A contratação é uma das decisões mais determinantes que uma empresa toma — e uma das mais frequentemente improvisadas. Com a Trupeer, pode poupar horas no planeamento da contratação ao começar com um modelo de plano de recrutamento gratuito, personalizá-lo com a sua identidade de marca e transformar o plano em atualizações em vídeo que alinham gestores de contratação, recrutadores e entrevistadores.

O que é um modelo de plano de recrutamento gratuito?

Um modelo de plano de recrutamento gratuito é uma estrutura reutilizável para definir quais os cargos que pretende preencher, até quando, através de que processo e com que recursos.

O último desses quatro pontos é onde a maioria dos planos fica fraca. “Recursos” é lido como orçamento, pelo que o plano cobre a despesa com publicidade, honorários de agências e ferramentas — e fica por aí. O recurso que, na prática, limita a contratação é o tempo das pessoas que têm de fazer triagem, entrevistas, follow-up e decisão, e esse tempo quase nunca é contabilizado.

O modelo não é o plano. Ele dá-lhe as secções, que é a parte mais fácil. O que determina se o plano se mantém é se as horas que ele exige implicitamente existem nos calendários das pessoas de quem ele depende.

A forma segue a utilização. Um documento Word de modelo de plano de recrutamento gratuito serve as secções narrativas, onde vive o raciocínio. Uma versão Excel do modelo de plano de recrutamento serve a tabela de cargos, a aritmética de capacidade e o acompanhamento do pipeline, que são, de facto, numéricos. Um deck PPT de modelo de plano de recrutamento gratuito serve para apresentar o plano para aprovação, e um PDF de modelo de plano de recrutamento gratuito é a versão aprovada.

Porque é que os planos de recrutamento falham na capacidade e não na estratégia

Leia um plano de recrutamento típico e repare no que ele afirma com confiança. Canais de sourcing. Marca empregadora. Qualidade da descrição de funções. Contingência da agência. Diversidade do pipeline. Orçamento de publicidade.

Agora procure um número que indique quantas horas de tempo do gestor de contratação o plano exige e de onde vêm essas horas.

Quase nunca está lá, e a sua ausência é a razão mais comum para planos que parecem completos entregarem tarde. O sourcing raramente é a restrição vinculativa. Na maioria das organizações, a restrição vinculativa é que as pessoas qualificadas para entrevistar também têm empregos a tempo inteiro, e a entrevista é aquilo que se mexe quando algo mais é urgente.

A consequência não é que a contratação pare. É que abranda de uma forma que ninguém atribui corretamente. As candidaturas chegam e ficam à espera. As entrevistas são marcadas para daqui a duas semanas e depois remarcadas. Os candidatos que estavam entusiasmados no primeiro dia aceitam outra coisa no dia doze. Os relatórios do pipeline parecem razoáveis porque o topo do funil está cheio, e os relatórios do plano ficam a âmbar porque os cargos continuam em aberto, e o diagnóstico oferecido é, normalmente, que o mercado é difícil.

Às vezes o mercado é difícil. Mais frequentemente, o processo tem uma fila — e a fila é um calendário.

O que há de útil nesta falha é que é matematicamente previsível antes de acontecer.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de plano de recrutamento pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para a contratação.

• Contratar com mais consistência: As grelhas de pontuação integradas reduzem enviesamentos e melhoram a qualidade da contratação.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Avançar mais depressa: Processos claros reduzem o tempo de contratação em cada cargo.

• Uniformizar entre equipas: Use o mesmo modelo para cada sprint de contratação.

• Atingir candidatos globais: Traduza materiais de recrutamento para 65+ idiomas com um clique.

Como calcular as horas de contratação que o seu plano realmente precisa

Dez minutos de aritmética — e isso altera a maioria dos planos.

Calcule as horas de trabalho consumidas por contratação, multiplique pelo número de contratações e divida pelos meses disponíveis. Os valores abaixo são para um cargo de nível intermédio com um processo em duas fases, e deve substituir pelos seus.

