Welltower, üç ülkede 150 yeni çalışanı Trupeer kullanarak nasıl eğitti?

Sorunun Tanımı

150 yeni çalışan. Aynı yazılım. Herkese tek tek rehberlik edecek zaman yok.

Madison, Welltower'ın Yeniden Geliştirme ekibine katıldığında ekipte 30 çalışan vardı. İki yıl sonra bu sayı 180'e ulaştı. Bu tür bir büyüme, gayriresmi bilgi aktarımı için alan bırakmaz.

Ekip, yoğun ve iş akışı ağırlıklı yazılımlar kullanıyordu: Mülk yönetimi için Yardi, proje takibi için Smartsheet ve özel Excel tabanlı formlar. Yeni işe alınan herkesin tüm bunları öğrenmesi gerekiyordu ve öğrenmenin tek yolu başka birinin yapmasını izlemek veya bire bir görüşme beklemekti.

Madison, dokümantasyonun hızına yetişemeyeceği kadar hızlı büyüyen bir departman için standart işlem prosedürleri (SOP'ler) ve eğitim materyalleri hazırlamakla görevlendirildi. Statik dokümanlar yeterli değildi. Ekran kaydı kılavuzları doğru formattı, ancak bunları bir prodüksiyon ekibi olmadan istikrarlı bir şekilde ve büyük ölçekte üretmek asıl sorundu. 

Çözüm

Tek kişilik prodüksiyon ekibi!

Madison, Welltower'ın şirket içi yapay zeka şampiyonu oldu: Yeniden Geliştirme ekibinde ve giderek bunun ötesinde video prodüksiyonundan tek sorumlu kişi haline geldi.

İş akışı şu şekildeydi: Konunun uzmanları ekranlarını yerel olarak 60fps/1080p kalitesinde kaydediyor, dosyaları WeTransfer aracılığıyla Madison'a gönderiyor, o da Final Cut Pro'da işledikten sonra yapay zeka destekli düzenleme ve dışa aktarma için Trupeer'a yüklüyordu. 

Sonuç, merkezi ve tutarlı bir eğitim kütüphanesidir. 

Ekipler arası başkan yardımcıları (VP'ler) artık talepleri doğrudan ona yönlendiriyor. "Madison'a gönder, yapay zeka videosunu yapsın" ifadesi, bir şeyin düzgün bir şekilde belgelenmesi için şirket içinde yaygın bir tabir haline geldi. 

50'den fazla video oluşturuldu ve platform, şirket içinde bir yapay zeka şampiyonu olarak onun kimliğinin merkezine yerleşti.

"Madison'a gönder, yapay zeka videosunu yapsın." - Welltower genelindeki başkan yardımcılarının belgeleme sürecini artık bu şekilde tanımlıyor 

Etki

İki yıl içinde 30 kişiden 180 kişiye ulaşan bir departman, işe alım sürecini aksatmadı. Yeni işe alınanlar doğrudan bir yazılım eğitim kütüphanesiyle (Yardi, Smartsheet, Excel iş akışları) karşılaşıyor ve kendi kendilerine çalışıyorlar. 

İç ekipler için oluşturulan aynı altyapı, artık ikinci bir sisteme veya ikinci bir iş akışına gerek kalmadan tedarikçilere ve saha operatörlerine de uzanıyor. 

Bu süreçte değişen tek şey eğitim süreci değil, aynı zamanda Madison'ın kurum içindeki algısı oldu. Ekipler arası başkan yardımcıları, onun çalışmalarına kendiliğinden atıfta bulunmaya başladı. "Madison'a gönder, yapay zeka videosunu yapsın" esprisi, aslında hiç de espri olmayan kalıcı bir şakaya dönüştü. 

İnsanların işleri farklı yapmakla bağdaştırdığı kişi haline geldi — bu, ona yeni kapılar açan bir unvandı. 

İK ve Pazarlama departmanları artık platformla resmi olarak tanıştırılıyor; bu görüşmeler, Madison'ın çalışması göz önünde olduğu için başladı, sunulduğu için değil. 

Videolar aynı zamanda yazılı SOP'lerin ilk taslağı işlevini de görmeye başlayarak iki adımı tek bir adıma indirdi. Madison bir iş akışını kaydediyor, doküman da beraberinde geliyor. Şu ana kadar oluşturulan 50'den fazla video sadece bir eğitim kütüphanesi değil. Onlar, kendisini başka bir şekilde belgeleyemeyecek kadar hızlı büyüyen bir departmanın kurumsal hafızasıdır.

Sonuç

Welltower bir video ekibi tutmadı. Bir prodüksiyon ajansıyla çalışmadı. Doğru araca sahip tek bir kişi, şu anda üç ülkede 180 çalışana hizmet veren ve hala büyümekte olan bir eğitim altyapısı kurdu.

Karmaşık yazılım ortamlarını büyük ölçekte yöneten kurumsal operasyon ekipleri için Trupeer, bir şeyin nasıl yapılacağını bilmek ile onu öğretebilmek arasındaki engeli ortadan kaldırıyor.