Een sterk projectvoorstel zet een idee om in een initiatief dat gefinancierd wordt. Met Trupeer kun je uren besparen op het schrijven van voorstellen door te starten met een gratis projectvoorsteltemplate, die aan te passen met je brand identity en het voorstel om te zetten in een videopitch die beslissers in 5 minuten kunnen bekijken.

Wat is een projectvoorsteltemplate en wie leest die?

Een projectvoorstel beschrijft het werk dat je iemand vraagt om goed te keuren of te financieren: wat het probleem is, wat je voorstelt om eraan te doen, hoe je het gaat doen, wie het gaat doen, hoe lang het duurt en wat het kost.

Het onderscheidende kenmerk is dat het is geschreven voor iemand met de bevoegdheid om nee te zeggen. Dat maakt het anders dan een brief, die werk autoriseert dat al besloten is, en anders dan een plan, dat beschrijft hoe goedgekeurd werk wordt uitgevoerd.

De lezer is meestal één van drie soorten mensen. Een klant of potentiële klant die tussen leveranciers kiest. Een financier of subsidieverstrekker die een beperkt budget toewijst. Of een interne beoordelaar die beslist tussen concurrerende aanvragen binnen hetzelfde budget.

Alle drie hebben iets gemeen dat alles op deze pagina vormgeeft. Ze lezen je voorstel niet op zichzelf.

Je voorstel wordt gelezen als stapel, niet alleen

Bijna elk voorstel wordt geschreven alsof het het enige document is op het bureau van de lezer. Introductie, over ons, onze aanpak, ons team, casestudies, planning, prijs. Een zelfstandig betoog, opgebouwd naar een conclusie.

Dat is niet de manier waarop het gelezen wordt. De lezer heeft drie of vier voorstellen open, een set criteria die ze scoren, en een beperkte hoeveelheid aandacht per document. Ze evalueren je betoog niet. Ze halen uit elk voorstel dezelfde beperkte set antwoorden en vergelijken die.

Dat betekent dat de taak van het voorstel niet is om achter elkaar overtuigend te zijn. Het is om er makkelijk uit te halen.

Het praktische gevolg is ongemakkelijk voor iedereen die trots is op schrijven. Een goed onderbouwd voorstel van zevenenveertig pagina’s waarin het antwoord op een zwaarwegend criterium op pagina éénenveertig wordt verstopt, verliest van een eenvoudiger voorstel van dertig pagina’s dat het onder een kop zet die overeenkomt met de naam van het criterium.

Dat is geen tekortkoming van de beoordelaars. Het is wat vergelijking vereist, en het is volledig voorspelbaar als je weet dat het eraan komt.

Zo pas je deze template aan in Trupeer

Stap 1: Open het gedeelte Templates

Ga naar het gedeelte Templates in het hoofdmenu.

Stap 2: Selecteer en open een template

Klik op een template waarmee je wilt werken om die te openen.

Stap 3: Breid de templateweergave uit

Als dat nodig is, breid je de templateweergave uit om de volledige lay-out en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk de template

Klik op Bewerken om te beginnen met het aanpassen van de geselecteerde template.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste template op

Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om de bijgewerkte template als je eigen template op te slaan.

Stap 6: Bekijk en verfijn de template

Als je wilt zien hoe je aangepaste template eruitziet, open je de Voorvertoning.

Vanaf het scherm met de voorvertoning kun je indien nodig direct doorgaan met het maken van aanpassingen, zodat de template precies verschijnt zoals je wilt.

Met een projectvoorsteltemplate kun je:

• Uren besparen op schrijven: Sla de lege pagina over met een structuur die ervaren PM’s gebruiken.

• Goedkeuringen winnen: Ingebouwde secties voor probleem, ROI en risico zorgen voor een sterk betoog.

• In lijn blijven met je merk: Pas je logo, lettertypen en kleuren toe met de brand kit van Trupeer.

• Pitch met impact: Zet het voorstel om in een videopitch die beslissers echt bekijken.

• Standaardiseren over projecten: Gebruik dezelfde template voor elk voorstel.

• Bereik wereldwijde stakeholders: Vertaal voorstellen met één klik naar 65+ talen.

