Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki od Trupeer pomaga automatycznie tworzyć przeszukiwalną firmową bazę wiedzy przy użyciu opartego na sztucznej inteligencji nagrywania ekranu i generowania treści. Dzięki Trupeer możesz nagrać dowolny proces i natychmiast utworzyć artykuły wiki ze zrzutami ekranu, wideo i pisemnymi instrukcjami.

• Nagrywaj procesy, aby błyskawicznie generować wewnętrzne artykuły wiki.

• Twórz wizualne treści firmowej wiki z automatycznymi zrzutami ekranu.

• Zbuduj przeszukiwalne oprogramowanie do wewnętrznej firmowej wiki, które zawsze pozostaje aktualne.

• Organizuj dokumentację w kategorie zrozumiałe dla Twojego zespołu.

• Bezpiecznie udostępniaj zawartość wewnętrznego oprogramowania wiki między działami.

• To samo nagranie tworzy wideo-przewodnik oraz pisemny artykuł wiki ze zrzutami ekranu i ponumerowanymi krokami bezpośrednio w tekście. Jedno zadanie, dwa formaty.

• Nagraj ponownie tylko jeden zmieniony krok, gdy zmieni się powiązany proces. AI ponownie przetworzy ten segment. Reszta artykułu pozostaje bez zmian.

• Widoczność każdego artykułu: publiczny dla treści przeznaczonych dla klientów, tylko dla organizacji dla materiałów wewnętrznych, wybrane domeny dla partnerów, tylko na zaproszenie dla materiałów o ograniczonym dostępie.

• Tłumaczenie na ponad 65 języków w płatnych planach, stosowane zarówno do głosu lektora w wideo, jak i do artykułu pisemnego w ramach tego samego zadania.

Z wewnętrznymi bazami wiki jest pewien problem. Większość zespołów je ma. Większość zespołów z nich nie korzysta. Wiki stoi pusta z 200 nieaktualnymi stronami, z których połowa została napisana przez osoby, które już odeszły, a druga połowa była ostatnio aktualizowana, gdy firma była o dwie trzecie mniejsza niż obecnie. Nowi pracownicy nie ufają wiki, ponieważ połowa stron zawiera błędy. Obecni pracownicy pytają się nawzajem na Slacku, bo tak jest szybciej niż przeszukiwać wiki i trafiać na mylące odpowiedzi. Wiki staje się teatrem dokumentacji. Wygląda jak dokumentacja. Ale w rzeczywistości nie pełni swojej funkcji. Trupeer odbudowuje wiki na podstawie pracy, która faktycznie się odbywa, rejestrowanej na bieżąco, z aktualizacjami pojawiającymi się w kilka sekund, zamiast zabierać komuś całe popołudnie. Inny stan początkowy. Inny wynik końcowy.

Czym jest oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki Trupeer?

Oprogramowanie do wewnętrznej wiki od Trupeer zamienia wiedzę Twojego zespołu w przeszukiwalną, wizualną dokumentację. Nagraj dowolny proces i zobacz, jak staje się on artykułem wiki ze zrzutami ekranu i instrukcjami. Koniec z nieaktualnymi stronami w Confluence lub dokumentami Word, których nikt nie może znaleźć. Twoja wewnętrzna firmowa wiki pozostaje aktualna, ponieważ aktualizacja zajmuje sekundy.

To, co sprawia, że wiki naprawdę działa, zamiast pokrywać się kurzem: wyszukiwarka, która zwraca właściwą odpowiedź w pierwszych trzech wynikach; artykuły, które odpowiadają temu, co ludzie naprawdę robią, a nie temu, co ktoś założył, że powinni robić; aktualizacje, które trwają sekundy, a nie trzydniowe maratony pisania dokumentacji. Większość systemów wiki zawodzi na tym trzecim etapie. Zespół ma dobre chęci, wiki powstaje, a gdy tylko procesy zaczynają się zmieniać, koszty utrzymania rosną lawinowo. Po trzech miesiącach połowa artykułów jest nieaktualna. Po sześciu miesiącach pracownicy całkowicie przestają ufać wiki. Model oparty na nagrywaniu odwraca tę sytuację. Aktualizacje są proste i tanie. Dzięki temu aktualizacje naprawdę się odbywają. Dzięki temu wiki pozostaje aktualna. Dzięki temu ludzie zaczynają jej ufać.

