Como a Hedrick Gardner treinou mais de 200 colaboradores em 5 localizações usando vídeos de IA.

Hedrick Gardner é um escritório de advogados sediado nos Estados Unidos. Especializa-se em prestar serviços jurídicos em áreas como indemnização por acidentes de trabalho, contencioso cível, defesa em matéria de responsabilidade, direito comercial e assuntos relacionados com seguros.

O escritório é conhecido por representar clientes que vão desde particulares e pequenas empresas até grandes corporações e companhias de seguros. Tem escritórios em vários locais do sudeste dos Estados Unidos e dá ênfase a soluções jurídicas práticas adaptadas às necessidades dos seus clientes.

Declaração do Problema

Hedrick Gardner enfrentou desafios significativos na transição dos seus colaboradores para uma aplicação moderna baseada na nuvem a partir do seu sistema legado baseado em Citrix. O processo foi complicado pela natureza desorganizada dos dados existentes, que tinham sido armazenados e utilizados de forma inconsistente entre equipas. Isto exigiu um processo moroso de reformatação e estruturação dos dados antes da migração. 

Além disso, os colaboradores resistiam à mudança, tendo dificuldade em abandonar os fluxos de trabalho com que estavam familiarizados para adotar o novo sistema. Esta relutância era agravada pela falta de recursos de formação consistentes e profissionais, uma vez que os formadores hesitavam em criar tutoriais em vídeo por se sentirem desconfortáveis em gravar as suas próprias vozes.

As limitações do sistema legado e dos processos de formação dificultaram significativamente os esforços de migração e integração. A organização dependia da Citrix, que não estava otimizada para um ambiente de trabalho escalável e distribuído. 

Os recursos de formação estavam dispersos e inconsistentes, sem uma abordagem unificada à integração. O seu sistema de gestão da aprendizagem (LMS) existente era demasiado complexo, levando a fracas taxas de adoção entre os colaboradores. Os formadores muitas vezes não dispunham das ferramentas nem do tempo para criar conteúdos polidos e apelativos, o que abrandou ainda mais o processo de transição.

A Solução

Para ultrapassar estes desafios, Jeremy e a sua equipa implementaram o Trupeer AI, que transformou a sua abordagem à formação dos colaboradores e à adoção do sistema. Utilizando as ferramentas avançadas de criação de vídeo do Trupeer AI, desenvolveram vídeos de formação profissionais e consistentes, com locuções geradas por IA. 

Isto permitiu aos formadores concentrarem-se apenas na criação de conteúdo, sem necessidade de gravar as suas próprias vozes, tornando o processo mais rápido e acessível.

O Trupeer AI também permitiu à equipa de Jeremy criar módulos de formação curtos e direcionados, cada um com duração de três a cinco minutos, adaptados a tarefas específicas dos colaboradores. Estes módulos foram alojados numa plataforma baseada em SharePoint, criando um centro de formação centralizado e de fácil utilização. 

Além disso, a capacidade do Trupeer AI de transformar recursos externos, como vídeos do YouTube, num formato consistente com narração gerada por IA garantiu uma experiência de aprendizagem fluida para os utilizadores.

As funcionalidades da plataforma, incluindo intros, outros personalizáveis e substituição de voz orientada por IA, permitiram à Hedrick Gardner disponibilizar materiais de formação polidos e apelativos que estavam alinhados com a identidade da organização. Além disso, o Trupeer AI forneceu ferramentas para acompanhar o envolvimento com os vídeos e o progresso dos utilizadores, garantindo que a eficácia da formação pudesse ser medida e melhorada.

O Resultado

A implementação do Trupeer AI resultou num processo de migração e integração altamente bem-sucedido para os colaboradores da Hedrick Gardner. Mais de 200 membros da equipa, incluindo advogados e pessoal de apoio em cinco locais, transitaram sem problemas para o novo sistema, com perturbação mínima. 

Os materiais de formação, que incluíam aproximadamente 60 vídeos profissionais, foram fundamentais para ultrapassar a resistência dos colaboradores e garantir uma adoção generalizada das novas ferramentas baseadas na nuvem.

A abordagem de formação orientada por IA reduziu significativamente os custos ocultos associados à integração, como responder a questões repetitivas e realizar várias sessões de formação. Ao tirar partido das capacidades do Trupeer AI, Jeremy e a sua equipa criaram um enquadramento escalável e reutilizável que podia ser facilmente adaptado a projetos futuros.

 Isto não só poupou tempo e recursos, como também reforçou a capacidade da organização de padronizar a formação em diferentes locais.

As ferramentas fornecidas pelo Trupeer AI permitiram à Hedrick Gardner modernizar o seu processo de formação e elevar a experiência global dos colaboradores. 

Com materiais de formação polidos, apelativos e acessíveis, a organização navegou com sucesso numa migração complexa, ao mesmo tempo que estabeleceu uma base para uma eficiência e escalabilidade contínuas.