Spiegel de evaluatiecriteria, in hun volgorde

De grootste verandering met de hoogste opbrengst voor een voorstel is structureel en kost helemaal geen schrijftijd.

Als de criteria zijn gepubliceerd, gebruik ze dan als je sectiekoppen, in de volgorde die is gegeven, met hun woorden in plaats van je eigen woorden. Een aanbestedingslijst met zes criteria moet resulteren in een voorstel met zes hoofdsecties die naar hen zijn genoemd. Een beoordelaar die criterium vier scoort, moet een sectie vinden met de naam van criterium vier.

Als de criteria niet zijn gepubliceerd, vraag het. De meeste kopers vertellen je dat, en vragen laat zien dat je van plan bent de vraag te beantwoorden in plaats van over jezelf te praten.

Als je niet kunt vragen, leid ze af en zeg dat op pagina één. Een korte alinea waarin je aangeeft wat je begrijpt dat de beslissing moet sturen, geeft de lezer de kans om je te corrigeren en laat zien dat je over hun probleem hebt nagedacht in plaats van over je eigen kunnen.

Twee dingen volgen hieruit waar mensen weerstand tegen bieden. Je favoriete content past misschien op geen enkel criterium; in dat geval gaat die in een bijlage of komt die eruit. En je volgorde van secties kan onlogisch lijken als verhaallijn, wat niet uitmaakt, omdat het niet als verhaallijn wordt gelezen.

Zo controleer je de dekking ten opzichte van de wegingen

Een check van tien minuten vóór het indienen die de meeste schade opspoort.

In die tabel komen twee faalmodi naar voren en beide komen vaak voor.

Te weinig inhoud. Een criterium dat een vijfde van de punten waard is, wordt beantwoord in twee alinea’s. Het aantal woorden hoeft niet exact proportioneel te zijn aan de weging, maar een orde van grootte verschil is een scoringsprobleem en geen kwestie van stijl.

Niet te lokaliseren inhoud. Materiaal dat bestaat, maar verspreid is over het document in plaats van op één plek te worden beantwoord. Een beoordelaar die criterium vijf scoort, stelt je antwoord niet samen uit vier secties. Ze scoren wat ze kunnen vinden.

Doorloop de tabel. Repareer de rijen die met nee zijn gemarkeerd. Dat is meestal de hele interventie.

De vergelijkings-tabel die je voor hen moet schrijven

Elke beoordelaar bouwt een vergelijkingsraster, formeel of op de achterkant van een pagina. Ze kiezen de dimensies.

Je kunt ze ook zelf kiezen, en bijna niemand doet dat.

Plaats een korte tabel op pagina één of twee met de dimensies waarvan jij denkt dat de beslissing daarop moet steunen, met je antwoord bij elk onderdeel. Laat de andere kolommen volledig weg; de lezer vult ze mentaal aan.

Kies de dimensies zorgvuldig. Ze moeten echt van belang zijn voor de koper, ze moeten dingen zijn die je kunt onderbouwen, en minstens één ervan moet iets zijn waarbij je zeker weet dat de alternatieven zwakker zijn. Een tabel met dimensies waar je slechts redelijk in bent, is slechter dan geen tabel.

Dit is geen truc en het hoeft niet adversair te zijn. Het benoemen van de dimensies die ertoe doen is een service voor een lezer die het zo gaat doen, met minder informatie dan jij hebt.

Als de koper criteria heeft gepubliceerd, moet je tabel die gebruiken. Als ze dat niet hebben gedaan, is jouw tabel je afleiding en verdubbelt die als de alinea die in de vorige sectie is beschreven.

Gratis projectvoorsteltemplate: de structuur om over te nemen

Kopieer vanaf hier. Pas de sectienamen aan op de criteria van de koper, waar die bestaan.

Cover. Project- of aanbestedingsnaam, je organisatie, datum, referentienummer, contact.

Samenvatting van één pagina. Wat je voorstelt in één alinea. De vergelijkings-tabel. De prijs. De beslissing die je vraagt en vóór wanneer.