Czym to narzędzie nie jest. Trupeer nie próbuje zastąpić pełnej przestrzeni Notion czy Confluence. Dokumenty do planowania projektów zespołu, wskaźniki OKR i notatki ze spotkań pozostają tam, gdzie są obecnie. Trupeer obejmuje specyficzną warstwę, której brakuje większości systemów wiki: artykuły instruktażowe z dopasowanym wideo, wygenerowane z jednego nagrania ekranu, które wyjaśniają, jak faktycznie wykonać daną pracę. Dlatego większość zespołów korzystających z Notion lub Confluence zachowuje oba narzędzia. Treści wyprodukowane w Trupeer są osadzane z powrotem w istniejącej wiki jako warstwa proceduralna. Zespoły, które nie mają jeszcze własnej wiki, czasami używają bazy wiedzy Trupeer jako samodzielnego rozwiązania, zwłaszcza gdy większość ich treści stanowią instrukcje krok po kroku. Oba modele się sprawdzają.

Jak działa oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki?

Rozpoczęcie pracy z oprogramowaniem do wewnętrznej dokumentacji wiki zajmuje zaledwie kilka minut.

Krok 1: Nagraj lub prześlij plik

Rozpocznij nagrywanie ekranu bezpośrednio w przeglądarce lub prześlij istniejący plik wideo, który chcesz przekształcić.

Krok 2: Przetwarzanie przez AI

Sztuczna inteligencja analizuje Twoje nagranie, usuwa zbędne słowa i pauzy, dodaje efekty przybliżenia (zoom) i automatycznie generuje pisemną dokumentację.

Krok 3: Dostosuj i udostępnij

Edytuj wynik, zastosuj swój zestaw marki i udostępnij go za pomocą linku lub osadź na swojej stronie internetowej. Aktualizacje są równie łatwe.

Kluczowe funkcje najlepszego oprogramowania do wewnętrznej wiki Trupeer

• Dokumentacja wizualna: Każdy artykuł wiki zawiera zrzuty ekranu i opcjonalne wideo. Ludzie naprawdę rozumieją, co robić, zamiast domyślać się z tekstu. Każde kliknięcie podczas nagrania staje się zrzutem ekranu w pisemnym artykule, z łatwo zauważalnymi strzałkami lub wyróżnieniami wskazującymi na konkretny przycisk lub pole. Efekty przybliżenia w wideo synchronizują się czasowo z tymi samymi momentami. Dzięki temu czytelnik widzi dokładnie, gdzie kliknąć, zamiast przeszukiwać cały interfejs w poszukiwaniu małego przycisku. To jest kluczowe, gdy ktoś otwiera artykuł o 23:00, próbując rozgryźć proces, którego nigdy wcześniej nie wykonywał. Widzi rozwiązanie, zamiast analizować ścianę ogólnych instrukcji.

• Treści generowane przez AI: Nagraj raz, otrzymaj pisemne dokumenty automatycznie. Aplikacja do dokumentacji pisze artykuły za Ciebie. AI analizuje sekwencję kliknięć i spisuje kroki. Kliknięcie w Raporty, wybranie opcji Niestandardowe, naciśnięcie Eksportuj staje się: „1. Otwórz Raporty. 2. Wybierz Niestandardowe. 3. Kliknij Eksportuj.” Ponumerowane. Zrzuty ekranu bezpośrednio w tekście. Zbędne słowa z narracji usunięte. Całkowity czas pisania artykułu: zero. Całkowity czas na przegląd i publikację: 5 minut, jeśli jesteś wybredny, mniej, jeśli nie. Większość zespołów publikuje automatycznie wygenerowany szkic bez żadnych zmian.

• Łatwe wyszukiwanie: Członkowie zespołu znajdują odpowiedzi w kilka sekund. Koniec z przekopywaniem się przez foldery czy pytaniem współpracowników. Wyszukiwanie obejmuje zarówno dopasowania słów kluczowych, jak i zapytania wspomagane przez AI. Dzięki temu wyszukiwanie hasła „zwrot kosztów” znajdzie artykuł zatytułowany „Jak przesłać wniosek o zwrot kosztów przez Concur”, nawet jeśli sformułowanie nie pasuje dokładnie. Warstwa wspomagana przez AI radzi sobie również z pytaniami (np. „jak wdrożyć nowego dostawcę?”) i zwraca odpowiedni artykuł, a nie tylko dopasowania słów kluczowych. Ma to ogromne znaczenie po przekroczeniu progu 50 artykułów, kiedy większość wewnętrznych baz wiki przestaje być czytelna przy zwykłym przeglądaniu i wymaga prawdziwej wyszukiwarki do sprawnego działania.