No total, dá aproximadamente treze horas de trabalho por contratação, e exclui escrever o anúncio, fazer briefing às agências e tudo o que a função de recrutamento faz além da equipa de contratação.

Agora dimensione. Quarenta e seis contratações ao longo de nove meses são cerca de seiscentas horas de trabalho, ou sessenta e seis horas por mês. Se seis gestores partilharem isso, cada um fica com onze horas por mês, todos os meses, além do trabalho atual. Aproximadamente duas horas e meia por semana, de forma sustentada — um pedido significativo e totalmente viável, desde que tenha sido feito.

A falha não é que o número seja grande. É que ninguém o declarou, por isso ninguém concordou com ele, e assim compete semanalmente com trabalho que já foi acordado e perde.

Coloque esta tabela no seu plano e construa-a como fórmulas em vez de totais digitados, que é o único argumento para manter a parte numérica num ficheiro Excel de modelo de plano de recrutamento gratuito em vez de um documento. É a secção com maior probabilidade de alterar o que acontece de facto.

O que um modelo de plano de recrutamento tem de conter

Nove componentes. O terceiro é aquele que quase todos os modelos omitem.

Os níveis de serviço merecem a sua própria linha porque são a única parte de um plano de recrutamento que um candidato experiencia. Um plano pode ser excelente em todas as outras dimensões e ainda assim perder pessoas no dia doze.

Modelo de plano de recrutamento gratuito: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. A organização é uma empresa de cuidados residenciais que abre duas novas casas.

Copie daqui.

Cabeçalho. Nome do plano, período abrangido, responsável, aprovador, versão e data.

Plano de recrutamento, aberturas de novas casas. Abrange março a novembro. Responsável: H Adeyemi, Diretor de Pessoas. Aprovado: Diretor de Operações. Versão 4, 2 de março.

Cargos e números.

Capacidade. A secção que altera o plano.

Quarenta e seis contratações com treze horas de trabalho cada é um total de quinhentas e noventa e oito horas ao longo de nove meses, ou sessenta e seis horas por mês. Fornecido por seis gestores de casa mais dois adjuntos, ou seja, oito pessoas com cerca de oito horas cada por mês. Acordado individualmente com cada uma em 26 de fevereiro e refletido nos respetivos objetivos. As vagas para entrevistas são pré-agendadas nos calendários semanalmente, quer haja ou não um candidato à espera, e são libertadas apenas se não forem usadas até à quarta-feira.

Processo.

Assistente de cuidados: candidatura, triagem telefónica, entrevista única com uma estrutura baseada em valores, oferta sujeita a verificações. Duas fases, máximo onze dias de ponta a ponta.

Enfermeiro registado: candidatura, triagem telefónica, entrevista com o gestor da casa, reunião com o responsável clínico, oferta sujeita a verificações. Três fases, máximo de dezoito dias.

Níveis de serviço. Não são aspiracionais. Estes são os termos do plano.

Todos os candidatos recebem uma resposta no prazo de dois dias úteis. A entrevista é proposta no prazo de cinco dias úteis após uma triagem bem-sucedida. A decisão é comunicada no prazo de dois dias úteis após a entrevista. Qualquer incumprimento é reportado semanalmente com a razão.

Sourcing.

Orçamento. Publicidade, pagamentos por indicação, contingência da agência e custos de DBS e verificações, indicados separadamente, com a linha da agência marcada como contingência em vez de assumida.

Métricas. Apenas quatro. Dias entre candidatura e primeira resposta. Dias entre candidatura e oferta. Percentagem de candidatos perdidos antes da entrevista. Retenção de doze meses por canal de origem.

Conformidade e equidade. Todas as entrevistas usam as mesmas perguntas estruturadas e pontuação para um cargo específico. Verificações do direito de trabalho antes do início, sem exceções. Divulgação reforçada e verificações de recrutamento mais seguras conforme exigência regulamentar, com referências verificadas antes do início e não depois. Os dados dos candidatos são retidos por seis meses e depois eliminados. O recrutamento está sujeito à legislação laboral e de igualdade e discriminação e às obrigações de proteção de dados em todas as jurisdições, e, neste setor, aos requisitos legais de recrutamento mais seguro, pelo que este plano é revisto pelo nosso consultor de RH e não substitui aconselhamento jurídico.