Inzicht in de vereiste. Het probleem herformuleerd in jouw woorden, zodat je laat zien dat je het begrepen hebt in plaats van de brief na te vertellen. Voeg toe waar je denkt dat de beslissing op draait als de criteria niet zijn gepubliceerd.

Secties die de criteria spiegelen. Eén per criterium, in hun volgorde, genoemd in hun woorden. Elk antwoord op dat criterium volledig, op één plek.

Programma. Fases, mijlpalen en datums. Het plan zelf is niet het voorstel, en onze project plan template dekt het werkdocument dat je bouwt nadat je hebt gewonnen.

Team. De genoemde personen die het werk daadwerkelijk gaan uitvoeren, met hun beschikbaarheid. Geen capability statement.

Prijs. Duidelijk, op één plek, met wat is inbegrepen en wat niet. Aannames waarvan de prijs afhankelijk is, genummerd.

Risico’s en hoe we die aanpakken. Beantwoord als een sectie in plaats van verspreid, als het een criterium is.

Wat we niet voorstellen. Expliciete uitsluitingen. Dit leest als vertrouwen in plaats van als afdekken, en het voorkomt het meest voorkomende geschil na toekenning.

Bijlagen. Casestudies, CV’s, certificeringen, beleidsstukken. Alles wat ondersteunt in plaats van antwoord geeft.

Kopieer tot hier.

Het consultancybureau dat 47 pagina’s schreef en derde werd

Marlow and Deane, een engineering consultancy met ongeveer honderdvijftig mensen, schreef in op een vierjarig highways design framework met een lokale overheid, ter waarde van ongeveer twee komma acht miljoen pond over de looptijd.

Hun voorstel besloeg zevenenveertig pagina’s. Het was goed geschreven, met sterke team-CV’s, een gedetailleerde methodologie en drie relevante casestudies. De structuur was: introductie, over ons, onze aanpak, ons team, casestudies, programma, prijs.

Ze werden derde van vijf op kwaliteit.

De debrief was leerzaam. De aanbesteding had zes evaluatiecriteria gepubliceerd met wegingen: technische aanpak vijfentwintig procent, sociale waarde twintig procent, programma-management vijftien procent, team vijftien procent, risicomanagement vijftien procent en innovatie tien procent.

Sociale waarde, gezamenlijk het tweede hoogste gewogen criterium ter waarde van een vijfde van de beschikbare punten, werd beantwoord in twee alinea’s op pagina éénenveertig.

Risicomanagement, nog eens vijftien procent, werd verspreid door de methodologie in plaats van als sectie te worden beantwoord. In de notitie van de beoordelaar stond dat ze geen duidelijk antwoord konden vinden.

Daardoor werd vijfendertig procent van de beschikbare punten laag gescoord op inhoud die ofwel nauwelijks bestond of niet te vinden was in zevenenveertig pagina’s.

Het winnende bod was eenentwintig pagina’s. De zes hoofdsecties waren de zes evaluatiecriteria, in de volgorde van de aanbesteding, met gebruik van de bewoordingen uit de aanbesteding.

Het bod kostte Marlow and Deane ongeveer vierentwintigduizend pond aan tijd van het personeel.

Ze veranderden het proces in plaats van het schrijven. Sectiekoppen spiegelen nu de gepubliceerde criteria in hun volgorde en met hun woorden. Een dekking-check loopt vóór het indienen, met per criterium de weging, waar het wordt beantwoord en hoeveel woorden het krijgt, waarbij alles dat niet in verhouding is wordt gemarkeerd. Een vergelijkings-tabel staat op pagina twee. En het delivery team leest het voorstel voordat het wordt verstuurd.

Bij het eerste bod onder het nieuwe proces verwijderde het delivery team vier toezeggingen waarvan ze zeiden dat die niet zoals geschreven konden worden geleverd.

In de daaropvolgende achttien maanden dienden ze elf biedingen in en wonnen er zes, tegenover drie van elf in de vergelijkbare periode daarvoor. Twee van de vijf verliezen kwamen met feedback dat ze tweede waren op kwaliteit en verloren op prijs, wat een ander probleem is en een beter probleem om te hebben.

