Como a Welltower formou 150 novos colaboradores em três países usando o Trupeer

Declaração do Problema

150 novos colaboradores. O mesmo software. Sem tempo para acompanhar toda a gente de perto.

Quando a Madison se juntou à equipa de Redevelopment da Welltower, esta tinha 30 colaboradores. Dois anos depois, tinha 180. Esse tipo de crescimento não deixa espaço para a transferência informal de conhecimento.

A equipa trabalhava com software denso e muito orientado para fluxos de trabalho: Yardi para gestão de imóveis, Smartsheet para acompanhamento de projetos e formulários personalizados baseados em Excel. Cada novo colaborador precisava de aprender tudo e a única forma de o fazer era observar outra pessoa a fazê-lo ou esperar por uma chamada individual.

À Madison foi atribuída a tarefa de criar SOPs e materiais de formação para um departamento que crescia mais depressa do que a documentação conseguia acompanhar. Os documentos estáticos não eram suficientes. Guias com gravação de ecrã eram o formato certo, mas produzi-los em escala, de forma consistente, sem uma equipa de produção, era o problema. 

Solução

Equipa de produção de uma pessoa!

A Madison tornou-se a campeã interna de IA da Welltower: o único ponto de responsabilidade pela produção de vídeo em toda a equipa de Redevelopment e, cada vez mais, também além dela.

O fluxo de trabalho: os especialistas na matéria gravam o ecrã localmente a 60fps/1080p, enviam os ficheiros à Madison via WeTransfer, ela processa no Final Cut Pro e carrega para o Trupeer para edição e exportação melhoradas por IA. 

O resultado é uma biblioteca de formação centralizada e consistente. 

Os vice-presidentes de várias equipas encaminham agora os pedidos diretamente para ela. «Envia para a Madison para o vídeo de IA dela» tornou-se uma abreviação interna para garantir que algo fica devidamente documentado. 

Já foram criados mais de 50 vídeos, e a plataforma tornou-se central para a sua identidade como campeã de IA dentro da empresa.

«Envia para a Madison para o vídeo de IA dela.» - Como os vice-presidentes da Welltower se referem agora ao processo de documentação 

Impacto

Um departamento que passou de 30 para 180 pessoas em dois anos não quebrou o seu processo de integração. Os novos colaboradores entram numa biblioteca de formação de software — Yardi, Smartsheet, fluxos de trabalho em Excel — e percorrem-na por si próprios. 

A mesma infraestrutura criada para as equipas internas estende-se agora a fornecedores e operadores no local, sem um segundo sistema ou um segundo fluxo de trabalho. 

O que mudou ao longo do caminho não foi apenas o processo de formação — foi a forma como a Madison passou a ser vista dentro da organização. Os vice-presidentes de várias equipas começaram a mencionar o trabalho dela sem que ninguém lhes pedisse. «Envia para a Madison para o vídeo de IA dela» tornou-se uma piada recorrente que, na verdade, não era bem uma piada. 

Ela tornou-se a pessoa associada a fazer as coisas de forma diferente — um rótulo que abriu portas. 

RH e Marketing estão agora a ser formalmente apresentados à plataforma, conversas que começaram porque o trabalho da Madison era visível, e não porque tenha sido promovido. 

Os vídeos também estão a começar a funcionar como a primeira versão dos SOPs escritos, comprimindo dois passos num só. Madison grava um fluxo de trabalho; o documento vem com ele. Os mais de 50 vídeos criados até agora não são apenas uma biblioteca de formação. São a memória institucional de um departamento que cresceu demasiado depressa para se documentar de outra forma.

Conclusão

A Welltower não contratou uma equipa de vídeo. Não trouxe uma agência de produção. Uma pessoa, com a ferramenta certa, construiu uma infraestrutura de formação que agora serve 180 colaboradores em três países e continua a crescer.

Para equipas de operações empresariais que gerem ambientes de software complexos em escala, o Trupeer remove a barreira entre saber como fazer algo e conseguir ensiná-lo.