• Szybkie aktualizacje: Procesy zmieniają się cały czas. Aktualizuj swoje wewnętrzne oprogramowanie wiki, nagrywając ponownie tylko te kroki, które uległy zmianie. Sposób, który umyka większości zespołów: gdy system bazowy się zmienia, nagraj ponownie tylko zmieniony krok, zamiast pisać cały artykuł od nowa. AI ponownie przetwarza ten segment. Zarówno wideo, jak i pisemny artykuł aktualizują się automatycznie na miejscu. Reszta artykułu pozostaje. Dzięki temu aktualizacja interfejsu systemu, która normalnie popsułaby 30 artykułów wiki, staje się kwestią 30 szybkich nagrań po 30 sekund każde. Konserwacja przestaje być powodem, dla którego wiki staje się nieaktualna.

• Współpraca zespołowa: Wiele osób może współtworzyć firmową wiki. Wiedza każdego pracownika staje się wiedzą wspólną. Wiele osób w zespole może tworzyć artykuły wiki w tym samym obszarze roboczym, a każdy artykuł jest powiązany z jego twórcą w celu zapewnienia odpowiedzialności. Wątki komentarzy w wersjach roboczych pozwalają recenzentom zgłaszać uwagi przed publikacją. Zakres współpracy jest dopasowany do małych i średnich zespołów: kilka osób współtworzy treści jednocześnie, bez skomplikowanego, 200-osobowego workflow wydawniczego z formalnymi etapami zatwierdzania. Większe zespoły korporacyjne z formalnym zarządzeniem zmianami zazwyczaj łączą Trupeer z już używanymi narzędziami do zatwierdzania dokumentacji.

• Kontrola dostępu: Decyduj, kto co widzi. Ogranicz dostęp do poufnych treści wewnętrznej wiki firmy dla odpowiednich zespołów. Widoczność ustawiana dla każdego artykułu: publiczna dla wszystkiego, co jest przeznaczone dla klientów, tylko dla organizacji dla wewnętrznych przewodników, które powinny pozostać w firmie, wybrane domeny dla dostępu partnerów lub kontrahentów, tylko na zaproszenie dla naprawdę poufnych treści (procedury zarządcze, dokumenty finansowe, procesy związane ze zgodnością z przepisami). Zmieniaj widoczność artykułów bez konieczności ponownego ich tworzenia. Domyślnie ustawiaj widoczność „tylko dla organizacji” dla większości treści na wewnętrznej wiki. Widoczność publiczna wymaga ręcznego włączenia.

Dlaczego warto wybrać oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki Trupeer?

• Szybkość: Twórz dokumentację w czasie, jaki zajmuje jednokrotne wykonanie danego zadania. Koniec ze spędzaniem godzin na opisywaniu tego, co można pokazać w kilka minut. Obietnica „czasu potrzebnego na jednokrotne wykonanie zadania” jest bardziej realna niż się wydaje. Praca i tak musiała zostać wykonana. Artykuł jest jej produktem ubocznym. Dzięki temu czas spędzony konkretnie na pisaniu dokumentacji spada z 2–3 godzin na artykuł do około 10 minut na przegląd i publikację. W zespole tworzącym 50 artykułów wiki rocznie różnica ta przekłada się na odzyskanie ponad 100 godzin pracy kluczowych specjalistów.

• Dokładność: Nagrywaj rzeczywiste procesy robocze, aby dokumentacja odzwierciedlała dokładnie to, jak rzeczy są robione, a nie to, jak ktoś je zapamiętał. Pisanie z pamięci po fakcie pomija drobne, ale ważne szczegóły. Dokładny przycisk, który musi kliknąć nowo szkolona osoba. Komunikat potwierdzający, który pojawia się w połowie procesu. Komunikat o błędzie pojawiający się, jeśli poprzedni krok został pominięty. Rejestrowanie podczas rzeczywistej pracy wychwytuje to wszystko. Artykuł odzwierciedla więc to, co naprawdę się dzieje, a nie to, co ktoś mgliście zapamiętał sześć tygodni później.

