Net bir süreç akışı, karmaşık bir iş akışını ilk bakışta herkesin anlayabileceği bir şeye dönüştürür. Trupeer ile, ücretsiz bir süreç akışı şablonuyla başlayarak iş akışlarını eşleştirmede saatler kazanabilir; bunu marka yönergeleriniz ile özelleştirir ve her adımı hayata geçiren video anlatımlara dönüştürürsünüz.

Süreç akışı şablonu nedir ve ne için kullanılır?

Süreç akışı ya da akış şeması, bir süreçteki adımların sırasını gösteren; yolun ayrıldığı karar noktaları ve her yolun nereye gittiğini belirten oklarla birlikte bir diyagramdır.

Süreç akışı şablonu, önceden hazırlanmış bir sürümdür: şekiller, yerleşim kuralları ve çoğu zaman hazırlanmış bir örnek içerir; yani boş bir tuvalden başlamak yerine bir şeyi ayarlarsınız.

Gerçekten iki iş için işe yararlar. Bir karar vermek: sürecin mevcut durumunu, onu kullanan herkesin bulunduğu ortamda çizmek; kimsenin fark etmediği şeyleri güvenilir biçimde ortaya çıkarır—iki kez gerçekleşen onay, dört kez departmanlar arası geçen devir, vakaların üçte birini başlangıca geri gönderen döngü. Bu, akış şemasının en yüksek değerli kullanım alanıdır ve diyagramın sonradan saklanmasıyla ilgisi yoktur.

Diğer her şey için—ve çoğu şey için—akış şeması, birinin güncellemeyi zorlaştırdığı numaralı bir listedir. Bu iddia bu sayfanın özüdür ve şablon galeri dolu bir arama sonuç sayfasının size söyleyeceğinin tam tersidir.

Bir akış şeması çizmeye gerçekten ne zaman değer?

Üç durum bunu haklı çıkarır.

Bir şeyi görmeye çalışıyorsunuz. Sürecin mevcut durumunu, onu dokunan herkesle birlikte odada çizmek; kimsenin bilmediği şeyleri ortaya çıkarır: iki kez gerçekleşen onay, dört kez departmanlar arası geçen devir, vakaların üçte birini başlangıca geri gönderen döngü. Bu, akış şemasının en yüksek değerli kullanım alanıdır ve diyagramın sonradan saklanmasıyla ilgisi yoktur.

Okuyucunun seçim yapması gerekiyor. Sorun giderme, ön eleme (triage), uygunluk kontrolleri, yükseltme yönlendirmesi. Bir sonraki adım, kişinin bulduğu şeye gerçekten bağlıysa; numaralı liste yerine bir diyagram ya da karar tablosu daha iyidir, çünkü numaralı liste var olmayan bir sıra varsayar.

Süreç birden fazla rolü kapsıyor ve devirler asıl mesele. Swimlane’ler bunun için vardır ve swimlane şablonlarının popülerliğinin düşündürdüğünden daha dar bir kullanım senaryosudur.

Bu üçünden hiçbiri geçerli değilse, bir listeyi resmediyorsunuz demektir. Listeyi yazmak daha hızlı, telefonda okumak daha kolay, aramak daha kolay ve herhangi biri tarafından güncellenebilir. süreç dokümantasyon şablonumuz bu yapıyı kapsar.

Trupeer’da bu şablon nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar Bölümünü Açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir Şablon Seçin ve Açın

Çalışmak istediğiniz herhangi bir şablona açmak için tıklayın.

Adım 3: Şablon Görünümünü Genişletin

Gerekirse, tam yerleşimi ve ayrıntıları net görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu Düzenleyin

Seçili şablonda değişiklik yapmaya başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyicide şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarları düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş Şablonunuzu Kaydedin

Gerekli tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak kaydetmek için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu Önizleyin ve İnce Ayar Yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olmak için doğrudan ayarlamalar yapmaya devam edebilirsiniz.

Bir süreç akışı şablonuyla şunları yapabilirsiniz:

• Eşleştirmede saatler kazanın: Herhangi bir iş akışı için yapı sunan boş sayfayı atlayın.

• Karmaşık işleri görselleştirin: Süreç akışları karar noktalarını, devirleri ve darboğazları görünür hale getirir.

• Markanızla uyumlu kalın: Trupeer’ın marka kitini kullanarak logonuzu, renklerinizi ve yazı tiplerinizi uygulayın.