Revisão. Semanalmente face aos níveis de serviço, mensalmente face aos números.

Copie para aqui.

Exemplo de plano de recrutamento: trezentas e quarenta candidaturas e duzentas e dez que nunca receberam resposta

Thornbury Care Group, uma empresa de cuidados residenciais com cerca de seiscentos colaboradores, planeou contratar quarenta assistentes de cuidados e seis enfermeiros ao longo de nove meses para abrir duas novas casas.

O plano era bom em todas as dimensões que abordava. Os canais foram escolhidos com bom senso, o programa de indicação foi bem concebido, a publicidade foi orçamentada corretamente e a contingência da agência foi acordada com antecedência. Teve dezoito páginas e foi aprovado sem dificuldade.

Assumia cinco dias úteis entre candidatura e entrevista.

O valor real foi dezanove. As entrevistas foram conduzidas pelos gestores das casas, cada um já a gerir uma casa com ocupação total, e na prática cada um podia oferecer cerca de duas vagas de entrevista por semana. Quando surgia algo clínico ou operacional, o que acontecia na maioria das semanas, essas vagas eram as primeiras a ser usadas.

Neste nível de recrutamento em cuidados, os candidatos candidatam-se a vários empregadores em simultâneo e aceitam o que avançar primeiro, normalmente dentro de cerca de dez dias. Dezanove dias ficou fora da janela que o mercado permitia.

Das trezentas e quarenta candidaturas, duzentas e dez foram perdidas antes da entrevista. A maioria delas nem sequer recebeu resposta, porque responder também era uma tarefa do gestor da casa.

Preencheram trinta e uma das quarenta e seis funções até ao prazo. A Casa B abriu dois meses mais tarde, e a cobertura da agência nas duas casas custou cento e oitenta e oito mil libras.

A revisão encontrou algo que vale a pena afirmar de forma clara. Nada no plano estava errado. Os números, os canais, o orçamento e o processo eram todos razoáveis. O que o plano não continha era qualquer número sobre quantas horas de tempo do gestor eram necessárias — e, por isso, nunca ninguém tinha sido questionado se essas horas existiam. Não existiam, e a falta manifestou-se como uma fila, e não como uma recusa.

Seguiram-se três mudanças. A aritmética de capacidade entrou no plano como uma secção. As entrevistas foram agrupadas numa escala de três gestores, em vez de estarem ligadas à casa para a qual o candidato se candidatava. E as vagas para entrevistas foram pré-agendadas nos calendários todas as semanas, independentemente de haver alguém à espera, com o raciocínio de que uma vaga vazia não custa nada e uma vaga que tem de ser encontrada custa onze dias.

Nas próximas vinte contratações, a candidatura até à entrevista passou para quatro dias. As candidaturas perdidas antes da entrevista desceram de sessenta e dois por cento para vinte e um por cento. A despesa com publicidade não mudou.

Como escrever um plano de recrutamento em seis passos

1. Liste os cargos pela data em que alguém precisa de estar no posto, não pela data em que quer fazer uma oferta. Trabalhe ao contrário a partir dos períodos de aviso e das verificações, que em setores regulados podem acrescentar semanas.

2. Indique o que cada cargo bloqueia. É isto que lhe permite sequenciar com honestidade quando o plano acaba por ser maior do que a capacidade.

3. Faça a aritmética de capacidade. Antes de escolher os canais. Frequentemente altera quantos cargos tenta ao mesmo tempo.

4. Obtenha as horas acordadas por nome. Não por departamento. Um gestor que acordou pessoalmente oito horas por mês comporta-se de forma diferente de alguém cuja função foi apenas sugerida.