• Wdrożenie i adopcja: Ludzie chętniej korzystają z poradników wizualnych. Nowo zatrudnieni pracownicy oglądają rzeczywiste przykłady zamiast pobieżnie przeglądać ściany tekstu. Praktyczna obserwacja: ludzie nie czytają artykułów wiki składających się z 8 akapitów. Szukają wzrokiem tego jednego ponumerowanego kroku, który pasuje do ich obecnego pytania. Albo oglądają 90-sekundowy klip, który pokazuje odpowiedź szybciej niż czytanie. Podwójny format zaspokaja oba te nawyki. Osoby skanujące tekst dostają gotowe kroki. Osoby preferujące materiały wideo dostają nagranie. Te same treści udostępniane na dwa sposoby, w zależności od potrzeb w danej chwili.

• Łatwe aktualizacje: Gdy procesy się zmieniają, nagraj ponownie tylko zaktualizowane części. Koniec z pisaniem całych dokumentów od zera. Jak to wygląda w skali roku: zespół produktowy wdraża aktualizacje interfejsu użytkownika praktycznie w każdym sprincie. W przypadku tradycyjnych wiki 40 artykułów powoli stawałoby się nieaktualnymi w ciągu 6 miesięcy. Model Trupeer obsługuje aktualizacje na bieżąco: gdy zmienia się interfejs, osoba, która to zauważy, nagrywa ponownie zmieniony krok jeszcze tego samego popołudnia. Wiki pozostaje aktualna jako efekt uboczny normalnego rozwoju produktu, a nie dlatego, że ktoś zaplanował kwartalny „tydzień audytu wiki”, który i tak zawsze jest przekładany.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla zespołów wewnętrznych

1. Zabezpiecz wiedzę instytucjonalną, zanim doświadczeni pracownicy odejdą z firmy. Kiedy Twoi najlepsi ludzie odchodzą, ich wiedza specjalistyczna odchodzi wraz z nimi, chyba że zostanie udokumentowana. Zamień lata doświadczenia w łatwe do przeszukiwania przewodniki, z których może korzystać każdy.

2. Znacząco skróć czas wdrożenia nowego pracownika. Zamiast tygodniami towarzyszyć współpracownikom i przyglądać się ich pracy (shadowing), nowi członkowie zespołu od pierwszego dnia otrzymują przejrzyste, wizualne instrukcje. Uczą się na rzeczywistych przykładach, a nie z przestarzałych instrukcji.

3. Zadbaj o spójność działań każdego biura i działu. Gdy różne oddziały realizują ten sam proces w odmienny sposób, pojawiają się błędy. Dokumentacja gwarantuje, że wszyscy stosują to samo, sprawdzone podejście.

4. Zbuduj bibliotekę dokumentacji, z której pracownicy naprawdę będą korzystać. Gdy znalezienie odpowiedzi jest szybsze niż pytanie współpracownika, ludzie przestają sobie przeszkadzać, co przekłada się na wzrost produktywności w całej firmie.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla zespołów SaaS

1. Dokumentuj procesy w produkcie na potrzeby swojego centrum pomocy. Gdy klienci mogą samodzielnie znaleźć odpowiedzi, przestają wysyłać zgłoszenia z prostymi pytaniami. Twój zespół wsparcia może skupić się na złożonych problemach zamiast na powtarzalnych zapytaniach.

2. Skoordynuj działania działu inżynierii, produktu i wsparcia. Wspólna dokumentacja pozostaje aktualna wraz z rozwojem produktu, dzięki czemu wszyscy wiedzą, jak działają funkcje po wdrożeniu każdej nowej wersji.

3. Twórz przewodniki dla klientów, które odciążą dział wsparcia. Dokumentacja samoobsługowa zwiększa poziom satysfakcji klientów, ponieważ otrzymują oni odpowiedzi natychmiast, zamiast czekać na kontakt ze strony wsparcia.