Wat je moet opnemen in een projectvoorstel en waar

De structuur hierboven, met drie plaatsingsbeslissingen die belangrijker zijn dan de inhoud.

De prijs komt vooraan, in de samenvatting, en opnieuw in een eigen sectie. Lezers zoeken er eerst naar, ongeacht waar je het plaatst, en een voorstel dat het achterhoudt, leest als ontwijkend. Opbouwen naar een onthulling werkt in een pitch en niet in een document dat wordt vergeleken met twee andere.

Elk criterium wordt precies op één plek beantwoord. Een antwoord verspreiden over de verhaallijn kost punten, omdat de beoordelaar scoort wat er onder de relevante kop staat.

Aannames zijn genummerd en gekoppeld aan de prijs. Elk voorstel bevat aannames, en de aannames die aan de prijs zijn gekoppeld, bepalen of het uiteindelijke contract overeenkomt met wat je hebt geboden. Door ze te nummeren, kan een variatie naar één ervan verwijzen.

Wat je moet weglaten: je geschiedenis, tenzij het een criterium is. Generieke capability statements. Methodologie die beschrijft wat elke competente leverancier zou doen. Alles wat je niet zou willen dat men in maand zes terugciteert, wat het onderwerp is van de volgende sectie.

Laat het delivery team het lezen voordat je het verstuurt

Een voorstel is een belofte, en elke zin erin wordt een verwachting die iemand anders moet waarmaken.

In de meeste organisaties wordt het voorstel geschreven door een bid- of business development-functie onder tijdsdruk, en de mensen die het werk daadwerkelijk gaan leveren, lezen het voor het eerst na de winst. Tegen die tijd zijn de toezeggingen contractueel.

De oplossing kost een uur. Wie de delivery zou leiden, leest het voorstel vóór het indienen, met één instructie: markeer alles wat je niet zoals geschreven kunt leveren, of niet kunt leveren tegen de genoemde prijs.

De lijst is meestal kort en specifiek. Een responstijd die beschikbaarheid veronderstelt die niemand heeft. Een deliverable die zo wordt beschreven dat het meer impliceert dan waarvoor is geprijsd. Een genoemde persoon die elders al verplichtingen heeft. Een stap in de methodologie die indrukwekkend klinkt en niet gebeurt.

Elk van die punten is nu goedkoper om te verwijderen dan om in maand drie opnieuw te onderhandelen, en het verwijderen ervan verzwakt zelden het bod, omdat de toezeggingen die worden verwijderd meestal generiek zijn in plaats van onderscheidend.

Waar het voorstel wint, wordt diezelfde review het startpunt voor het delivery plan, omdat de delivery lead de scope al heeft gelezen en uitgedaagd.

Varianten van projectvoorstellen: subsidie, consultancy en bouw

De structuur blijft staan en de nadruk verschuift aanzienlijk per type.

Subsidie- en financieringsvoorstellen. Het format van de financier is verplicht en meestal voorschrijvend, inclusief woordlimieten per sectie. Beantwoord hun vragen in hun volgorde en behandel de woordlimieten als het signaal voor de weging. Outcomes en meting wegen hier zwaarder dan methode.

Consultancyvoorstellen. Team en aanpak domineren, en de koper beoordeelt grotendeels of deze specifieke mensen prettig zijn om mee samen te werken. Genoemde personen met echte beschikbaarheid winnen van capability statements.

Bouw en engineering. Programma, method statement, risico en compliance dragen het gewicht, en de documentatie-eisen worden vaak gespecificeerd. Gezondheids- en veiligheidskwalificaties zijn vaak een pass/fail-poort in plaats van een gescoord criterium.

Aanbestedingen in de publieke sector. Criteria en wegingen worden gepubliceerd, evaluatie wordt geformaliseerd en verduidelijkingsvragen zijn meestal toegestaan en worden vaak te weinig gebruikt. Aan de andere kant van de tafel dekt onze procurement management plan template hoe kopers contracttype afzetten tegen hoe goed ze kunnen specificeren wat ze willen, wat nuttige context is voor het interpreteren van een aanbesteding.