5. Defina níveis de serviço e publique-os internamente. Dias para responder, dias para decidir. Estes são os compromissos que os candidatos experienciam e os primeiros a ser quebrados em silêncio.

6. Escolha quatro métricas e defina-as exatamente. O tempo de contratação medido de candidatura até oferta aceite é um número diferente de requisição até início, e as equipas com frequência comparam os dois sem se aperceberem.

O terceiro passo é aquele que altera os planos. É comum a aritmética mostrar que o número de contratações pretendido não é alcançável com as pessoas disponíveis — uma descoberta desconfortável em fevereiro e muito mais cara em agosto.

Variantes do modelo de plano de recrutamento

A estrutura mantém-se e o ponto de pressão muda.

Plano de recrutamento de alto volume. Cuidados, hotelaria, retalho, logística, centros de contacto. A velocidade de resposta domina tudo o resto, porque os candidatos têm várias candidaturas e decidem cedo. A capacidade de triagem e os tempos de resposta importam mais do que a sofisticação da avaliação.

Plano de recrutamento especializado ou de nicho. Pequenos grupos de candidatos, prazos longos, forte dependência de abordagem direta e indicação. A capacidade é consumida pela pesquisa em vez de entrevistas, e o plano deve dizer quem está a fazer essa pesquisa e por quantas horas.

Plano de recrutamento sazonal ou de pico. Prazo externo fixo, grandes números, janela comprimida. Os dias de avaliação e os processos em grupo existem precisamente para resolver o problema de capacidade, e valem o esforço de conceção neste nível.

Plano de startup ou primeiras contratações. Cada entrevista envolve um fundador, por isso a capacidade é severa e invisível. A falha mais comum é planear oito contratações enquanto duas pessoas suportam todo o processo ao lado de gerir a empresa.

Plano para recém-licenciados ou início de carreira. Calendário académico fixo, pelo que a linha temporal não é negociável e tudo é planeado ao contrário a partir dela.

Contratação para substituição. É acionada em vez de planeada, e vale a pena incluí-la no plano como um volume assumido com base na rotatividade, já que substituições não planeadas consomem a mesma capacidade que o crescimento planeado e, normalmente, são deixadas de fora da aritmética.

O recrutamento está sujeito à legislação laboral, à legislação de igualdade e discriminação e às obrigações de proteção de dados em todas as jurisdições, e a requisitos legais adicionais em setores regulados como saúde, cuidados, educação e serviços financeiros. Nada nesta página é aconselhamento jurídico, e um plano que cubra qualquer um desses setores deve ser revisto por um consultor de RH ou jurídico qualificado.

Plano de recrutamento, plano de contratação ou plano de força de trabalho?

Três documentos em altitudes diferentes, usados de forma flexível e que vale a pena separar.

Um plano de força de trabalho olha para os próximos dezoito meses a três anos em termos de capacidade e estrutura. Que competências a organização vai precisar, onde estão as lacunas e se são colmatadas por contratação, desenvolvimento ou outsourcing. É propriedade da estratégia do negócio.

Um plano de contratação é a perspetiva de headcount e orçamento. Quantas pessoas, em que equipas, a que custo, aprovado pela área financeira. Responde a quantas e a quanto.

Um plano de recrutamento é operacional. Como é que esses cargos serão preenchidos na prática, através de que processo, por quem e a que velocidade. Responde a como.

A lacuna que causa problemas está entre o segundo e o terceiro. Um plano de contratação aprovado pela área financeira é frequentemente tratado como um plano de recrutamento, o que significa que os números foram acordados, mas o processo e a capacidade para o executar nunca foram. Se alguém lhe entregar um headcount aprovado e pedir uma data de início, o que lhe deram é uma entrada e não um plano.

Os números que vale a pena acompanhar

Quatro métricas, definidas com precisão, superam doze definidas de forma vaga.

Dias entre candidatura e primeira resposta. O melhor indicador de quantos bons candidatos perde e o mais fácil de corrigir.

Dias entre candidatura e oferta aceite. Defina os pontos finais e nunca os altere. O tempo de contratação é citado constantemente e medido de forma diferente por quase toda a gente.