• Süreçleri iyileştirin: Bir süreci eşleştirmek, onu iyileştirmenin ilk adımıdır - şablon verimsizlikleri açıkça gösterir.

• Ekipleri daha hızlı eğitin: Yeni çalışanları hızlıca işe aldırmak için süreç akışlarını video anlatımlarla eşleştirin.

• Küresel ekiplere ulaşın: Süreç akışlarını tek tıkla 65+ dile çevirin.

Çizmeye başlamadan önce karar noktalarını sayın

Testin en hızlı sürümü iki dakika sürer.

Süreci numaralı bir liste olarak yazın. Ardından, birinin bir şeylere karar verip bir sonraki adımı değiştirdiği noktaları sayın. Başarısız olabilecek adımlar değil ve her zaman verilen onaylar da değil. Gerçek çatallar.

Üçten azsa, liste sizin dokümanınızdır. Diyagramı yalnızca bir konuşma için kullanıyorsanız çizin ve konuşma bittiğinde diyagramın ömrünün de bittiğini kabul edin.

Üç ya da daha fazlaysa, bir diyagram yerini hak eder; çünkü metin sürümü artık okuyucuların kafasında tutamayacağı çapraz referanslara ihtiyaç duyacaktır.

Bunun önemli olmasının nedeni, çizim sırasında kimsenin düşünmediği bakım (maintenance) konusudur. Metin, herkes tarafından saniyeler içinde düzenlenir. Bir diyagram ise çizildiği araca, o araç için bir lisansa, dışa aktarılmış bir görsel yerine kaynak dosyaya ihtiyaç duyar ve çoğu zaman bir kutu eklemek diğer her şeyi hizadan kaydırdığı için yeniden yerleşim gerekir. Bu asimetri, akış şemalarının diğer dokümantasyon türlerinden daha hızlı eskimesinin nedenidir.

Neden çoğu süreç akışı tamamen atılmalı?

Burada mevcut olan en faydalı yeniden çerçeveleme şudur: akış şeması genellikle bir doküman değil, bir düşünme aracıdır.

İşi yapan kişilerle birlikte bir duvara ya da beyaz tahtaya çizildiğinde, metnin yapamadığı bir şey yapar: sürecin şeklini aynı anda görünür kılar ve atığın (israfın) nerede olduğunu gösteren şekil de budur. Bu iş birkaç saat içinde biter.

Hata bundan sonra olur. Diyagram, bir çizim aracına dönüştürülür; dışa aktarılır, dosyalanır ve dokümantasyon gibi ele alınır. O andan itibaren bir sorumluluk (risk) haline gelir; çünkü gerçeklikle farklılaşır ve kimse fark etmez; ayrıca kaba bir taslağın yapmadığı şekilde otoriter görünür.

Daha iyi bir alışkanlık: duvarın fotoğrafını çekin, ürettiği kararları metin olarak kaydedin ve diyagramı bırakın. Süreci yeniden görmek istediğinizde bir sonraki sefer yeniden çizin; bu bir saat sürer ve iki yıl önceki sürüm yerine güncel sürümü görmenizi sağlar.

Yalnızca dallanma testini geçen ve aracı ile zamanı olan belirli bir sahibi bulunan akışları, bakımı yapılan bir diyagram olarak saklayın. Çoğu organizasyonda bu sayı azdır.

Ücretsiz süreç akışı şablonu: kopyalamak için yapı

Buradan kopyalayın. Kullanılabilir bir süreç akışı, bir diyagram artı az miktarda metinden oluşur ve metin, şablonların atladığı kısımdır.

Başlık. Sürecin, bir sonuç olarak adlandırılması.

Sahip ve son doğrulama tarihi. Bir rol ve bir tarih; yani birinin en son ne zaman akışın gerçeğe uyduğunu doğruladığı. Diyagramlar bunu metinden daha fazla ister; çünkü güncellemesi daha zordur.

Başlangıç ve bitiş. Süreci ne tetikler ve hangi koşulun sürecin bittiğini ifade ettiği. Diyagramın üstüne yazın; sadece oval olarak çizmekle yetinmeyin.

Kapsam dışı. Bu akışın kapsamadığı, hemen iki yanında yer alan şeyler. Buradan kopyalanmış diyagramlar ortaya çıkar.

Diyagram. Standart şekilleri kullanın; soldan sağa ya da yukarıdan aşağıya yerleştirin; tek bir giriş noktası ve açıkça etiketlenmiş çıkışlar olsun.