Interne voorstellen. Concurreren voor budget in plaats van tegen leveranciers. De vergelijking is met andere interne initiatieven, dus de dimensies die je meestal wilt benoemen zijn meestal terugverdientijd, risico en wat er niet wordt gedaan.

Freelance- en kleine projectvoorstellen. Twee tot vier pagina’s. Scope, prijs, planning, uitsluitingen en wat er gebeurt als de scope verandert. Lengte zegt op dit niveau niets nuttigs.

De nadelen van het gebruik van een voorsteltemplate

Het is de moeite waard om eerlijk te zijn, want bijna niets dat hierover geschreven wordt, is dat.

Templates moedigen aan om de verkeerde structuur te beantwoorden. De volgorde van secties in een template is generiek en de criteria van de koper zijn specifiek. De template volgen in plaats van de criteria is precies het falen in het uitgewerkte voorbeeld hierboven.

Ze leveren generieke content op. Boilerplate methodologie- en capability-secties lezen als boilerplate en beoordelaars lezen veel voorstellen.

Ze verleiden je om elke sectie te vullen. Een sectie met niets onderscheidends om te zeggen is dood gewicht in een document dat wordt doorgenomen, en het verwatert de secties die ertoe doen.

Ze verbergen de prijs. De meeste templates plaatsen de commerciële informatie aan het einde, waar lezers sowieso als eerste kijken.

Ze zijn niet het format van de koper. Waar een koper een format specificeert, vervangt dat alles op deze pagina.

Gebruik een template voor de checklist van dingen die je niet mag vergeten en laat de criteria van de koper bepalen wat de structuur is.

Projectvoorstel, brief of business case?

Drie documenten die dicht bij elkaar staan en door elkaar worden gehaald.

Een voorstel wordt geschreven voor iemand die beslist of er wordt doorgegaan, meestal competitief, en het bevat een prijs. De taak ervan is om te winnen.

Een brief wordt één keer geschreven nadat de beslissing is genomen om iets te doen, waarin het probleem wordt beschreven en werk wordt geautoriseerd. Het is intern en het heeft geen prijs. Onze project brief template dekt dit, inclusief waarom briefs die een oplossing noemen in plaats van een probleem zoveel verspilling veroorzaken.

Een business case rechtvaardigt een investering met opties, kosten en baten, en het is wat een finance-functie of het bestuur goedkeurt. Een voorstel dat lang is geworden en vol staat met financiële modellering is meestal een business case met de verkeerde naam.

Voor intern werk is de volgorde brief, business case, plan. Voor extern werk is het aanbesteding of aanvraag, voorstel, contract, plan. Voorstellen verschijnen alleen in de tweede, daarom staat zoveel advies over voorstellen zo vreemd naast de interne projectpraktijk.

Kan ik een projectvoorsteltemplate in Word of PDF krijgen?

Word of Google Docs om te schrijven, omdat voorstellen meerdere rondes van review en commentaar doorlopen en omdat een koper af en toe een bewerkbaar bestand vereist.

Altijd PDF voor indiening, tenzij de koper anders specificeert. Het fixeert de lay-out, voorkomt per ongeluk bewerken en voorkomt dat je document wordt omgezet naar iets dat je niet hebt ontworpen.

Twee productiedetails die belangrijker zijn dan ze zouden moeten zijn. Bladwijzer of link naar de secties in de PDF, omdat een beoordelaar die tussen criteria springt je daarvoor dankbaar is. En controleer de bestandsgrootte tegen eventuele limieten van het portaal vóór de deadline, in plaats van erna, wat een echt veelvoorkomende oorzaak is van te late indieningen.

Presentatiesoftware is geschikt voor een pitch die een voorstel begeleidt, niet voor het voorstel zelf. Als een koper ook om een presentatie vraagt, behandel die dan als een apart artefact dat dezelfde criteria in dezelfde volgorde beantwoordt.

Omdat een voorstel vaak het eerste is wat een klant ziet, zorgen brand kits ervoor dat het consistent blijft met alles wat volgt, wat belangrijk is wanneer de koper deels beoordeelt of je georganiseerd overkomt.

