Como a Zuora University reduziu a produção de vídeos de demonstração de horas para minutos com a Trupeer

Eszter Voros lidera a equipa da Zuora University, a função responsável pela formação sobre os produtos em toda a oferta da Zuora, incluindo Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr e Platform. A equipa serve três públicos em paralelo: clientes que aprendem a operar o produto, parceiros que realizam implementações e os próprios colaboradores da Zuora. Sob a sua liderança, uma equipa de quatro designers visuais e cinco designers instrucionais cria percursos de aprendizagem extensos, cursos que vão de trinta minutos a duas horas e programas de certificação diretamente ligados aos produtos centrais da Zuora. Cerca de setenta por cento do conteúdo são demonstrações de produto gravadas em ambientes reais, integradas com elementos de design educativo que orientam os formandos ao longo de todas as funcionalidades e lançamentos.

O Desafio

Antes do Trupeer, o fluxo de trabalho de gravação de demonstrações estava fragmentado de uma forma que drenava discretamente a capacidade da equipa. Os designers instrucionais gravavam capturas de ecrã sem som enquanto o guião era escrito em separado; depois, as duas partes tinham de ser unidas novamente, um processo que introduzia problemas de sincronização e obrigava a várias rondas de edição entre a locução e a gravação.

A versão anterior do fluxo de trabalho, antes da IA, era ainda mais difícil: a pessoa que gravava tinha de escrever o guião, fazer a locução em direto e voltar a gravar sempre que cometia um erro. Um único vídeo podia levar de cinco a oito horas, por vezes um dia inteiro, com o cronograma ditado em grande parte pelo nível de ansiedade de quem gravava, em vez da complexidade do material. Mesmo depois de a Zuora ter passado a usar locução gerada por IA, uma única demonstração ainda levava duas a três horas do início até ao primeiro corte.

Como o Trupeer se Encaixa

O Trupeer é agora a ferramenta diária de todos os vídeos de demonstração que a equipa produz. O fluxo de trabalho é simples de uma forma que nunca foi antes: os designers instrucionais planeiam a demonstração, gravam-se a percorrer o produto com uma locução bruta, sem guião ou com um guião ligeiro, e carregam o ficheiro para o Trupeer. A primeira versão do vídeo polido, com guião, voz e imagens alinhados, regressa em cinco a dez minutos.

A ansiedade com o guião desapareceu. Os problemas de sincronização desapareceram. Os designers instrucionais já não precisam de escrever um guião completo antes de gravarem; explicam o que estão a fazer à medida que avançam, e o Trupeer trata do resto. Os designers visuais continuam a assumir o corte final para lhe dar um acabamento ao nível de curso, acrescentando os elementos de design educativo que transformam uma demonstração num módulo de aprendizagem, mas o trabalho pesado no início do pipeline praticamente desapareceu.

O Que Construíram

Na sequência deste fluxo de trabalho, a Zuora University alberga agora mais de 1 500 vídeos nos seus percursos de aprendizagem, cursos e programas de certificação, com a camada de demonstração a funcionar quase totalmente através do Trupeer. O tempo por demonstração caiu de duas a três horas para cinco a dez minutos na primeira versão, e a equipa está a redirecionar as horas libertadas para formação personalizada, específica do cliente, construída sobre as mesmas demonstrações centrais.

A Zuora também está a estender este padrão para além da University. A mesma biblioteca de vídeo assente no Trupeer está a ser integrada na função de ajuda no produto da Zuora e no assistente de aprendizagem com IA da Zuora University, para que os clientes possam obter vídeos-guia curtos e instantâneos diretamente dentro do produto, em vez de se limitarem a consultar artigos de documentação. O que se segue é precisamente isso: ligar a produção de vídeo à própria origem, para que as demonstrações possam ser geradas diretamente a partir das alterações do produto, em vez de serem gravadas por uma pessoa.