Percentagem perdida antes da entrevista. A métrica da fila. Se for elevada, o problema é capacidade ou capacidade de resposta, não o sourcing, e mais publicidade vai piorar em vez de melhorar, ao acrescentar a uma fila que já é demasiado longa.

Retenção de doze meses por canal de origem. A métrica que lhe diz quais os canais que valem o dinheiro. O custo por contratação classifica os canais pelo que custam, e não pelo que produzem, e os programas de indicação normalmente parecem caros na primeira métrica e excelentes nesta.

Trate qualquer métrica de tempo como uma pilha de filas e não como uma duração. A maior parte do tempo decorrido num processo de contratação é espera e não trabalho, e é na espera que está a melhoria.

O que um modelo de plano de recrutamento gratuito não consegue corrigir

Capacidade que não existe. Se as horas não estiverem lá, o plano falha independentemente da estrutura. A aritmética não cria tempo; torna a falta visível cedo o suficiente para reduzir o número de cargos ou adicionar entrevistadores.

Um cargo que ninguém definiu. Contratar para um trabalho que não foi acordado gera processos longos, desacordo no painel e ofertas que são retiradas. Esse é um problema de definição a montante de qualquer plano de recrutamento.

Um mercado que realmente não tem a competência. Ocasionalmente é verdade, e vale a pena distingui-lo de um processo lento, que é o que a métrica da percentagem perdida antes da entrevista mede.

Uma secção de capacidade em falta. Nenhum download gratuito de modelo de plano de recrutamento Word chega com isso, e adicioná-la é a alteração única que vale a pena fazer em qualquer modelo que adote.

Avaliação inconsistente. Nenhum download gratuito de modelo de plano de recrutamento vai tornar as suas entrevistas justas ou comparáveis. Perguntas estruturadas, pontuação consistente e entrevistadores treinados fazem isso, e têm peso legal, além de valor prático.

Mostre o seu processo de contratação em vez de o descrever

Os processos de recrutamento são executados por pessoas que os fazem ocasionalmente. Um gestor de casa, um líder de equipa ou um fundador pode entrevistar quatro vezes por ano, e em cada ocasião metade das vezes já se esqueceu onde fica a grelha de pontuação, quais são as perguntas estruturadas e como levar um candidato para a fase seguinte no sistema.

Guias escritos de processo são pouco adequados para isto, porque o leitor tem de reconstruir uma sequência de triagens a partir de texto, desiste e pede à equipa de recrutamento — e é assim que um plano com bons níveis de serviço acaba por ter um gargalo.

A Trupeer AI fecha essa lacuna. Alguém executa o processo uma vez enquanto grava, e o resultado é um walkthrough escrito com capturas de ecrã já capturadas e colocadas, juntamente com um vídeo, na sua própria identidade de marca. Um entrevistador ocasional vê quatro minutos antes da sua primeira entrevista do trimestre, em vez de fazer três perguntas por email.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Duas coisas acontecem a seguir e que são importantes aqui. A consistência do processo faz parte do que torna a avaliação defensável, e um processo aprendido a partir da mesma gravação é mais consistente do que um aprendido ao pedir a um colega. E quando a contratação acontece em várias regiões, a mesma gravação produz a mesma orientação em cada idioma, pelo que o processo é genuinamente o mesmo processo.

Os walkthroughs ficam na sua base de conhecimento e também servem como material de formação para novos gestores. A consistência com os seus outros documentos é uma questão de definir o brand kit uma vez, e a configuração é abordada no guia de configuração do template de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word do modelo de plano de recrutamento gratuito?

O Word serve a metade narrativa deste documento, que é o raciocínio sobre cargos, sequenciação, capacidade e conformidade. Construa o documento Word do modelo de plano de recrutamento gratuito com os nove componentes como títulos e mantenha as tabelas pequenas o suficiente para serem lidas ao longo de uma página.