4. Łatwo śledź zmiany w procesach między kolejnymi wersjami oprogramowania. Gdy Twój produkt jest często aktualizowany, dokumentacja musi dotrzymywać mu kroku. Nagraj zmiany raz i automatycznie udostępnij je wszędzie.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla startupów

1. Dokumentuj procesy, zanim staną się one trudnym do opanowania chaosem opartym wyłącznie na ulotnej wiedzy pracowników. Startupy na wczesnym etapie rozwoju często mają kluczowe procesy, które rozumieją tylko jedna lub dwie osoby. Uchwyć tę wiedzę już teraz, póki masz taką możliwość.

2. Wdrażaj nowych pracowników w kilka dni, zamiast tygodni. Jasne przewodniki pozwalają ludziom szybko stać się produktywnymi bez stałego nadzoru ze strony założycieli czy starszych członków zespołu, którzy mają inne priorytety.

3. Skaluj operacje bez konieczności ciągłego powtarzania tych samych instrukcji przez kluczowych pracowników. Gdy w kółko pojawiają się te same pytania, dokumentacja oszczędza wszystkim czas i frustrację.

4. Zbuduj fundamenty pod dokumentację, zanim szybki wzrost firmy to uniemożliwi. Firmy, które zwlekają z rozpoczęciem dokumentowania procesów do momentu, gdy zatrudniają 50 pracowników, rzadko kiedy są w stanie nadrobić zaległości.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla korporacji

1. Standaryzuj procesy w różnych działach, regionach i jednostkach biznesowych. Gdy tysiące pracowników musi przestrzegać tych samych procedur, dokumentacja jest jedynym sposobem na zapewnienie spójności.

2. Sprawnie spełniaj wymogi dotyczące zgodności z przepisami (compliance) oraz audytów. Udokumentowane procedury są dowodem na to, jak działa Twoja organizacja. Audytorzy mogą dokładnie zobaczyć, jakie procesy istnieją i jak są realizowane.

3. Obniż koszty szkoleń dzięki dokumentacji wielokrotnego użytku. Jednorazowe stworzenie treści i udostępnienie jej w wielu lokalizacjach pozwala zaoszczędzić znaczne środki w porównaniu z wielokrotnym prowadzeniem szkoleń na żywo.

4. Wspieraj cyfrową transformację za pomocą przejrzystej dokumentacji zmian. Gdy pracownicy muszą nauczyć się nowych systemów, wizualne opisy pomagają im wdrożyć się znacznie szybciej niż obszerne, tekstowe podręczniki.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla zespołów zdalnych

1. Pokonuj bariery stref czasowych dzięki asynchronicznej dokumentacji. Członkowie zespołu mają dostęp do odpowiedzi zawsze, gdy ich potrzebują, bez konieczności czekania na zalogowanie się koleżanek i kolegów pracujących w innych strefach czasowych.

2. Pokazuj kontekst, który często umyka w komunikacji tekstowej. Wiadomości na czacie i e-maile nie oddają niuansów, które rejestrują wizualne instrukcje. Ludzie lepiej rozumieją procesy, gdy widzą dokładnie, jak poszczególne zadania są wykonywane.

3. Zmniejsz zmęczenie spotkaniami dzięki jednorazowemu dokumentowaniu procedur. Zamiast planować kolejne rozmowy, by wyjaśniać to samo różnym osobom, nagraj proces raz i udostępnij go wszystkim.

4. Zadbaj o spójność pracy rozproszonych zespołów, niezależnie od ich lokalizacji. Gdy wszyscy korzystają z tej samej dokumentacji, praca zdalna nie prowadzi do tworzenia silosów wiedzy ani niespójnych praktyk.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla deweloperów

1. Odpowiednio dokumentuj procesy wdrażania oprogramowania (deployment), debugowania i procedury przeglądu kodu (code review). Kluczowa wiedza często kryje się w wątkach na Slacku lub w głowach programistów. Umieść ją w miejscu, które można łatwo przeszukiwać.

2. Twórz dokumentację techniczną bez przerywania pracy nad kodem. Nagrywaj ekran podczas wykonywania danej czynności, a sztuczna inteligencja zajmie się pisaniem, dzięki czemu możesz skupić się na kodowaniu.

3. Szybciej wdrażaj nowych deweloperów dzięki realnym przykładom. Zamiast teoretycznych opisów pokaż rzeczywiste procesy z bazy kodu i środowiska programistycznego.

