür bazlı belge otomasyonudur: kaydedilen iş akışlarından SOP'ler, eğitim kılavuzları, adım adım prosedürler, yardım merkezi makaleleri, teknik belgeler ve operasyonel oyun kitapları (playbooks) oluşturan araçlar. Trupeer, Scribe, Tango ve Guidde bu kategoriye girmektedir. Kullanım senaryosu: bir belgelendirme ekibi veya operasyon ekibinin, belirli görevlerin nasıl yapılacağını açıklayan çeyrek başına 50 prosedür belgesi üretmesi gerekir ve prosedürleri hafızalarından yazmak yerine kaydederek oluşturmak isterler. Trupeer tam olarak bu kullanım senaryosu için tasarlanmıştır. Yapay zeka kaydı izler, içinde ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlar bulunan belgeyi oluşturur, marka stilini uygular ve belgeyi eşleşen video rehberiyle birlikte teslim eder.

Özellikle Trupeer için dürüst kapsam şudur: ekran kaydı alınmış prosedür belgelendirmelerini mükemmel şekilde yönetir. Salt metin belge üretimi, değişken verilerle sözleşme hazırlama, CRM odaklı belge oluşturma veya e-imza iş akışlarını desteklemez. Dolayısıyla, bir "belge otomasyonu" aramasından bu sayfaya ulaştıysanız, bu sayfayı kullanmanın doğru yolu şudur: bu iki kategoriden hangisine gerçekten ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Eğer işlemsel belge otomasyonu ise zaman kazanın ve bunun yerine PandaDoc veya Conga'yı inceleyin. Eğer ekran kayıtlarından prosedür belgesi oluşturmak istiyorsanız, doğru sayfadasınız.