Uma dica estrutural. Coloque a secção de capacidade imediatamente após os números dos cargos, em vez de perto do fim. Um ficheiro Word de modelo de plano de recrutamento gratuito que enterra a capacidade na página catorze será lido por ninguém, e é a secção com maior probabilidade de alterar a decisão.

Existe um download gratuito em Word do modelo de plano de recrutamento?

Grande parte do que um download gratuito em Word de modelo de plano de recrutamento lhe dá é uma lista de secções, e as secções não são a parte difícil. O que nenhum download contém são os seus rácios do funil, os seus tempos por fase e os nomes das pessoas cujas horas o plano depende.

Verifique uma coisa em qualquer modelo antes de o adotar. Veja se tem um local para registar as horas do entrevistador. Quase nenhum tem, e adicionar essa secção é a mudança com maior retorno que pode fazer num modelo descarregado.

Existe uma versão Excel do modelo de plano de recrutamento?

O Excel é a ferramenta certa para a metade numérica. Um ficheiro Excel de modelo de plano de recrutamento gere a tabela de cargos, a aritmética de capacidade, os rácios do funil e o pipeline semanal, e permite-lhe alterar uma suposição e ver as horas a mudar.

Construa o cálculo de capacidade como fórmulas em vez de totais digitados. O valor de o fazer no Excel é conseguir perguntar o que acontece se o painel tiver duas pessoas em vez de uma, ou se tentar cinquenta contratações em vez de quarenta e seis — e números digitados não conseguem responder a isso.

Existe um download gratuito em Excel do modelo de plano de recrutamento?

Um download em Excel de modelo de plano de recrutamento gratuito irá, normalmente, dar-lhe um registo de cargos, que é útil e não é um plano. Os registos registam o que está a acontecer. Os planos dizem o que se pretende e o que exigem.

Se o adotar, adicione duas colunas à tabela de cargos: horas de trabalho necessárias e quem as fornece. Essas duas colunas transformam um registo numa coisa que pode ser verificada com a realidade antes de o ano começar.

Existe uma versão PPT do modelo de plano de recrutamento gratuito?

Os slides servem para a conversa de aprovação. Um deck PPT de modelo de plano de recrutamento gratuito funciona bem para apresentar cargos, linha temporal, orçamento e o pedido de capacidade à equipa executiva, e o slide de capacidade é aquele que vale mais preparação.

Não o use como plano. Níveis de serviço, detalhes do processo e obrigações de conformidade precisam de um documento, e um plano que existe apenas como um deck tende a perder exatamente essas secções.

Existe um PDF do modelo de plano de recrutamento gratuito?

O PDF é a versão aprovada e distribuída. Escreva num documento e, depois, exporte um PDF de modelo de plano de recrutamento gratuito uma vez que a capacidade tenha sido acordada, com a versão e a data de aprovação na página.

Mantenha a fonte editável, porque a tabela de cargos e os números vão mudar ao longo do ano e o plano deve ser revisto em vez de ser abandonado em silêncio quando isso acontecer.

Existe um download gratuito do modelo de plano de recrutamento que vale a pena usar?

A lista de secções vale a pena ter e demora dez minutos a reproduzir. O que importa mais do que qual download gratuito de modelo de plano de recrutamento escolhe é se completa a aritmética de capacidade antes de se comprometer com o número de cargos.

Se fizer apenas uma coisa nesta página, faça esse cálculo. Horas de trabalho por contratação, vezes o número de contratações, dividido por meses, dividido pelo número de pessoas que podem entrevistar. Depois, pergunte a essas pessoas se esse valor está disponível.

Quanto tempo deve ter um plano de recrutamento?

Tempo suficiente para indicar os cargos, a capacidade, o processo, os níveis de serviço e as métricas. Para a maioria das organizações, são quatro a oito páginas, mais tabelas.

O comprimento é um sinal fraco aqui. O plano de dezoito páginas no exemplo acima falhou numa secção que teria exigido metade de uma página. Um plano de quatro páginas que contenha a aritmética de capacidade vale mais do que um completo sem isso.