4. Dbaj o to, aby instrukcje operacyjne (runbooks) dla inżynierów pełniących dyżury były zawsze aktualne. Gdy awaria zdarzy się o 3 nad ranem, przejrzysta dokumentacja ułatwia szybkie rozwiązanie problemu bez konieczności angażowania starszych stażem programistów.

Oprogramowanie do wewnętrznej dokumentacji wiki dla zespołów wdrożeniowych i wsparcia

1. Buduj przewodniki onboardingowe, z których nowi pracownicy mogą korzystać samodzielnie. Gdy materiały szkoleniowe są jasne i wizualne, nowo zatrudnieni potrzebują mniej wsparcia ze strony menedżerów i szybciej stają się produktywni.

2. Dokumentuj procesy eskalacji zgłoszeń, aby zespoły wsparcia dokładnie wiedziały, co robić. Każda sytuacja powinna mieć jasno określone kroki, tak aby agenci nie musieli zgadywać ani stale dopytywać przełożonych.

3. Zmniejsz liczbę zgłoszeń dzięki dokumentacji wspierającej samoobsługę. Gdy klienci mogą sami znaleźć odpowiedzi na swoje pytania, Twój zespół obsługuje mniej powtarzalnych zgłoszeń i może skupić się na bardziej złożonych problemach.

4. Szkol nowych członków zespołu bez odciągania od pracy doświadczonych pracowników. Starsza stażem kadra pozostaje produktywna, podczas gdy nowo zatrudnieni uczą się z dokumentacji, która przechowuje całą wiedzę firmy.

Wspólny mianownik dla każdej grupy odbiorców: nikt nie otworzy wiki, jeśli jej nie ufa. A zaufanie znika za trzecim razem, gdy ktoś otworzy artykuł, który okazuje się błędny, nieaktualny lub brakuje w nim kluczowego kroku. Nagrywanie w trakcie rzeczywistej pracy sprawia, że artykuły są zawsze zgodne z rzeczywistością. Aktualizacje trwają sekundy. Wizualny format pozwala znaleźć odpowiedź w 10 sekund, zamiast szukać jej w głębi czwartego akapitu. Wiki przestaje być jedynie fasadową dokumentacją, a staje się pierwszym miejscem, w którym ludzie szukają informacji. To jedyny sprawdzian, który naprawdę liczy się dla wewnętrznej wiki.

Gdzie plasuje się Trupeer w porównaniu do Notion, Confluence, Slab i dedykowanych narzędzi wiki

Notion i Confluence obsługują szerszy zakres dokumentacji wewnętrznej: notatki ze spotkań, specyfikacje projektowe, wskaźniki OKR czy swobodne wiki, które rozwijają się naturalnie wraz ze wzrostem zespołu. Slab, Tettra, Guru i Document360 to dedykowane platformy baz wiedzy z lepszym wyszukiwaniem, modelami uprawnień i funkcjami integracji niż Notion czy Confluence. Trupeer nie zastępuje żadnego z nich. To zupełnie inna warstwa. Tradycyjne wiki przechowują ogólne informacje. Trupeer generuje artykuły instruktażowe, które krok po kroku wyjaśniają, jak wykonać konkretne procedury – tworzone na podstawie nagrań, a nie pisane z pamięci.

Jak to wygląda w praktyce. Zespół korzystający z Notion jako swojej wiki używa Trupeer do nagrywania instrukcji typu „jak zrobić X” i wkleja artykuł do Notion z osadzonym wideo. Zespół korzystający z Confluence do dokumentacji technicznej używa Trupeer w tym samym celu, wstawiając link do udostępnionej strony w każdym artykule na Confluence. Zespoły korzystające z dedykowanych bazy wiedzy, takich jak Slab czy Document360, postępują podobnie: tworzą treści w Trupeer, a przechowują je w swojej bazie wiedzy. Własna baza wiedzy Trupeer doskonale sprawdza się w przypadku zespołów, które nie mają jeszcze żadnej wiki, szczególnie gdy większość ich materiałów to instrukcje i przewodniki, a zespół nie potrzebuje bardziej ogólnej przestrzeni w stylu Notion. Oba schematy działania się sprawdzają. Decyzja zazwyczaj zależy od tego, czy zespół ma już wiki, z której wszyscy chętnie korzystają.