Karar etiketleri. Her dal, yalnızca evet ve hayır değil; koşulla etiketlenmelidir. "Kredi limiti aşıldı" ifadesi "hayır"dan daha iyidir.

Diyagramda olmayanlar. Okunamaz hale getirecek istisnalar ve uç durumlar; ilgili adımın işaret ettiği bir yönlendirme ile birlikte diyagramın altında metin olarak listelenir.

Kaynak dosya konumu. Düzenlenebilir sürümün nerede yaşadığı ve hangi araçla açıldığı. Bu olmadan diyagramlar, bir yıl içinde salt okunur (read-only) eserlere dönüşür.

Buraya kopyalayın.

Temel akış şeması şekilleri ve her birinin anlamı

Şekillerden daha önemli olan iki kural vardır. Her elmasın çıkışları, evet/hayır yerine koşullarla etiketlenmelidir; çünkü okuyucu, neyi test ettiklerini bilmesi gereken elmasa gelir. Ayrıca her ok bir yere gitmelidir; diyagramdan çıkan bir yol ya alttaki metinde yer alması gereken bir istisnadır ya da eksik bir adımdır.

Burada tutarlılık, doğruluktan daha değerlidir. Her şey için dikdörtgen kullanan ama etiketlemeyi net yapan bir ekip, paralelkenarlar hakkında tartışan bir ekipten daha kullanılabilir diyagramlar üretir.

Swimlane’ler ne zaman yerini hak eder, ne zaman etmez

Swimlane diyagramı akışı, her rol için bir satır ya da sütun olacak şekilde böler; böylece her adım, onu gerçekleştiren kişinin lane’inde yer alır.

Devirler konu olduğunda yerini hak eder. Yanıtlamaya çalıştığınız soru, kimin ne yaptığı mı, nerede takıldığı mı ya da takımlar arasında kaç kez geçtiği mi ise; swimlane bunu hemen söyler ve başka hiçbir şey bunu bu kadar net vermez.

Bir rolün neredeyse her şeyi yaptığı durumlarda yerini hak etmez; bu da bir tane çok yoğun lane ve birkaç boş lane içeren bir diyagram üretir ya da süreç doğrusal olduğunda, lane’ler bilgi eklemeden genişlik kazandırır.

Pratik maliyet yerleşimdir. Swimlane’ler düzenlemesi en zor diyagram türüdür; çünkü bir adım eklemek, her lane’deki her şeyi kaydırır. Bu bakım yükü, süreç eşleştirme programlarının kimsenin hiç güncellemediği yüzlerce swimlane üretmesinin ana nedenidir.

Devir sorunlarını bulmak için eşleştiriyorsanız swimlane çizin, devirleri düzeltin ve diyagramları değil, yapılan düzeltmeleri saklayın.

340 bakımı yapılmayan diyagram içeren dönüşüm programı

Yaklaşık bin yüz kişilik bir hizmet işletmesi olan Storrington Group, organizasyonun nasıl çalıştığını eşleştirmeyi de içeren bir dönüşüm programı yürüttü.

Beş ayı aşkın sürede bir danışmanlık, swimlane diyagramları olarak yüz on iki süreci eşleştirdi; birden fazla seviye sayıldığında yaklaşık üç yüz kırk çizim ortaya çıktı. Ücretler ve dahili zaman toplamı yaklaşık iki yüz seksen bin sterlin civarındaydı.

On sekiz ay sonra biri, kaç tanesinin hâlâ doğru olduğunu sordu.

Otuzluk bir örnek kontrol edildi. Dördü hâlâ gerçeğe uyuyordu. On dokuzunda artık var olmayan en az bir adım vardı. Yedisi, o zamandan beri değiştirilmiş sistemleri anlatıyordu.

Hiçbiri güncellenmemişti. Nedenleri tamamen pratikti. Program ofisinde, diyagramların çizildiği araca lisansı olan yalnızca üç kişi vardı. Kaynak dosyaları, o ekibin dışından kimsenin bulamadığı bir klasörde duruyordu. Ayrıca bir swimlane’i güncellemek, tüm diyagramı yeniden yerleştirmeyi gerektiriyordu; kelimelerle anlatması bir dakika süren bir değişiklik için öğleden sonra gerekiyordu.