Zo toon je de methode in plaats van die te beschrijven

Elk voorstel claimt een methodologie en beoordelaars lezen er tientallen. Beschrijvingen van de methode zijn bijna uitwisselbaar, daarom wordt het criterium vaak gescoord op presentatie in plaats van op inhoud.

Iets concreets doorbreekt dat. Een korte opname van hoe je het daadwerkelijk doet, gelinkt vanuit het voorstel, is moeilijk om sceptisch over te zijn op een manier die drie pagina’s beschrijving niet is.

Trupeer AI maakt het produceren ervan eenvoudig. Iemand in je team neemt het proces één keer op en de output is een schriftelijke walkthrough en een video in je branding, die je kunt linken vanuit de relevante sectie van het voorstel of als bijlage kunt aanleveren.

Neem het op. Geef het je merk. Vertaal het. Trupeer het.

Het heeft een tweede gebruik na de winst. Het materiaal dat je produceert om de methode te demonstreren, wordt de onboarding- en delivery-documentatie, zodat de inspanning niet puur in de bid gaat zitten. De output staat in je knowledge base en wanneer het voorstel leidt tot werk dat later wordt overgedragen, dekt onze project handover template wat de ontvangende kant nodig heeft. Setup-instructies staan in de document template setup guide.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis projectvoorsteltemplate in Word?

De structuur hierboven plakt direct in Word of Google Docs. Er is geen afgeschermde download en geen formulier. De wijziging die je het meest moet maken voordat je iets schrijft, is de secties hernoemen naar de evaluatiecriteria van de koper, in hun volgorde, wat meer waard is dan welke template dan ook.

Is er een gratis projectvoorsteltemplate in PDF?

Schrijf in een documenteditor en dien in als PDF, tenzij de koper anders specificeert. Zet bladwijzers bij de secties zodat een beoordelaar tussen criteria kan springen en controleer de bestandsgrootte van het portaal vóór de deadline, in plaats van erna.

Is er een eenvoudige projectvoorsteltemplate?

Voor kleine projecten en freelancewerk zijn vier secties genoeg: wat je gaat doen, wat het kost, wanneer het wordt gedaan en wat is uitgesloten. Twee tot vier pagina’s. Lengte geeft op dit niveau geen signaal en uitsluitingen voorkomen de meeste discussies.

Waar kan ik een gratis business proposal template in Word vinden?

Business proposal, project proposal en service proposal zijn grotendeels hetzelfde document met verschillende accenten. De structuur hierboven werkt voor alle drie; het verschil is welke criteria de koper scoort. Een business proposal aan een nieuwe klant heeft meestal meer nodig over waarom jij dan over hoe, wat een wegingbeslissing is en geen structurele.

Hoe lang moet een projectvoorstel zijn?

Zo lang als de criteria vereisen en niet langer. Het uitgewerkte voorbeeld hierboven verloor een framework van twee komma acht miljoen pond met zevenenveertig pagina’s van een winnaar met eenentwintig pagina’s. Lengte is niet de variabele; het gaat om vindbaarheid ten opzichte van de criteria.

Wie moet het projectvoorstel schrijven?

Wie de delivery gaat leiden, moet het óf schrijven óf vóór indiening reviewen. Voorstellen die volledig door een bid-functie zijn geschreven, bevatten toezeggingen die het delivery team nooit heeft gezien, en die toezeggingen worden contractueel op de dag dat je wint.

Moet de prijs vooraan of achteraan staan?

Voorin, in de samenvatting, en opnieuw in een eigen sectie. Lezers zoeken er eerst naar, ongeacht wat je doet, en het achterhouden ervan leest als ontwijkend in een document dat wordt vergeleken met andere. Opbouwen naar een onthulling werkt in een live pitch en niet in een document.

Wat is het verschil tussen een voorstel en een offerte?

Een offerte is een prijs voor gedefinieerd werk. Een voorstel beargumenteert ook een aanpak naast de prijs en wordt gebruikt wanneer de koper niet volledig heeft gespecificeerd wat ze willen. Als de vereiste volledig is gespecificeerd, heb je mogelijk alleen een offerte nodig en het indienen van een voorstel voegt lengte toe zonder punten toe te voegen.