Hedrick Gardner'ın yapay zeka videoları kullanarak 5 farklı lokasyondaki 200'den fazla çalışanı nasıl eğittiği.

Hedrick Gardner, Amerika Birleşik Devletleri merkezli bir hukuk firmasıdır. Çözüm ortaklığı sunarak; işçi tazminatı, hukuk davaları, sorumluluk savunması, ticaret hukuku ve sigorta ile ilgili konular gibi alanlarda hukuki hizmetler sağlama konusunda uzmanlaşmıştır.

Firma; bireyler ve küçük işletmelerden, büyük şirketlere ve sigorta şirketlerine kadar geniş bir yelpazedeki müvekkilleri temsil etmesiyle bilinir. Güneydoğu Amerika Birleşik Devletleri'nde birkaç farklı lokasyonda ofisleri bulunmakta olup, müvekkillerinin ihtiyaçlarına göre tasarlanmış pratik hukuki çözümlere önem vermektedir.

Sorun Açıklaması

Hedrick Gardner, çalışanlarını eski Citrix tabanlı sistemlerinden modern, bulut tabanlı bir uygulamaya geçirme konusunda önemli zorluklarla karşılaştı. Bu süreç, ekipler arasında tutarsız bir şekilde depolanan ve kullanılan mevcut verilerin düzensiz yapısı nedeniyle daha da karmaşık hale geldi. Bu durum, geçişten önce verilerin yeniden biçimlendirilmesi ve yapılandırılması için zaman alıcı bir süreç gerektirdi. 

Buna ek olarak, çalışanlar değişime karşı direnç gösteriyor, alışık oldukları iş akışlarını bırakıp yeni sistemi benimsemekte zorlanıyorlardı. Eğitmenlerin kendi seslerini kaydetmekten rahatsız olmaları nedeniyle video eğitimleri oluşturma konusunda tereddüt etmeleri ve tutarlı, profesyonel eğitim kaynaklarının eksikliği bu direnci daha da artırdı.

Eski sistemin ve eğitim süreçlerinin getirdiği sınırlamalar, geçiş ve adaptasyon çalışmalarını önemli ölçüde engelledi. Kurum, ölçeklenebilir ve dağıtık bir çalışma ortamı için optimize edilmemiş olan Citrix sistemine güveniyordu. 

Eğitim kaynakları dağınık ve tutarsızdı, işe alım ve oryantasyon süreçlerine yönelik birleşik bir yaklaşım bulunmuyordu. Mevcut öğrenme yönetim sistemleri (LMS) aşırı karmaşıktı ve bu da çalışanlar arasında benimsenme oranlarının düşük kalmasına yol açıyordu. Eğitmenler, genellikle özenle hazırlanmış ve ilgi çekici içerikler oluşturmak için gerekli araçlara ve zamana sahip değildi, bu da geçiş sürecini daha da yavaşlattı.

Çözüm

Bu zorlukların üstesinden gelmek için Jeremy ve ekibi, çalışan eğitimi ve sistem benimseme yaklaşımlarını dönüştüren Trupeer AI'ı hayata geçirdi. Trupeer AI'ın gelişmiş video oluşturma araçlarını kullanarak, yapay zeka destekli seslendirmelerle profesyonel ve tutarlı eğitim videoları geliştirdiler. 

Bu sayede eğitmenler kendi seslerini kaydetmek zorunda kalmadan yalnızca içerik oluşturmaya odaklanabildiler; bu da süreci daha hızlı ve daha erişilebilir hale getirdi.

Trupeer AI ayrıca Jeremy'nin ekibinin her biri üç ila beş dakika süren ve belirli çalışan görevlerine göre uyarlanmış küçük, hedef odaklı eğitim modülleri oluşturmasına olanak tanıdı. Bu modüller SharePoint tabanlı bir platformda barındırılarak merkezi ve kullanıcı dostu bir eğitim merkezi oluşturuldu. 

Dahası, Trupeer AI'ın YouTube videoları gibi dış kaynakları yapay zeka destekli seslendirme ile tutarlı bir formata dönüştürebilme yeteneği, kullanıcılar için kesintisiz bir öğrenme deneyimi sağladı.

Platformun özelleştirilebilir giriş-çıkış (intro/outro) şablonları ve yapay zeka destekli ses değiştirme gibi özellikleri, Hedrick Gardner'ın kurumun marka kimliğiyle uyumlu, özenli ve ilgi çekici eğitim materyalleri sunmasına imkan tanıdı. Ayrıca Trupeer AI, videoların izlenme oranlarını ve kullanıcı ilerlemesini takip etmek için araçlar sağlayarak eğitim etkinliğinin ölçülmesi ve iyileştirilmesini mümkün kıldı.

Sonuç

Trupeer AI'ın uygulanması, Hedrick Gardner çalışanları için son derece başarılı bir geçiş ve oryantasyon süreci ile sonuçlandı. Beş lokasyondaki avukatlar ve destek personeli de dahil olmak üzere 200'den fazla çalışan, minimum kesinti ile yeni sisteme sorunsuz bir şekilde geçiş yaptı. 

Yaklaşık 60 profesyonel videodan oluşan eğitim materyalleri, çalışanların direncini kırmada ve yeni bulut tabanlı araçların yaygın olarak benimsenmesini sağlamada kritik bir rol oynadı.

Yapay zeka destekli eğitim yaklaşımı, tekrarlayan soruları yanıtlamak ve birden fazla eğitim seansı düzenlemek gibi adaptasyon süreciyle ilişkili gizli maliyetleri önemli ölçüde azalttı. Trupeer AI'ın yeteneklerinden yararlanan Jeremy ve ekibi, gelecekteki projeler için kolayca uyarlanabilecek ölçeklenebilir ve yeniden kullanılabilir bir çalışma modeli oluşturdu.

 Bu durum yalnızca zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlamakla kalmadı, aynı zamanda kurumun farklı lokasyonlardaki eğitimleri standartlaştırma yeteneğini de artırdı.

Trupeer AI tarafından sunulan araçlar, Hedrick Gardner'ın eğitim sürecini modernize etmesini ve genel çalışan deneyimini üst seviyeye taşımasını sağladı. 

Özenle hazırlanmış, ilgi çekici ve erişilebilir eğitim materyalleri sayesinde şirket, gelecekteki verimlilik ve ölçeklenebilirlik için sağlam bir temel oluştururken karmaşık bir geçiş sürecini de başarıyla yönetti.