Daha rahatsız edici bulgu, karar noktalarını saymaktan geldi. Eşleştirilen yüz on iki sürecin yetmiş biri, üçten az gerçek dal içeriyordu. Doğrusaldılar. Programın şablonu, süreçlerin swimlane olarak eşleştirilmesi gerektiğini söylediği için swimlane olarak çizilmişlerdi.

Gerçekten dallanan kırk bir tanenin içinden altısı, program sırasında gerçek kararlar almak için kullanılmış; yinelenen onayları kaldırmış ve iki deviryi tekilleştirmişti. Bu altısı maliyetini zaten geri ödemişti. Belki on beşi daha eğitim için kullanılıyordu.

Sıfırlama (reset) basitti. Dallanma içeren kırk bir süreç, bakımı yapılan diyagramlar olarak tutuldu; herkesin erişebildiği bir araca taşındı ve her birine bir sahip adı verildi. Doğrusal olan yetmiş bir tanesi, insanların zaten kullandığı bilgi tabanında numaralı metin olarak yeniden yazıldı.

Sonrasında benimsenen kural, bu sayfadaki kuraldı: üç ya da daha fazla gerçek karar noktası varsa çizin; ya da bunu bir konuşma yapmak için çiziyorsanız, bu durumda sonradan bakım gerektirmez.

On iki ay sonra, bakımı yapılan kırk bir diyagramın otuz dördü en az bir kez güncellenmişti. Otuz dokümanın yeni bir denetimi, dördü yerine yirmi altısının doğru olduğunu buldu.

Bir süreç akışı nasıl oluşturulur: adım adım

Önce süreci numaralı bir liste olarak yazın; diyagram istediğinizden eminseniz bile. Bu on dakika sürer ve karar sayısını ortaya çıkarır.

Sayı bir diyagramı haklı çıkarıyorsa, çizmeden önce başlangıç ve bitişi netleştirin; çünkü kapsam konusunda anlaşmazlık, eşleştirme oturumlarının uzamasına neden olur.

Mevcut durumu, işi yapan kişilerle birlikte bir duvara ya da paylaşılan bir alana kabaca çizin. Çizerken düzenlemeye (tidy) çalışmayın.

Her karar çıkışını bir koşulla etiketleyin.

İstisnaları diyagramın yanında metin olarak not edin; onlar için kutu eklemeyin; çünkü istisnalar, okunabilir bir akışı okunamaz hale getiren şeydir.

Süreci gerçekleştiren biriyle birlikte üzerinden geçin ve "şey, bazen" ifadesini yakalayın. Bunların her biri ya eksik bir dal ya da metin için bir istisnadır.

Ardından, bu diyagramın saklanıp saklanmayacağına açıkça karar verin. İkisi de geçerli. Karar vermemek, eskimiş çizimlerden oluşan bir klasörün oluşmasına yol açar.

Süreç akışı ve akış şeması şablon türleri

Temel akış şeması. Birkaç karar içeren sıralı adımlar. Varsayılan ve genellikle doğru seçim.

Swimlane veya çapraz fonksiyonel. Adımlar role göre atanır. Devir sorunlarında, yukarıdaki gibi.

Karar ağacı. Dallanma ağırlıklı, az sıra. Çoğu zaman bir karar tablosu olarak ifade etmek daha iyidir; hem bakımı daha kolaydır hem de en az diyagram kadar okunabilirdir. Bir tablonun diyagramdan daha iyi olduğu durumları job aid şablonumuz ele alır.

Veri akışı diyagramı. Sıralı görevler yerine, bilgi depolar ve süreçler arasında nasıl hareket eder onu gösterir. Farklı bir soru için farklı bir gösterim.

Değer akış haritası. Akışa zaman, envanter ve katma değer verileri ekler. Dokümantasyon formatı değil; israfı bulmak için yalın bir araçtır.

Sistem veya mimari akışı. İnsan adımları yerine bileşenler ve arayüzler; BT dokümantasyonunuz ile birlikte yer alır.

Mevcut durum ve gelecek durum. Yan yana iki diyagram. Değişim kararları için gerçekten faydalıdır ve sonrasında genellikle bakım gerektirmez; çünkü gelecek durum mevcut duruma dönüşür ya da terk edilir.

Word, PowerPoint veya Excel’de bir akış şeması şablonu alabilir miyim?

PowerPoint, üçü içinde diyagramı düzenlemesi gereken çoğu kişi için en pratik olanıdır. Neredeyse herkesin elinde vardır; şekiller ve bağlayıcılar makul şekilde davranır ve kutular taşındığında bağlayıcılar bağlı kalır.

Word bir akış şeması üretebilir; ancak yaklaşık bir düzine kutudan sonra zorlaşır; çünkü çizim tuvali metin akışıyla mücadele eder. Diyagram küçükse ve daha büyük bir dokümanın içinde yer alacaksa iyi bir seçimdir.

Excel, diyagram için yanlış araçtır; ancak çevresindeki iki şey için doğru araçtır: süreç kayıt listesi (her akışı sahibi, son doğrulama tarihi ve karar sayısıyla birlikte listeleyen) ve dallanma ağırlıklı bir diyagramdan çıkardığınız herhangi bir karar tablosu.

Yayımlanan sürüm için PDF. Önemli olan, kaynak dosyanın erişilebilir kalması ve dokümanda adının geçmesidir; çünkü düzenlenebilir orijinali olmayan bir PDF akış şeması, asla güncellenmeyecek bir diyagramdır.

Ne seçerseniz seçin, diyagramı güncellemesi gerekebilecek herkesin zaten sahip olduğu bir araç seçin. Yukarıdaki Storrington örneği, emekten çok lisanslarda takıldı.

ChatGPT veya yapay zekâ araçları bir akış şeması oluşturabilir mi?

Evet, ilk taslağı üretebilirler ve bu, gerçekten faydalı bir başlangıç noktasıdır. Bir süreci sade bir dille anlatın; çoğu güncel model, Mermaid gibi bir metin gösterimiyle bir diyagram ya da bir diyagramlama aracına yapıştırabileceğiniz yapılandırılmış bir açıklama döndürür.

Bilmeniz gereken iki sınır var. Model, sizin tarif ettiğiniz süreci çizer; sizin sahip olduğunuz süreci değil; bu yüzden sizin “mutlu yolunuzu” ve kendi anlayışınızdaki boşlukları yeniden üretir. Ayrıca hangi dalların gerçek olduğunu bilmenin bir yolu yoktur; bu nedenle gerçek hayatta üç eşitsiz sonuç varken, temiz ve simetrik kararlar üretme eğilimindedir.

Pratik kullanım, iki dakika içinde kaba bir diyagrama ulaşmaktır; böylece işi yapan kişilerle yapılacak bir konuşma somut bir şeyden başlayabilir. Çıktıyı bir harita gibi değil, bu konuşma için bir yönlendirici (prompt) olarak değerlendirin.

Diyagram yerine metin olarak ne saklamalısınız?

Sürecin, kutular yerine tutarlı biçimde kelimelerde yer alması gereken parçaları.

Diyagramı okunamaz hale getirmenin en hızlı yolu olan istisnalar ve uç durumlar.

Herhangi bir karmaşıklığa sahip karar kuralları; yani eşikler, değerler veya birden fazla koşul içeren her şey. "kredi kontrolü" yazan bir elmas, üç satırlık metin gerektiren bir kuralı gizler.

Bir testten ziyade muhakeme (judgement) gerektiren her şey; çünkü bir diyagram belirli bir yanıt varsayar.

Alan düzeyi ayrıntılar, sistem adları ve nerede neyin girildiğine dair spesifik bilgiler. Bunlar, diyagramın üzerinde durduğu prosedürde yer alır.

Ve sürecin var olma nedeni; bu da ya da ikisinden birinde değil, bir politikada yer alır.

İyi bir eşleşme: şekli ve dalları gösteren tek sayfalık bir diyagram; detaylar ise altındaki prosedürde taşınır. Bunu alt katmanı kapsayan SOP şablonumuz ele alır.

Akış şemasının yapamadığı şekilde süreci nasıl dokümante edersiniz?

Açıkça söylemeye değer: Trupeer AI akış şeması çizmez. Ekranda birinin ne yaptığını kaydeder ve bunu yazılı bir kılavuza ile bir videoya dönüştürür. Diyagramın kendisi için bir diyagramlama aracı istersiniz ve birkaç iyi ücretsiz seçenek vardır.

Yardımcı olduğu yer, akış şemasının taşıyamadığı işin yarısıdır. Diyagramınız şekli ve dalları gösterdiğinde, yine de her kutunun içinde gerçekte ne olduğunun açıklanması gerekir ve bu açıklama, süreci gözden geçirirken değil işi yaparken insanların ihtiyaç duyduğu şeydir.

Görevi bir kez kaydetmek, adımlar ve ekranlar zaten yakalanmış haldeyken o yazılı ayrıntıyı üretir; bu, yazmaktan çok daha hızlıdır ve doğruluğu çok daha olasıdır. Ayrıca istisnaları da iyi yönetir; çünkü pratik yaklaşım, onları daha sonra hatırlamaya çalışmak yerine oluştukları anda kaydetmektir.

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’layın.

Çıktı, diyagramla birlikte tutarlı bir marka kimliğiyle bilgi tabanınızda yaşar ve SOP oluşturucu, kontrol edilmesi gereken prosedürleri kapsar. Kurulum talimatları doküman şablonu kurulum kılavuzunda yer alır.

Sıkça Sorulan Sorular

PowerPoint’te ücretsiz bir süreç akışı şablonu var mı?

PowerPoint üçü arasında makul bir seçimdir ve çoğu kişinin zaten vardır. Standart şekilleriniz ve bağlayıcı stillerinizle bir slayt oluşturun ve bunu ev şablonunuz olarak kaydedin. Özel bir araç yerine avantajı tamamen pratiktir: diyagramı güncellemesi gereken herkes, lisans talebinde bulunmadan açabilir.

Word için bir akış şeması şablonu var mı?

Word, daha büyük bir dokümanın içinde küçük akış şemalarını çizim tuvalini kullanarak yönetir; böylece şekiller gruplu kalır. Yaklaşık bir düzine kutudan sonra zorlaşır ve diyagramın başka bir yerde daha iyi oluşturulup görsel olarak eklenmesi gerekir; kaynak dosya konumu da dokümanda not edilir ki biri daha sonra güncelleyebilsin.

Excel’de bir süreç akışı şeması şablonu var mı?

Excel bunu çizebilir ve nadiren de olsa çizilmelidir. Buradaki faydalı rolü kayıt (register) kısmıdır: sahibi, son doğrulama tarihi, karar noktası sayısı ve kaynak dosyanın nerede yaşadığıyla birlikte her süreç akışını listelemek. Bu kayıt, yukarıdaki örnekte anlatılan hatayla birlikte, diyagram kütüphanesinin sessizce eskimesini engeller.

PDF’te ücretsiz bir süreç akışı şablonu var mı?

Dolaşım için ve denetim ya da paket içine girecek her şey için PDF’e aktarın. Kaynak dosya adını ve diyagram üzerindeki konumunu her zaman belirtin; çünkü erişilebilir orijinali olmayan bir PDF akış şeması, kimsenin bakımını yapamayacağı bir dokümandır.

Bir akış şeması kaç kutu içermeli?

Bir sayfada on beş ila yirmi kutu, okunabilir sınırın yaklaşık limitidir. Bunun ötesinde ya bağlantılı alt akışlarla daha üst düzey bir akışa bölün ya da sürecin yalnızca dalları gösteren küçük bir diyagramla metin olarak daha iyi ifade edildiğini kabul edin. Altmış kutulu diyagramlar genellikle okunmak için değil, kapsamlılık göstermek için üretilir.

Süreç akışı ile süreç haritası arasındaki fark nedir?

Uygulamada terimler birbirinin yerine kullanılır. Kurumlar ayırıyorsa; süreç akışı adımların sırasıdır ve süreç haritası daha geniştir; roller, sistemler, girdiler, çıktılar ve bazen zaman ile hacim verilerini de ekler. Değer akış haritası ise bekleme süresi ve katma değer analizini de ekleyerek bir adım daha ileri gider.

Bir süreç akış şemasının sahibi kim olmalı?

Araca, erişime ve güncellemek için zamana sahip, adı belirtilmiş bir rol. Bu, kulağa geldiğinden daha yüksek bir eşiğe sahiptir ve çoğu diyagramın eskimesinin nedeni de budur. Bu üçünü de karşılayan birini adlandıramıyorsanız, diyagramı bakımı yapılan bir doküman olarak oluşturmayın.

Bir süreç akışı ne sıklıkla güncellenmeli?

Takvime göre değil, tetikleyicilere göre: bir sistem değiştiğinde, bir devir takımlar arasında geçtiğinde, yeni bir dal ortaya çıktığında ya da süreç sahibi değiştiğinde. Son doğrulama tarihini ekleyin ve her yıl yeniden kontrol edin; diyagram için bu genellikle, süreci yapan biriyle üzerinden geçmek anlamına gelir; okumak değil.